Comment fixer des objectifs pour chaque type de réunion afin de stimuler la productivité (avec exemples)

Les réunions sur le lieu de travail font partie intégrante de toutes les équipes performantes, qu’il s’agisse de planification, de remue-méninges, de prise de décision, d’échange de commentaires ou de rétrospective. Mais trop souvent, les réunions sont improductives ou manquent de structure.

Fixer des objectifs pour les réunions d’équipe (ainsi que des objectifs pour les réunions individuelles) permet à chacun de rester concentré sur les sujets les plus pertinents. Commencer une réunion avec un objectif clair peut encourager la collaboration, permettre aux employés de générer des idées et réduire les pertes de temps.

Lisez ce qui suit pour savoir comment organiser des réunions plus productives et gagner du temps en fixant des objectifs de réunion clairs et efficaces.

Qu’est-ce qu’un objectif de réunion ?

Les objectifs de réunion sont les choses que vous souhaitez accomplir à la fin d’une réunion donnée. Comme les réunions sont généralement limitées dans le temps, vous devez fixer des objectifs spécifiques et réalisables qui respectent le temps des participants.

Par exemple : L’objectif de votre réunion peut être de partager un feedback sur les performances avec votre collaborateur direct, puis de lui demander de définir des actions sur la base de votre conversation. Mais il n’est pas réaliste de s’attendre à ce qu’il élabore un plan d’action pour mettre en œuvre votre contribution sur-le-champ. Vous pouvez plutôt prévoir une réunion de suivi et lui donner le temps de planifier ses actions.

Vous pouvez également définir des objectifs plus larges et à long terme pour les réunions récurrentes. Et à chaque fois que vous organisez une réunion, vous pouvez fixer des objectifs plus petits et plus spécifiques.

Par exemple : Un objectif de réunion à long terme pourrait être d’améliorer l’efficacité de l’équipe de marketing. Les objectifs de la réunion d’équipe à plus court terme pourraient être de commencer par vérifier la façon dont l’équipe planifie et exécute son travail, puis de rechercher des possibilités de rationalisation. Enfin, les membres de l’équipe peuvent mettre en œuvre ces changements et revenir pour faire le point sur l’évolution de la situation après une période déterminée.

Pourquoi est-il important de fixer des objectifs de réunion ?

Lorsque les employés passent d’une réunion à l’autre au cours d’une même journée, il est facile de se laisser distraire ou de se déconcentrer. Une gestion efficace des réunions permet de maintenir la conversation sur la bonne voie, ce qui augmente les chances d’atteindre l’objectif commun. En commençant votre réunion d’affaires par la définition d’objectifs spécifiques et d’un ordre du jour clair, tout le monde est sur la même longueur d’onde.

La mise en place d’objectifs avant les réunions offre les avantages suivants :

• Des gains de temps : En fixant des objectifs à l’avance, les participants restent concentrés et respectent le programme. Cela réduit également la nécessité de donner beaucoup de contexte au début de la réunion, ce qui fait gagner du temps à tout le monde.
• Une augmentation de la productivité : Plutôt que de tourner en rond, les objectifs de la réunion permettent à chacun de se concentrer sur les informations pertinentes. Ils permettent de respecter l’ordre du jour de la réunion et d’éviter de s’enfoncer dans des trous de lapin qui sont hors de portée.
• Un meilleur taux d’achèvement des projets : Chaque réunion réussie contribue à maintenir l’alignement de votre équipe à mesure qu’elle progresse sur un projet ou une initiative. Des réunions plus efficaces facilitent la réalisation de chaque projet de manière efficace et dans les délais.

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Les bons objectifs pour chaque type de réunion (avec exemples)

Il existe plusieurs objectifs de réunion d’équipe, tout comme il en existe plusieurs types. Voici quelques types de réunions courants, accompagnés d’excellents exemples d’objectifs pour chacun d’eux :

Réunions de planification

Les réunions de planification peuvent être organisées avec toute une équipe ou en tête-à-tête entre les responsables et leurs subordonnés directs. Ces réunions ont lieu lorsque vous avez un objectif clair et qu’il est temps de déterminer comment l’atteindre.

Réunions de résolution de problèmes ou remue-méninges

Les séances de remue-méninges et les réunions de résolution de problèmes sont l’occasion pour les membres de l’équipe de faire preuve de créativité, d’échanger leurs différents points de vue, de partager des idées et, souvent, de planifier un projet ou une initiative. Ces types de réunions peuvent avoir lieu lorsque les équipes sont confrontées à un défi spécifique ou simplement comme moyen de travailler à la réalisation de leurs objectifs mesurables.

Conseil : Essayez le cadre RACI pour définir clairement les rôles et les responsabilités dans les projets d’équipe. Ce cadre permet de clarifier les choses lorsqu’une équipe se lance dans un nouveau projet. Il peut être utilisé pour soutenir la prise de décision, la planification et l’exécution.

R : Personne responsable qui joue un rôle de premier plan dans l’exécution du projet.
A : Personne responsable (« accountable », en anglais) chargée de la gestion et de la réalisation du projet.
C : Personnes consultées qui contribuent au projet ou fournissent un retour d’information.
I : Personnes informées qui sont tenues au courant tout au long du processus.

Réunions de retour d’information

L’échange d’informations est essentiel à la réussite de l’employé, du gestionnaire et de l’équipe. Les employés de tous niveaux ont besoin du feedback de leurs pairs, de leur gestionnaire et de leurs subordonnés directs. Une réunion est souvent l’endroit idéal pour avoir ces conversations. La définition d’objectifs de réunion permet de faire en sorte que le retour d’information soit pertinent, structuré et clair.

Réunions rétrospectives

Les rétrospectives aident les équipes à réfléchir au travail passé afin d’identifier les facteurs de réussite et les possibilités d’amélioration. Lors d’une réunion de rétrospective, l’objectif est de comprendre comment vous pouvez rationaliser, optimiser ou améliorer vos performances la prochaine fois. Ces réunions sont également un excellent moyen de renforcer la confiance de l’équipe en rappelant à chacun que vous êtes dans le même bateau.

Réunions en tête-à-tête

Enfin, les réunions individuelles font partie intégrante de l’engagement, des performances et de la réussite des employés. Les gestionnaires peuvent rencontrer les membres de leur équipe une ou deux fois par semaine pour discuter de tous les sujets pertinents pour le développement individuel de l’employé. Les entretiens individuels sont également une excellente occasion pour les gestionnaires de donner de la reconnaissance à leurs employés pour leur travail.

Conseil : N’oubliez pas d’établir un ordre du jour précis pour chaque tête-à-tête ! Et n’oubliez pas de prendre des notes afin de disposer d’un compte rendu de réunion auquel vous pourrez vous référer la prochaine fois.

Comment fixer des objectifs pour vos réunions en 5 étapes simples

La mise en place d’objectifs est un aspect important de l’organisation de réunions plus productives, mais comment fixer un bon objectif ? Suivez ces 5 étapes pour fixer de meilleurs objectifs de réunion à partir de maintenant :

1. Identifiez le résultat souhaité

Comprendre l’objectif de la réunion vous aide à fixer un objectif mesurable. Si vous vous projetez dans l’avenir après la réunion, quels seraient les résultats optimaux ?

Le résultat souhaité pourrait être de faire avancer un projet, de finaliser une décision ou d’être équipé pour passer à l’étape suivante.

2. Résumez les objectifs de votre réunion

Avec un résultat clair en tête, vous êtes prêt à fixer les objectifs de votre réunion. Essayez de résumer chaque objectif en une phrase pour qu’ils soient aussi clairs que possible. En mettant vos objectifs par écrit, vous faciliterez leur suivi à l’avenir.

3. Assurez-vous que vos objectifs soient réalistes

Les objectifs doivent être réalisables. Vous voulez éviter d’être trop ambitieux et de devoir programmer une réunion de suivi parce que vous n’avez pas réussi à atteindre vos objectifs. Que vous ayez un ou plusieurs objectifs, veillez à ce qu’ils soient réalistes, compte tenu de la durée de la réunion et des participants.

4. Partagez les objectifs de la réunion avec les participants

Communiquez à l’avance les objectifs de la réunion aux participants afin qu’ils puissent préparer à l’avance tout matériel, idée ou suggestion. Plus les gens sauront clairement pourquoi ils sont invités et quel sera leur rôle dans la réunion, plus ils seront équipés lorsqu’ils se présenteront.

Avant la réunion, envoyez une invitation indiquant les objectifs, l’ordre du jour et tout ce que les participants doivent savoir ou préparer. Vous pouvez même associer les participants à des points spécifiques de l’ordre du jour pour leur faire savoir où leur contribution sera la plus utile.

5. Mesurez la progression de vos objectifs

Il se peut que vous atteigniez les objectifs de votre réunion, ou que vous ne les atteigniez pas. Dans tous les cas, il est important de garder une trace de ce que votre réunion a accompli et des prochaines étapes à suivre.

Vous pouvez attribuer des actions à différentes personnes et prévoir un suivi. Ou bien, vous pouvez fixer des objectifs supplémentaires pour une prochaine réunion. Quoi qu’il en soit, veillez à prendre note de vos progrès à chaque étape.

Fixez des objectifs de réunion clairs avec Officevibe

Fixer des objectifs est un élément essentiel pour faire de chaque réunion un succès. Mais la planification et le suivi de ces objectifs peuvent rapidement devenir une charge de travail à part entière. Pour fixer, suivre et mesurer plus efficacement vos objectifs, essayez l’outil d’objectifs et OKR d’Officevibe.

Non seulement Officevibe devient votre compagnon de route pour la définition de vos objectifs, mais il crée également de la transparence pour vos équipes. Tous vos objectifs sont fixés, stockés et suivis au même endroit, ce qui aide les employés à tous les niveaux de l’organisation à se concentrer sur leur contribution la plus significative.