La productivité en entreprise : quels indicateurs sont pertinents?

« La formation en entreprise, c'est rentable parce que tes employés sont plus productifs! »

D’accord, mais comment peux-tu calculer ça, la productivité? Contrairement à plusieurs autres indicateurs, c’est toujours difficile de quantifier quelque chose qui nous semble si intangible.

À tort, on va souvent penser qu’être productif, c’est d’accomplir beaucoup d’heures dans une journée. Mais il y a d’autres indicateurs de productivité à prendre en considération au sein de ton entreprise, c’est ce que nous allons voir dans cet article. 

On te dévoile même une méthode pour calculer la productivité!

1. Qu'est-ce que la productivité en entreprise?

La productivité en entreprise, c'est l'efficacité avec laquelle tes employés transforment leur effort en production. Cette production doit être la proposition de valeur de ton entreprise Elle est calculée en divisant la production totale par le travail nécessaire pour la produire.

Est-ce qu'être productif veut réellement dire faire 8 heures dans ta journée? Non. 

Tu le sais, tu l’as vu chez toi et chez tes employés : ce n’est pas parce qu’une personne a fait ses heures que le travail a été fait, et surtout, bien fait.

Chez Workleap LMS, on aime ça parler de productivité en entreprise alors on a cherché quelques définitions pour toi :

• Le site ses.webclass dit ceci : « La productivité est le rapport entre une production de biens ou de services et les moyens qui ont permis sa concrétisation. »
• Sur le site de La Tranchée, il y a cette définition de la productivité : « Lorsqu’on est productif, on produit de la valeur. »

Suite à un minisondage Instagram auprès d'entrepreneurs, on peut aussi dire que c’est : 

• l’efficacité avec laquelle la production ou la tâche est réalisée, 
• le fait d’accomplir les bonnes tâches de manière efficace et durable à long terme,
• ou encore de travailler mieux avec des actions à plus grand impact vers tes objectifs.

Au final, la productivité doit surtout être définie comme étant la valeur apportée à l’entreprise.

Et justement, dans une entreprise, il y a des équipes!

Pourquoi mesurer la productivité de tes employés?

On l’a vu juste avant : la productivité, c'est la création de la valeur à travers un travail efficace.

Donc mesurer la productivité dans ton organisation te permet justement de voir comment augmenter la valeur de ton entreprise et donc, la faire grandir.

C’est aussi un point essentiel lors des évaluations annuelles de tes employés  : 

• est-ce que la personne pourrait faire plus de tâches avec une autre méthode de travail?
• se sent-elle à l’aise avec ce qu’elle fait?
• a-t-elle des idées d’améliorations?
• etc.

Tu peux également faire une analyse d’écarts de compétences afin de commencer à mesurer la productivité au sein de ton entreprise.

2. Des indicateurs de productivité à surveiller

Rappelons-le : la productivité n’est pas synonyme du nombre d’heures travaillées. Tu peux donc commencer par définir une base de tâches (pas d’heures!) à laquelle se comparer pour chaque poste au sein de l’entreprise.

Tu peux t’aider avec :

• ce qui se fait ailleurs,
• ce que les anciennes équipes ont réalisé,
• la moyenne de tous les employés actuels dans ce même rôle.

Dès que tu as toute la liste des tâches pour chacun des postes, c’est le temps de regarder sur le long terme.

Il faut donc avoir un objectif global, organisationnel ou de résultat, qui soit clair et bien défini : 

• qu’est-ce que l’entreprise veut accomplir?
• sur quel horizon de temps?
• quelles tâches peuvent être réalisées pour s’approcher de ces objectifs?

Découpe-le en sous-objectifs que tu pourras distribuer entre chacune des équipes ou des départements. 

Tu peux voir maintenant comment les équipes de travail contribuent au succès de l’entreprise et de quelle façon elles le font grâce à ces indicateurs de productivité.

Le présentéisme et l'absentéisme

Parlons de deux autres données que tu peux utiliser : le présentéisme et l'absentéisme. 

Pourquoi ces deux-là?

Eh bien, un taux élevé d'absentéisme peut signifier que les employés vivent du stress, ne sont pas heureux au travail, qu’ils ont besoin de souffler, etc. 

Un ou plusieurs absents signifie que le travail est moins rapidement fait, et donc qu'il y a une valeur moindre apportée à l’entreprise. 

Souviens-toi que la productivité est directement liée à la création de la valeur!

Et en quoi le présentéisme peut être problématique?

Si l’employé rentre au bureau alors qu’il est malade, non seulement il ne sera pas à son aise ou réellement motivé, mais plusieurs autres personnes risquent d’être contaminées aussi.

Alors on n’oublie pas que les employés sont au cœur de l’entreprise et qu’on doit en prendre soin de leur santé, physique et mentale, pour assurer leur productivité.

3. Comment calculer la productivité en entreprise?

Si on se base sur le site de La Tranchée, la productivité correspond à la génération de valeur pour l’entreprise (V). 

Elle est le produit de quatre ensembles : 

• la qualité de l’idée (I),
• le moyen de production (M),
• l’expertise (E),
• et le temps (T).

Nous pouvons donc retenir ceci lorsqu’il s’agit de calculer la productivité : V = I * M * E * T

Et concrètement, comment peut-on évaluer ces données?

Tout d’abord, il est certain que si l’une des valeurs correspond à 0 (comme une très, très mauvaise idée), la valeur ne suivra pas.

Il faut donc trouver un équilibre entre :

• une bonne idée : génère-t-elle plus de revenus ou moins de dépenses?
• un moyen de production efficace : est-ce que ce logiciel ou ce matériel fait gagner du temps, est facile à prendre en main, etc.?
• l’expertise de tes employés : engager des débutants ne produit pas la même valeur qu’engager des seniors (mais tu peux toujours donner de la formation à tes nouvelles recrues),
• et le temps passé sur ce travail (si tu passes 10 heures sur une tâche quand la moyenne est de 5 heures, il y a quelque chose qui cloche).

À toi de bien définir les critères et leur valeur selon le contexte de ton entreprise.

Évidemment, le calcul de la productivité est un indicateur à utiliser pour déceler une situation anormale. Tu ne devrais pas prendre ce chiffre et t’en servir pour mettre de la pression sur tes employés!

4. L'impact d'une plateforme de formation sur la productivité des équipes

Une plateforme de formation te permet de fournir des formations à l’interne, et ainsi, augmenter la valeur de l’entreprise à moindre coût.

Débutant ou senior, tout le monde a quelque chose à apprendre!

À la place d’aller voir un coéquipier et le perturber dans sa tâche (on prend en moyenne une quinzaine de minutes avant de se remettre dans l’action que nous faisons), un employé pourra trouver la réponse par lui-même. Il ira voir un collègue seulement si cela est nécessaire.

De plus, au moment d’ouvrir des postes, les processus d’embauche sont non seulement coûteux en argent, mais également en temps. 

Tu peux recruter à l’interne et utiliser une plateforme de formation en ligne afin de former des personnes déjà en poste dans ton organisation. Tu es assuré que la personne aime l’environnement de travail et qu’elle connaît déjà le fonctionnement de l’entreprise. 

En plus, elle peut devenir une super ambassadrice de ta marque employeur!

Sache aussi que choisir la bonne plateforme de formation en ligne pour améliorer la productivité est très important également!

Pour finir, voici une citation de Peter Drucker qui pourra te guider tout au long de tes démarches pour augmenter la productivité dans ton entreprise : 

« Il n’y a rien de plus futile que d’accomplir efficacement une tâche inutile. » 

Alors maintenant, quelle sera ta prochaine action pour améliorer la productivité dans ton entreprise?