Les réunions sur le lieu de travail font partie intégrante de toutes les équipes les plus performantes, qu'il s'agisse d'une réunion de planification, de brainstorming, de prise de décision, d'échange de commentaires ou d'une rétrospective. Mais trop souvent, les réunions semblent improductives ou manquent de structure.
Fixer des objectifs pour les réunions d'équipe (et objectifs individuels, également) permet à chacun de rester concentré sur les sujets les plus pertinents. Commencer une réunion avec un objectif clair peut encourager la collaboration, donner aux employés les moyens de générer des idées et réduire le temps perdu.
Lisez la suite pour en savoir plus sur la façon dont vous pouvez rendre vos réunions plus productives et gagner du temps en vous fixant des objectifs de réunion clairs et efficaces.
{emphasis} Fixez des objectifs de réunion clairs et efficaces pour améliorer la productivité
- Qu'est-ce que l'atteinte des objectifs ?
- Pourquoi est-il important de se fixer des objectifs d'atteinte
- Fixer les bons objectifs pour chaque type de réunion (avec des exemples)
- Comment fixer des objectifs pour vos réunions en 5 étapes simples
- Fixer des objectifs de réunion clairs avec Officevibe{souligner}
Qu'est-ce que l'atteinte des objectifs ?
Atteindre les objectifs est ce que vous aimeriez accomplir à la fin d'une réunion donnée. Les réunions étant généralement limitées dans le temps, vous devez définir des objectifs de réunion spécifiques et réalisables qui respectent le temps des participants.
Par exemple : L'objectif de votre réunion peut être de partager des commentaires sur les performances avec votre subordonné direct, puis de lui demander de définir des mesures à prendre en fonction de votre conversation. Mais il n'est peut-être pas réaliste de s'attendre à ce qu'ils élaborent un plan de match pour mettre en œuvre votre contribution sur place. Vous pouvez plutôt planifier une réunion de suivi et leur donner le temps de planifier des actions.
Vous pouvez également définir des objectifs de réunion plus larges et à long terme pour les réunions récurrentes. Et chaque fois que vous organisez une réunion, vous pouvez définir des objectifs de réunion plus restreints et plus spécifiques.
Par exemple : Un objectif de réunion à long terme pourrait être d'améliorer l'efficacité de l'équipe marketing. Les objectifs des réunions d'équipe à plus court terme pourraient consister à commencer par vérifier la façon dont l'équipe planifie et exécute son travail, puis à rechercher des moyens de le rationaliser. Enfin, les membres de l'équipe peuvent mettre en œuvre ces changements et revenir pour suivre l'évolution de la situation après un certain temps.
Pourquoi est-il important de se fixer des objectifs d'atteinte
Lorsque les employés passent d'une réunion à l'autre au cours d'une journée, il est facile de se laisser distraire ou de perdre leur concentration. Une gestion efficace des réunions permet de maintenir la conversation sur la bonne voie, ce qui augmente les chances que vous atteigniez votre objectif commun. Commencez votre réunion d'affaires en définissant des objectifs spécifiques et un ordre du jour clair pour que tout le monde soit sur la même longueur d'onde.
L'établissement d'objectifs avant les réunions présente les avantages suivants :
- Temps gagné : Fixer des objectifs à l'avance permet aux participants de rester concentrés et de respecter le calendrier. Cela réduit également la nécessité de donner beaucoup de contexte au début de la réunion, ce qui permet à tout le monde de gagner du temps.
- Productivité accrue : Plutôt que de tourner en rond, atteindre des objectifs permet à chacun de se concentrer sur les informations pertinentes. Ils vous aident à respecter l'ordre du jour de la réunion et à éviter de vous retrouver dans des terriers hors de portée.
- Meilleurs taux d'achèvement des projets: Chaque réunion réussie est utile maintenez l'alignement de votre équipe au fur et à mesure de l'avancement d'un projet ou d'une initiative. Des réunions plus efficaces permettent de réaliser chaque projet plus efficacement et dans les délais.
Dans un monde du travail hybride et à distance, les réunions jouent un rôle important dans le façonnement de la culture d'une équipe. Consultez VIBE : Une culture créée par l'homme, un zine produit par Officevibe pour aider les équipes à choisir la meilleure version d'elles-mêmes.
Fixer les bons objectifs pour chaque type de réunion (avec des exemples)
Il existe un certain nombre de à des fins de réunion d'équipe, tout comme il en existe différents types. Voici quelques types de réunions courants avec de bons exemples d'objectifs pour chacun d'entre eux :
Planifier des réunions
Les réunions de planification peuvent se faire avec toute une équipe de personnes ou en tête-à-tête entre les responsables et leurs subordonnés directs. Ces réunions ont lieu lorsque vous avez un objectif clair et qu'il est temps de déterminer comment l'atteindre.
Exemples d'objectifs de planification pour atteindre :
- Prioriser la feuille de route pour le prochain trimestre en fonction des objectifs de l'équipe
- Fixer des jalons pour atteindre les objectifs de développement professionnel d'un employé
- Déterminez comment la charge de travail d'une équipe s'ajustera en cas de départ
Réunions de résolution de problèmes ou brainstorming
Les brainstormings et les réunions de résolution de problèmes sont l'occasion pour les membres de l'équipe de faire preuve de créativité, d'échanger leurs différents points de vue, de partager des idées et, souvent, de planifier un projet ou une initiative. Ces types de réunions peuvent avoir lieu lorsque les équipes sont confrontées à un défi spécifique ou simplement pour atteindre leurs objectifs mesurables.
Exemples d'objectifs de brainstorming :
- Identifier 3 moyens d'améliorer les mauvaises évaluations du service client
- Proposez un test A/B pour améliorer le taux de clics sur une page de destination
- Trouvez de nouvelles idées pour rendre les réseaux sociaux plus attrayants pour un public plus jeune
Conseil : Essayez le Cadre RACI pour définir clairement les rôles et les responsabilités dans les projets d'équipe. Ce cadre permet de garder les choses claires lorsqu'une équipe se lance dans un nouveau projet. Il peut être utilisé pour faciliter la prise de décision, la planification et l'exécution.
OU : Personne responsable qui joue un rôle de premier plan dans l'exécution du projet
UNE : Personne responsable chargée de la gestion et de la réalisation du projet
C : Personnes consultées qui contribuent au projet ou fournissent des commentaires
DANS : Des personnes informées qui sont tenues au courant tout au long du processus
Réunions de feedback
L'échange de commentaires est essentiel à la réussite des employés, des managers et des équipes. Les employés à tous les niveaux ont besoin des commentaires de leurs pairs, de leur responsable et de leurs subordonnés directs. Souvent, une réunion est l'endroit idéal pour avoir ces conversations. La définition des objectifs de la réunion permet de garder les commentaires pertinents, structurés et clairs.
Exemples d'objectifs de réunions de feedback :
- Recueillir des commentaires de différents points de vue sur un travail en cours
- Faites savoir à un employé que son travail acharné est remarqué et apprécié, et expliquez-lui en quoi il contribue aux objectifs de l'équipe et de l'entreprise
- Découvrez ce que les membres de votre équipe pensent que vous devriez continuer à faire, commencer à faire et arrêter de faire en tant que manager
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Réunions rétrospectives
Les rétrospectives aident les équipes à réfléchir aux travaux antérieurs afin d'identifier les facteurs de réussite et les opportunités d'amélioration. Lorsque vous avez un réunion rétrospective, l'objectif est de comprendre comment vous pouvez rationaliser, optimiser ou améliorer vos performances la prochaine fois. Ce sont également un excellent moyen de renforcer la confiance de l'équipe en rappelant à tout le monde que vous êtes dans le même bateau.
Exemples d'objectifs rétrospectifs :
- Élaboration d'hypothèses sur les raisons pour lesquelles un projet donné n'a pas donné les résultats escomptés
- Discutez de ce qui a empêché l'équipe de terminer votre charge de travail lors du dernier sprint
- Échangez des tactiques qui vous ont permis de rester productif et concentré au travail au cours du dernier mois
Réunions individuelles
Enfin, réunions individuelles font partie intégrante de l'engagement, de la performance et de la réussite des employés. Les managers peuvent rencontrer les membres de leur équipe une ou deux fois par semaine pour discuter de tous les sujets pertinents pour le développement individuel de l'employé. Les entretiens individuels sont également une excellente occasion pour les managers de donner de la reconnaissance aux employés pour leur dur labeur.
Exemples d'objectifs de réunions individuelles :
- Fixer des objectifs clairs qui correspondent aux ambitions de développement professionnel de l'employé ainsi qu'aux objectifs de l'équipe
- Réviser la description de poste d'un employé pour s'assurer qu'elle est toujours pertinente et représentative de son travail quotidien
- Partager des commentaires constructifs sur le travail d'un employé ou l'aider à relever un défi auquel il est confronté
Conseil : N'oubliez pas de définir un un agenda pour chacun! Et assurez-vous de prendre des notes afin d'avoir le compte rendu de la réunion auquel vous pourrez vous référer la prochaine fois.
Comment fixer des objectifs pour vos réunions en 5 étapes simples
Fixer des objectifs est un élément important pour mener des réunions plus productives, mais comment se fixer un objectif ambitieux ? Suivez ces 5 étapes pour définir de meilleurs objectifs d'atteinte à partir de maintenant :
1. Identifiez le résultat souhaité
Comprendre le but de la réunion vous permet de vous fixer un objectif mesurable. Si vous vous projetez dans le futur après la réunion, quels seraient les meilleurs résultats ?
Le résultat souhaité pourrait être de faire avancer un projet, de finaliser une décision ou d'être équipé pour passer à l'étape suivante.
2. Résumez les objectifs de votre réunion
Avec un résultat clair en tête, vous êtes prêt à fixer des objectifs pour votre réunion. Essayez de résumer chaque objectif en une phrase pour qu'il soit aussi clair que possible. En écrivant vos objectifs, vous facilitez leur suivi et leur suivi à l'avenir.
3. Assurez-vous que vos objectifs sont réalistes
Il doit être possible d'atteindre les objectifs. Vous voulez éviter d'être trop ambitieux et de devoir planifier une réunion de suivi parce que vous n'avez pas réussi à aborder tous vos sujets de discussion. Que vous ayez un ou plusieurs objectifs, assurez-vous que c'est réaliste lorsque vous considérez la durée de votre réunion et les personnes qui y participeront.
4. Partagez les objectifs de la réunion avec les participants
Donnez aux participants les objectifs de la réunion à l'avance afin qu'ils puissent préparer le matériel, les idées ou les suggestions à l'avance. Plus les participants savent clairement pourquoi ils sont invités et quel sera leur rôle lors de la réunion, plus ils seront équipés lorsqu'ils se présenteront.
Avant votre réunion, envoyez une invitation qui inclut les objectifs, un ordre du jour et tout ce que les gens doivent savoir ou à quoi ils doivent se préparer. Vous pouvez même associer les participants à des points spécifiques de l'ordre du jour pour leur faire savoir où leur contribution sera la plus précieuse.
5. Mesurez la progression de vos objectifs
Il se peut que vous atteigniez les objectifs de votre réunion, ou non. Quoi qu'il en soit, il est important de suivre les résultats de votre réunion et les prochaines étapes à suivre.
Vous pouvez attribuer des actions à différentes personnes et planifier un suivi. Ou bien, vous pourriez finir par vous fixer des objectifs supplémentaires pour une prochaine réunion. Quoi qu'il en soit, assurez-vous de prendre note de vos progrès à chaque étape.
Fixer des objectifs de réunion clairs avec Officevibe
L'établissement d'objectifs est essentiel pour que chaque réunion soit un succès. Mais la planification et le suivi de ces objectifs peuvent rapidement devenir une charge de travail en soi. Pour définir, suivre et mesurer vos objectifs de manière plus efficace, essayez Officevibe objectifs et outil OKR.
Officevibe devient non seulement votre acolyte chargé de fixer des objectifs, mais il apporte également de la transparence à vos équipes. Tous vos objectifs sont définis, stockés et suivis au même endroit, ce qui permet aux employés de tous les niveaux de l'organisation de se concentrer sur la contribution la plus significative.
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