Quelle est la meilleure façon d'intégrer un nouvel employé ?

Les responsables des ressources humaines sont confrontés chaque jour à des défis et à des problèmes, dont le moindre n'est pas l'intégration des nouvelles recrues. Après tout, aider un individu à s'adapter à un nouvel environnement peut être une tâche complexe. Dans cet article, nous explorons les défis qui sous-tendent le processus d'intégration et nous partageons quelques conseils pour réussir l'intégration des employés.

Qu'est-ce que l'onboarding ?

L'onboarding ou la socialisation organisationnelle est un terme qui désigne l'intégration de nouveaux employés dans une organisation. Ce processus aide les nouvelles recrues à mieux comprendre leur rôle ainsi que leurs responsabilités. Différentes activités sont impliquées dans le processus d'intégration, comme remplir des documents, planifier des réunions, organiser la formation de l'équipe, etc.

L'intégration est un processus auquel participent autant les responsables que les employés. La durée du processus d'intégration dépend de l'entreprise. Elle peut durer quelques semaines ou jusqu'à un an. L'onboarding établit les bases d'une bonne relation entre l'organisation et le salarié. Il favorise la loyauté et encourage la productivité.

L'onboarding des employés est-il réservé aux nouvelles recrues ? 

Le processus d'intégration ne s'applique pas seulement aux nouveaux employés, mais aussi à ceux qui se sont vus confier de nouvelles responsabilités au sein de l'organisation. C'est ce que l'on appelle également le « crossboarding ».

Qui supervise le processus d'intégration ?

Le processus d'intégration n'est pas seulement la responsabilité du responsable RH. Il relève également de la compétence du supérieur hiérarchique direct de l'employé. Il incombe à ce dernier de s'assurer que le salarié comprend son rôle dans l'entreprise et a une idée claire de ce que l'on attend de lui. Le supérieur immédiat doit aussi intégrer l'employé dans la culture de l'entreprise.

Quels sont les avantages de l'intégration ?

Le processus d'intégration crée un lien de confiance et de proximité entre les employés et l'organisation. Il peut également:

• Favoriser une plus grande loyauté et un plus grand engagement des employés
• Créer une expérience unique et agréable pour les employés
• Aider à retenir les nouveaux employés
• Démontrer que vous souhaitez investir dans vos employés
• Enrichir la culture d'entreprise
• Favoriser la productivité

Combien de temps doit durer l'intégration des employés ?

Les responsables RH s'entendent à dire que la durée minimale d'intégration est de trois mois. Une semaine ou deux ne suffisent pas à créer un lien suffisant entre l'organisation et l'employé. Il faut lui laisser le temps de s'acclimater à un nouveau lieu, à de nouvelles politiques et à de nouvelles personnes. 

L'expérience d'intégration doit se poursuivre même lors de la première année, afin de garantir que l'employé apprenne tout ce dont il a besoin et qu'il prenne confiance en lui-même et en son employeur. Pour que l'intégration se déroule avec succès, vous devez planifier et personnaliser le processus d'intégration.

Comment les programmes d'intégration peu efficaces nuisent à votre petite entreprise

Une intégration peu efficace ou inexistante peut avoir des conséquences négatives pour les petites entreprises et leurs employés. Le fait de ne pas savoir comment gérer le processus d'intégration peut entraîner une augmentation de la rotation du personnel. Parmi les autres inconvénients, citons:

• Un moral bas des employés
• Une faible productivité
• Un manque de confiance dans l'organisation
• Une incapacité à atteindre les objectifs organisationnels
• Etc.

Comment intégrer un nouvel employé

Investir du temps dans les employés améliore le retour sur investissement et réduit la rotation du personnel. Prendre un bon départ dès les premières semaines est crucial pour la relation employé/organisation. Mais, comment s'y prendre ? Nous vous présentons ci-dessous les meilleures pratiques en matière d'intégration.

Établir un manuel de l'employé

Un manuel de l'employé doit comprendre une description de la mission, de la vision, des politiques, des valeurs et des membres de l'entreprise. Il peut s'agir d'une ressource importante pour l'employé, et jeter les bases de son parcours professionnel au sein de l'organisation.

Fixer des objectifs dans les 90 jours

L'intégration consiste également à donner aux employés un sens de l'orientation et à leur transmettre le sentiment de faire partie de l'équipe. Fixer des objectifs qu'ils devront atteindre en 90 jours est un bon moyen de lancer ce processus. Pendant qu'ils s'efforcent d'atteindre leurs objectifs, vous devez toujours veiller à être présent pour leur fournir des conseils et des ressources. Vous pouvez même les jumeler avec des employés expérimentés pendant qu'ils poursuivent leurs objectifs. Cela leur permettra de se familiariser avec le fonctionnement de l'entreprise.

Fournir un retour d'information individuel

Il est bon de prévoir des rencontres individuelles de 15 minutes chaque semaine pendant les 60 à 90 premiers jours. Profitez de ce temps pour vous renseigner sur les succès, les défis et les frustrations de l'employé.

Leur présenter des clients et des employés d'autres départements

En donnant à votre nouvel employé la possibilité de parler et d'écouter un client ou une personne d'un autre département de l'entreprise, vous lui offrirez une vue d'ensemble. C’est un bon moyen de favoriser l'engagement des employés.

Éléments du programme d'intégration

Il existe de nombreuses façons de concevoir un programme d'intégration. De nombreuses entreprises ont leurs propres modèles. Cependant, il existe des composantes essentielles à ce processus qui sont universelles. 

Avant le départ

Le « preboarding » commence à l'étape du processus d'embauche où l'offre d'emploi est acceptée, mais avant la date d'entrée en fonction. Pendant cette période, les employeurs:

• Font une visite des locaux avec l'employé
• Aident l'employé à trouver un logement, si le poste exige qu'il déménage
• Envoient un kit d'accueil
• Mettent le nouvel employé en contact avec un collègue de travail

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Orientation

Il s'agit d'un événement au cours duquel le nouvel embauché apprend tout sur les politiques et la culture organisationnelle de l'entreprise, prend connaissance du manuel de l'entreprise et remplit des formulaires et des documents de travail. Cette étape peut durer jusqu'à une semaine.

Mentorat

Le mentorat vise à jumeler un nouvel employé avec un vétéran afin de lui apporter du soutien pendant le processus d'intégration. Les mentors peuvent être des bénévoles ou des employés désignés par les RH pour jouer ce rôle. Un mentor peut être un guide durant des jours, des semaines ou une année, en fonction des rôles et des responsabilités du poste.

Réintégration

Il s'agit d'un processus destiné aux employés qui reviennent d'une longue période de congé, ou qui sont mutés ou promus. La réintégration consiste à familiariser l'employé avec les projets en cours et à venir. Il lui permet de s'adapter à la culture, à la nouvelle équipe et à l'environnement de travail.

Conseils pour bien intégrer un nouvel employé

Investir dans un LMS d'entreprise

De nombreuses entreprises, qu'elles soient petites, moyennes ou grandes, hésitent à investir dans un bon système de gestion de l'apprentissage (LMS). Pourtant, l'apprentissage en ligne est une forme très efficace de formation en ligne qui peut être personnalisée en fonction des besoins de chaque employé. Parmi ses avantages, citons un meilleur contrôle du processus de formation, une collaboration accrue entre les employeurs et les apprenants, et une réduction des coûts de formation. Elle permet d'actualiser les compétences et d'améliorer les connaissances des employés formés. Elle peut également faciliter leur évolution de carrière. 

Fixer un rythme motivant 

Dans certaines entreprises, le processus d'intégration est précipité, incitant l'employé à s'adapter rapidement. À moyen et long terme, cela est contre-productif, car ça peut conduire à une faible productivité ou à la démission. Donnez aux employés le temps et l'espace nécessaires pour s'installer, s'intégrer à la culture d'entreprise et apprendre à connaître leurs fonctions en profondeur.

Améliorez votre processus d'intégration

La formation des employés est la clé du succès d'une entreprise. Workleap LMS est une plateforme de formation flexible et personnalisable pour l'enseignement et l'apprentissage. Elle permet l'intégration à distance, ce qui peut être plus efficace pour les nouveaux employés, car tout le matériel se trouve dans le système et ils peuvent acquérir les connaissances nécessaires à leur propre rythme. Si vous souhaitez améliorer l'expérience de vos employés et aider une nouvelle recrue à s'adapter à son poste le plus rapidement possible, travailler avec un LMS d'entreprise est une excellente solution.