Un système efficace de feedback des employés donne à votre organisation un réel avantage concurrentiel. C'est un moyen efficace de tirer parti de votre investissement dans le capital humain, en maintenant votre personnel motivé et productif.
Mais toutes les boucles de rétroaction ne sont pas égales. Pour obtenir des résultats optimaux, vous devez configurer votre système de feedback de la bonne manière.
Nous avons donc créé ce guide rapide pour vous aider à esquiver les balles potentielles et à obtenir les meilleurs résultats. Vous découvrirez ce qu'est un système de feedback des employés, la meilleure façon de l'utiliser et les meilleures pratiques de mise en œuvre.
Évaluez l'expérience employé de votre organisation en quelques minutes.
Qu'est-ce qu'un système de feedback des employés ?
L'expression "système de feedback des employés" décrit une configuration qui vous aide à prendre le pouls du sentiment des employés pour évaluer des facteurs tels que l'engagement des employés, la satisfaction au travail et d'autres paramètres.
Dans toute organisation, les employés sont des acteurs essentiels qui ont une influence considérable sur le succès. Ils représentent un investissement important, mais il peut arriver que leurs pensées et leurs opinions soient sous-évaluées. Une telle impression peut entraîner des frustrations, un mauvais moral au sein de l'équipe et une forte rotation du personnel.
D'un autre côté, une organisation qui exploite un système de retour d'information a la possibilité d'être beaucoup plus performante. Le retour d'information permet de faire apparaître rapidement les problèmes afin qu'ils puissent être traités et résolus. De plus, les employés peuvent apporter de nouvelles idées qui contribuent à accélérer encore le succès.
Les boucles de retour d'information sont faciles à mettre en place et apportent toute une série d'avantages. Toute entreprise qui espère devenir un leader du secteur peut tirer profit d'une enquête auprès des membres de son équipe. Et grâce à la technologie logicielle sophistiquée d'aujourd'hui, il est étonnamment facile de le faire.
Comment mettre en place un système de feedback des employés
Nous sommes là pour vous aider si vous vous demandez comment obtenir un retour d'information de la part de vos employés. Il existe de nombreuses façons de recueillir les points de vue et les opinions des employés.
L'option qui vous convient le mieux peut dépendre de facteurs tels que :
- La taille de l'organisation
- L'emplacement de vos employés
- Si vous avez des employés à distance
- La technologie à laquelle les employés ont accès
Mais il n'y a aucune raison de laisser des contraintes vous empêcher de recueillir des réponses. Même un système simple peut produire une foule d'informations précieuses que vous pouvez utiliser à votre avantage.
Commencez par une boucle de rétroaction informelle
De nombreuses organisations se jettent à l'eau en utilisant un système purement informel pour recueillir le feedback. Les options pour y parvenir sont les suivantes :
- Mettre en place un tableau blanc (en ligne ou hors ligne) où les employés peuvent ajouter des idées et des suggestions
- Avoir une politique de porte ouverte du manager pour que les membres de l'équipe se sentent encouragés à partager sans retenue
- Inviter les employés à partager leurs réflexions et à apporter des idées lors de réunions d'équipe régulières.
Ce type de feedback informel est souvent à double sens. Les managers peuvent utiliser des exemples de feedback des employés pour leur donner une longueur d'avance dans la gestion des conversations délicates.
Un système informel a ses limites. Sans structure, les bonnes idées peuvent être oubliées, et les données peuvent être difficiles à analyser.
Créer un système traditionnel de feedback des employés
Une façon d'aller au-delà d'une approche informelle est de mettre en place un système plus traditionnel. Ce système peut consister à interroger les employés par courrier électronique, puis à rassembler les réponses.
Pour une analyse plus approfondie, centralisez les commentaires dans une feuille de calcul Excel ou Google Sheet. Cette méthode peut constituer une amélioration plus organisée par rapport à l'approche moins formelle, mais elle laisse encore beaucoup à désirer.
L'évaluation d'un grand nombre de réponses devient rapidement difficile et peu pratique. Une fois de plus, la conséquence inévitable est que le feedback critique est négligé ou mal compris.
Utiliser un système logiciel pour recueillir les commentaires
La meilleure solution est celle qui automatise l'ensemble du processus. Ainsi, les employés ont la possibilité d'exprimer leurs points de vue, d'évacuer leurs frustrations et de donner leur avis sur les initiatives pertinentes de l'entreprise. Les gestionnaires occupés obtiennent le retour d'information essentiel dont ils ont besoin sans passer des heures à analyser les données.
Heureusement, tout cela est possible grâce aux logiciels modernes. Les outils de feedback conçus pour mesurer l'expérience des employés fournissent des données inestimables et contribuent à créer une main-d'œuvre engagée.
Ces systèmes de retour d'information commencent généralement par une enquête sur l'engagement des employés qui pose un large éventail de questions pertinentes. Le logiciel recueille et analyse automatiquement les données, fournissant des informations essentielles sur la satisfaction des employés.
Un système de feedback des employés basé sur un logiciel tel qu'Officevibe aide les managers :
- Offrez aux employés un espace sûr pour une communication honnête en recueillant des commentaires de manière anonyme.
- Obtenez des réponses sur des sujets importants en envoyant des enquêtes personnalisées pour poser des questions ouvertes spécifiques à leur équipe.
- Transformez les commentaires en conversations, en posant d'autres questions pour obtenir plus de détails, et discutez des prochaines étapes, tandis que les employés peuvent choisir de rester anonymes ou non.
- Partagez facilement les rapports d'enquête pour en discuter avec votre équipe ou la direction de votre entreprise.
- Restez en phase avec les sentiments de votre équipe distribuée ou à distance afin de pouvoir repérer rapidement les signes de désengagement et rester en contact avec vos subordonnés directs à tout moment, de n'importe où, en un seul endroit.
Donner du feedback aux employés
La collecte de commentaires auprès de votre équipe va de pair avec le fait de donner du feedback aux employés !
Les gens partagent leurs points de vue dans l'espoir de se sentir écoutés - abordez les conversations de feedback de manière ouverte et sans jugement. Lorsque vous écoutez avec empathie, réfléchissez à la manière dont vous pouvez répondre.
Parfois, ils chercheront une résolution, et parfois vous agissez simplement en leur donnant un forum ouvert pour s'exprimer. Cherchez les occasions d'apporter votre soutien de la meilleure façon possible et donnez un feedback sous la même forme que vous aimeriez le recevoir.
Donner du feedback ne doit pas toujours relever de la seule responsabilité d'un manager. Une approche alternative ou supplémentaire à proposer aux employés est le feedback à 360 degrés.
Dans ce système, les membres de l'équipe reçoivent un retour d'information de la part de plusieurs membres différents de l'équipe pour les aider à s'améliorer. Il s'agit généralement d'une approche plus formelle et structurée qui n'est pas très fréquente car elle implique de nombreux acteurs. Une approche de feedback à 360 degrés permet d'éliminer les préjugés provenant d'une seule source de feedback et aide les personnes à comprendre comment elles s'intègrent.
Si vous vous efforcez de transformer les commentaires en conversations, vous créerez naturellement une boucle continue d'échanges fructueux, vous instaurerez la confiance et vous approfondirez les relations avec les membres de votre équipe.
L'importance de recueillir les commentaires des employés
Aucune organisation ne peut se permettre de se reposer sur ses lauriers dans un environnement concurrentiel. Il est impératif de continuer à s'améliorer et de garder une longueur d'avance. Si vous ne bougez pas, vous risquez de vous faire distancer par des concurrents plus agiles.
Nos statistiques sur les réactions des employés montrent que 39 % d'entre eux ne se sentent pas appréciés au travail. Lorsque les managers font un effort concerté, la différence est étonnante. Et cela commence par savoir où diriger son intention ! Comment le savoir ? En obtenant un retour d'information.
Recueillir des informations en continu et y donner suite peut changer la donne. Une série de petites améliorations se traduisent très rapidement par un changement transformationnel. Un système de retour d'information efficace peut rendre l'expérience des employés plus satisfaisante et améliorer la culture d'entreprise.
Une solide stratégie de retour d'information sur les employés est utile à bien des égards :
Compléter les examens annuels
L'évaluation annuelle est le processus de feedback le plus utilisé. Et s'il a certainement de la valeur, il a aussi des limites.
Un événement qui recueille le feedback des employés une fois par an arrivera toujours un peu tard. Des problèmes importants ou des victoires méritant d'être reconnus peuvent passer inaperçus pendant douze mois, marquant ainsi des occasions manquées.
En complétant l'examen des performances par une boucle de rétroaction régulière, vous pouvez éliminer ce problème. Votre enquête sur l'engagement des employés vous aidera à mieux gérer les performances tout au long de l'année.
Comprendre le véritable sentiment des employés
Certains employés peuvent être réticents à critiquer leurs managers ou la culture d'entreprise par crainte de représailles. D'autres peuvent être trop timides pour s'exprimer.
Un retour d'information non exprimé peut conduire les managers à ignorer des problèmes critiques ou à passer à côté d'idées potentiellement intéressantes. Heureusement, vous pouvez éviter cela.
Les systèmes de feedback des employés offrent une solution innovante, car la plupart des outils logiciels permettent de répondre de manière anonyme aux enquêtes de feedback des employés. Les membres de l'équipe peuvent exprimer librement leurs préoccupations, et tout le monde profite d'un partage d'idées sans entrave.
Réaliser une amélioration continue
L'un des avantages les plus importants d'un système de feedback est qu'il sert à inspirer une amélioration continue.
Les entreprises modernes programment un logiciel de retour d'information sur les employés pour mener des enquêtes sur les employés de manière automatique et régulière. L'essentiel est de rester cohérent !
Vous commencez à recueillir des informations vastes et précieuses, qui vous donnent un aperçu détaillé de ce que ressentent les membres de l'équipe et de ce qui les intéresse.
Bien sûr, la collecte et l'analyse des données ne suffisent pas. Ensuite, vous devez agir sur les questions soulevées le plus rapidement possible pour en récolter les fruits.
Par exemple, si plusieurs employés disent qu'ils ne reçoivent pas assez de commentaires d'un chef d'équipe particulier, il est temps de parler au responsable en question. Encouragez une meilleure communication et discutez des avantages qu'elle présente pour tous les membres de l'organisation.
Si vous vous engagez à apporter des améliorations continues sur la base des commentaires reçus, vous pouvez vous attendre à une augmentation de l'engagement, de la motivation et de la productivité des employés.
Comment votre système de feedback des employés améliore l'expérience des employés
Un bon système de retour d'information fournit des informations importantes à l'équipe de direction, mais il est également essentiel pour les employés :
Donner la parole aux employés
Grâce à une boucle de rétroaction positive, vos employés aimeront partager leurs points de vue et leurs idées. Au lieu de se sentir comme un petit rouage dans une grande machine, ils sauront que leurs opinions comptent et font la différence.
Supprimer les frictions et les frustrations
Un problème que les managers ne remarquent pas peut être un problème majeur qui se prépare au sein de l'équipe. S'il n'est pas maîtrisé, il peut s'aggraver et prendre les managers par surprise.
Par exemple, si un membre de l'équipe adopte fréquemment une attitude négative dans le cadre d'une tâche spécifique, un manager qui n'a pas toute la visibilité nécessaire peut ne pas s'en rendre compte. Au fil du temps, cette énergie négative pourrait peser sur les autres ou affecter les objectifs.
Un système de retour d'information offre aux employés un moyen facile de soulever de telles préoccupations avant que le moral ne s'effondre.
Augmenter l'engagement futur
Lorsque les gens voient que leurs contributions font une différence, l'engagement des employés monte en flèche. Répondre aux commentaires des employés est très utile. Les membres de l'équipe seront encouragés à proposer davantage d'idées ou enhardis à souligner les points négatifs qui les préoccupent.
Nos recherches montrent que 63 % des employés estiment qu'ils ne sont pas assez félicités. Par conséquent, si vous ne vous contentez pas de réagir à leurs commentaires et de louer leur contribution, vous disposez d'une stratégie gagnante pour des employés heureux. Il suffit d'un instant pour reconnaître les employés et leurs efforts, mais cela fait une grande différence.
Meilleures pratiques en matière de feedback des employés
Le domaine du feedback des employés se développe rapidement, il est donc logique de se tenir au courant des dernières idées et des meilleures pratiques.
Voici quelques conseils éprouvés qui vous donneront une longueur d'avance dans la course à l'avantage concurrentiel :
- Recueillir souvent des commentaires : l'humeur peut changer rapidement et vous devez comprendre ce que les employés ressentent en ce moment (et non il y a plusieurs mois).
- Planifiez la collecte des commentaires de manière automatique : abandonnez les systèmes manuels sujets aux erreurs et utilisez plutôt un logiciel.
- Agissez rapidement en fonction du retour d'information reçu : les mesures prises plusieurs mois après l'apparition d'un problème sont pratiquement inutiles. Agissez rapidement !
- Reconnaissez, récompensez et félicitez : aidez les employés à comprendre qu'il y a une réelle valeur à s'impliquer.
Tirer parti du pouvoir de la technologie pour améliorer la satisfaction des employés
S'il est possible de recueillir les commentaires des employés à l'ancienne, il est beaucoup plus judicieux d'utiliser les technologies de pointe. C'est pourquoi tant d'organisations choisissent l'outil de feedback des employés d'Officevibe.
Il s'agit d'un moyen simple d'automatiser et d'organiser la collecte des commentaires anonymes des employés. Quelle que soit la taille de votre équipe (ou l'endroit où se trouvent vos employés), vous obtenez les données et les informations dont vous avez besoin pour évaluer le bonheur et la satisfaction de vos employés.
Grâce aux enquêtes Pulse rapides, vous pouvez obtenir un retour d'information en temps réel pour rester au fait du sentiment actuel, puis approfondir pour découvrir ce que vous avez vraiment besoin de savoir. Les employés peuvent partager leurs commentaires anonymes avec leur responsable, facilement et à tout moment.
Engagement des employés : accélérer le rythme du changement
Le PDG de Tesla, Elon Musk, affirme que "ce qui compte, c'est le rythme de l'innovation". Les entreprises qui utilisent un système de feedback des employés peuvent accélérer le changement dans leurs activités, en ayant un compte rendu honnête de la réalité et en utilisant les meilleures idées des employés pour s'épanouir.
C'est un moyen fantastique d'améliorer la fidélisation des employés, de remonter le moral et de maintenir l'engagement de vos employés. Mettez en place un tel système dans votre organisation, et vous pourriez être étonné du résultat.
Utilisez les outils nécessaires pour engager les employés et favoriser la performance.
