Travailler au service des ressources humaines du Québec en 2020 est un véritable défi. Avec un taux de chômage à son plus bas niveau depuis 1976, la charge de travail ne peut qu'augmenter. L'une des conséquences directes de cette situation est la difficulté à recruter et à fidéliser les employés.
Les circonstances génèrent des taux de rotation de plus en plus élevés, et donc une charge de travail plus importante. Sans une bonne stratégie pour y faire face, il s'agit d'un contexte qui peut devenir très coûteux pour une organisation.
Comment la formation continue prévient-elle les inconvénients liés à la pénurie de main-d'œuvre ?
Disposer d'une stratégie RH incluant une gestion optimisée de la formation présente plusieurs avantages pour chaque entreprise. Dans un contexte de turn-over élevé, voici les principales raisons d'investir dans le développement de votre personnel :
- Facilitez le recrutement interne grâce à des parcours de formation.
- Augmentez la productivité et les compétences des employés.
- Standardisez mieux les processus et les protocoles.
- Attirer de nouveaux talents et propulser sa marque employeur.
Cependant, la gestion de la formation nécessite du temps, une bonne structure de travail et de nombreux suivis. Cela peut s'avérer complexe si vous avez accès à peu de ressources, d'où l'importance de l'automatiser.
Pourquoi automatiser la gestion de la formation ?
À l'ère de la transformation numérique, une meilleure utilisation des ressources disponibles est essentielle. Plusieurs solutions sont disponibles pour permettre aux entreprises d'y parvenir, et les ressources humaines ne font pas exception.
Dans la gestion de la formation, nous prenons en compte les outils qui permettent la création, la diffusion et la mesure des cours. Grâce à ce type de service, Workleap LMS et Des gens offrent des avantages très intéressants pour les organisations.
Jetons un coup d'œil à certains de ces avantages.
Économies budgétaires
La création de modules de formation en ligne est un investissement rapide rentable pour l'entreprise. En effet, l'automatisation de la diffusion du contenu à l'employé permet de réaliser d'importantes économies sur certaines sources de dépenses, telles que :
- Le salaire des employés expérimentés requis pour la formation.
- Les honoraires d'un formateur externe.
- Les coûts liés à la location de la chambre.
Optimisation du temps
L'automatisation favorise une gestion moins manuelle et donc une augmentation de la productivité. Les outils de suivi des inscriptions et de calcul des budgets de formation en sont de bons exemples. En quelques clics, vous pouvez facilement savoir qui a suivi quelle formation et combien elle a coûté !
Centralisation des données
La gestion de la formation implique la manipulation de plusieurs informations pour chaque employé, telles que :
- Les certifications requises pour leur poste.
- Les cours à suivre.
- Les cours sont terminés.
- Le temps alloué à chaque formation.
- Le coût de la formation terminée.
Si vous utilisez encore plusieurs fichiers pour les surveiller et les gérer, vous comprendrez que c'est un véritable casse-tête ! C'est pourquoi vous avez besoin d'une solution qui permette de consulter et d'organiser efficacement ces informations.
Gestion du projet de loi 90
Dans la province de Québec, l'investissement dans la formation continue est contrôlé par le projet de loi 90, ou la fameuse Loi du 1 %. Pour se conformer, les entreprises doivent présenter des pièces justificatives pour toutes les dépenses éligibles.
Une fois les informations centralisées, il est beaucoup plus facile de gérer les coûts et les pièces justificatives nécessaires. Les outils de reporting et de saisie de données de Workleap LMS et Folks permettent précisément cette automatisation. Le suivi des déclarations s'effectue donc en un seul endroit et très facilement.
Comment automatiser la gestion des formations ?
Vous proposez probablement déjà des formations internes et souhaitez en automatiser la gestion. Pour faciliter ce processus, nous vous suggérons quelques étapes clés qui vous aideront à comprendre comment y parvenir.
Tout d'abord, permettez-moi de vous présenter les 2 outils que nous avons mentionnés ci-dessus.
Folks est un Système de gestion des ressources humaines (HRMS), ou une application qui aide les RH à recruter, à gérer le personnel et à organiser les informations.
Workleap LMS est un Système de gestion de l'apprentissage (LMS), ou une application qui permet d'administrer, de documenter, de mesurer et de diffuser des contenus éducatifs et des programmes de développement des compétences.
Voici les 5 étapes principales de la gestion de la formation automatisée.
1. Analyse des besoins de formation internes
Les besoins de formation de votre personnel peuvent varier considérablement d'un employé à l'autre. Ces besoins apparaissent au moment de intégration, lors de la mise à niveau des connaissances ou pour une amélioration continue. Pour savoir quelle formation doit être suivie par chaque employé, il faut une gestion diligente pour s'assurer que rien ne se passe.
Dans votre SGRH, vous pouvez noter et retrouver rapidement toutes ces informations. En plus de savoir quelle formation suivre, les délais et certifications requis sont également ajoutés. Cela permet de savoir plus rapidement qui inscrire à quel cours.
2. Création de contenus de formation
L'embauche de formateurs externes est très coûteuse et demande de l'organisation car plusieurs employés doivent être réunis en même temps. D'autre part, la formation par les pairs peut entraîner des pertes de productivité. Lorsque vos meilleurs talents sont occupés à former de nouveaux employés, ils ne rapportent pas d'argent à l'entreprise.
Avec Workleap LMS, votre entreprise peut configurer sa plateforme de formation en ligne. Tu peux créer du contenu en utilisant la documentation interne et le soutien de formateurs et d'employés externes. L'avantage, c'est que tout est au même endroit et que chaque collaborateur peut progresser à son rythme !
3. Gestion des inscriptions aux formations
Une fois que vous connaissez les besoins de formation et que vos modules sont créés, il ne vous reste plus qu'à enregistrer votre personnel. Directement sur votre plateforme Workleap LMS, vous pouvez gérer ces inscriptions de plusieurs manières.
Si vous souhaitez ajouter de nombreuses personnes à un cours, vous pouvez le faire rapidement en créant un groupe. Par exemple, vous pourriez créer un groupe pour un département, un niveau de direction, une succursale, etc. Cependant, si vous souhaitez enregistrer chaque employé manuellement, c'est également possible.
Si vous souhaitez proposer une formation supplémentaire, vous pouvez l'afficher et autoriser les employés à y participer volontairement. Ainsi, ils deviennent responsables de leur développement professionnel sous vos encouragements.
4. Suivi des cours de formation achevés
Bien entendu, il est inutile de former votre personnel sans faire un suivi par la suite. Bien que vous puissiez consulter directement les progrès des étudiants dans Workleap LMS, vous pouvez également télécharger un rapport d'achèvement.
Grâce à ce rapport, vous pouvez importer les informations directement dans votre SGRH. En quelques clics, les profils de vos employés seront mis à jour en fonction de la formation terminée ! Si nécessaire, vous pouvez même joindre le certificat d'achèvement généré dans Workleap LMS.
5. Gestion du budget
Avec toutes les informations rassemblées en un seul endroit, il devient très facile d'évaluer les coûts. Directement dans votre SGRH, vous pouvez calculer le salaire de l'employé et les autres coûts liés à sa formation. Vous pouvez même joindre des pièces justificatives pour centraliser les informations en cas de contrôle.
Gérer le projet de loi 90 (ou la Loi du 1 %) n'a jamais été aussi simple !
Lequel de ces outils vous intéresse le plus ? N'hésitez pas à nous contacter si vous souhaitez plus d'informations sur notre solution LMS ! Si vous avez des questions pour Des gens, il nous fera plaisir de vous mettre en contact.
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Source : Institut de la statistique du Québec : État du marché du travail au Québec — Bilan de l'année 2019