Si vous dirigez une équipe distribuée, vous vous êtes peut-être rendu compte au cours des deux dernières années que cela ne se limite pas à télécharger Zoom et à vous balader dans l'espace virtuel. À l'instar de l'architecture des espaces de bureau visant à améliorer la collaboration et la productivité des équipes, il en va de même pour la façon dont nous fonctionnons dans une réalité numérique. Au-delà de la façon dont nous organisons les bureaux et des mots de motivation que nous accrochons aux murs, les dirigeants des équipes distribuées doivent réfléchir à la manière de réorganiser les processus de travail, les rituels de connexion, etc.
Dans cet article, vous découvrirez quatre bonnes pratiques à suivre qui jettent les bases d'une performance d'équipe réussie.
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4 bonnes pratiques pour diriger une équipe distribuée :
- La connexion doit être intentionnelle
- Fournissez-leur les outils dont ils ont besoin pour réussir
- Surveillez l'état de santé de votre équipe
- Ne soyez pas un gestionnaire d'hélicoptères
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Pourquoi est-il important d'avoir une structure au sein d'une équipe distribuée
UNE équipe distribuée sans structure, c'est une bombe à retardement ; elle est conçue pour échouer, voire pour imploser. Pensez-y de cette façon : une entreprise et les équipes qui la constituent sont comme des microcosmes de notre société dans son ensemble. Si nous sommes capables de bien fonctionner en tant que société, c'est parce qu'il existe un ensemble de normes communes : une structure. Des feux de signalisation pour guider nos mouvements et des lois pour aider à orienter un ensemble de comportements attendus. Les équipes à distance, en particulier celles qui travaillent depuis des villes et des fuseaux horaires différents, ont besoin du même type de conseils pour surmonter leurs défis. Un ensemble de « règles et d'outils » pour harmoniser les processus, les méthodes de travail et les attentes.
4 bonnes pratiques pour diriger des équipes distribuées
1. La connexion doit être intentionnelle
La télécommande et modèles de main-d'œuvre distribuée sont largement appréciés par les travailleurs modernes, mais non sans embûches. Lorsque la pandémie a frappé, notre capacité à socialiser et à établir des liens avec les gens a été mise à mal, et pour beaucoup, cela a été préjudiciable. La Harvard Business Review discute la montée de la solitude, affirmant que cela « entraîne des problèmes de santé, une réduction de la productivité, du chiffre d'affaires et épuisement professionnel. » Les équipes dont le sentiment de connexion est rompu risquent de tomber dans une période de sous-performance. Pourquoi ? Les relations, la confiance et la capacité de communiquer confortablement les uns avec les autres constituent l'infrastructure des équipes performantes.
Établissez des liens :
Responsables, même si votre équipe à distance ne peut pas se réunir physiquement pendant l'heure du déjeuner, veillez à inscrire des déjeuners virtuels sur le calendrier de votre équipe. Ces moments de connexion décontractés que nous avons vécus autrefois au bureau étaient essentiels pour créer une dynamique d'équipe positive, alors ne les laissez pas échouer. Cela est particulièrement vrai lorsque vous recrutez de nouveaux employés qui n'ont pas eu la chance de rencontrer personne en personne.
2. Fournissez-leur les outils dont ils ont besoin pour réussir
Les équipes travaillant à distance ont besoin des bons outils pour fonctionner de manière fluide. C'est à vous d'aider votre équipe à distance à migrer vers un espace virtuel et de vous assurer qu'elle utilise les outils les mieux adaptés à ses besoins.
Le choix du bon ensemble d'outils de travail distribués commence généralement au niveau de l'organisation afin de garantir que toutes les équipes de l'entreprise travaillent en harmonie. Cependant, il est également important de demander à votre équipe ce dont elle a besoin. Soyez ouvert à l'idée de connaître les types de logiciels dont ils pourraient avoir besoin pour être plus productifs, efficaces et même créatifs depuis chez eux. Et bien sûr, soyez prêt à les présenter à votre propre manager.
Outils à prendre en compte
1. Outils de communication
Il existe de nombreuses formes que la communication peut prendre pour les équipes distribuées. Pensez à des outils de communication écrite quotidiens tels que Slack, des outils de messagerie tels que Perspectives, des outils de communication vidéo tels que Microsoft Teams et Zoom, et outils de travail hybrides comme Officevibe.
Officevibe permet aux chefs d'équipe répartis de maintenir les lignes de communication ouvertes à tout moment, renforçant ainsi la voix des employés. Offrir une plateforme de feedback permettant aux employés de partager à la fois leurs espoirs et leurs défis change la donne en matière d'engagement des employés. Essayez Officevibe gratuitement.
2. Outils de collaboration
Finis les tableaux blancs et les post-its pour lancer un bon brainstorming. Vous devrez trouver de nouveaux moyens pour permettre à votre équipe distribuée de collaborer. Envisagez un outil comme Miro pour organiser des sessions de collaboration réussies ou un outil de gestion de projet tel que Asana pour suivre la collaboration au sein de votre équipe. Notre équipe a prospéré en l'utilisant !
3. Outils rétrospectifs
Aujourd'hui plus que jamais, les équipes doivent regarder en arrière et discuter ensemble de l'évolution des choses. Ces moments de réflexion sont essentiels pour permettre aux équipes d'avoir des discussions honnêtes entre elles sur la dynamique d'équipe, voire les processus de travail.
Rétrospectives sont des réunions d'équipe au cours desquelles les responsables et les employés s'assoient ensemble et réfléchissent au travail accompli pendant une certaine période (généralement depuis la dernière rétrospective). Ces réunions d'équipe permettent aux employés d'être agiles et d'itérer, afin de pouvoir constamment s'améliorer.
3. Surveillez la « santé » de l'équipe et donnez la parole aux employés
Le travail en présentiel a permis aux dirigeants de recevoir des signaux visuels indiquant ce que ressentaient leurs collaborateurs, mais lorsqu'il s'agit de travailler à distance, ce n'est pas aussi facile à évaluer. Si les managers commencent à perdre de vue les performances de leur personnel, les performances peuvent se dégrader rapidement et le taux de rotation peut augmenter.
Le meilleur conseil pour les responsables d'équipes distribuées est de se rappeler que « loin des yeux » ne doit pas signifier « hors de la vue ». Trouvez des moyens de vous enregistrer régulièrement auprès de vos proches. N'oubliez pas de leur donner une voix en permanence. Cela signifie qu'il faut leur demander de partager leurs opinions et leurs idées, tout en leur fournissant les bons moments et les bons outils pour le faire.
Comment les responsables peuvent-ils communiquer avec leurs équipes distribuées
Organisez des entretiens individuels fréquents : Nous suggérons chaque semaine tête-à-tête virtuel avec chaque membre de l'équipe pour s'enregistrer à la fois en tant que personne et en tant que travailleur. Prenez le temps de leur demander comment se portent les gens, quels sont leurs blocages et comment vous pouvez les aider. Même 30 minutes par semaine permettent de rappeler aux employés que vous vous souciez de vous. C'est également un moment essentiel pour s'aligner sur les attentes et s'assurer qu'elles sont prêtes à atteindre leurs objectifs.
Utilisez un outil de sondage de pouls pour les équipes distribuées: Ambiance de bureau - notre enquête sur le pouls et notre outil de feedback - fournit aux responsables des provinces un rapport hebdomadaire sur la santé de leur équipe selon 10 niveaux d'engagement des employés. Il automatise toutes les questions importantes que vous souhaitez poser mais que vous n'avez peut-être pas le temps de poser, donnant ainsi aux membres de l'équipe distante une voix continue.
4. Ne devenez pas le manager d'un hélicoptère
Les responsables dont les équipes sont récemment distantes ou distribuées doivent être attentifs aux tendances de microgestion qui pourraient apparaître. Vous êtes passé d'une visualisation complète de l'endroit où se trouvaient les gens et de ce qu'ils faisaient au quotidien à une vision plus restreinte de ce que font les gens.
Attendez. Avant de vous enregistrer une fois de trop, n'oubliez pas que vous avez embauché vos employés pour une bonne raison et que les employés travaillant à distance attendent de leurs dirigeants qu'ils leur fassent confiance et soient autonomes.
Comment éviter la microgestion
Tout d'abord, soyez honnête avec votre équipe. Vous vivez tous un changement ensemble. Si vous ne savez pas si vous vous enregistrez trop longtemps, faites-leur savoir que vous vous efforcez de trouver l'équilibre et demandez-leur de vous dire s'ils se sentent « étouffés » ou s'ils ne se sentent pas dignes de confiance. Cette vulnérabilité est utile pour créer des relations plus authentiques avec les membres de votre équipe distribuée.
En outre, voici quelques questions de réflexion que vous pourriez vous poser avant d'envoyer ce message ou de passer cet appel.
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Questions de réflexion pour éviter la microgestion :
1. Ai-je besoin de le savoir maintenant ? Ou peut-il attendre notre prochain entretien individuel ?
2. Ce membre de l'équipe m'a-t-il donné une raison de penser qu'il n'est pas au top de ses tâches ? Ou est-ce mon propre besoin de contrôle ?
3. Est-ce que je ressens des pressions de la part de mon propre responsable pour des mises à jour constantes ? Si c'est le cas, vous devez peut-être en discuter avec eux, et non avec votre équipe.
4. Est-ce que le fait de contacter mon employé dès maintenant l'empêcherait de se concentrer sur son travail ?
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Comment les dirigeants peuvent-ils s'épanouir dans un environnement distribué ?
Nous avons expliqué comment vous pouvez aider les employés à distance à s'épanouir, mais qu'en est-il de vous ? Vous jouez un rôle crucial dans la direction d'une équipe dispersée saine et performante, mais une équipe n'est aussi forte que le leader qui la dirige. Alors, prenons une minute pour nous assurer que vous êtes également bien configuré. Voici quelques conseils des responsables d'Officevibe sur la gestion des équipes distribuées.
- Demandez à votre responsable quels sont les outils dont VOUS avez besoin pour être performant. N'hésitez pas à exprimer ce qui est nécessaire pour réussir dans une réalité distribuée (assurez-vous simplement de plaider en faveur de son impact).
- Si votre responsable ne vous propose pas de rendez-vous individuels, assurez-vous de le demander. Vous avez besoin d'un débouché autant que vos employés, et les attentes relatives à votre réussite sont essentielles à la réussite de toute votre équipe.
- Trouvez dans votre entreprise un mentor qui a déjà travaillé dans un environnement de travail décentralisé afin de pouvoir échanger des idées. Si ce n'est pas le cas, prenez le temps de communiquer avec d'autres gestionnaires afin de partager les meilleures pratiques et les leçons apprises pour faire face à cette nouvelle réalité.
- Si vous encouragez l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée au sein de votre équipe à distance, assurez-vous de lui accorder également la priorité. Montrez l'exemple.
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