6 solutions éprouvées aux défis courants des équipes distribuées

Réalité : la main-d'œuvre moderne est composée d'équipes plus dispersées que jamais.

Le peuple s'est exprimé.

La flexibilité, l'amélioration du bien-être et le gain de temps sans avoir à se déplacer sont les avantages les plus fréquemment cités par les travailleurs à distance. Mais ces « avantages » impliquent également la responsabilité des employeurs d'examiner de plus près les défis quotidiens des équipes distribuées.

Ils peuvent sembler bénins à première vue, mais s'ils ne sont pas traités de manière proactive, ils peuvent nuire aux performances, à l'engagement et même à stimuler le chiffre d'affaires. Les employeurs doivent adopter de nouvelles règles (et de nouveaux outils) s'ils veulent préserver l'intégrité de leurs équipes distribuées et attirer les meilleurs talents dans ce paysage de recrutement toujours plus compétitif.

Nous examinons les problèmes les plus urgents des équipes distribuées sur le marché du travail actuel, ainsi que les solutions éprouvées que les équipes dispersées peuvent mettre en place pour réussir l'année à venir.

{souligner}

6 défis courants auxquels sont confrontées les équipes distribuées, et comment les résoudre :

• 1. Sentiment de déconnexion au sein de l'équipe
• 2. Problèmes de productivité
• 3. Difficulté à maintenir la culture
• 4. Diminution du contrôle et de la communication
• 5. Moins de créativité et d'innovation
• 6. L'épidémie de solitude

{souligner}

6 défis courants rencontrés par les équipes distribuées (et comment les résoudre)

1. Sentiment de déconnexion entre les nouveaux membres et les membres existants de l'équipe

Défi : L'un des défis courants des équipes distribuées est le « fossé de connexion ». La capacité d'établir et de maintenir une véritable connexion avec les personnes sur le lieu de travail derrière un écran.

Rien de tel que de se présenter dans l'immeuble de bureaux le lundi matin pour discuter du week-end autour d'un café matinal, ou de déjeuner avec des collègues d'autres départements, pour participer à des conversations inspirantes qui suscitent de nouvelles idées.

Ces moments de connexion sporadique renforcent la dynamique d'équipe, humanisent le travail, renforcent le sentiment d'appartenance et créent des ponts collaboratifs entre les équipes. D'un autre côté, le travail à distance peut créer des silos : nous déjeunons souvent seuls et nous « voyons » rarement des membres de l'équipe d'autres départements.

Solution : Les dirigeants doivent être conscients de ce « fossé de connexion » et avoir l'intention de simuler virtuellement des scénarios dans lesquels les personnes peuvent interagir véritablement. Investir judicieusement dans des moments permettant aux équipes virtuelles de se réunir pour des ateliers en personne, des expériences de création de liens et des sessions de stratégie peut représenter un défi en termes de budget et de coordination. Mais ces moments sont essentiels pour créer des ambassadeurs de l'entreprise, stimuler l'engagement et les performances et atténuer l'attrition des employés.

Ce qui ne peut pas être fait en personne doit se faire virtuellement. Mais en fin de compte, c'est un état d'esprit. Ne négligez pas de donner la priorité à la connexion humaine, car le travail s'avérera toujours meilleur et plus innovant lorsque la connexion et la confiance seront à sa base.

2. Problèmes de productivité

Défi : Les problèmes de productivité ne sont pas nécessairement liés à l'incapacité de vos employés à gérer leur temps. En fait, de nombreux employés déclarent se sentir plus productifs lorsqu'ils travaillent à distance ! Les problèmes de productivité se situent au niveau des processus.

Lorsqu'il n'existe pas de « code de conduite » unifié sur la manière de travailler à distance, les équipes risquent de travailler de différentes manières sur différents outils. Ces normes et outils garantissent que chaque équipe travaille à partir de la même base de référence. Cela permet d'éliminer toute confusion inutile, afin que les employés puissent se concentrer sur l'exécution d'un excellent travail.

En savoir plus sur Officevibe meilleures pratiques en matière d'équipes distribuées et ce qui rend notre façon de travailler unique.

Solution : Prenez le temps de définir des normes pertinentes et de choisir vos outils pour travailler à distance. Les normes de travail font référence à des directives sur la meilleure façon de travailler ensemble. Par exemple, nous avons déterminé que les réunions ne pouvaient avoir lieu qu'entre 10 h et 16 h afin de laisser le temps de se concentrer sur le travail en début et en fin de journée.

En ce qui concerne les outils, voici ce que nous utilisons en interne :

1. Slack pour un outil de communication quotidien
2. Jira comme l'un de nos principaux outils de gestion de projet
3. Microsoft Teams pour les visioconférences internes
4. Zoom pour les visioconférences externes
5. Confluence et SharePoint pour enregistrer des documents et enregistrer les apprentissages
6. Miro en tant qu'outil de collaboration asynchrone
7. Vibe de bureau pour une gestion d'équipe distribuée efficace

3. Difficulté à maintenir la culture d'équipe et d'entreprise

Défi : Pour les entreprises qui sont passées du travail au bureau au travail à distance, il est important de savoir que votre culture ne sera pas automatiquement transférée. Des efforts doivent être déployés pour le maintenir en vie et en tenir compte dans votre équipe à distance et dans la nouvelle réalité professionnelle de l'entreprise.

Voici le truc : la culture se produira quoi qu'il arrive, il est donc important d'être intentionnel si vous voulez faire les choses correctement.

Les employés modernes s'attendent à ce que les valeurs prônées par une entreprise soient mises en œuvre dans les opérations quotidiennes de leur organisation et dans la manière dont elle est gérée. Mais le passage à des équipes distribuées a dans de nombreux cas laissé la culture passer entre les mailles du filet.

Solution : Faites le point sur la façon dont vous viviez vos valeurs au bureau. Assurez-vous que tout ce qui n'était pas transférable vers un lieu de travail distribué soit repensé pour fonctionner dans une réalité à distance.

Les dirigeants et les chefs d'équipe doivent avoir des idées sur la manière dont les valeurs seront vécues et vécues au sein de leurs équipes à distance de manière authentique. N'ayez pas peur de créer de nouvelles traditions, de vous demander si vos valeurs actuelles sont toujours pertinentes et même de demander l'avis de vos employés. C'est la colle qui retiendra votre équipe distribuée ensemble.

4. Réduction de la supervision et de la communication de l'équipe

Défi : Plus besoin de bavarder sur la fontaine à eau, de plaisanter dans le couloir ou de se rendre rapidement au bureau de votre responsable. Toutes les communications dans un main d'œuvre distribuée sont désormais planifiés, ce qui signifie qu'ils risquent d'être moins nombreux. Cela constitue une « menace » pour la supervision que les responsables exercent sur le bien-être et l'engagement de leur équipe. Les opportunités de communication informelles telles que ces enregistrements sporadiques ont permis de mieux comprendre comment les gens s'en sortaient et ce dont ils avaient besoin.

Solution : Avec le passage au travail distribué, les avantages des outils d'évaluation du pouls et de feedback sont devenus un outil de travail à distance essentiel (voire salvateur) pour les chefs d'équipe et les chefs d'entreprise. Vibe de bureau permet aux dirigeants de collecter des données en temps réel sur les performances de leurs collaborateurs et sur ce dont ils ont réellement besoin pour réussir et être heureux dans leurs fonctions. En gros, cela permet aux problèmes de faire surface avant qu'ils ne deviennent graves et offre également un espace sécurisé permettant aux employés de communiquer leurs commentaires chaque fois qu'ils ont quelque chose en tête.

Il s'agit de la version virtuelle de « ma porte est toujours ouverte », laissant les lignes de communication largement accessibles.

Le passage au travail distribué s'accompagne d'une poignée de nouveaux défis en matière de communication. Utilisez un outil d'expérience employé tel qu'Officevibe pour offrir aux membres de votre équipe un espace sécurisé où partager leurs réflexions et leurs commentaires !

5. Moins de créativité et d'innovation lors des brainstormings

Défi : Rien de tel qu'un brainstorming en personne. Des post-its volent dans tous les sens avec des idées innovantes qui suscitent des discussions créatives. C'est à ce moment-là que la grandeur s'est produite. Bien que nous ayons pu transférer des brainstormings du tableau blanc vers un tableau Miro, l'outil lui-même (bien que fantastique pour faciliter ces sessions) ne suffit pas. Le chaînon manquant de l'innovation est la dynamique humaine inspirante, que les équipes distribuées doivent favoriser, même entre les écrans.

Solution : Passer d'une session vidéo à l'autre tout au long de la journée peut être une source d'inspiration et épuiser votre créativité. Si vous organisez un brainstorming en équipe, nous vous suggérons de prendre un moment avant de commencer. Les gens partagent le plus lorsqu'ils ont le sentiment d'être dans un espace sûr avec des personnes de confiance. Si vous voulez découvrir les idées farfelues qui mènent à l'innovation, donnez le ton. Sois humain.

Questions Icebreaker pour détendre l'équipe :

1. Quelle couleur décrirait le mieux votre humeur d'aujourd'hui ?
2. Si tu devais écrire un livre, quel en serait le thème ?
3. Selon vous, qu'est-ce que votre équipe fait vraiment bien ensemble ?

{souligner}

Notre suggestion créative préférée pour vous faire sortir des sentiers battus :

« Imaginez que vous êtes Michelle Obama ou que vous travaillez pour elle, quelle serait votre idée ou que lui proposeriez-vous ? » Demandez à chaque membre de l'équipe de faire un tour lors de cet exercice.

{souligner}

{souligner}

Élargissez votre esprit et emmenez-le dans des endroits inattendus :

Sélectionnez un objet aléatoire (qu'il s'agisse d'une pomme ou d'un trombone) et demandez à l'équipe de réfléchir aux différentes manières d'utiliser cet objet. Cela peut sembler pratique au début, mais plus vous y consacrez de temps, plus les idées deviendront créatives.

{souligner}

6. L'épidémie de solitude

Défi : Nous avons beaucoup parlé de connexion dans cet article. On ne soulignera jamais assez l'importance de prévoir du temps pour permettre aux équipes virtuelles de se connecter sur le plan personnel. Il garantit l'optimisation de la dynamique d'équipe et de la collaboration. Dans le même ordre d'idées, les dirigeants doivent être conscients que la vie des gens a changé en dehors du lieu de travail.

De nombreuses personnes se sont appuyées sur la socialisation qu'elles avaient au bureau.

Bien que la majorité des personnes préfèrent le travail à distance, beaucoup ne le font toujours pas. Sans pouvoir voir les gens au bureau, il est difficile de savoir comment les gens se sentent de manière globale. Il est difficile de déterminer l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée et de déterminer comment les gens s'en sortent en travaillant à temps plein à domicile.

Solution : Le meilleur outil pour suivre l'état de votre personnel de manière significative est réunions individuelles. Ces réunions devraient avoir lieu chaque semaine et offrir un espace sûr aux employés pour qu'ils puissent se réaliser. Bien que les entretiens individuels soient importants pour les discussions sur les performances et le développement, le suivi sur le plan humain doit toujours avoir la priorité. Ce qui est bien, c'est que ces moments de transparence et de vulnérabilité contribuent à établir une grande confiance entre les dirigeants et les membres de leur équipe. Le pouvoir de demander »Comment allez-vous ?» peut aller très loin.

La fonctionnalité individuelle d'Officevibe permet aux managers et aux employés de partager leurs sujets de discussion à l'avance. Cela incite même les responsables à poser de bonnes questions aux membres de leur équipe pour s'enregistrer. Vous trouverez ci-dessous quelques questions relatives à notre logiciel qui, selon nous, pourraient vous être utiles.

{souligner}

Officevibe vous invite à suivre l'état de vos employés en tête-à-tête :

1. Comment te sens-tu aujourd'hui ?
2. Comment vous sentez-vous ces dernières semaines ?
3. Vous sentez-vous surmené ou dépassé par le travail ?
4. Qu'est-ce que je peux faire pour vous aider ?
5. Quel est ton état d'esprit actuel ?

{souligner}

Le modèle de main-d'œuvre distribuée est la nouvelle norme, ce qui signifie qu'il est temps pour les dirigeants de se familiariser avec les nouvelles normes relatives aux équipes virtuelles et au travail à distance. Pour réussir en tant qu'organisation au sein de la main-d'œuvre moderne, il est essentiel d'adapter votre technologie de communication, votre approche de la culture et vos méthodes de collaboration pour rester compétitive.