Lettre d'un chercheur aux responsables d'équipes distribuées

Vous voulez savoir une fois pour toutes ce que votre équipe pense de sa réalité professionnelle actuelle. C'est tout à fait normal - tous les gestionnaires, comme vous, qui se soucient profondément de leurs employés et de leur expérience le font.

Alors que tant d'organisations ont adopté le travail à distance, les dirigeants ont cherché des moyens de rester en contact avec leurs employés dans cette nouvelle réalité où l'on travaille ensemble tout en étant séparé.

Une quête de recherche

Le passage à ce nouveau monde du travail a eu de nombreux impacts - certains positifs et d'autres négatifs. J'ai eu le privilège d'entendre plusieurs histoires vécues par des membres d'équipe et des managers lors de mes entretiens au cours desquels ils se sont confiés à moi, partageant comment ils ont vécu ce virage et l'impact qu'il a eu sur eux, tant sur le plan personnel que professionnel. En fait, j'ai passé le dernier trimestre de 2021 à mener un long projet de recherche dans le but de comprendre les défis qui accompagnent le travail distribué. C'était de loin le projet de recherche le plus touchant, le plus inspirant et le plus perspicace que j'ai mené au cours de mes cinq années passées à Officevibe.

Officevibe souhaitant devenir la meilleure plateforme d'expérience des employés pour les équipes distribuées, j'avais pour mission d'identifier les problèmes qui, s'ils étaient résolus, auraient le plus grand impact sur les managers et les membres des équipes dans ce nouveau contexte de travail.

Mon équipe produit et moi-même devions également comprendre ce qui fait le succès d'un environnement de travail distribué (et pourquoi) afin de pouvoir aider nos clients à réussir dans cette nouvelle dynamique de travail. J'ai donc combiné mes entretiens avec une analyse documentaire pour découvrir tout ce que je devais savoir. En tout, j'ai lu (pendant des jours et des jours !) les leçons tirées des équipes qui travaillaient à distance bien avant que la pandémie ne frappe et les conclusions de plusieurs experts dans leurs études sur le travail à distance et distribué.

À la mi-novembre, le cerveau plein d'idées et de découvertes, j'étais prêt à faire mon rapport à mon équipe.

Si je devais résumer les résultats de notre recherche en un tweet, je dirais :

C'est aussi simple que cela (enfin, pas vraiment, mais je vais le détailler ci-dessous). En somme, nos liens, nos obligations, nos relations les uns avec les autres sont au cœur des résultats de mes recherches et sont la clé pour résoudre la plupart des problèmes et des défis qui accompagnent le travail distribué.

Les 10 principaux résultats de la recherche sur les équipes distribuées

Voici les dix principales conclusions de mes recherches :

1- Nous nous donnons à fond dans notre travail.

"Votre journée n'est pas votre journée de travail, votre journée est votre vie - et vous travaillez entre vos deux vies."

Cette citation est celle d'un des participants à ma recherche. Je pense qu'elle dit tout : le bon vieux dicton "équilibre entre vie professionnelle et vie privée" est à la porte.

En général, beaucoup d'entre nous sont satisfaits des nouvelles libertés qui leur permettent d'intégrer le travail à leur vie personnelle - certains l'appellent "le meilleur des deux mondes, ayant maintenant la flexibilité d'être de véritables nomades du travail et de travailler de la manière et au moment où nous travaillons le mieux." Pour d'autres, les lignes entre le travail et la vie personnelle restent floues, même près de deux ans plus tard. Dans l'ensemble, cette nouvelle flexibilité peut être à la fois positive et négative.

Alors que les gens ont fait face à un stress sans précédent ces deux dernières années, qu'ils ont trouvé un équilibre entre la garde des enfants et l'enseignement à domicile, qu'ils ont travaillé depuis leur salon et qu'ils ont calmé les chiens qui aboyaient et les enfants agités, quelque chose a changé : le travail est devenu plus humain. Nous sommes entrés dans l'espace personnel de chacun et le fait d'avoir des gens à qui parler est devenu un moyen de gérer tout cela.

Saviez-vous qu'une personne sur cinq a rencontré virtuellement l'animal de compagnie ou la famille de ses collègues et qu'une sur six a pleuré avec un collègue ?

2- La collaboration inter-équipes est difficile

Les connexions au sein de l'équipe immédiate sont bonnes, alors que les connexions et les liens entre les équipes ne sont pas si bons. C'est une source d'inquiétude pour l'avenir, car les relations sont l'un des facteurs les plus importants de l'engagement des employés.

3- Le maintien d'un fort sentiment d'appartenance sera un défi majeur pour l'avenir.

Le sentiment d'appartenance à l'organisation et à sa mission n'est tout simplement plus ce qu'il était, et nous en voyons les répercussions avec la Grande Démission. Mes entretiens de recherche et ma revue de la littérature ont révélé que ce sera également un défi à long terme du travail distribué/à distance. Il n'y a pas de processus pour établir des relations et des entonnoirs de communication au sein de l'organisation à distance, et cela affecte gravement le sentiment d'appartenance à l'organisation et à sa mission.

4- La façon dont nous accueillons les nouveaux employés doit changer

Pour réussir dans l'approche du travail distribué, il est essentiel de redéfinir le processus d'accueil. Sans surprise, il doit être fortement axé sur la création d'un réseau interne de connexions organisationnelles, au sein ET en dehors de l'équipe de travail immédiate.

5- Les émotions humaines sont trompées par les écrans

Le travail à distance a rendu les gens, leurs émotions et leur travail moins visibles. Cela affecte les relations sur le lieu de travail et a un impact négatif sur le bien-être, l'engagement et les performances des employés, ainsi que sur les possibilités de développement et d'avancement de carrière.

6- Les chocs générationnels seront plus forts

Nous devons être attentifs à l'arrivée de nouvelles générations sur le marché du travail et aux chocs générationnels à venir : certains jeunes travailleurs s'inquiètent de la réticence des seniors à revenir au bureau, ce qui les laisserait sans repères et sans possibilité de nouer des contacts et de développer leur capital social.

7- L'égalité des sexes sur le marché du travail pourrait connaître quelques revers

Une crainte particulière est que les modèles de travail hybrides puissent intensifier l'inégalité entre les sexes. On craint qu'ils ne renforcent les inégalités existantes sur le marché du travail. On craint également que les femmes qui ont choisi le travail à distance à long terme ne paient une pénalité de carrière, car les anciennes habitudes de présentéisme se réaffirment avec un retour partiel au bureau dans le modèle hybride.

8- Communication, communication, communication

La communication est de loin le problème n°1 à résoudre pour les équipes distribuées : une bonne communication est au cœur de la collaboration et de la confiance. Ensemble, elles forment les éléments essentiels de relations de travail solides, l'un des piliers de l'expérience de l'employé.

À ce titre, la définition de principes de communication & collaboration clairs et inclusifs est essentielle pour que les équipes réussissent dans cette réalité de travail.

9- Rien ne remplacera les interactions en personne.

Une chose est sûre : les connexions humaines en personne créent des liens durables, et aucune réunion, aucun jeu ni aucune conversation virtuels ne pourront jamais remplacer cela. C'est pourquoi investir de manière réfléchie dans des moments permettant aux équipes de se réunir pour des ateliers en personne, des expériences de rapprochement et des sessions de stratégie (lorsque cela est possible) sera certainement un défi en termes de budget et de coordination. Cependant, ces moments sont essentiels pour créer des ambassadeurs de l'entreprise, stimuler l'engagement et les performances, et limiter l'attrition des employés.

10- On a besoin d'être connectés

Il y a un fil conducteur dans les résultats de mes recherches : Notre réseau interne et ces connexions significatives ont également un impact énorme sur la résolution du principal impact négatif du passage au travail distribué/à distance : la réduction drastique des interactions sociales, des rencontres spontanées et de cette touche humaine qui nous manque tant dans notre ancienne vie au bureau.

On a besoin d'être connectés

Nous avons dû trouver des moyens de développer et d'entretenir ces liens tout en étant séparés, afin de nous adapter à ce changement qui a perturbé tant d'aspects de nos vies. Ce qui est encourageant, cependant, c'est que les membres de l'équipe et les gestionnaires avec lesquels j'ai parlé au cours de mes recherches ont maintenant une opinion très positive de la transition. Ils ont relevé ensemble les défis et ont réussi à traverser le changement en se sentant plus forts et plus connectés que jamais.

Comme je l'ai mentionné plus haut, les principes de l'équipe et de l'organisation sont un facteur de réussite du travail distribué - l'action de définir et de communiquer collectivement des principes de communication et de collaboration clairs et inclusifs est indispensable pour faire fonctionner les équipes à distance. Bon nombre des participants à mon étude ont expliqué que la communication par Slack et les émojis sont devenus, à bien des égards, des substituts aux conversations en personne. Ils n'ont jamais été aussi présents et importants ! Il est important d'en discuter en équipe pour éviter tout malentendu et tout stress inutile.

Incarner la culture et les valeurs de l'entreprise est également un facteur de réussite - tout cela doit se traduire par des actions et des comportements concrets, encouragés et pratiqués quotidiennement par les managers et les membres de l'équipe. Les membres de l'équipe doivent avoir le sentiment d'appartenir à une équipe et à une organisation grâce à des rituels qui combinent le face-à-face et le virtuel.

Enfin, il est essentiel de découvrir les points forts de chaque membre de l'équipe, de s'assurer que les membres savent sur qui ils peuvent s'appuyer et de créer un espace où ils peuvent le faire avec courage et vulnérabilité, afin de construire une équipe hautement engagée et performante. C'était vrai avant, c'est encore plus vrai maintenant que nous travaillons séparément.

Maintenant, revenons à notre question brûlante…

Comment se porte votre équipe ? L'expérience des employés s'est-elle améliorée avec le passage au travail à distance, est-elle restée la même ou s'est-elle détériorée ?

Près de deux ans après le début du travail à distance, comment la culture de votre équipe a-t-elle évolué et s'est-elle adaptée ? Qu'est-ce qui fonctionne, et qu'est-ce qui ne fonctionne pas ?

Et si la réponse n'était pas noire ou blanche ? Tout est dans les détails et les nuances, et vous devrez poser des questions pour les faire ressortir.

Alors, comment faire pour obtenir des réponses à ces questions ? Ne vous inquiétez plus. Je vais vous donner mes conseils professionnels d'expert en expérience des employés qui, je l'espère, feront entrer votre équipe dans une ère glorieuse de travail distribué.

Posez des questions. Mais la façon dont vous les posez déterminera ce que vous découvrirez.

Après avoir passé quelques mois à mener cette recherche et à la présenter en interne à nos équipes Officevibe, une idée est née. Comment pourrions-nous faire en sorte qu'il soit simple et rapide pour les managers d'obtenir des réponses à toutes ces questions ?

Tout commence par savoir quoi et comment demander. Pour vous aider, j'ai personnellement conçu un modèle d'enquête personnalisé pour les équipes distribuées afin d'aider les managers à obtenir les réponses dont ils ont besoin.

Qu'est-ce qu'Officevibe ? Grâce aux résultats de notre enquête Pulse et aux conversations de feedback anonymes, nous fournissons des signaux en vous donnant une visibilité sur ce qui fonctionne bien au sein de l'équipe et de son expérience d'employé, et ce qui ne fonctionne pas. C'est la raison d'être de nos 122 questions tournantes de l'enquête Pulse.

Mais le secret du vrai changement est de ne pas s'arrêter là. Vous ne faites que gratter la surface si vous le faites. À quoi sert de mesurer quelque chose si l'on ne fait rien avec les résultats ? C'est l'objet de vos prochaines étapes : donner du sens aux informations que vous obtenez d'Officevibe avec l'aide de votre équipe en creusant davantage pour comprendre ce qui se cache derrière ces signaux. Et le meilleur moyen d'y parvenir est de mener des discussions individuelles et collectives.

Mener des discussions à distance en tête-à-tête ou en équipe comme un pro

Les défis communs aux équipes distribuées sont nombreux, et si certaines solutions sont logiques pour la plupart, rien ne pourra jamais remplacer l'impact de l'implication de votre équipe dans la compréhension des problèmes et l'engagement de solutions ensemble.

Voici un cadre que vous pouvez utiliser pour approfondir les résultats de votre enquête personnalisée avec les membres de votre équipe.

Comment discuter de l'expérience de travail à distance de l'équipe lors d'une réunion d'équipe ?

🌟 BONUS : Si vous utilisez mon modèle d'enquête personnalisé, rapportez certains des résultats de haut niveau des questions 2 et 3 (en veillant à respecter l'anonymat) pour lancer la conversation.

Comment discuter de l'expérience de travail à distance d'un membre de votre équipe lors d'un entretien individuel ?

Et si vous consacriez votre prochain tête-à-tête à discuter de ce que les membres de votre équipe pensent du contexte de travail distribué ?

Officevibe vous permet de planifier et d'organiser très facilement vos réunions virtuelles en tête-à-tête. De plus, l'ordre du jour de la réunion est collaboratif, de sorte que vous et les membres de votre équipe pouvez ajouter les sujets que vous souhaitez aborder lors de la réunion. De plus, l'ordre du jour est partagé, ce qui vous permet à tous les deux de le préparer facilement à l'avance.

Un travail en cours

Je sais que j'ai abordé de nombreux sujets dans cet article et que certains d'entre eux peuvent vous sembler insurmontables. Ce n'est pas grave. En fait, c'est tout à fait normal - nos recherches sur le travail distribué montrent que le passage au travail distribué a fait peser un poids considérable sur les épaules des managers. Les employés se sentent moins liés à leurs pairs et à l'organisation lorsqu'ils sont à distance, et aujourd'hui plus que jamais, il incombe au manager d'apporter un sentiment de communauté et d'appartenance à chaque membre de l'équipe, et d'encourager et de soutenir la culture. C'est beaucoup, en plus de toutes vos autres milliards de responsabilités en tant que manager.

Rappelez-vous ceci : personne n'attend de vous que vous soyez parfait. Ce qui compte le plus, c'est de rester connecté à votre équipe. Diriger avec empathie, attention et curiosité est votre meilleur atout. Le reste viendra naturellement !

Chez Officevibe, nous aimons voir ce nouveau monde du travail comme rien de plus que… un travail en cours. Rien ne doit être parfait à ce moment précis. Nous sommes tous en train de le découvrir au fur et à mesure, et la beauté de la chose est que nous le faisons ensemble.

Posez les bonnes questions à votre équipe, régulièrement et fréquemment. Approfondissez et trouvez des solutions ensemble. Adoptez ce processus au fil de l'année et de ses différents moments (périodes plus chargées, mois plus stressants, vacances et périodes de célébration, changements dans l'organisation, etc.) Et mettez en place un processus qui vous facilite le travail, afin que vous puissiez vous concentrer sur la génération de changements positifs avec votre équipe. C'est la méthode Officevibe.