Comment donner un feedback négatif sans démotiver les employés?

Dans la carrière de tout leader, il arrive un moment où il doit donner un feedback négatif à un subordonné direct. Il peut s'agir d'une personne dont les performances sont insuffisantes, qui a des problèmes interpersonnels avec un autre membre de l'équipe ou qui se sent désengagée de son travail. C'est à ce moment-là que vous devez intervenir et donner un feedback honnête pour essayer d'améliorer la situation. Mais il n'est pas toujours évident de donner un feedback difficile d'une manière qui convienne à son destinataire. En fait,

1 employé sur 5 déclare que le feedback qu'il reçoit au travail ne l'aide pas à grandir et à se développer.

Données de l'enquête Pulse d'Officevibe.

La façon dont vous donnez du feedback peut avoir un impact important sur le succès, l'engagement et le niveau de confiance d'un employé à votre égard, pour le meilleur et pour le pire. C'est pourquoi donner un feedback efficace est une compétence importante à développer pour les dirigeants.

Continuez à lire pour obtenir des conseils sur la façon d'améliorer vos compétences en matière de feedback, de créer une culture du feedback dans votre équipe et de faire de la critique constructive une expérience positive pour les membres de votre équipe.

Pourquoi il est si important de savoir donner un feedback négatif

Il peut être aussi difficile de donner un feedback négatif que de l'entendre. Mais la raison pour laquelle il est difficile d'en donner est la même raison pour laquelle il est si important de le faire : parce que vous vous souciez de la personne avec laquelle vous partagez le feedback. Offrir un retour constructif aux employés montre que vous vous investissez dans leur progression et leur réussite.

Pensez-y de la manière suivante : Si vous faites quelque chose qui nuit au succès de votre équipe (ou au vôtre), ne voudriez-vous pas que quelqu'un vous le dise et vous aide à le corriger ?

Le but d'un feedback négatif n'est pas de mettre en lumière une erreur ou un échec. Une critique constructive doit montrer à quelqu'un une autre perspective ou mettre en lumière quelque chose dont il n'avait pas conscience. L'intention doit être d'aider, et non de réprimander.

"Le fait de focaliser les gens sur leurs défauts ne permet pas d'apprendre, cela l'entrave."

The Feedback Fallacy, HBR

L'apprentissage est le point essentiel de tous les types de retour d'information. Qu'il s'agisse de commentaires positifs ou négatifs, ils doivent toujours être constructifs. Le développement continu et les possibilités de croissance sont parmi les facteurs les plus importants de la satisfaction au travail. Par conséquent, avoir un manager qui sait donner un retour négatif peut faire une grande différence dans l'expérience d'un employé, sans parler de ses performances.

Comment donner un feedback négatif de manière efficace : 5 conseils

Même avec de solides compétences en communication et un bon niveau de confiance, donner un feedback négatif n'est jamais facile. Il est normal de se sentir nerveux et de se demander ce qui va se passer et comment votre employé va recevoir votre commentaire. Et s'il se mettait en colère ? Qu'il pleure ? Qu'il ne m'aime pas ? Et s'il démissionne ?

Rappelez-vous que vous avez beaucoup plus de contrôle sur la façon dont vous donnez un feedback négatif que sur la façon dont il est reçu. Si vous êtes préparé, le processus de feedback sera beaucoup moins stressant et la conversation sera plus productive. Utilisez ces conseils sur la façon de donner un meilleur feedback pour aborder votre prochaine session de feedback avec calme et sérénité.

1. Préparez vos sujets de discussion

Il est toujours important de planifier ce que vous voulez dire et comment vous allez le dire. Cela vous aidera à vous en tenir aux principaux points que vous voulez aborder et à vous assurer que votre feedback négatif est transmis correctement. Si vous le pouvez, essayez de faire rebondir vos notes auprès d'un collègue ou d'un ami en qui vous avez confiance, afin d'obtenir un point de vue extérieur sur la façon dont votre commentaire est perçu.

Cette dernière question est l'une des plus importantes. Comprendre vos intentions vous aide à mesurer le succès de votre séance de feedback et à définir un objectif pour la conversation.

Une intention positive est une bonne intention : Donner un feedback négatif n'a pas pour but de prouver quelque chose ou de punir quelqu'un. Qu'il s'agisse d'améliorer les performances, de remédier au désengagement ou de gérer les relations avec les pairs, vos intentions doivent toujours être positives.

2. Restez professionnel, évitez d'être personnel

Les commentaires négatifs ne doivent jamais être dirigés vers la personnalité d'un employé - ils doivent porter sur ses actions ou son comportement, qui sont tous deux acceptables. Le feedback correctif au travail doit être lié au rôle de la personne, à ses responsabilités ou à tout autre élément pertinent pour le travail. Enfin, les commentaires négatifs doivent améliorer les performances de l'équipe et de l'employé.

Conseil de pro : si vous ne devez pas en faire une affaire personnelle, le feedback négatif doit être personnel venant de vous. Utilisez des formules d'ouverture telles que "Je pense / Je ressens / Je me demande si…" au lieu de formuler un commentaire négatif d'un point de vue général, comme "Tu es / Tu fais…".

3. Posez des questions et écoutez attentivement

Toute conversation productive est à double sens. Parfois, une bonne façon d'aborder un feedback difficile est de commencer par demander le point de vue de l'autre personne. Vous pouvez poser des questions d'accompagnement pour l'aider à comprendre le problème en question et à parvenir à ses propres conclusions. Écoutez ses théories sur ce qui pourrait être amélioré - vous pourriez même être surpris par ses idées.

4. Soyez direct et authentique

Avez-vous déjà essayé de donner un feedback en utilisant la méthode du sandwich? En d'autres termes, vous avez écrasé le commentaire négatif entre deux positifs dans l'espoir d'adoucir le choc? C'est un moyen infaillible d'embrouiller votre interlocuteur et de diluer votre message. Séparez les commentaires positifs des commentaires constructifs pour éviter d'envoyer des messages contradictoires.

De même, si vous essayez de faire passer vos critiques pour des commentaires positifs, ou si vous changez soudainement de personnalité au cours de votre séance de feedback, votre collaborateur direct pourrait commencer à se méfier ou à se mettre sur la défensive. Les employés veulent un manager qui soit honnête, transparent et communicatif. Soyez donc naturel, direct et gardez à l'esprit l'intérêt de votre employé lorsque vous lui faites part de vos commentaires négatifs.

5. Discutez des solutions et définissez les prochaines étapes

Donner un feedback constructif n'est pas seulement une question d'évaluation, c'est aussi une question d'évolution. Le feedback continu est un élément crucial pour améliorer les performances des employés et aider les membres de votre équipe à se développer. En plus de partager votre point de vue sur le présent, assurez-vous de discuter de la façon dont le feedback s'appliquera à l'avenir et des actions que votre employé pourrait entreprendre pour l'appliquer dans son quotidien.

Quel que soit le point de départ de la conversation, une partie importante du feedback correctif consiste à définir clairement les prochaines étapes. Aidez votre employé à identifier quelques actions que vous pourrez suivre lors de votre prochaine discussion.

Quels sont les effets d'un feedback négatif mal formulé ?

Un feedback négatif mal formulé peut être pire que l'absence totale de feedback. La façon dont les gens reçoivent le feedback peut faire une grande différence dans la façon dont ils l'appliquent (ou non). Si un feedback constructif est perçu comme une critique, une punition ou une attaque, les employés peuvent se fermer. Cela peut avoir un impact sur tout, des performances d'un employé à son moral, en passant par son engagement et sa confiance envers son manager ou ses pairs.

Donner un feedback négatif lors d'un entretien individuel

Un entretien individuel est souvent le meilleur moyen de donner un avis négatif à un employé. Les commentaires critiques peuvent être difficiles à entendre, et la façon la plus respectueuse d'aborder toute forme de critique constructive est de le faire dans le cadre d'une conversation privée.

Comment donner un feedback constructif lors d'un entretien individuel?

1. Planifiez la réunion à l'avance. Évitez de prendre votre collaborateur direct par surprise en lui envoyant une invitation à la réunion.
2. Fixez l'ordre du jour et les points à aborder. Dans votre invitation, incluez un bref ordre du jour des points que vous souhaitez aborder. Demandez à votre collaborateur d'ajouter tout ce qu'il aimerait revoir.
3. Donnez à l'employé l'espace nécessaire pour parler. Gardez l'esprit ouvert et posez de nombreuses questions lors des entretiens individuels, afin d'inciter votre employé à réfléchir et à partager.
4. Prenez des notes et définissez des actions à entreprendre. Prenez des notes sur ce dont vous avez discuté et passez en revue les mesures que vous avez prises à la fin de la séance de feedback.
5. N'oubliez pas de faire un suivi. Vérifiez avec votre employé lors de votre prochain tête-à-tête, ou même avant, pour voir comment il traite et met en œuvre votre feedback.

Intégrez le retour d'information permanent dans votre façon de gérer les employés

Lorsque des échanges réguliers de feedback font partie de vos relations manager-employé, il est beaucoup plus facile de donner un feedback négatif quand il le faut. Non seulement la pratique rend le feedback moins intimidant, mais elle aide aussi les employés à être plus ouverts pour vous écouter. Maintenez une fréquence régulière de feedback pour ne pas prendre quelqu'un au dépourvu, et n'accumulez surtout pas de feedback négatif pour le déverser sur quelqu'un d'un seul coup.

En plus de donner du feedback plus fréquemment, vous devez également le demander. Si les employés savent qu'ils peuvent vous faire part de leurs pensées et de leurs opinions, ils seront plus réceptifs lorsque vous leur ferez part de vos commentaires. C'est pourquoi il est si important de développer une culture du retour d'information et d'obtenir un retour d'information de la part des employés.

Comment créer une boucle de rétroaction dans votre équipe

1. Soyez ouvert aux commentaires. Demandez l'avis de vos subordonnés directs et partagez les choses sur lesquelles vous travaillez personnellement. Montrez que chacun peut évoluer et donnez le ton d'un développement professionnel continu.
2. Sollicitez les commentaires des employés. Un outil de feedback anonyme comme Officevibe permet aux employés de partager honnêtement leurs pensées, idées, questions ou préoccupations. Il suscite des conversations qui n'auraient pas eu lieu autrement.
3. Mettez le feedback en pratique. Appliquez les idées que vous recueillez auprès des employés dans le fonctionnement quotidien de l'équipe. Si les gens voient que vous acceptez ouvertement les commentaires, ils seront plus enclins à faire de même.
4. Impliquez les membres de votre équipe. Impliquez les employés dans le développement continu des processus de travail et demandez-leur leurs idées sur la façon dont vous pouvez vous améliorer en tant qu'équipe. Faites comprendre que la voix de chacun compte.

Donner du feedback fait partie du leadership

C'est peut-être difficile, mais donner du feed-back fait partie de la gestion des personnes - et cela inclut les critiques constructives occasionnelles. Si vous êtes engagé dans le développement de l'employé, la personne qui reçoit vos commentaires verra que vous venez d'un bon endroit. Utilisez les conseils présentés dans cet article pour donner un feedback difficile d'une manière plus constructive.