Guide complet du travail hybride : pourquoi, comment et quand?

Suite à une pandémie qui a transformé nos habitudes et nos pratiques, des solutions à la base temporaires sont envisagées comme solutions permanentes. Par exemple, le travail à distance qui permet d’avoir une certaine flexibilité. 

Mais est-ce une opportunité ou un problème pour la productivité?

Le « travail hybride » permet à l’employé de faire son travail autant à distance (maison, café, etc.) qu’au bureau, sur un horaire qui convient à lui comme à son employeur. Il permet d’avoir une certaine flexibilité au travail tout en respectant des horaires qui facilitent la communication. 

Pour maximiser son succès au sein de ton entreprise, voici notre guide complet du travail hybride.

Qu’est-ce que le travail hybride?

Définition

Le travail hybride, c'est une façon de diviser les heures de travail d'un employé entre le bureau et d'autres lieux. Ce peut être la maison, mais aussi un café, un chalet, un camping, etc.

L'idée, c'est d'offrir de la flexibilité à tes employés pour mieux concilier la vie personnelle et professionnelle.

Il existe d'ailleurs plusieurs façons d’organiser travail hybride :

• 50/50 : 50% du temps à la maison, 50% du temps au bureau
• 25/75 : 25% du temps à la maison ou au bureau, et 75% du temps l’inverse
• des jours fixes où tes salariés sont au bureau ou à la maison
• des semaines fixes où tes salariés sont au bureau ou à la maison

L’important, c’est d’avoir une procédure simple et claire pour une gestion saine de l’horaire, autant auprès des employés en travail hybride que de leurs collègues!

À qui s’adresse le travail hybride?

Certains métiers sont plus simples à passer en mode hybride que d'autres. Si ton entreprise est dans la construction, ce sera bien difficile d’offrir du télétravail à tout le monde.

Par contre, il y a toujours moyen de s’arranger! 

Par exemple, un ingénieur en foresterie ne pourrait pas être à distance pour le travail de terrain, mais l'ensemble de la planification et l'analyse des données peut se faire en dehors du bureau.

Les métiers les plus à même à être en travail hybride sont principalement du côté administratif, le travail sur logiciels et, de manière générale, le travail sur ordinateur.

5 bénéfices du travail hybride pour les gestionnaires

En tant que gestionnaire d’entreprise, tu as à cœur le bien-être de celle-ci, sa croissance et l’augmentation de sa valeur. Mais avec le travail à distance, t'inquiètes-tu de savoir si tes employés sont réellement productifs?

Chez Workleap LMS, on te présente 5 bénéfices du travail hybride pour te montrer tout l’intérêt de ce mode de fonctionnement (psssst… plusieurs de nos employés travaillent à distance, et même dans d’autres pays!)

La productivité

Si tes employés aiment ce qu’ils font et que tu leur donnes une raison d’être motivés, ils vont utiliser leur temps de manière optimale et travailler lorsqu’ils sont le plus productifs. 

Ça veut dire que tu auras de meilleurs résultats et que les tâches seront accomplies plus rapidement.

Lorsque tes employés sont au bureau, ils se font souvent interrompre pour des questions ou des remarques, tandis que chez eux, ils ont la possibilité de filtrer et de diminuer les interruptions non désirées.

Le bonheur

Rien ne vaut le confort de chez soi et de retrouver ses habitudes. Être dans son propre environnement peut rendre ton équipe plus à l’aise. 

Passer moins de temps dans les transports, jouer de la musique en arrière-plan, avoir son chat sur les genoux en travaillant… Ces petites choses peuvent jouer grandement sur la santé mentale de vos employés!

Les maladies

Lorsqu’on partage des espaces communs avec des collègues, on partage aussi les maladies. Pouvoir effectuer le travail à distance diminue les risques et donc, les absences. 

En plus, si un employé présente des symptômes, mais qu’il est encore apte à travailler, il pourra alors rester chez lui et prendre soin de sa santé tout en faisant avancer le travail, sans partager ses microbes.

Les économies sur les frais de maintenance

Que ce soit les coûts d’électricité (moins de personnes présentes, moins d’ordinateurs et de lumières allumées) ou les espaces de location (un même bureau pour plusieurs personnes), tu peux économiser gros. 

Attention cependant de t’assurer que tes employés sont bien installés et équipés pour travailler, même à partir de la maison!

Les talents cachés

Tu peux embaucher n’importe où dans le monde : certains talents cachés ne se situent peut-être pas dans ta ville, il faudra alors chercher plus loin. 

Ou peut-être que tes meilleurs employés ont des envies de vivre ailleurs et de voir le monde. Pourquoi les perdre quand tu peux leur offrir ce qu’ils veulent tout en les retenant dans ton équipe?

L’organisation pour un travail hybride à succès

En tant que propriétaire d’entreprise, il y a toujours la question de comment peut-on organiser le travail hybride.

Sache tout d’abord qu’il n’y a pas une seule manière de faire. Tout dépend de toi et surtout, de tes équipes.

On te liste pas à pas les étapes pour réussir la conciliation du travail au bureau et du travail à distance.

1. Sonder tes employés

Ce sont eux qui vont « faire les frais » de tes décisions, et comme tu le sais, un employé malheureux, c'est un employé qui ne sera pas productif.

Demande à tes équipes leurs préférences : préfèrent-elles faire du 50/50, du 25/75, des jours fixes au bureau ou à la maison ou des semaines fixes au bureau ou à la maison?

Il n’y a pas de règles pré-établies, à toi de les créer pour ta business!

Voici quelques questions que tu peux poser :

• Avez-vous des enfants, et si oui, à quelle heure débute ou commence l’école ou la garderie?
• À quelle distance habitez-vous de l’entreprise et combien de temps mettez-vous pour vous déplacer?
• Aimeriez-vous travailler à distance/au bureau ? Combien d’heures par semaine?
• Y a-t-il des journées spécifiques où vous préférez travailler au bureau/à distance?

Tu n’es pas non plus obligé de faire un emploi du temps pour chaque personne individuellement bien sûr (bonjour le casse-tête!), mais c’est possible d’en faire par équipe, par département, par projet, etc.

À toi de voir ce qui te convient le mieux en termes de gestion!

2. Offrir le matériel nécessaire

Tu as probablement un budget « matériel » pour ton entreprise. C’est le temps de l’utiliser!

Ce n’est pas tous tes employés qui ont un bureau, un ordinateur récent ou un espace confortable où ils peuvent travailler adéquatement.

Montre-leur que tu te préoccupes de leur bien-être en leur offrant :

• une formation sur la posture à adopter lorsqu’on travaille avec un écran,
• un séminaire sur la gestion des distractions à la maison,
• un ordinateur, une souris et un clavier ergonomiques,
• une chaise de bureau confortable,
• un portable,
• etc.

Tout dépend de ton budget et des besoins de chacun autant dans leur travail que dans leur vie personnelle.

On revient au premier point : « Sonder tes employés ». N’hésite pas à leur demander ce dont ils pensent avoir besoin pour bien exécuter leurs tâches!

3. Utiliser une plateforme de communication

La communication, c’est essentiel. 

Si les messages ne se transmettent pas ou bien de manière erronée, le travail ne sera pas bien fait.

À distance ou non, pourquoi ne pas utiliser un logiciel reconnu qui va t’aider à centraliser les communications?

Chez Workleap LMS, on te propose les meilleurs outils québécois pour le télétravail pour la gestion :

• des ressource humaines,
• des horaires,
• de l’engagement et la mobilisation des employés,
• de la formation et du développement des compétences,
• et de la communication.

Avoir un outil fiable fait en sorte que tu gardes contact avec les personnes, que tu as un suivi régulier des projets et que tu peux agencer aisément les horaires de chacun.

4. Créer un environnement de travail plaisant et efficace au bureau

Après avoir passé un moment éloigné, il est normal que certaines choses deviennent un peu gênantes et que la relation entre les collègues soit un peu moins naturelle.

Permettre des moments ensemble dans le cadre du travail est une belle solution pour non seulement renouer entre les personnes, mais aussi qu’ils prennent plaisir à participer au développement de l’entreprise.

Des « focus group », des périodes d’idéation, des « mind mapping », … Ce sont toutes des activités de formation informelles que tu peux réaliser au sein de ton entreprise afin de générer des idées et de faire participer tes équipes.

5. Récolter du feedback sur une base régulière

Les besoins changent, tu le sais. C’est pourquoi faire un questionnaire de satisfaction, pourquoi pas à chaque trimestre ou aux 6 mois, est intéressant.

Tu peux voir l'évolution du bonheur en entreprise de tes employés sur différents thèmes et améliorer les aspects que tes équipes ne trouvent pas optimales. 

En proposant un sondage anonyme, tu auras l’heure juste et tu pourras prendre les moyens nécessaires pour améliorer l’expérience-employé de ton équipe!

Les points négatifs du travail hybride

Évidemment, il n’y a pas de solution parfaite. 

Même si le travail hybride offre plusieurs avantages, il entraîne aussi parfois des situations plus complexes à gérer. En les anticipant, ce sera plus facile de prévenir ces inconvénients et de trouver des façons de compenser pour ceux-ci!

En voici à surveiller et quelques pistes de solutions pour les éviter :

1. Moins d’opportunités d’avancement

Lorsque nous sommes moins présents tous ensemble, il est rare que nous voyons et que nous soyons exposés aux projets des autres. 

Tes employés ont donc moins de possibilités de percevoir les opportunités à l’interne, et donc, d’avancer dans leur carrière.

Pour remédier à ça, tu peux faire organiser par les chefs d’équipe des réunions journalières ou hebdomadaires (comme des Scrum par exemple) où les équipes parleront brièvement de leur projet en cours. 

Non seulement les personnes extérieures peuvent apporter des idées s’il y a besoin, mais ça permet à tout le monde de savoir ce qui se passe dans ton entreprise.

2. Peu de partages de connaissances

Que ce soit lors de l’intégration d’un nouvel employé ou pour conserver la connexion avec ceux qui sont déjà présents, le partage de connaissances est un essentiel lors du travail à distance.

Tes équipes pourraient se sentir négligées et peu stimulées. C’est pourquoi cultiver l'engagement à distance à travers différentes activités et un accueil simple des nouveaux employés est à mettre au programme de ton entreprise.

Tu peux faire organiser des activités comme des « lunch & learn », par exemple, en réunissant tout le monde au bureau ou en virtuel.

Bien sûr, ces moments sont précieux et tu peux donc enregistrer ce qui a été dit pour que tes employés les retrouvent facilement.

Avoir un bon système de gestion des connaissances est la pierre angulaire qui va faire que tout le monde sera motivé à aller en apprendre davantage.

3. Un plus grand sentiment d’isolement

Les personnes à la maison vivent souvent de l’isolement au travail.

Il peut se créer des « clans » ou du favoritisme pour les employés sont sur place, car ils auront l’opportunité de jaser avec leur gestionnaire plus régulièrement.

Outre ça, à force de rester seuls à la maison, tes employés peuvent se sentir démotivés et avoir l’impression qu’ils ont moins de support de la part de leurs collègues.

En présentiel ou à distance, la communication brise l’isolement au travail. C’est donc un point majeur lorsque vient le temps de mettre en place le travail hybride dans ta business.

Communique la vision de l’entreprise, quels sont les objectifs, etc. Si tes employés ne savent pas POURQUOI ils font quelque chose, la motivation, et donc la productivité diminue grandement.

Comment un LMS peut supporter le travail hybride?

Une plateforme de formation en ligne ou Learning management system (LMS) aide à partager les connaissances et les procédures plus facilement et au rythme des employés.

Ils se sentent moins surchargés d’informations et auront plus envie de vérifier une donnée dans l’application plutôt que d’aller déranger un collègue.

De plus, tout le monde peut suivre la même formation sans avoir eu à se déplacer! Tes équipes sur place et à distance peuvent donc executer leur travail et se former sans la gymnastique d’horaire et de location de salles.

Commence dès aujourd’hui à planifier le travail hybride dans ton organisation et la formation à distance : demande ta démo de Workleap LMS gratuitement!