L’analyse d'écart de compétences en 4 étapes

Ton entreprise n'atteint pas ses objectifs? 

Une restructuration est prévue à l’interne? 

Vous considérez faire un pivot dans votre domaine d’affaires?

Dans toutes ces situations, il est important d’effectuer une analyse d’écart de compétences.

Un écart de compétences est la différence entre les compétences nécessaires dans l’organisation (besoins de l’employeur) et les compétences actuelles de la main d'œuvre (capacités des employés). Identifier un écart de compétence permet à un gestionnaire de cibler des formations à suivre ou d’orienter les embauches futures pour compléter les compétences de l'équipe.

La réalisation d'une analyse d’écart de compétences t’aide donc à identifier les compétences dont l'entreprise a besoin pour atteindre ses objectifs d’affaires.

Cette bonne pratique a plusieurs bénéfices pour ton entreprise puisqu’elle :

• Encourage la proactivité comme moteur de croissance
• Permet d’utiliser votre budget de formation de façon plus stratégique
• Met en lumière les faiblesses de votre processus de formation actuelle
• Établie la ligne directrice de vos futurs besoins d’embauche et recrutement

Comment est-ce que l’analyse d’écart de compétences peut m’aider?

Voici quelques mises en contexte pour mieux comprendre l’impact de l’analyse d’écart de compétences dans ton organisation.

Prenons l’exemple dans lequel l’équipe de vente n’arrive pas à atteindre les objectifs sur une base régulière.

Une analyse peut t’aider à comprendre que la compétence de négociation est une faiblesse dans ton organisation. En connaissant la cause de votre problème actuel, tu es en mesure de prendre de meilleures décisions pour ajuster le tir.

Supposons maintenant qu’un département dans ton entreprise a un taux de roulement anormalement élevé.

Une analyse peut démontrer que le gestionnaire a une faiblesse au niveau de son empathie et cause la démission de divers employés. Tu devrais donc voir à développer ses compétences relationnelles ou réviser sa position dans l’organisation.

Finalement, que faire si ton entreprise reçoit régulièrement des témoignages négatifs sur le web? 

Une analyse pourrait te faire découvrir que l’équipe de service à la clientèle n’arrive pas à bien utiliser votre CRM. Les suivis avec vos nouveaux clients sont donc souvent négligés et ceux-ci en ressentent une frustration palpable. Voilà une occasion pour réviser les procédures internes et organiser des séances de formation pour cette équipe.

Ceux-ci ne sont que quelques exemples qui illustrent l’importance et l’utilité d’une analyse d’écart de compétences.

Comment faire une analyse d’écart de compétences?

Bien qu’il existe différentes façons de s’y prendre, voici une approche simple et efficace en 4 étapes. 

Elle pourra te permettre d’avoir des résultats mesurables rapidement et ainsi prendre les actions nécessaires.

Étape 1 : Fais la liste de besoins en compétences

Tu dois d’abord avoir une bonne connaissance des compétences qui sont nécessaires pour l’atteinte des objectifs organisationnels. 

Tu dois donc faire la liste des différentes compétences dont l’entreprise a besoin pour être à la hauteur de ses ambitions. Cela inclut autant les compétences opérationnelles (exécution des processus) que les compétences relationnelles (gestion des employés).

Premièrement, il est bon d’établir quelles sont les compétences « universelles » dans l’organisation.

Tu devrais ensuite faire le tri des compétences spécifiques à chaque département puisque les besoins peuvent varier. Soit aussi spécifique que possible, de sorte que les mots soient faciles à contextualiser.

Par exemple, l’empathie d’un gestionnaire envers un employé n’est pas la même chose que l’empathie d’un employé envers un client. 

L’importance et le degré d’intensité en contextes interne et externe peuvent faire varier les attentes et le comportement.

Cette approche te permettra d’éviter un problème relié aux « attentes de compétences ». 

Dans un contexte de rareté de main-d'œuvre, Ii est difficile et irréaliste pour un employeur de s’attendre à ce qu’un nouvel employé soit expert au jour 1. Il faut donc être capable d’identifier les connaissances minimales requises par compétences et par département.
Vos employés doivent-ils être “débutant”, “intermédiaire” ou “avancé” afin de répondre à vos standards? Il est à toi de déterminer les requis pour soutenir tes objectifs.

Il est important de t’assurer que la liste contient les compétences jugées nécessaires à l’heure actuelle et dans un futur proche. Tu dois donc aussi considérer les compétences requises pour les projets à venir à moyen terme.

Nous n’avons pas le contrôle sur la vitesse d’apprentissage de chacun de nos employés. 

Pour cette raison, il est plus sage d’être proactif dans le développement de leurs compétences. Cette liste deviendra alors votre guide de référence pour faire l’état de la situation.

Étape 2 : Mesure les compétences réelles de l’équipe

Avant de mesurer les compétences des employés, il est important de bien communiquer l’intention analytique de l’exercice. Cela évitera qu’il soit perçu comme une évaluation formelle par les employés, ce qui pourrait provoquer une certaine méfiance.

Une analyse d’écart de compétences est une pratique d’affaires positive. 

Sans avertir les employés, cet exercice pourrait être perçu négativement et nuire à la culture et au climat de travail. 

Comme tu as besoin de la collaboration de tous pour mener une analyse fiable, il est à ton avantage de faire preuve de transparence. Communiquer ouvertement les éléments ou inquiétudes qui t’ont amené à effectuer cette analyse. 

Il faut bien clarifier qu’il s’agit d’une pratique constructive et une piste de solution. 

La mesure de compétences peut se faire de différentes façons, découlant de ce que tu souhaites accomplir.

Tu pourrais, entre autres:

• Faire un sondage d’équipe
• Effectuer des évaluations individuelles
• Analyser les rétroactions antérieures des employés
• Utiliser des applications spécialisées
• Etc.

L’objectif final est d’être en mesure de mettre une note par compétence, par employé, pour ensuite en sortir une moyenne d’équipe.

Une note attribuée sur une base de 5 ou 10 est souvent utilisée afin d’avoir un meilleur niveau de précision sur l’écart. Elle te permet aussi de déterminer l’urgence de formation requise pour pallier au potentiel déficit.

Chaque niveau de l’échelle doit être appuyé par des actions, des responsabilités et des attentes préétablies. Ceci t’assure ainsi que la cotation des employés est faite de façon équitable et constante dans l’ensemble de l’évaluation.

Étape 3 : Analyse l’écart de compétences

À ce stade, tu as en main la liste des compétences souhaitées et la liste des compétences réelles. 

Tu peux maintenant comparer les données afin d’identifier les zones à risque et les enjeux organisationnels qui découlent de compétences faibles. 

Connaître ses zones à risque, c’est une bonne nouvelle! Ça te donne un coup d’avance et plus de contrôle dans le développement des compétences de tes employés.

Tu dois alors mettre en place un plan de match basé sur les problématiques prioritaires et les ressources disponibles.

Ceci représente également une opportunité de revoir ou optimiser les plans de développement individuel. 

Prends le temps de réfléchir à ce qui pourrait avoir causé cet écart en premier lieu.

Pour établir le plan d’action, voici quelques questions clés à te poser :

• Y a-t-il de gros écarts entre les attentes organisationnelles et la réalité?
• Y a-t-il de gros écarts de compétences entre les employés d’un même département?
• Les écarts sont-ils associés à des besoins ponctuels, ou à des besoins récurrents?
• Les employés ont-ils du temps dédié à la formation continue?
• Les employés ont-ils accès à des contenus de formation d’intérêt pour leur rôle?

Tes constats découlant de ces questions mettront la table pour la prochaine étape.

Étape 4 : Prend action, par priorité

La dernière étape t’a permis d’avoir une compréhension des faiblesses et des sources de vos enjeux liés aux compétences.

C’est le moment de passer à l’action! Cependant, on ne peut pas tout faire en même temps. 

Comme tu as un budget et des ressources limités, il est important de prendre action sur ce qui est jugé prioritaire. 

La priorité peut être déterminée selon différents critères, tels que :

• Le volume de personnes impactées
• Les dommages directs ou indirects causés par l’écart de compétences
• L’alignement stratégique d’une compétence manquante face aux objectifs de croissance
• Etc.

Dans tous les cas, tu devrais emprunter des mesures qui supportent autant l’amélioration des compétences de l’entreprise que celles de l’individu.

Pour y arriver, tu as besoin d’outils et de processus qui contribuent à réduire l’écart. Ces éléments sont des conditions de succès pour réduire le risque de voir cette problématique se reproduire dans le futur.

La mise en place d’un plan de développement individuel est une bonne pratique. 

D’un côté, elle vise à impliquer l’employé dans le développement de ses compétences selon les attentes actuelles. De l’autre, elle soutient également ses ambitions de progression au sein de l’entreprise.

L’implantation d’une plateforme de formation comme Workleap LMS devient aussi un outil tout indiqué pour réaliser ce plan de développement.

Facilement accessible, elle te permettra de mieux documenter, diffuser et mesurer le progrès vers l’amélioration des compétences critiques de l’entreprise.

Tu as des employés compétents qui aimeraient partager leurs connaissances?

La création d’un comité de mentorat peut être une bonne solution pour uniformiser l’expertise collective de vos départements.

Si tes employés participent à des formations externes, propose une routine de présentation et de compte rendu avec l’équipe.

Cela te permet d'augmenter le retour sur investissement de chaque formation pour laquelle un budget est alloué à un employé. Celui-ci a ensuite la responsabilité de faire une présentation de ses apprentissages et connaissances acquises pour exposer ses collègues aux meilleures pratiques.

Le recrutement d’une nouvelle ressource est une décision stratégique qui peut pallier aux compétences manquantes.

C’est une embauche rentable qui accélère l'atteinte des résultats et qui peut élever le niveau de compétences de toute l’équipe.

Comme tu peux le constater, prendre action devient facile lorsqu’on a une bonne compréhension du problème réel et de notre objectif.

Suit l’évolution du développement de compétences

Évidemment, le travail ne s’arrête pas là.

Une analyse d’écart de compétences, c’est une image figée dans le temps. Il est de notre responsabilité d’en faire une pratique courante pour voir si les actions prises portent fruit. 

On veut surtout évaluer si les gains que l’on fait sont soutenables à long terme.

Évidemment, développer une compétence, ça prend du temps. Il faut donc permettre aux employés d'apprendre, de mettre en pratique et de développer de nouveaux réflexes. 

Ainsi, une analyse annuelle peut être suffisante pour rester proactif et contrôler l’évolution de ton entreprise et des gens qui la composent.