Code d’éthique de Workleap

1. But du Code

Notre Code d'éthique (le « Code ») définit les attentes de Workleap afin que nous réalisions ensemble notre vision et notre engagement tout en mettant l’humain au cœur de notre démarche.   

Notre Code sert de guide quant à la ligne de conduite qui doit être adoptée dans le cadre de vos fonctions chez Workleap et ses filiales en tant qu’administrateur-trice, dirigeant-e, employé-e, travailleur-se contractuel-le, consultant-e et stagiaire.   

Pour réaliser notre vision, conserver la confiance du public et maintenir la qualité du climat de travail, il est essentiel que les principes fondamentaux de ce Code soient respectés.  

À qui s'adresse le Code ?

Le Code s’applique à tous et à toutes, peu importe votre statut : que vous soyez stagiaire, travailleur-se contractuel-le, consultant-e, employé-e, dirigeant-e ou administrateur-trice de Workleap.    

Les règles prévues au Code sont les mêmes pour tous et pour toutes et s’appliquent en tout temps et en tout lieu dans le cadre de vos fonctions, pendant des activités à caractère professionnel ou social. Les règles s’appliquent tant lors des voyages, des rencontres d’affaires que lors des évènements où Workleap agit comme participant ou organisateur.       

En cas de doute, parlez-nous ! Que vous ayez besoin d’éclaircissements sur une partie du Code ou que vous cherchiez à obtenir un conseil sur son application, n’hésitez pas à en parler à votre gestionnaire, à C.O., au département légal ou à toute autre personne-ressource mentionnée dans ce Code.

2. Respect d'autrui

2.1. Notre intention. Chez Workleap, nous mettons l’humain au cœur de tout ce qu’on fait. Dans notre milieu de travail, nous sommes collectivement responsables de créer un environnement où règne la conscience de l’autre et où chacun-e peut s’épanouir pleinement. Nous voulons faire place à la diversité, à l’ouverture d’esprit et au respect de chacun-e. Le vivre-ensemble commence par l’empathie démontrée envers les autres et la capacité d’avoir des conversations plus difficiles.   

Au-delà de la conscience de l’autre, nous voulons permettre à chacun-e de savoir comment s’y prendre pour réagir à des situations inconfortables ou considérées inacceptables.    

2.2. Portée - À qui et où ça s’applique ? Le respect d’autrui s’applique à tous et à toutes. Workleap ne tolère ni n’admet aucune forme de discrimination ou de harcèlement psychologique ou sexuel au sein de l'organisation. Cela s'applique dans le cadre de la relation avec vos collègues, vos gestionnaires, la direction, les clients, les fournisseurs, les visiteurs et toute autre personne avec qui vous êtes en contact dans le cadre du travail. La notion de respect d’autrui doit être respectée tant à l’intérieur qu’à l’extérieur des bureaux de Workleap, pendant ou après les heures de travail, et même sur les réseaux sociaux, du moment que la situation peut avoir un impact sur le milieu de travail.   

2.3. Principes: 

• 2.3.1. Responsabilisation. Nous sommes tous et toutes responsables de maintenir un environnement de travail respectueux, exempt de discrimination, de harcèlement et d'incivilité. Nous avons donc un rôle à jouer en prévention, mais aussi en réaction, si l’on est témoin d'une situation qui nous semble inappropriée.   
• 2.3.2. Soutien et discrétion. Toute personne peut s’attendre à être accompagnée et soutenue sans crainte d’embarras ou de représailles de la part de Workleap lorsqu'il-elle fait face à une situation d’inconfort ou de harcèlement et en participant à la résolution d’une telle situation.   
   
  Toutes les situations seront traitées avec un haut niveau de discrétion et de confidentialité afin de préserver la vie privée des personnes impliquées. Chacun-e d'entre nous doit faire preuve de respect en évitant les bavardages au sujet des situations pouvant survenir et nécessiter une intervention.   
• 2.3.3. Efficacité et objectivité. Workleap s'engage à prendre en charge toute situation qui est portée à son attention dans les plus brefs délais. Vous pouvez aussi être assuré-e et rassuré-e quant au fait que toutes les personnes concernées soient traitées avec humanité, équité et objectivité.   

2.4. Définitions. Il y a tout un spectre de situations et de comportements qu’une personne peut trouver problématiques, que ce soit en lien avec de l’incivilité, du harcèlement ou même de la violence. Voici la vision de Workleap par rapport à la définition de ces termes :  

  🚩 L’incivilité couvre tous les comportements qui, sans être graves ou sévères, sont désagréables ou démontrent un manque de respect et nuisent à l’ambiance de travail. Les comportements d’incivilité, s’ils sont répétés, peuvent devenir du harcèlement. 

Exemples : utiliser un emoji humiliant ou gênant, répandre des rumeurs, refuser d’aider un collègue, ne pas saluer ou dire merci, avoir un ton de voix impatient ou brusque, faire des reproches à une personne devant un groupe. 

🚩Le harcèlement psychologique se manifeste par des comportements, des attitudes, des gestes ou des paroles répétés qui sont hostiles ou non désirés, qui portent atteinte à la dignité ou à l’intégrité psychologique ou physique et qui ont des effets négatifs sur le milieu de travail. 

Certains comportements d’apparence anodins, mais qui sont répétés peuvent devenir du harcèlement. Plus un comportement est grave, moins il a besoin d'être répété pour constituer du harcèlement. En d'autres mots, même si ce n'est pas grave au début, ça peut devenir grave si c'est répété, et si c'est grave, une seule fois suffit. 

Exemples : humilier ou ridiculiser quelqu’un devant un groupe, être agressif, tenir des propos racistes ou sexistes, isoler un-e collègue, etc. 

🚩Le harcèlement sexuel comprend tout propos, geste ou contact répétés ou graves ayant un caractère sexuel au sens large, qui est non désiré par l’employé-e qui le subit et qui a pour effet de l’offenser, de l’humilier ou de porter atteinte à son intégrité psychologique ou physique. 

Exemples : envoyer des messages à caractère sexuel, poser des questions intimes sur la vie sexuelle, faire des observations sur le corps, demander des faveurs sexuelles, menacer de représailles en cas de refus de consentir à des avances, imposer des contacts physiques non désirés, agression sexuelle, etc. 

🚩La violence au travail s’entend d’un agissement, comportement ou menace d’une personne à l’égard d’un-e employé-e qui porte atteinte à sa sécurité physique ou à son bien-être psychologique. 

Exemples : menaces, agression physique, voies de fait, agression sexuelle, etc. 

☝🏻L’absence d’intention de rendre l’autre personne inconfortable n’est pas une excuse. Donc, même si l’intention de la personne qui pose le geste était de faire rire et non de faire du mal, ça ne change rien au fait que le geste peut être inapproprié. 

• 2.4.1. Résolution informelle. Workleap encourage la résolution informelle des situations d’inconfort, lorsque possible. Dans cette optique, si vous vivez une situation d’inconfort relative à un geste qui a été posé, des paroles qui ont été prononcées ou une façon de faire les choses dans l'entreprise, nous vous encourageons d’abord à en parler directement avec la personne impliquée.   
   
  Si vous consultez un-e collègue, votre intention ne doit pas être de nuire à la personne qui est à l’origine de la situation d’inconfort ou de répandre des rumeurs sur le comportement de quelqu’un.  
• 2.4.2. Résolution plus formelle. Lorsque la résolution informelle ne permet pas de résoudre la situation, qu’elle n’est pas possible ou que les gestes ou les paroles ont un certain niveau de gravité ou encore parce que vous n'êtes tout simplement pas à l'aise, vous pouvez vous adresser directement à un-e gestionnaire ou à un-e membre de l’équipe CO. Une personne que vous auriez consultée lors de la résolution informelle peut également aller rapporter la situation à un-e membre de l’équipe CO si elle ne se sent pas outillée pour intervenir ou qu’elle croit que la situation a un niveau de gravité qui mérite que CO intervienne.  
   
  Lorsqu’une situation est portée à l’attention d’un-e membre de CO, celui-ci ou celle-ci doit toujours recueillir les faits et la perspective des personnes impliquées. Diverses options sont ensuite possibles. Il pourrait y avoir une intervention auprès de la personne qui est à l’origine de la source d’inconfort pour faire cesser le comportement. Il pourrait également y avoir facilitation d’un dialogue entre les personnes impliquées en vue de régler la situation. Au besoin, il se pourrait qu'une enquête soit confiée à un intervenant externe.  
   
  Dans tous les cas, CO fera un suivi de toutes les situations qui lui auront été rapportées, tant auprès de la personne ayant vécu un inconfort que de la personne qui en serait la cause.  
   
  Si la personne à l’origine de la situation d’inconfort est un membre de CO, vous pouvez suivre le même chemin, mais plutôt que d’aller rapporter la situation à CO, le-la gestionnaire que vous aurez consulté ira voir un-e membre du comité de direction qui s'occupera de gérer la situation.  
   
  Il est également possible de signaler un comportement problématique de façon anonyme. Référez-vous à la section 9.3 du Code pour plus d’information.2.5 Conséquences   

2.5. Conséquences. Si après avoir recueilli les faits et analysé la situation, CO en vient à la conclusion qu’il y a eu un comportement nuisant au bien-être de l’équipe et qu’une personne a commis une forme d’incivilité, de harcèlement ou de violence, des sanctions administratives ou disciplinaires pouvant aller jusqu’au congédiement pourraient être imposées, selon la gravité de la situation.   

Si après analyse, CO en vient à la conclusion qu’une plainte a été déposée dans le seul but de nuire à l’autre personne, des mesures administratives ou disciplinaires pourraient également être imposées. 

3. Respect des clients

3.1. La base de nos pratiques. Le respect, c’est la base de toute relation. Ainsi, nous accordons à tous les clients le même traitement exempt de discrimination et de harcèlement, peu importe la situation et l’individu. L’honnêteté, la confiance, l’intégrité et la loyauté doivent toujours nous guider dans nos actions et notre comportement à l’égard de nos clients. Professionnalisme, confiance, authenticité, transparence et intégrité sont à la base de toutes nos communications avec nos clients. Notre objectif est de leur donner des informations justes et complètes afin de les conseiller adéquatement. Nous évitons à tout prix de les induire en erreur ou de les tromper en utilisant des informations fausses ou erronées.   

En ce qui concerne le ton à adopter avec vos clients, vous êtes invités à vous référer aux normes adoptées pour chacun de nos produits.  

3.2. Le respect de notre clientèle, c’est aussi :    

• 3.2.1. Connaitre nos clients. Pour offrir un service à l’image des standards de qualité établis par Workleap, il faut être à l’écoute des besoins spécifiques de nos clients. Ainsi, nous sommes en mesure de les renseigner et les guider adéquatement sur les produits et services les mieux adaptés à leurs besoins, peu importe nos objectifs de vente à atteindre. Nous n’exerçons aucune pression pour forcer un client ou une cliente à acquérir un produit.    
• 3.2.2. Conseiller avec intégrité. Nous donnons des conseils et effectuons les transactions que nous sommes habilités à fournir ou à faire et qui relèvent de nos fonctions, et nous respectons, le cas échéant, les limites de notre expertise. 

4. Respect des lois

4.1. Chez Workleap, nul n’est censé ignorer la loi. En clair, cela veut dire qu’il est de notre devoir de connaitre et de respecter les lois qui s’appliquent à toutes nos activités, peu importe la nature de notre statut professionnel. En aucun temps, nous ne participons à des activités illégales ou susceptibles d’être perçues ainsi. Dans l’ensemble de nos pratiques, au Canada comme à l’étranger, nous respectons les lois et la règlementation applicables.    

4.2. Lois anti-corruption. La corruption au niveau mondial creuse les inégalités et Workleap prend donc au sérieux toutes lois combattant la corruption. Aucune forme de corruption, que ce soit directement ou indirectement, par l'intermédiaire d'un représentant, d'un expert-conseil, d’un distributeur ou de tout autre intermédiaire, n’est tolérée chez Workleap. Nous agissons avec la plus grande prudence à cet égard. Toutes les relations avec les agents publics canadiens ou étrangers doivent donc s’effectuer dans le respect des lois applicables, tant celles du Canada que celles des pays étrangers. Dans l’exercice de nos fonctions auprès d’agents publics canadiens ou étrangers, nous n’acceptons, ne sollicitons ni n’offrons jamais de ristournes, de commissions secrètes, de pots-de-vin ou autres avantages de même nature. Notre comportement et nos agissements ne doivent pas laisser croire que nous accepterions de donner ou recevoir un tel avantage, et ce en aucun cas.   

Voici un exemple concret de comportements à adopter :  

Nous n’offrons pas de payer la facture du restaurant de la V.P. ressources humaines de l’Agence spatiale canadienne (une agence gouvernementale canadienne), de la Ville de Montréal ou de l’Agence de la santé publique en l’Australie. Il faut que ces relations demeurent strictement dans un contexte d’affaires et ne doivent pas donner l’apparence de tenter d’influencer leur décision d’une façon inappropriée.   

4.3. Signalement d’un comportement illégal. Si vous êtes témoin d’un comportement illégal, vous avez le devoir de le signaler. Nous vous invitons à le signaler à votre gestionnaire immédiat-e ou à CO. Si vous n’êtes pas à l’aise de signaler la situation directement à l’interne, il vous est possible de le faire anonymement. Référez-vous à la section 9.3 du Code pour plus d’information. 

5. Respect de Workleap

5.1. Conflits d’intérêts. Nous avons confiance que vous éviterez de vous positionner dans une situation qui pourrait engendrer un conflit d’intérêts pouvant nuire aux intérêts de Workleap. Assurez-vous que votre jugement et que votre habileté à prendre une décision réfléchie ne soit jamais compromis.  

Un conflit d’intérêts pourrait, par exemple, survenir dans les situations suivantes :  

• Vous utilisez de l’information confidentielle sur Workleap à laquelle vous avez accès dans le cadre de vos fonctions chez Workleap à des fins personnelles ou pour des activités externes.  
• Vous partagez des informations confidentielles sur la stratégie de Workleap à un-e de vos ami-es pour donner un coup de main à ce dernier qui souhaite lancer une entreprise.  
• Vous profitez de votre présence dans un évènement en tant qu’employé-e de Workleap pour faire la promotion de votre projet personnel auprès des participants présents.  

5.2. Agissez de façon loyale. Prenez garde de ne pas vous mettre en position de compétition avec les intérêts de Workleap en utilisant des opportunités d’affaires ou des informations appartenant à Workleap afin d’en bénéficier sur le plan personnel. Si vous êtes impliqués dans le développement d’un projet à l’extérieur de vos fonctions chez Workleap qui pourrait d’une part, entrer en concurrence avec les produits ou services offerts par Workleap et qui d’autre part, nécessite l’utilisation des ressources de l’entreprise, rappelez-vous que vous êtes sujet à des obligations de loyauté envers Workleap, ainsi qu’aux obligations mentionnées dans votre contrat d’emploi. Dans le doute, n’hésitez pas à contacter le département légal.   

5.3. Cadeaux et faveurs. Il est de votre responsabilité de ne pas accepter un avantage ou une faveur qui aurait une influence directe sur votre jugement et votre capacité à prendre une décision réfléchie. Pour vous donner un aperçu d’une situation conflictuelle, voici un exemple concret :  

Vous devez sélectionner un fournisseur externe pour effectuer un projet majeur. Parmi les cinq à avoir soumis leur candidature, un d’entre eux vous donne une paire de billets de spectacle pour vous et votre conjoint-e. Ces avantages vous sont attribués en pleine période de sélection. Il est donc de votre devoir de faire preuve de jugement et de constater que, dans ce genre de situation, ces avantages vous sont partagés dans le but d’influencer votre décision. Il serait donc préférable de refuser ces cadeaux.  

Il arrive que des fournisseurs offrent des cadeaux de valeur modeste ou symbolique. Il est permis de les accepter si ceux-ci ne sont pas susceptibles d’influencer votre capacité à prendre une décision impartiale. Dans le doute, référez-vous à un-e membre de CO. 

6. Respect de notre communauté et de l'environnement

Comme entreprise du Québec qui a beaucoup de succès, Workleap a une responsabilité sociale et environnementale à prendre au sérieux. Nous avons la chance de vivre dans l’une des plus belles sociétés du monde et nous avons un devoir de contribuer. C’est une façon pour nous de prendre notre place et de vraiment nous positionner comme un fleuron québécois. Et si nous le faisons bien, nous allons définitivement influencer d'autres organisations à s'impliquer encore plus.   

Ainsi, nous sommes toujours à l’affût de stratégies qui nous permettent d’avoir un impact positif sur nos employé-e-s, sur notre communauté, sur notre clientèle et sur l’environnement. Workleap s’attend à votre collaboration afin de tenir compte de notre impact social et environnemental lorsque vient le temps de prendre des décisions d’affaires. 

7. Respect de soi-même

7.1. La santé de tous et toutes, une priorité. Chez Workleap, nous nous préoccupons avant tout de votre bien-être et de votre santé mentale. Nous cherchons à créer un environnement sain et stimulant, tant à l’extérieur qu’à l’intérieur des bureaux. Par exemple, nous croyons que le sport peut vous aider à améliorer votre santé mentale et physique. Workleap a donc décidé de mettre à votre disposition des outils concrets, dont un bénéfice imposable (attribué aux employé-es travaillant à temps plein), le compte de dépenses santé, qui est destiné à financer des moments de détente et des activités physiques qui vous aident à prendre soin de vous. De plus, pour Workleap, mettre l’humain au centre de ses activités c’est aussi de mettre à disposition un programme d'aide aux employés et à la famille (PAEF) ainsi qu’un programme de télémédecine. Ces programmes vous permettent à vous et à votre famille d’avoir accès aux services d'experts et spécialistes en santé. 

Pour en savoir plus sur les services offerts, n’hésitez pas à vous référer aux pages Confluence réservées à cet effet ou bien à un membre de CO.   

7.2. La sécurité de tous et toutes, une priorité. Pour ce qui est de la sécurité au travail, il est de votre responsabilité d’orienter vos décisions de façon à prévenir les risques et à assurer votre santé et votre sécurité ainsi que celles des autres concernant toutes les actions que l’on pose. Dans le cas contraire, vous avez la responsabilité de signaler les situations problématiques au moment où elles surviennent aux personnes qui détiennent les compétences requises, soit les membres au sein de l’équipe Environnement de travail.   

8. Alcool et cannabis

8.1. Alcool. Nous vous faisons confiance pour faire une consommation responsable de l’alcool offert au bureau ou lors des événements sociaux organisés par Workleap. Les abus menant à des comportements déplacés ne seront pas tolérés.  Workleap fournira aussi toujours des options pour les personnes qui préfèrent ne pas consommer d’alcool. 

En ce qui concerne la consommation personnelle, nous nous en remettons à votre jugement pour que celle-ci n’affecte pas votre capacité à vous présenter au travail en état de l’accomplir avec professionnalisme. 

8.2. Cannabis. La position de Workleap est plutôt simple : Workleap s’en remet à votre bon jugement. Workleap s’attend à ce que vous preniez les décisions nécessaires pour être dans les meilleures conditions et les meilleures capacités cognitives possibles quand vous êtes au travail.  

9. Signalements

9.1. Signalement général. Comme écrit plus haut, pour réaliser notre vision, conserver la confiance du public et maintenir la qualité du climat de travail, il est essentiel que les principes fondamentaux de ce Code soit respectés. Nous sommes collectivement responsables de ce respect.  

Si vous êtes témoin d’un comportement dérogeant aux règles du Code ou à d’autres politiques, instructions permanentes, procédures et normes de Workleap, nous vous encourageons donc à d’abord en parler directement avec la personne impliquée.   

Sinon, vous pouvez signaler ce comportement auprès de votre gestionnaire, de son gestionnaire, du département légal ou de CO, selon les personnes que vous jugez les plus aptes à intervenir selon les circonstances. Votre identité demeurera confidentielle dans la mesure où la confidentialité est possible et appropriée en conformité avec la loi. 

Pour vous donner un aperçu de situations problématiques qui devraient être discutées avec la personne impliquée ou signalée auprès du département légal ou de CO, voici quelques exemples concrets :  

• Un-e employé-e accepte un cadeau susceptible d’affecter son jugement ;  
• Un-e employé-e est témoin d’une situation de fraude de la part d’un-e autre employé-e, comme la fabrication de fausses factures ; 

• Un-e employé-e divulgue des renseignements sur les clients de Workleap sur un forum public ; 
• Un-e employé-e s’adonne à des pratiques anticoncurrentielles, comme la coordination des prix avec un compétiteur ; 
• Un-e employé-e tient des propos dégradants envers un-e collègue à l’occasion d’un repas d’équipe.  

9.2. Aucune représailles. Aucune représailles par Workleap ne sera exercée ni tolérée à l’encontre de l’employé-e qui a dénoncé ou signalé de bonne foi un comportement dérogeant aux règles du Code ou à d’autres politiques, instructions permanentes, procédures et normes de Workleap, à moins que le signalement n’ait été effectué dans le seul but de nuire. Si vous avez l'impression de subir des représailles, vous devez rapporter cette crainte au département légal, à CO ou à votre gestionnaire.   

9.3. Signalement anonyme pour le non-respect des lois ou pour le non-respect d’autrui. Si vous êtes témoin d’un comportement dérogeant aux sections 2 (Respect d’autrui) ou 4 (Respect des lois) du Code et que vous n'êtes pas à l’aise de communiquer auprès des personnes mentionnées ci-haut, vous pouvez effectuer un signalement de façon 100% anonyme. Workleap a mis en place un processus simple de signalement anonyme en collaboration avec le Cabinet RH, un cabinet juridique externe apte à recevoir ce genre de signalement. Voici les étapes à suivre : 

• Écrivez à signalementworkleap@lecabinetrh.com pour entrer en contact avec le Cabinet RH. Ce courriel est exclusivement réservé aux employé-es ou stagaires de Workleap qui désirent effectuer un signalement ; 
• Un membre de Cabinet RH habilité à recevoir des signalements vous répondra dans les cinq heures ouvrables afin de planifier un moment pour recueillir votre témoignage. 

Une fois votre témoignage terminé, un rapport de signalement préparé par le Cabinet RH sera transmis au département légal pour que votre situation soit analysée dans le but de définir la solution adéquate. Soyez rassuré-e que le rapport de signalement ne dévoilera pas votre identité lorsqu’il porte sur la section 4 du Code (Respect des lois). Selon les circonstances, il est possible qu’il ne soit pas possible de préserver l’anonymat de la personne effectuant le signalement, et plus particulièrement lorsque celui-ci porte sur le non-respect d’autrui. Un rapport de signalement susceptible de révéler l’identité de la personne ayant effectué le signalement ne sera transmis à Workleap qu’avec l’accord de cette personne. 

10. Mise en œuvre et application du Code

Il est de votre responsabilité de connaitre le contenu du Code, de prendre connaissance des modifications qui y sont apportées et de le respecter comme condition à votre statut d’administrateur-trice, dirigeant-e, employé-e, travailleur-se contractuel-le, consultant-e ou stagiaire. La version électronique du Code est la version officielle qui doit être respectée en tout temps, et ce, même si vous avez signé une version antérieure du Code.