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Savoir communiquer efficacement le feedback à vos employés est l'un des signes les plus évidents d'un bon leadership. Non seulement le feedback aide vos employés à se développer professionnellement, mais il permet à toute votre équipe de réussir et d'atteindre des objectifs collectifs.
Le feedback des employés peut être donné de manière formelle, par exemple lors d'un examen de performance ou d'une session individuelle. Mais certains des retours d'information les plus significatifs se font plus spontanément, alors qu'ils sont encore frais dans votre esprit.
Alors, quand exactement devez-vous donner du feedback ? Et comment pouvez-vous vous assurer que votre feedback est utilisé à bon escient ?
Pour vous aider à naviguer dans le processus de feedback, nous vous donnons des conseils importants pour maîtriser votre prestation et vous proposons des exemples concrets de feedbacks d'employés dans différentes situations.
Types de feedback des employés
Il existe trois principaux types de feedback sur le lieu de travail que les managers peuvent communiquer : le feedback positif, constructif et négatif.
Bien que ces trois types de feedback transmettent des détails sur les performances ou les capacités professionnelles d'un employé, ils diffèrent par leur ton et le résultat souhaité. Examinons leurs principales différences, le moment où vous devez utiliser chaque type de feedback et la manière de les communiquer.
Réactions positives des employés
Peu de choses peuvent égayer la journée de quelqu'un comme recevoir un compliment ou être reconnu pour ses efforts. Le lieu de travail n'est pas différent. Les commentaires positifs des employés reconnaissent le travail acharné des membres de votre équipe, soulignent leurs points forts et leur font savoir que vous les appréciez.
Quand utiliser le feedback positif
Qui se lasse d'entendre dire qu'il a fait quelque chose de bien ? Bien qu'il n'y ait pas de limite à la fréquence à laquelle vous pouvez communiquer des commentaires positifs à vos employés, le renforcement des conversations de feedback en temps réel est un excellent moyen de communiquer avec vos employés et de renforcer leur engagement.
Par exemple, donner un feedback positif à un membre de l'équipe juste après une présentation, alors qu'il est encore frais à l'esprit, peut lui rappeler d'intégrer ces éléments dans ses futurs projets. Vous pouvez perdre l'élan si vous attendez plusieurs semaines ou mois pour les évaluations de performance périodiques pour avoir des conversations de feedback significatives.
Comment donner un feedback positif
Les commentaires des employés doivent être authentiques et personnels. Si vous donnez des commentaires positifs sans faire référence à des détails précis, les employés peuvent avoir l'impression que vous n'avez pas été attentif ou que vous essayez d'atteindre un quota de compliments.
Soulignez ce que vous pensez qu'ils ont bien fait, relayez les commentaires positifs des autres membres de l'équipe ou des dirigeants, et remerciez-les pour leurs contributions. Un petit compliment soulignant les bonnes qualités d'un employé peut grandement contribuer à lui faire sentir qu'il va dans la bonne direction et que vous êtes sur la même longueur d'onde.
Bien que l'idéal soit de donner un feedback positif en personne ou par le biais d'un chat vidéo, car cela permet d'établir une connexion authentique, donner un feedback informel rapide par e-mail ou par messagerie instantanée peut remonter le moral et améliorer l'expérience de l'employé.
Un feedback constructif des employés
Faire savoir à un employé qu'il a fait un excellent travail sur un rapport ou une présentation peut être une expérience gratifiante en tant que manager. En revanche, fournir des commentaires constructifs peut être plus difficile.
L'objectif de la critique constructive n'est pas de décourager un employé mais de soutenir son développement professionnel. En tant que manager, vous pouvez offrir des suggestions et des conseils sur la manière dont il peut s'améliorer pour les projets futurs et la collaboration en équipe.
Quand utiliser le feedback constructif
Tout comme le feedback positif, vous pouvez fournir un feedback constructif peu de temps après qu'un défi ait été relevé. Si vous travaillez à distance, réservez une synchronisation rapide pour faire savoir à votre collègue que, bien que vous appréciiez son éthique de travail, vous pensez qu'il y a place à l'amélioration dans un domaine particulier.
Par ailleurs, si le problème n'est pas urgent, vous pouvez prendre des notes sur la situation et l'aborder ultérieurement lors d'un entretien individuel.
Comment donner un feedback constructif
La principale chose à retenir pour transmettre une critique constructive à un collègue est de le faire de manière nuancée. Par exemple, il serait préférable de reconnaître ses efforts tout en abordant les difficultés qu'il a pu rencontrer au cours d'un projet complexe ou d'une réunion d'équipe.
Commentaires négatifs des employés
En tant que manager, il est parfois impossible d'éviter de transmettre des commentaires négatifs. Cela peut être inconfortable, mais votre rôle en tant que leader est d'aider vos employés à se développer et à donner le meilleur d'eux-mêmes pour atteindre les objectifs collectifs de l'équipe.
Parfois, cela signifie qu'il faut donner un feedback difficile, mais seulement si cela peut les aider à s'améliorer. En fait, selon les données de l'enquête Officevibe Pulse Survey, 21 % des employés déclarent que le feedback qu'ils reçoivent ne les aide pas à grandir et à se développer, c'est pourquoi il est vital de soutenir votre équipe lorsque des difficultés surviennent.
Quand utiliser le feedback négatif des employés
Plus vous vous attardez sur un problème, plus il sera difficile de le surmonter. Des rancœurs peuvent apparaître, entraînant une diminution de la collaboration entre pairs et une baisse de l'engagement des employés. En étouffant le problème dans l'œuf, vous donnez à votre employé l'occasion de revoir sa façon de faire les choses.
Si les problèmes ne surviennent qu'une fois, mais que vous souhaitez suivre les progrès de votre subordonné direct pour voir s'ils deviennent une habitude, vous pouvez opter pour un retour d'information lors d'un examen de performance programmé.
Comment donner un feedback négatif à un employé de manière positive ?
De bonnes compétences en matière de communication sont essentielles pour donner un feedback négatif. Ces types de conversations ne sont jamais faciles, mais en fin de compte, elles mèneront à une culture d'entreprise plus heureuse et plus inclusive.
Bien qu'il ne soit pas toujours possible de donner un feedback en personne pour les équipes distribuées, les conversations délicates sont plus faciles à avoir par le biais d'un appel vidéo ou d'un e-mail, afin que vos employés puissent lire votre langage corporel et votre ton. Moins il y a de place pour l'interprétation, mieux c'est.
Exemples de commentaires positifs des employés
1. Atteindre un objectif (grand ou petit)
« Atteindre votre objectif de [nommez l'objectif] est un grand accomplissement ! Grâce à votre travail acharné et à votre cran, nous avons vu que [nommer l'impact de leur travail sur les objectifs de l'équipe/de l'entreprise]. Félicitations, et merci pour cette contribution aux objectifs de notre équipe. »
2. Avoir l'esprit d'équipe
« Je tiens à vous féliciter, non seulement pour votre performance mais aussi pour [nommez l'action spécifique]. J'apprécie vraiment votre dévouement à l'équipe au-delà de votre travail quotidien. Votre esprit de collaboration et vos compétences en matière de leadership illustrent parfaitement les valeurs de notre entreprise. Y a-t-il des moyens par lesquels je peux continuer à encourager cette attitude positive ? »
3. Aller au-delà de leur travail quotidien
« Merci pour vos efforts supplémentaires sur [nommez un projet ou une tâche spécifique]. Vous avez fait un travail incroyable, et votre engagement n'est pas passé inaperçu. Continuez à faire du bon travail, et faites-moi savoir comment je peux continuer à vous soutenir sur de futurs projets. »
4. Développer des compétences non techniques
« Je voulais vous faire savoir que j'ai remarqué à quel point vous avez développé vos [nommez les compétences non techniques spécifiques]. Je sais qu'il peut être difficile de surmonter [nommez le défi], mais nous pouvons sentir votre volonté de réussir. »
Exemples de feedback constructif des employés
5. Améliorer la communication au sein de l'équipe
« Bien que j'apprécie votre dévouement à [nom du projet], il pourrait être utile de vérifier plus fréquemment avec le reste de l'équipe afin que nous puissions ajuster les délais si vous avez besoin de plus de temps. Nous serions heureux de vous aider sur le projet si vous sentez que vous avez besoin de soutien ou de ressources supplémentaires. »
6. Manque d'alignement sur les objectifs ou les priorités
« Je veux vous parler de vos priorités. J'ai remarqué que vous vous en sortez très bien avec les projets 2 et 3, mais que le projet 1 passe entre les mailles du filet. J'apprécie que vous mettiez un intérêt personnel dans certains projets, mais il est très important que nous donnions la priorité à ceux qui correspondent aux objectifs de ce mois. Avez-vous l'impression de disposer de tous les outils et ressources nécessaires pour travailler sur le projet 1 ? Pensez-vous que vous pourriez déléguer certaines tâches pour mieux vous concentrer sur ce qui doit être fait en premier lieu ? Revoyons et fixons nos objectifs ensemble. »
7. Manque d'autonomie lors des projets
« Je trouve ça génial que tu poses des questions quand tu as besoin de clarifier une tâche. Mais ces derniers temps, j'ai l'impression que vous avez besoin de plus de conseils que d'habitude. Votre équipe sera toujours là pour vous soutenir, mais comment puis-je vous aider à développer vos compétences en matière de leadership et des habitudes de travail plus autonomes ? »
8. Problèmes de gestion du temps
« Salut [nom de l'employé] ! Tu fais un excellent travail sur ce projet / bien que j'apprécie ton attention aux détails, il est important de pratiquer une gestion efficace du temps puisque nous devons équilibrer tant de projets simultanément. Si vous avez l'impression que [nom de la tâche] vous prend plus de temps que d'habitude, prenez du recul et sautez sur un autre projet. »
Exemples de feedback négatif d'un employé
9. Livraison tardive d'un projet
« Je veux vous parler de votre travail sur ce dernier projet car votre retard a eu un impact sur l'équipe. Je sais que vous avez travaillé dur pour terminer votre partie à temps, et en regardant en arrière maintenant, nous pouvons repérer les obstacles plus facilement. J'aimerais que vous soyez plus proactif pour les repérer avant qu'ils n'affectent votre livraison la prochaine fois. Comment pouvons-nous faire en sorte qu'il soit plus facile pour vous d'attirer l'attention sur ce genre de choses ? »
10. Un moral bas ou une attitude négative
« J'ai remarqué que vous sembliez moins engagé ces derniers temps, et il est important pour moi que vous soyez motivé et que vous ayez un but dans votre travail. Je commence à voir que cela a un impact sur les autres membres de l'équipe également. Je veux m'assurer que nous sommes tous dans le même bateau et que nous nous soutenons mutuellement. Y a-t-il quelque chose qui se passe et dont je ne suis pas conscient ? Avez-vous l'impression de relever suffisamment de défis dans votre travail ? Y a-t-il quelque chose que je puisse faire pour vous aider ? »
11. Gérer les conflits internes à l'équipe
« J'ai senti une tension lors de notre réunion de planification d'hier, et je veux m'assurer que nous l'abordons avant qu'elle n'affecte notre productivité ou notre bonheur. Nous travaillons tous pour [nommer un objectif commun], et ce n'est pas grave si nous avons des idées différentes de celles de vos collègues sur la façon d'y parvenir. Que ressentiez-vous lors de la réunion ? Quelles sont vos principales préoccupations ? Planifions une réunion avec [nom du collègue] pour travailler à une résolution collaborative. »
12. Aborder les comportements problématiques ou les attitudes non professionnelles
« Je voulais vous parler de ce que vous avez dit pendant la réunion. Je comprends que vous puissiez être frustré par [nom du collègue ou du projet], mais il existe un code de conduite important qui doit être respecté sur le lieu de travail et en dehors. Je tiens à souligner l'importance de privilégier un environnement sûr et professionnel pour tous. Êtes-vous d'accord ? »
Exemples de feedback dans un environnement de travail à distance
Le passage au travail à distance peut rendre plus difficile le fait de donner du feedback. L'absence d'interaction en personne et de communication non verbale peut créer des problèmes supplémentaires lorsqu'il s'agit de donner un feedback, qu'il soit positif, constructif ou négatif.
13. Remédier à la baisse de performance des employés
« Nous nous adaptons tous différemment à cette nouvelle réalité, et j'ai remarqué que certains membres de l'équipe semblent avoir du mal à maintenir le même rythme qu'avant le passage à distance. Je veux découvrir quels sont les blocages propres à chacun afin que nous puissions mieux travailler en équipe avant que cela n'ait un impact sur nos performances. Qu'est-ce qui a été particulièrement difficile pour vous ? Y a-t-il des outils qui vous manquent pour être productif ? Avez-vous des idées sur la façon dont l'équipe peut être plus efficace ensemble ? »
Vous avez du mal à donner un feedback sur les performances de vos employés ?
Jetez un coup d'œil sur la façon de donner un feedback sur les performances d'un employé.
14. Préoccupations relatives à l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée
« J'ai remarqué que vous avez envoyé des messages à l'équipe en dehors de nos heures de travail habituelles à quelques reprises depuis que nous sommes passés au télétravail. Je veux que tout le monde ait une certaine flexibilité dans son emploi du temps, mais je veux m'assurer que notre efficacité n'en souffre pas. Quels sont vos horaires de travail ? Qu'est-ce qui vous aide à maintenir votre équilibre entre vie professionnelle et vie privée ? »
15. Questions relatives à la communication virtuelle
« J'ai remarqué que vous mettez beaucoup de temps à répondre aux messages importants récemment. Je sais qu'il est très important d'avoir du temps pour se concentrer, mais j'ai besoin de l'aide de l'équipe pour garder une ligne de communication ouverte pour les messages importants. Discutons de quelques stratégies que nous pouvons mettre en œuvre pour rester connecté lorsque c'est important sans que cela n'entrave votre productivité. Quelle a été votre expérience avec nos processus de communication depuis que nous travaillons tous à domicile ? »
16. Exprimer sa gratitude pour son dévouement dans les moments difficiles
« Nous savons que le passage au télétravail a été un défi pour tout le monde. Nous vous remercions pour votre résilience continue et votre travail acharné pendant [le temps] où nous avons travaillé à domicile. Je me réjouis de la poursuite de notre collaboration virtuelle, et j'espère que nous aurons l'occasion de travailler ensemble en personne à l'avenir ! »
Conseil de pro : Il peut être facile de tirer des conclusions sur les habitudes de travail des gens ou sur la réalité du travail à domicile, surtout lorsque nous sommes séparés.
La vérité est que la seule façon d'en être sûr est de demander, et c'est aussi la meilleure façon de soutenir vos employés de la façon dont ils ont besoin d'être soutenus.
Une façon géniale de le faire ? Vérifiez la productivité et les blocages des membres de votre équipe lors de vos entretiens individuels réguliers.
Exemples de feedback externe
Parfois, en tant que manager, vous devrez partager des commentaires provenant de vos supérieurs ou de parties prenantes externes. Cela peut être gênant, surtout si vous n'êtes pas nécessairement d'accord avec le point de vue de la tierce partie. La meilleure voie à suivre est la transparence et l'objectivité.
17. De la haute direction à votre subordonné direct
« Lors de notre synchro hebdomadaire des managers, nous organisons une table ronde pour partager ce sur quoi nos équipes ont travaillé. Cela donne lieu à des discussions fascinantes ! Cette semaine, [nom de la personne de la direction] a fait part d'idées intéressantes que je n'avais pas envisagées, et je voulais les partager avec vous. De leur point de vue, ils ne sont pas sûrs que nous ayons pris la bonne décision sur [nom de la décision]. Que pensez-vous de cela ? Je vous transmets cette information, mais n'hésitez pas à les contacter directement pour en discuter davantage. »
18. De la part d'une personne extérieure à l'équipe
« J'ai eu une conversation avec [nom de la personne] l'autre jour, et ils m'ont fait part d'un retour d'information qui, selon moi, pourrait vous être utile. Comme ils ne font pas partie de notre quotidien, ils trouvent que vos messages publics n'ont pas toujours un contexte suffisant pour qu'ils puissent tout saisir. Ils ont suggéré [mentionnez l'exemple de retour d'information spécifique] que nous pouvons essayer, je pense. Qu'en pensez-vous ? »
19. De la part d'un client
« Je voulais vous parler d'un retour que j'ai reçu d'un client et qui a un impact sur votre travail. Je veux entendre votre point de vue pour voir comment nous pouvons adapter cette perspective externe pour améliorer notre travail. Avez-vous également remarqué ce problème ? »
20. Du grand public
« Nous avons reçu des commentaires d'un membre du grand public concernant une interaction récente que vous avez eue avec un client. Nous voulons avoir une image complète de la situation ; pourriez-vous nous parler de ce qui s'est passé afin que nous puissions résoudre le problème rapidement et équitablement ? »
Comment donner un feedback efficace aux employés
Selon les données de l'enquête Pulse d'Officevibe, 17% des employés déclarent que le feedback qu'ils reçoivent n'est pas assez précis.
Le feedback ne doit pas être arbitraire. Pour être utile et avoir un impact, il doit être axé sur ce qu'une personne a fait (par opposition à qui elle est en tant que personne) et sur le résultat de ses actions.
Concentre-toi sur les informations clés et sois spécifique
Il peut être facile de négliger les mesures à prendre à la suite d'une conversation de feedback, mais le feedback des employés doit être applicable à l'avenir pour qu'il vaille la peine d'être partagé. L'objectif du feedback des employés devrait toujours être d'aider l'autre personne à s'améliorer.
Les 3 domaines d'intervention d'un retour d'information efficace :
- Le comportement : Ce que l'employé a fait et comment il l'a fait.
- Le résultat : Le résultat du comportement de l'employé et son impact sur le reste de l'équipe.
- Les prochaines étapes : Comment maintenir les résultats positifs, améliorer les résultats moyens ou travailler pour résoudre les résultats négatifs.
Ne soyez pas trop unilatéral
Le retour d'information doit être une conversation à double sens. Vous et vos employés devez travailler en collaboration pour découvrir les enseignements et les appliquer aux projets futurs. C'est là que vous pouvez faire valoir vos solides compétences en matière de leadership ; votre rôle de gestionnaire peut se transformer en celui d'accompagnateur, créant ainsi une culture de développement continu des employés.
Soyez ouvert au point de vue de votre employé sur la situation et soyez prêt à l'écouter. Le meilleur moyen d'y parvenir est de toujours faire suivre le feedback d'une question ouverte.
Fournir un feedback fréquent et efficace aux employés
Les données de l'enquête Officevibe Pulse Survey montrent que 25 % des employés estiment que la fréquence du retour d'information qu'ils reçoivent n'est pas suffisante pour les aider à comprendre comment ils peuvent s'améliorer.
Dans un monde du travail moderne où tout va très vite, vous devez développer un canal de retour d'information avec votre équipe qui va au-delà de l'évaluation annuelle des performances. Un coaching fréquent s'est avéré être un facteur de motivation intrinsèque, d'engagement des employés et d'amélioration de leur expérience.
Les réunions récurrentes en tête-à-tête sont une excellente occasion de donner régulièrement du feedback aux employés. Officevibe vous permet, à vous et à votre employé, de définir à l'avance les sujets de discussion dans un agenda partagé, afin que vous sachiez tous deux de quoi vous allez parler. De plus, vous pouvez définir des actions à suivre à la fin de chaque réunion, afin de vous assurer que le feedback débouche sur des résultats tangibles.
Se sentir à l'aise pour donner du feedback aux employés
Le feedback est un processus continu qui aide vos subordonnés directs à s'épanouir sur le lieu de travail, mais savoir comment donner du feedback peut être un défi, surtout lorsque vous devez communiquer une critique négative ou constructive.
L'une des meilleures façons de donner du feedback, quel que soit le type, est de suivre le modèle Situation-Comportement-Impact (SBI). Le modèle SBI suggère de donner le contexte de la situation, d'identifier le comportement à discuter et de partager l'impact que ce comportement a pu avoir.
Écouter et recueillir les commentaires des employés
S'il est essentiel de fournir un feedback aux employés, il est tout aussi important de recevoir un feedback des employés afin que votre équipe puisse exprimer ses idées, ses opinions et ses préoccupations.
Recevoir des commentaires de la part des managers peut tuer dans l'œuf les problèmes de productivité, vous aider à évoluer dans votre rôle de leader et augmenter l'engagement des employés de votre équipe.
L'outil de feedback des employés d'Officevibe aide les managers à recueillir des informations significatives et les commentaires des employés de leur équipe grâce aux enquêtes Pulse, aux modèles de réunions et aux guides pour les managers.
En intégrant le feedback dans votre culture d'entreprise, vous établissez des lignes de communication ouvertes pour comprendre ce que ressent votre équipe dans un espace sûr et sans jugement.
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