Que vous les donniez ou que vous les receviez, les évaluations annuelles des performances peuvent être stressantes. Les employés sont souvent inquiets face aux critiques constructives qu'ils pourraient recevoir, tandis que leurs responsables s'inquiètent de traiter chaque membre de l'équipe de manière équitable et de donner un feedback approprié.
Une réunion d'évaluation des performances ne doit cependant pas être si difficile. Lorsque les responsables et les employés les abordent avec le bon état d'esprit et une préparation adéquate, ces conversations peuvent renforcer la confiance des employés et renforcer les relations entre les gestionnaires et les employés.
{emphasis} Gérez vos réunions d'évaluation des performances en toute confiance
- Qu'est-ce qu'une réunion d'évaluation des performances ?
- Pourquoi est-il important de procéder à des évaluations de performance fréquentes ?
- Conseils pour réussir une réunion d'évaluation des performances
- Passez à votre prochaine évaluation des performances en toute confiance
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Qu'est-ce qu'une réunion d'évaluation des performances ?
Les évaluations de performance sont une conversation bidirectionnelle entre un responsable et un employé et constituent un élément clé du développement et de la croissance des employés. Ils sont l'occasion de évaluer la performance d'un employé, soulignez leurs progrès et célébrez toutes les manières dont ils améliorent votre équipe (et votre organisation).
Les évaluations de performance traditionnelles étaient (et sont toujours dans certains cas) menées chaque année en mettant l'accent sur l'évaluation du rendement d'un employé au cours de l'année. Cependant, les évaluations de performance modernes sont désormais plus courantes (et plus efficaces !) menée tous les trimestres ou tous les mois, en mettant l'accent sur la manière d'améliorer les performances futures.
Par exemple : Lors d'une évaluation des performances, vous pouvez féliciter votre employé introverti pour les mesures qu'il a prises pour s'impliquer davantage dans l'équipe et discuter de celles qui ont été les plus efficaces.
Pourquoi est-il important de procéder à des évaluations de performance fréquentes ?
Parce que les évaluations de performance fournissent aux employés des repères clairs quant à leurs progrès, vous devez les consulter régulièrement. Idéalement, vous ferez l'objet d'une évaluation de vos performances tous les trois à six mois. Pourquoi ?
- La fréquence réduit tout stress lié au processus. Plus vous organisez souvent des évaluations de performance, mieux tout le monde connaîtra le processus et moins il sera intimidant.
- Les évaluations de performance font partie d'une stratégie plus large de développement des performances des employés. Ces réunions vont de pair avec des réunions individuelles, des réunions de définition d'objectifs, des sessions de feedback et des discussions sur l'engagement des employés pour vous aider à suivre les progrès des employés.
- L'évaluation des performances d'un employé est l'occasion de rendre hommage à un membre de votre équipe. Si vous avez besoin d'inspiration pour dire à quelqu'un qu'il fait un excellent travail, consultez quelques exemples de messages de reconnaissance des employés.
- Les évaluations de performance ouvrent la voie à des discussions sur la croissance et les salaires. Les évaluations de performance sont souvent l'occasion de discuter du salaire, des rôles et des promotions potentielles, ce qui peut ajouter au stress. Les avoir plus souvent signifie alléger le poids de ces discussions et créer plus d'occasions de les avoir, plutôt que de regarder l'année à venir dans son ensemble.
Sortez de l'ancien : Pourquoi devrait-il les évaluations annuelles appartiennent au passé? Parce qu'avec trop de biais de récence, un bilan annuel n'est plus un moyen responsable ou efficace d'évaluer. Il est trop ambitieux de penser que les managers peuvent recueillir des notes précises tout au long de l'année sur les performances de chacun de leurs employés. Cela peut également être démotivant pour les employés. La période de révision est importante.
Conseils pour réussir une réunion d'évaluation des performances
Ces conseils utiles vous aideront à organiser les meilleures réunions d'évaluation des performances possibles, afin que vous et les membres de votre équipe partiez sur la même longueur d'onde.
1. Assurez-vous d'être prêt et de comprendre le processus...
En tant que responsable, avoir un processus clair vous permet de couvrir tout ce qui doit être discuté lors de votre réunion. Cela élimine le risque de surprises quant au déroulement de la conversation et vous permet, à vous et à votre employé, de bien vous préparer à l'avance pour l'évaluation. C'est une bonne idée de compiler des exemples et des données spécifiques pour étayer vos points auprès de chaque personne.
Si votre employé n'est pas sûr du fonctionnement du processus, n'hésitez pas à le suivre pour le mettre plus à l'aise. Nous en parlerons plus en détail dans l'astuce #3.
2. ... et utilisez le même processus pour tous les employés
Il est important que le processus d'évaluation des performances soit uniforme pour tous les membres de votre équipe. Cela vous aidera à être clair dans chaque évaluation, car votre structure est standardisée. De plus, la régularité est le meilleur moyen de traiter tout le monde équitablement, ce qui inspirera confiance, à la fois en vous et dans le processus.
Avant de le graver dans le marbre, assurez-vous simplement que votre cadre peut être appliqué à chaque membre de votre équipe et tenir compte des différentes compétences. Vous ne devriez pas avoir besoin d'un processus d'évaluation des performances distinct pour un graphiste, un responsable du marketing de contenu ou un assistant administratif. Vous voulez être en mesure d'appliquer votre processus à tous les types d'employés, indépendamment de leur contribution à l'équipe ou de la manière dont ils le font.
Si aucun processus n'existe actuellement, vous souhaiterez trouver un cadre d'évaluation des performances qui fonctionne pour vous. De cette façon, vous aurez un modèle d'ordre du jour clair à utiliser pour votre réunion.
3. Gérez les attentes
Comme nous l'avons évoqué dans le conseil #1, ce n'est pas parce que vous comprenez le processus d'évaluation des performances que vos employés le comprennent nécessairement. Si vous ne le leur expliquez pas à l'avance, ils pourraient se sentir dépassés, mal préparés, bouleversés ou même pris au dépourvu.
Avant de procéder à une évaluation des performances, assurez-vous de :
- Prenez le temps d'expliquer le processus à votre équipe et expliquez à vos employés les sujets dont vous allez discuter lors de la réunion.
- Dites aux employés ce qu'ils doivent préparer, qu'il s'agisse d'une auto-évaluation, de points de discussion, de questions, de notes ou d'exemples.
- Donnez à chacun la possibilité de poser des questions sur le processus, en groupe ou en tête-à-tête.
4. Préparez-vous
Tout comme vous vous présenteriez à un événement important réunion individuelle préparé avec des points de discussion et questions pertinentes relatives à la réunion, vous souhaitez également vous présenter à votre évaluation des performances, préparée avec des notes, des données et des exemples spécifiques concernant les performances de votre employé.
Pourquoi ? Parce que les notes, les données et les exemples amélioreront la conversation. Vous ne vous contentez pas de donner votre opinion, vous partagez des faits.
Vous avez besoin d'aide pour prendre des notes lors des conversations sur les performances des employés et des discussions visant à fixer des objectifs ? Ambiance de bureau logiciel personnalisé garde une trace de toutes vos notes de réunion en un seul endroit, ce qui facilite la planification des révisions.
5. Communiquez avec vos pairs
La synchronisation avec les autres responsables de votre entreprise contribue à créer une cohérence au sein de l'organisation. Et le fait de contacter votre réseau en dehors de votre entreprise peut apporter une nouvelle perspective sur la façon dont les autres personnes procèdent aux évaluations de performance.
Si vous êtes un nouveau responsable ou si vous n'avez pas encore effectué d'évaluation des performances de votre entreprise, contacter un représentant des ressources humaines est un excellent point de départ. Souvent, les services des ressources humaines disposent de processus et d'outils prédéfinis pour aider les responsables à effectuer des tâches telles que les évaluations des performances.
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6. Faites de chaque évaluation une conversation bidirectionnelle
Vous voulez avoir un ordre du jour lorsque vous participez à une réunion d'évaluation des performances. Mais les évaluations de performance ne sont pas simplement l'occasion de parler à votre employé pendant une heure d'affilée. Pour être efficace et productive pour les deux parties, une évaluation des performances doit être une conversation bidirectionnelle.
Une fois que vous avez fini de partager avec votre employé ce qu'il fait bien selon vous et les points à améliorer, donnez-lui l'occasion de partager son point de vue. Cela peut vous aider à avoir une vision plus large des performances des employés et à vous assurer que vous vous en sortez tous les deux se sentir entendu et compris.
7. Définir clairement les critères d'évaluation des performances
Pour communiquer clairement avec les employés lors des réunions d'évaluation des performances, les responsables doivent bien comprendre ce qui constitue un bon ou un mauvais rendement et comment l'expliquer. Des critères de performance faciles à comprendre peuvent aider les responsables et les employés à définir la réussite, à mesurer l'impact, à évaluer les plans de performance et à décider des prochaines étapes à suivre.
Bien que la collecte d'informations et de données soit importante, les managers doivent également être attentifs à la nécessité d'aborder les évaluations de performance dans un esprit de coaching. S'ils peuvent mettre en évidence et distiller clairement les informations, leurs employés peuvent mieux comprendre et assimiler les commentaires qu'ils reçoivent.
8. Fournir un soutien et renforcer la confiance
Bien que les affaires soient des affaires, nous sommes tous des humains en fin de compte. C'est pourquoi l'approche et la mise en œuvre devraient se concentrer davantage sur ce que les employés font bien, plutôt que de s'attarder sur leurs faiblesses ou leurs comportements négatifs.
Cela dit, les critiques constructives sont essentielles. Considérez-le comme un moyen de corriger le cours si nécessaire et de découvrir des opportunités d'amélioration. Travaillez à renforcer la confiance en orientant les employés dans la bonne direction. Aidez-les à évoluer et à gagner en confiance en renforçant leurs points forts. Lorsque les employés se sentent soutenus par leurs managers, ils sont plus réceptifs aux commentaires sur les performances qui leur ont été adressés et plus enclins à réfléchir à leurs propres performances de manière objective.
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9. Posez des questions efficaces
L'un des conseils les plus importants est peut-être de vous assurer de poser les bonnes questions d'évaluation des performances. Les bonnes questions vous permettent, à vous et à votre employé, de rester concentrés sur le succès de chacun, ainsi que sur celui de l'entreprise. Les commentaires que vous recueillez en posant ces questions sont essentiels pour vous aider à gérer les attentes, à définir une voie de croissance claire, à identifier les domaines à améliorer et définir des objectifs à court et à long terme.
Voici quelques exemples de questions que vous pouvez poser lors des réunions de feedback avec vos employés :
- Quelles sont les réalisations récentes dont vous êtes le plus fier ?
- Quels objectifs vous êtes-vous fixés pour le prochain trimestre ?
- Vous rencontrez des obstacles sur votre chemin ?
- En tant que responsable, comment puis-je m'améliorer ?
Rappelez-vous toujours qu'il s'agit d'une conversation entre deux personnes. Encouragez vos employés à vous poser des questions en retour. Lors de ces réunions, donnez la parole à des discussions, qu'il s'agisse de tirer des leçons des performances passées ou d'atteindre des objectifs pour l'année à venir. Expliquez comment vous pouvez les guider et les aider, et abordez les points qu'ils se sentent à l'aise d'aborder au cours de la conversation.
10. Définissez les actions et les prochaines étapes
Une fois que vous avez tenu votre réunion d'évaluation des performances et que vous avez partagé vos commentaires, le responsable et l'employé devraient repartir avec une liste de tâches réalisables qu'ils pourront ensuite suivre. Longue ou courte, la liste constitue un plan d'action précieux qui devrait sembler réalisable pour les deux parties.
La prochaine fois que vous examinerez les performances de vos employés, vous pourrez passer en revue la liste précédente ensemble avant de définir de nouvelles mesures pour le prochain trimestre, voire l'année à venir.
Passez à votre prochaine évaluation des performances en toute confiance
Les évaluations de performance peuvent être stressantes, mais ce n'est pas obligatoire ! Maintenant que vous savez comment gérer le processus d'évaluation des performances, vous disposez de tout ce dont vous avez besoin pour aborder les prochaines périodes d'évaluation des performances et les mener en toute confiance. À votre tour, vous inspirerez la même confiance à votre équipe.
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