Gérer la formation en entreprise, c’est une responsabilité d'opérations plus que de RH

Dans une entreprise manufacturière, lorsqu’une machine se brise, on la fait réparer. 

Sans se poser de questions!

La maintenance de l’équipement est budgétée, parce que c’est un outil qui contribue aux opérations efficaces sur la ligne de production. Aussi simple que ça.

C’est la même chose pour un logiciel : quand on n’a pas le rendement souhaité, on investit pour l’améliorer ou le mettre à jour. Pourquoi? Parce que c’est nécessaire au bon roulement des activités de l’entreprise.

Alors, pourquoi est-ce différent lorsqu’on parle d’employés?

Si ton équipe n’atteint pas ses objectifs de performance, tu dois investir dans une mise à jour de ses connaissances!

Les frais associés au développement de ton personnel sont directement reliés à la profitabilité de tes affaires. Mais qui devrait gérer la formation en entreprise?

1. Qu’est-ce que la formation en entreprise?

La formation, c’est offrir à un individu ou à un groupe les connaissances nécessaires pour exercer une activité.

La formation dans l’entreprise, c’est développer les compétences de tes employés pour qu’ils puissent accomplir leurs tâches. En d’autres mots, c’est investir pour que ton personnel soit plus performant et efficace au travail.

On parle d’investir dans la formation en entreprise, puisque le résultat contribue directement à l’amélioration du produit et des services offerts. 

Plus tu formes tes employés, plus tu assures le succès opérationnel et financier de ton entreprise!

Pourquoi investir dans la formation en entreprise?

On a fait, plus tôt, le parallèle entre la machine et l’employé.

Qu’est-ce qui différencie la maintenance de l’équipement et la formation en entreprise?

L’argent investi dans l’amélioration d’une machine se limite à la machine en question. Si on a 5 machines qui brisent, il faudra dépenser 5 fois plus pour toutes les réparer. 

Lorsque tu investis dans le développement d’un employé, le résultat devient exponentiel et peut améliorer le rendement de tout ton personnel.

Avec les bonnes pratiques et les bons outils de formation en entreprise, tu peux :

• accélérer l’intégration d’une nouvelle ressource
• mettre à jour les connaissances de tes employés
• améliorer la compétence des employés à faible rendement
• standardiser les méthodes de travail
• protéger la mémoire organisationnelle

Les retombées positives vont au-delà des opérations : des employés bien formés seront plus heureux et donc plus fidèles envers l’employeur. 

Gérer la formation dans l’entreprise est ainsi une activité clé qui doit être priorisée dans tes prochaines prévisions budgétaires.

2. Qui devrait gérer la formation en entreprise?

Les ressources humaines devraient s’occuper de tout ce qui touche les humains, non?

En fait, les RH sont responsables d’encadrer le parcours professionnel de tes employés. Mais l’équipe aux opérations est beaucoup plus consciente des besoins réels sur le plancher!

Heureusement, tu peux segmenter la formation dans l’entreprise en deux responsabilités :

1. La création et la mise à jour du contenu
2. La gestion des inscriptions et de la progression

Qui devrait gérer la formation en entreprise entre l’équipe RH et les opérations? Pourquoi pas un peu des deux!

Le rôle des opérations dans la formation en entreprise

L’équipe des opérations supervise la production et le service à la clientèle, ce qui l’expose constamment aux enjeux du terrain. 

C’est de ce fait l’équipe idéale pour reconnaître les besoins de formation dans l’entreprise. 

Puisque la direction des opérations fait la planification de la production, elle connaît les forces et les faiblesses de chacune de ses ressources. C’est avantageux de développer tes employés au même niveau, car ça maximise la flexibilité dans les horaires et les charges de travail.

La formation technique des employés a aussi pour but d’augmenter la productivité et l’efficacité des opérations.  Comme la direction des opérations est constamment au fait des besoins d’affaires, elle voit plus rapidement la zone d’amélioration à traverser pour mieux soutenir les objectifs globaux. 

Cette vision stratégique des besoins de formation en entreprise assure de développer des compétences avec une meilleure rentabilité sur investissement à court terme.

Voici d’autres principaux avantages de transférer la responsabilité de la formation à ton équipe des opérations :

• Connaissance des écarts de compétences les plus urgents à combler
• Meilleure capacité à identifier des besoins techniques clairs et actionnables
• Création de formation en entreprise plus alignée à la réalité du plancher
• Rapidité à mettre à jour le contenu lorsque la réalité change
• Possibilité de partager la charge de création de contenu avec les employés performants

Le rôle des RH dans la formation en entreprise

Les ressources humaines n’étant pas impliquées dans les opérations quotidiennes, mieux vaut ne pas leur imposer la charge de création de contenu.

Fondamentalement, le rôle des RH gravite autour de la vision à long terme des besoins humains de l’organisation. En n’étant pas sur le plancher, c’est difficile d’avoir une réelle compréhension des besoins techniques de formation dans l’entreprise.

En donnant la responsabilité de la formation à tes ressources humaines, tu mets à risque les opérations.

Cependant, les RH connaissent mieux que personne les bonnes pratiques en termes d’accueil et d’intégration et de développement de carrière. Dans cette optique, ce sont les meilleures personnes pour accompagner tes gestionnaires d’équipe dans l’élaboration des plans de cours.

Une autre grande force des ressources humaines, c’est la communication de la culture interne. Mettre en place une culture d’apprentissage et qui encourage le partage de connaissances semble souvent trop intangible pour les opérations. 

Pourtant, c’est un aspect clé pour une meilleure rétention des compétences, et donc une plus grande performance organisationnelle!

Pour faciliter la mise en place de cette culture d’apprentissage, la responsabilité des RH dans la formation devient plutôt :

• Documenter les bonnes méthodes pour la création de formations
• Déterminer des catégories et groupes dans la plateforme de formation
• Suivre la progression des employés dans leur parcours d’apprentissage
• Extraire les rapports de complétion pour la conformité et le suivi financier

C’est ainsi un rôle de coordination et d’accompagnement plutôt qu’un rôle d’exécution ou de création de contenu.

3. Comment organiser la formation en entreprise?

On a déterminé que les opérations devraient être responsables de créer le contenu, et que les RH devraient coordonner les activités de formation en entreprise.

Maintenant, comment organiser la formation dans l’entreprise pour que tout le monde s’y retrouve facilement?

La technologie est un allié naturel pour centraliser l’information et inviter les différents départements à collaborer. C’est le genre de projet qu’on voit fréquemment sur Workleap LMS et qui nous démontre que tout le monde a son rôle à jouer dans l’entreprise!

Cependant, ce n’est pas le marteau qui bâtit la maison, mais bien la personne qui l’utilise.

Avant d’investir dans un projet de formation en entreprise, tu devrais d’abord clarifier, détailler et diviser tes besoins internes.

Pour éviter de te lancer dans le vide sans parachute, notre équipe peut t’aider à établir ton plan d’action. Demande une démonstration de Workleap LMS pour bâtir ensemble une stratégie gagnante et mieux gérer la formation dans ton entreprise!