Offboarding : comment gérer le départ d’un employé?

Offboarding : comment gérer le départ d’un employé?

À un moment ou à un autre, nos employés finissent par nous quitter.

Malgré tous les efforts que tu mets à les fidéliser!

Certains partiront pour changer d’emploi, d’autres pour la retraite, ou d’autres pour des raisons personnelles. Mais peu importe la raison, tu devrais quand même accorder autant d’importance à un salarié qui part qu’à l’accueil d’un nouvel employé.

Mieux vaut se laisser en bons termes, car on ne sait jamais ce que le futur nous réserve. Plusieurs gestionnaires négligent cet aspect qui fait pourtant partie intégrante de la marque employeur. 

On appelle le processus et les politiques qui entourent le départ d’un salarié l’offboarding.

Qu’est-ce que l’offboarding ?

L’offboarding est une procédure administrative permettant de prendre en charge le départ d’un employé. Tout comme l’onboarding, il s’agit d’une période de transition importante. La façon dont est géré le départ d’un salarié influencera l’image que ton entreprise projette à l’interne comme à l’externe.

La procédure d’offboarding contiendra toutes les étapes à suivre en cas de départ d’un employé. Elle devra également prendre en compte les contraintes légales. Cela servira à standardiser les pratiques en matière de gestion des démissions ou de congédiements.

Quand est-ce que le processus d’offboarding commence ?

Le processus d’offboarding commence habituellement au moment où ton employé te donne son fameux 2 semaines d’avis. Plusieurs procédures doivent alors être enclenchées jusqu’à la date officielle de son départ.

L’offboarding peut même déborder de ce cadre. 

Tu peux tout à fait garder contact avec tes anciens employés. Ces derniers peuvent aider au recrutement de ton entreprise en référant des connaissances. Il se pourrait aussi qu’ils reviennent vers toi un jour !

Pourquoi créer une procédure de départ pour tes salariés ?

Ce serait une erreur de ne pas accorder d’importance au départ de tes employés. Tout comme leur entrée en poste, il s’agit d’une étape marquante dans leur passage au sein de ton entreprise ! Il convient de les accompagner jusqu’au bout.

Tu penses que c’est inutile de consacrer du temps à un employé qui s’en va de toute façon ?

Il y a pourtant de nombreuses raisons de ne pas négliger cet aspect ! Voici pourquoi tu devrais t’attarder à la question de l’offboarding.

Entretenir ta marque employeur

Une fin de collaboration en bons termes aura un impact positif sur la marque employeur.

Tes employés sont des ambassadeurs de ta marque.

Ils continueront à parler de ton entreprise après leur passage au sein de l’équipe. S’ils sont capables d’en parler en bien, ils peuvent également partager des commentaires moins flatteurs. 

La façon dont tes employés sont traités influencera l’attitude qu’ils auront envers l’entreprise. Tu as donc tout intérêt à prendre soin d’eux jusqu’à leur départ, que ce dernier soit un départ désiré ou non.

Garde en tête que ton ancien salarié restera peut-être dans le même domaine. Quelle image veux-tu qu’il propage en parlant de toi chez le compétiteur ?

Une transition en douceur

L’offboarding t’aide également à prendre soin de ton équipe durant cette période de transition. Un départ houleux peut causer des vagues et affecter le moral, la motivation et la productivité des employés. 

Il n’y a pas que la personne qui quitte son poste qui vit un départ ; toute l’équipe peut être ébranlée. 

C’est également l’occasion de prévoir la transmission des dossiers, des projets et des savoirs. Chacun de tes employés détient probablement un grand nombre de connaissances qui pourraient se perdre si aucun suivi n’est fait. Cela pourrait causer un écart de compétences.

Omettre d’anticiper cette transition pourrait mettre l’entreprise dans l’embarras auprès des fournisseurs ou clients. Imagine que personne n’ait été désigné pour reprendre une tâche importante ou un projet…!

L’attraction et la rétention des employés

À l’interne, les employés remarqueront comment se passe la période de départ de leur collègue. S’ils sentent que ce dernier subit des injustices, cela influencera leur opinion.

Aussi, un employé qui se sent mal traité pourrait avoir tendance à répandre ce sentiment au sein de l’équipe et à l’extérieur de l’entreprise. Il ne faudrait pas qu’un départ se solde en vague de démissions.

Au contraire, un ex-employé qui a vécu une expérience positive jusqu’à la fin parlera en bien de l’entreprise autour de lui. Il pourrait t’aider dans le recrutement en recommandant des candidats potentiels ou même revenir travailler pour toi dans le futur.

Saisir l’occasion pour apporter des améliorations

Une procédure d’offboarding devrait toujours inclure un entretien final. C’est l’occasion de faire le point sur le passage de ton employé dans ton entreprise et de récolter ses commentaires. Assure-toi de bien comprendre les raisons de son départ.

Sois à l’écoute ! Il pourrait partager avec toi des indices te permettant de t’améliorer.

Les éléments clés du offboarding

Lorsque tu penseras à ta procédure d’offboarding, mets-la à l’image de ton entreprise. Elle doit inclure les valeurs humaines qui sont au centre de ta culture d’entreprise en plus de prendre en compte les détails légaux et administratifs du départ de l’employé.

Évidemment, les processus différèrent d’un endroit à l’autre et même d’un employé à l’autre.

Dans tous les cas, voici quelques éléments clés auxquels tu peux réfléchir :

1. L’annonce du départ à l’interne et à l’externe
2. La période de transition
3. L’entretien de départ (ou bilan)
4. La remise du matériel
5. La finalisation du départ

1. L’annonce du départ

Lorsqu’un employé t’apprend qu’il quitte ses fonctions, il est important d’en informer l’équipe assez rapidement. Tu peux en profiter pour relever l’une des qualités qui étaient particulièrement aimées chez cet employé.

Tu devras ensuite prévoir d’annoncer le départ à l’externe. Pense à avertir les clients, vendeurs et fournisseurs, entre autres. Ça permet une transition plus douce et de rediriger les messages vers une autre ressource.

2. La période de transition

Les 2 semaines d’avis (ou parfois plus) te donnent le temps de t’assurer que tous les projets seront pris en charge par un autre membre de l’équipe. C’est l’occasion de mettre à jour les tâches dont l’employé était responsable pour que rien ne tombe entre deux chaises. 

Si ton employé possède des connaissances qui ne sont pas documentées adéquatement, demande-lui de créer des procédures internes. On ne voudrait surtout pas créer un déséquilibre dans les compétences organisationnelles.

3. L’entretien de départ (ou bilan)

Tu voudras sans doute comprendre ce qui a motivé cette prise de décision. Un entretien de départ est intéressant pour récolter l’avis de ton employé.

Demande-lui ce qu’il aimait le plus et le moins. Il a peut-être des conseils pour aider l’entreprise à s’améliorer.

4. La remise du matériel

Il sera important d’avoir un inventaire de ce que l’employé avait en sa possession (ordinateur, clés, carte d’identité interne, carte de crédit, etc). Le matériel devra être remis, il faudra lui donner les instructions à cet effet.

5. La finalisation du départ

Au dernier moment, il faudra retirer les accès de cet employé aux différents comptes de votre entreprise. Par exemple, ses détails de connexion seront supprimés et ses courriels devront être redirigés vers la boîte courriel de son remplaçant.

Côté administration, le dossier de l’employé pourra être fermé.

Automatiser l’offboarding pour ne rien oublier

Dans un monde idéal, l’offboarding n’est pas une activité que tu devrais exécuter à chaque semaine. Comme ça risque d’être moins fréquent, tu as avantage à bien documenter ton processus pour éviter les oublis.

Pour faciliter le tout, tu pourrais créer un parcours de formation dans ta plateforme Workleap LMS qui accompagne le départ d’un employé. Celle-ci permettrait d’avoir un endroit centralisé pour suivre la procédure d’offboarding de tes employés sur le point de quitter.

Demande une démo de Workleap LMS et découvre comment utiliser notre LMS pour améliorer la gestion des arrivées et des départs dans ton entreprise!