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Lorsqu'il s'agit de prendre contact avec les employés, d'assurer le suivi de leur charge de travail et de leurs résultats, ou tout simplement de s'informer sur un plan personnel, les questions posées lors des réunions individuelles sont la solution. Si les entretiens individuels sont le moment idéal pour poser à vos collaborateurs directs toutes les questions importantes que vous avez à leur poser, ils sont aussi le moment idéal pour répondre aux questions que vos collaborateurs directs pourraient vous poser.
En tant que manager, vous avez une longue liste de tâches à accomplir et de nombreux éléments mobiles à suivre. Par conséquent, vous n'avez pas toujours le temps d'élaborer les questions parfaites pour vos entretiens individuels. Parfois, il peut être difficile de savoir quelles questions poser aux managers et aux employés lors d'un entretien individuel ou de savoir de quoi discuter avec les membres de votre équipe.
Nous le comprenons. Pour vous aider à obtenir un retour suffisant (et des informations précieuses !), nous avons donc établi une liste pratique, divisée par sujet, qui vous permettra de rester sur la bonne voie. Car, après tout, si vous ne posez pas les bonnes questions, vous risquez de ne pas tirer tous les avantages des entretiens individuels.
Utilisez les questions suivantes pour définir efficacement les points de discussion dans l'ordre du jour de votre prochain entretien individuel, afin de vous concentrer sur les réponses de vos employés et sur les prochaines étapes qui découlent de ces conversations significatives.
Comment structurer les réunions en tête-à-tête
Avant de vous lancer dans des entretiens individuels, il est important de savoir comment les structurer de manière appropriée. Bien que les conversations doivent toujours être naturelles, le fait de les préparer vous aidera à vous sentir confiant dans votre approche et peut même contribuer à améliorer la communication et à instaurer la confiance au fil du temps.
Que vous souhaitiez parler d'opportunités de développement professionnel, de culture d'entreprise ou de tout autre sujet, un modèle d'entretien individuel peut vous aider à démarrer et à maîtriser votre entretien individuel !
L'avantage d'un modèle est qu'il vous permet de rester fidèle à votre style de management et d'y apporter votre touche personnelle. Une préparation et une structure adéquates sont bénéfiques tant pour les managers que pour les employés.
Si les différents types de réunions nécessitent des structures différentes, l'objectif est de couvrir les bons points de discussion et d'assurer le suivi des actions à entreprendre. Par exemple, une réunion classique en tête-à-tête suit généralement les étapes suivantes :
- Enregistrement informel (5 minutes)
- Récapitulation des travaux récents (10 minutes)
- Préparation du travail à venir (10 minutes)
- Récapitulation et définition des mesures à prendre (10 minutes)
Une réunion de fixation d'objectifs suivra une structure différente, avec une certaine préparation à l'avance :
- Auto-réflexion de l'employé (avant votre rencontre individuelle)
- Fixation des objectifs individuels de l'employé (pendant l'entretien individuel)
- Établir de petites actions (pour conclure votre réunion individuelle).
Passons maintenant aux questions, d'accord ?
50 Questions pour un entretien individuel
Maintenant que nous avons exploré la structure des entretiens individuels, passons en revue les types de questions que vous pouvez poser dans chaque situation. Qu'il s'agisse d'un contrôle général, d'une réunion de développement de carrière ou d'une conversation personnelle ou difficile, nous avons tout ce qu'il vous faut.
Préparez des questions appropriées pour la réunion afin de couvrir tous les points de l'ordre du jour et de maintenir un bon déroulement.
Questions à poser aux employés
Qu'il s'agisse de votre premier tête-à-tête avec un employé ou que vous ayez des sessions régulières depuis longtemps, il est toujours bon d'avoir une réunion de contrôle. Commencez votre prochain entretien individuel régulier par une question de la liste ci-dessous.
Ces questions vous aideront à comprendre ce qui préoccupe le membre de votre équipe, de sorte que vous pourrez orienter la conversation à partir de là lors de votre réunion de contrôle :
- Pouvez-vous me parler de ce sur quoi vous avez travaillé et comment ça se passe ?
- Qu'avez-vous en tête concernant le travail ces deux dernières semaines ?
- Pouvez-vous me donner un exemple récent d'une situation professionnelle dans laquelle vous vous êtes épanoui ? Quels sont les éléments clés qui ont mené à votre réussite ?
💡 Le saviez-vous ? Une communication ouverte et honnête entre les managers et les employés peut avoir un impact énorme sur la motivation, la satisfaction et même la productivité des employés. Ainsi, le fait d'avoir des entretiens individuels réguliers peut même contribuer à la rétention des employés. En fait, une étude récente a montré qu'un engagement élevé des employés se traduit par une augmentation de 18 % de la productivité (Gallup).
Les autres managers eux-mêmes sont souvent les meilleures personnes à qui demander des conseils pour avoir de meilleures conversations en tête-à-tête.
Questions sur la vie personnelle
Si les discussions sur les objectifs de carrière et les critiques constructives constituent une part importante des entretiens individuels, il est également important de s'intéresser à la vie personnelle des employés. La façon dont les employés se sentent au quotidien est souvent le reflet de ce qui se passe en dehors du lieu de travail.
Non seulement le fait de s'en préoccuper permet d'établir une meilleure relation, mais cela joue également un rôle important dans l'instauration de la confiance. En fin de compte, nous sommes tous humains. Il est important que chacun puisse parler des défis auxquels il est confronté, ainsi que des moments forts qu'il aimerait partager en dehors du travail.
Dans le même temps, il est également important de maintenir l'équilibre entre le côté personnel et le côté professionnel. S'il est nécessaire de montrer que vous vous intéressez à eux, il est également important de garantir et de respecter leur vie privée.
Pour vous aider à y voir plus clair, voici quelques questions à poser lorsque vous souhaitez prendre des nouvelles de vos employés sur un plan personnel, sans être envahissant.
- Comment allez-vous, et comment se passe la vie en dehors du travail ces derniers temps ?
- Comment trouvez-vous votre équilibre travail/vie privée en ce moment ?
- Y a-t-il quelque chose que vous aimez faire pendant votre temps libre et que vous n'avez pas eu le temps de faire dernièrement ?
- Y a-t-il une chose que vous aimeriez changer au travail et qui aurait un impact positif sur votre vie personnelle ? Quel serait ce changement ?
Conseil : soyez précis chaque fois que vous le pouvez. S'ils ont des enfants, demandez-leur leur nom et n'oubliez pas de prendre des nouvelles et de poser des questions à leur sujet. S'il y a eu récemment une fête ou un événement marquant de la vie, posez également des questions à ce sujet.
Montrer de l'intérêt, se souvenir de petits détails personnels et avoir des conversations pertinentes peut faire toute la différence dans la journée d'un employé.
Questions sur l'engagement et la motivation des employés
Les facteurs qui contribuent à l'engagement et à la motivation des employés sont si nombreux qu'il est essentiel de les identifier. Après tout, une entreprise prospère fonctionne grâce à des employés motivés et satisfaits de leur rôle et de leur progression de carrière.
Parfois, le plus grand défi auquel sont confrontés les managers est de s'assurer que leur équipe reste motivée et performante. Ces questions de réunion sont donc conçues pour découvrir ce qu'ils apprécient, ce qu'ils n'apprécient pas et comment vous pouvez relever les défis auxquels ils sont confrontés :
- Êtes-vous enthousiasmé par ce sur quoi vous travaillez actuellement ?
- Qu'est-ce qui vous motive à venir travailler ?
- Que pensez-vous de nos projets à venir ?
- Avez-vous parfois l'impression de vous ennuyer ou de ne pas être stimulé au travail ? Si oui, comment pouvons-nous rendre votre quotidien plus motivant ?
Questions sur les performances des employés
Le succès est une voie à double sens. Les employés sont plus performants lorsque l'entreprise parvient à écouter leurs besoins et à y répondre de manière à leur permettre d'atteindre leurs objectifs. La gestion des performances favorise la croissance professionnelle, qui contribue à son tour au succès de l'entreprise.
Voici quelques questions à poser pour vous assurer que vous recevez un retour d'information qui peut contribuer à améliorer les performances des employés :
- Quels sont les compétences ou les comportements dont vous faites preuve au travail et qui sont bénéfiques pour vous et pour votre équipe ou votre entreprise ?
- Vous arrive-t-il de devoir travailler sur plus d'une tâche à la fois ? Si c'est le cas, comment vos tâches et vos responsabilités pourraient-elles être réorganisées pour vous éviter d'avoir à faire plusieurs tâches à la fois ?
- Selon vous, qu'est-ce que notre entreprise apprécie ou attend de vous en matière de performance ? Avez-vous eu l'occasion de satisfaire ces attentes ou d'actualiser ces valeurs dans votre travail ?
- Selon vous, la méthode d'évaluation et de récompense des performances professionnelles est-elle justifiée et équitable ?
Conseil de pro : organisez des réunions d'évaluation des performances avec les nouvelles recrues après leurs 30, 60 et 90 premiers jours, afin de donner le ton aux futures discussions sur les performances.
Questions individuelles sur l'alignement des équipes
Rester aligné demande un certain doigté, mais il est toujours possible de trouver le bon équilibre quand on s'y prend bien. L'alignement de votre équipe peut contribuer à améliorer les performances et à accroître la satisfaction des employés (gagnant-gagnant !).
Plongez dans ces questions pour évaluer ce qui fonctionne et ce qui peut être fait pour améliorer l'alignement :
- Vos collègues savent-ils quand ils peuvent vous interrompre ? Si ce n'est pas le cas, comment pourriez-vous le leur faire savoir sans que cela ne compromette votre capacité à collaborer ?
- Se passe-t-il des choses au sein de l'équipe qui rendent la collaboration difficile ?
- Pensez-vous que l'équipe dispose de ressources suffisantes (informatiques, humaines, budgétaires, matérielles ou autres) pour atteindre ses objectifs communs ?
- S'il y avait une chose que vous pourriez voir notre équipe ou notre entreprise accomplir, quelle serait-elle ? Qu'est-ce qui vous aiderait, vous ou votre équipe, à l'accomplir ? Qu'est-ce qui, selon vous, pourrait y faire obstacle ?
Conseil de pro : Officevibe est l'outil par excellence pour amener tout le monde à se concentrer dans la même direction.
Questions sur le développement professionnel
Lorsqu'il s'agit de développement professionnel, chacun a ses propres aspirations de carrière. Qu'il s'agisse d'acquérir de nouvelles compétences ou de se fixer des objectifs à long terme, la croissance est subjective. C'est pourquoi il est essentiel de découvrir ce qui compte pour chaque employé, la direction qu'il veut prendre et ses objectifs de carrière.
Les responsables RH et les managers ont tout à gagner à avoir ces conversations sur la carrière afin d'aider chaque individu à se développer.
Posez ces questions de développement professionnel lors de votre prochain tête-à-tête :
- Avez-vous l'impression de progresser dans votre rôle ?
- Vous sentez-vous stimulé au travail ? Apprenez-vous de nouvelles choses ?
- Que pourrions-nous faire pour vous aider à atteindre vos objectifs à court et à long terme ?
- Avez-vous l'impression que nous vous aidons à progresser dans votre carrière au rythme que vous souhaitez ?
- Y a-t-il des événements auxquels vous aimeriez participer ou des formations que vous souhaiteriez suivre pour vous aider à développer vos compétences ?
💡 Le saviez-vous ? 1 employé sur 3 dit ne pas avoir quelqu'un au travail qui l'aide à grandir et à se développer (données de l'enquête Pulse d'Officevibe).
Un mentor sur le lieu de travail peut être un excellent moyen de contribuer au développement professionnel d'un employé. Obtenez des conseils sur la façon d'encadrer un employé.
Questions individuelles sur les défis des employés
Aucun rôle ne va sans son lot de défis. Qu'il s'agisse d'apprendre à gérer les distractions (au bureau ou à distance !), de problèmes quotidiens de communication ou même d'un problème lié à la culture de l'entreprise, les employés doivent toujours être encouragés à s'exprimer.
Remédier à ces problèmes et à ces blocages contribuera à améliorer la satisfaction et les performances des employés. Même si les anciens managers n'ont pas pris le temps de prendre en compte les doléances des employés, vous pouvez certainement le faire !
Voici quelques questions utiles à poser lors de vos futures réunions (sur place et avec des équipes distantes) :
- Quels éléments de votre environnement de travail provoquent les interruptions les plus fréquentes de votre productivité et comment pourriez-vous remédier à ce problème ?
- Selon vous, votre charge de travail est-elle raisonnable ? Si elle ne l'est pas, pouvez-vous suggérer des solutions que nous pourrions mettre en œuvre ensemble pour résoudre le problème ?
- Quels sont les meilleurs moyens pour vous de communiquer avec moi lorsque vous constatez que vous manquez de ressources, qu'elles soient informatiques, humaines, budgétaires, matérielles ou autres ?
- Quels sont les meilleurs moyens pour vous de communiquer avec moi lorsque votre rôle et vos responsabilités au travail ne sont pas clairs pour vous ?
💡 Le saviez-vous ? Les travailleurs à distance sont confrontés à un certain nombre de défis qui ne sont pas nécessairement rencontrés au bureau. Puisqu'une étude récente a déclaré qu'un quart des heures de travail continueront à être effectuées à distance (BNN Bloomberg), il est important de s'assurer que les défis des employés à distance continueront à être abordés.
Posez des questions sur les préférences en matière de reconnaissance
Être reconnu pour son travail est un facteur de motivation important pour les employés. Mais la façon dont ils reçoivent un retour positif peut varier. S'informer de la méthode et de la fréquence est un excellent moyen de garder les employés sur la voie de leurs réalisations et de les reconnaître comme ils le souhaitent.
Posez ces questions lors de vos entretiens individuels :
- Dans quel contexte préférez-vous que l'on souligne le bon travail que vous avez accompli ?
- Quel type de reconnaissance des employés aurait l'impact le plus positif sur vous ? Préférez-vous que l'on apprécie votre contribution au cours des réunions d'équipe, que l'on vous fasse des commentaires positifs lors de rencontres individuelles, que l'on organise des activités d'équipe pour souligner la réussite d'un projet donné, ou autre chose ?
- Faites-vous un effort pour reconnaître le travail et les réalisations de vos pairs ?
- Y a-t-il quelque chose que nous pourrions faire en tant qu'équipe pour améliorer la reconnaissance ?
Questions sur le retour d'information et la communication avec les employés
De même que pour les préférences en matière de reconnaissance, il est également important de demander à vos employés comment ils aiment recevoir du feedback en général. Certains employés acceptent bien de recevoir des commentaires et des critiques constructives, tandis que d'autres ont besoin d'une approche différente. Il est essentiel de savoir ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas.
Voici quelques questions directes que vous pouvez poser à chaque personne :
- Comment préférez-vous recevoir du feedback ?
- Y a-t-il un feedback constructif que vous avez reçu récemment et qui vous a été particulièrement utile ? Pourquoi ?
- Vous sentez-vous à l'aise pour donner à vos collègues un retour sur le travail auquel vous collaborez ?
- Y a-t-il quelque chose sur lequel je pourrais vous donner un retour en ce moment, ou un retour que vous pourriez avoir pour moi ?
Rencontre individuelle pour poser des questions sur les objectifs de carrière
Fixer des objectifs de carrière aide les employés à rester sur la bonne voie et à se concentrer sur ce qu'ils veulent atteindre à court et à long terme. Mais c'est le rôle du manager de les aider à les définir et à rester sur la bonne voie pour les atteindre.
Poser les bonnes questions lors des entretiens individuels est un bon point de départ :
- Avez-vous besoin d'avoir une vision plus claire de la manière dont vos objectifs de carrière individuels nous permettent d'atteindre nos objectifs en tant qu'équipe ou entreprise ?
- Avez-vous besoin de mon aide pour identifier les actions qui pourraient vous aider à atteindre vos objectifs à long terme ?
- En l'état actuel des choses, pensez-vous être en mesure d'atteindre votre objectif ?
- Pensez-vous que nous devrions travailler ensemble pour réviser votre objectif ou en fixer de nouveaux ?
Fixer des objectifs pour les employés peut être difficile. Avec Officevibe, vous pouvez fixer des objectifs individuels en collaboration avec les employés et les relier aux objectifs collectifs de votre équipe. À partir de là, vous pouvez définir des actions plus petites à chaque réunion individuelle, afin que les membres de votre équipe soient prêts à réussir.
Posez des questions sur l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée, le bien-être et le stress des employés.
Tout comme il est important de poser des questions sur la vie personnelle d'un employé, il est également crucial de vérifier l'équilibre entre sa vie professionnelle et sa vie privée. Aujourd'hui plus que jamais, l'accent est mis sur la gestion du stress et la prise en charge de la santé mentale.
Assurez-vous de poser les bonnes questions pour que votre équipe sache que vous êtes à l'écoute et que vous êtes favorable à un équilibre sain :
- Comment donnez-vous la priorité à l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée ?
- Vous sentez-vous à l'aise de prendre des pauses, des congés et d'utiliser des politiques de travail flexibles ?
- Pouvez-vous me donner des exemples concrets de situations stressantes que vous vivez au travail ?
- À votre avis, qu'est-ce qui cause le stress ? S'agit-il d'un sentiment de manque de contrôle, d'un sentiment d'incompétence ou de difficultés à gérer les aspects imprévisibles ou nouveaux de votre travail ?
- Êtes-vous en mesure de demander à des collègues plus expérimentés que vous de l'aide, du soutien ou des conseils pour gérer des situations stressantes ?
- En tant que manager, qu'est-ce que je fais déjà, et dois continuer à faire, pour favoriser le bien-être physique et mental de notre équipe ?
Conseil de pro : Vérifier la santé mentale de vos employés peut être une tâche délicate, mais nécessaire. Un modèle de santé mentale peut être un excellent guide pour vous aider à poser les bonnes questions.
Questions pour conclure et définir les prochaines étapes
De l'évolution de la carrière au bien-être d'un employé, chaque question mérite un suivi attentif. Les questions sur la productivité personnelle sont tout aussi importantes que les questions sur la culture d'entreprise. Ces options ouvertes peuvent donc répondre à tout ce qui peut préoccuper un employé pendant vos réunions.
- Quelle est la chose que vous allez mettre en place dans la semaine ou les deux semaines à venir sur la base de notre conversation ?
- Y a-t-il un point de discussion spécifique sur lequel nous devrions revenir lors de notre prochaine rencontre ?
- Avant de conclure, pensez-vous à quelque chose que je pourrais faire pour vous aider ?
S'il est important de se mettre d'accord sur les prochaines étapes, leur suivi l'est encore plus. Officevibe vous permet d'attribuer chaque action (à un membre de votre équipe ou à vous-même !) à la fin de chaque réunion. Il vous envoie ensuite un e-mail le lundi pour vous rappeler vos engagements.
Les actions sont automatiquement reportées sur votre prochain agenda individuel sur la plateforme, de sorte que vous ne perdez jamais de vue ce que vous avez tous deux promis de faire.
Meilleures pratiques pour les réunions en tête-à-tête
Maintenant que vous avez parcouru chaque section de questions portant sur des sujets tels que l'évolution de carrière, l'acquisition de compétences générales, les défis liés au travail à distance, et bien d'autres choses encore, il est temps de consulter le guide ultime des entretiens individuels pour trouver d'autres idées qui vous permettront de bien préparer vos prochains entretiens.
Vous y trouverez toutes les meilleures pratiques, les meilleurs conseils et les informations privilégiées dont vous avez besoin en tant que manager.
S'équiper
Vous êtes un grand manager, et ces questions vous aideront à avoir de bonnes conversations avec tous les subordonnés directs de votre équipe. Qu'il s'agisse de discuter des objectifs, d'avoir une conversation difficile, d'obtenir une mise à jour du statut ou de vérifier le bien-être, avec Officevibe vous êtes bien équipé pour couvrir tous les points de discussion nécessaires.
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