Nous l'avons déjà entendu : la télécommande et travail hybride les modèles sont la « nouvelle norme ». Étant donné que de nombreuses entreprises ont découvert qu'elles pouvaient fonctionner tout aussi bien (voire mieux dans certains cas) depuis leur domicile, les équipes RH, la haute direction et les responsables ont élaboré avec diligence de nouvelles politiques afin de créer une meilleure expérience pour tous les employés, quel que soit l'endroit d'où ils se connectent.
Bien que de nombreux aspects de la journée de travail soient restés relativement les mêmes, une chose a définitivement changé : la façon dont nous organisons les réunions. Pour les discussions à grande échelle ou les assemblées publiques, le passage aux réunions virtuelles a facilité les choses en réservant simplement un créneau horaire et en envoyant un lien de réunion au lieu de chercher une salle pouvant accueillir des dizaines d'employés. Bien que certains éléments aient pu être rationalisés lors de la transition vers le télétravail, maintenir l'engagement de vos employés lors d'une réunion virtuelle pose son propre ensemble de défis uniques.
Essayez certaines des meilleures pratiques suivantes pour commencer à organiser des réunions à distance réussies et plus engageantes et pour attirer l'attention de votre équipe à chaque fois.
Quels sont les défis liés à la gestion d'une équipe à distance ?
Le temps que votre équipe passe ensemble, que ce soit en personne ou virtuellement, est essentiel pour que tout le monde reste connecté, engagé et productif. Parce que les réunions (individuelles et réunions d'équipe) jouent un rôle si vital dans le bon fonctionnement d'une équipe qu'ils constituent un excellent endroit pour concentrer votre attention.
Vous constatez une baisse de l'engagement de vos employés ? Essayez-les 12 façons d'accroître l'engagement de votre équipe à distance membres.
En comprenant certains des défis auxquels votre équipe à distance est confrontée, vous pouvez apporter les modifications nécessaires à votre calendrier de réunions qui auront le plus d'impact.
Difficultés courantes liées aux équipes à distance
- Maintenir une communication régulière au sein de l'équipe et entre les départements
- Rester aligné sur les priorités de l'équipe et les objectifs généraux
- Faire face aux difficultés techniques et s'adapter aux nouveaux outils et procédures
- Naviguer dans les indices non verbaux qui accompagnent la communication en face à face
- Trouver de nouveaux moyens collaborez à distance et travaillez ensemble de manière efficace
- Rester en contact sur le plan personnel et entretenir des amitiés au travail
Communiquez avec votre équipe à distance
Vous souhaitez mieux comprendre la réalité de votre équipe distribuée ? Essayez de leur envoyer une enquête d'engagement. Vous pouvez utiliser un outil comme celui d'Officevibe Sondages Pulse pour suivre le sentiment général de l'équipe et envoyer un sondage personnalisé à poser des questions sur le travail à distance ou tout autre sujet.
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17 bonnes pratiques en matière de réunions à distance pour les chefs d'équipe et les responsables
Les réunions d'équipe font partie intégrante de la journée de travail dans presque tous les secteurs d'activité. Ils offrent aux employés un espace partagé pour échanger des idées et renforcer les liens d'équipe. Voyons donc comment vous pouvez organiser des réunions à distance réussies et engageantes en testant ces meilleures pratiques de manière séquentielle.
Avant votre réunion à distance
Il va sans dire que vous devez vous préparer avant toute réunion que vous organisez, et les réunions à distance ne font pas exception. Avant de vous connecter à vos discussions, préparez-vous avec une partie (ou la totalité !) de ces bonnes pratiques.
- Posez-vous la question suivante : cette réunion aurait-elle pu être un e-mail ? Cela peut sembler évident, mais prendre du recul pour poser cette question pourrait vous faire gagner, à vous et aux membres de votre équipe, beaucoup de temps pour vous consacrer à d'autres tâches. Peut-être que le sujet de votre réunion pourrait être abordé lors d'un échange rapide d'e-mails, via un canal Slack ou lors d'un appel téléphonique à l'ancienne. Si tel est le cas, réservez la réunion à une date plus appropriée.
- Choisissez les bons outils et les bonnes plateformes. De Zoom à Teams en passant par WebEx, les outils et plateformes de réunion à distance ne manquent pas. Découvrez quelle plateforme convient le mieux à votre équipe et laquelle vous aidera à faciliter la communication.
- Envoyez l'ordre du jour de la réunion. Prenez le temps d'organiser vos idées et envoyez l'ordre du jour de la réunion aux invités afin qu'ils puissent également se préparer. En donnant à vos employés une idée de ce qui les attend, vous pouvez les aider à noter toutes les questions qu'ils souhaiteraient soulever lors de vos réunions d'équipe, de vos assemblées générales et même de vos sessions individuelles.
- Couvrez les bons sujets. Le temps que les gestionnaires et les employés ont individuellement à consacrer à réunions individuelles est important pour aborder des sujets qui ne sont pas destinés à un groupe, comme les performances, les objectifs de carrière ou tout autre sujet personnel.
- Planifiez les réunions de manière logique. Non seulement il est important de planifier ce dont vous allez discuter lors de vos réunions à distance, mais il est tout aussi important de prendre en compte quand vous organisez ces réunions. À moins que cela ne soit absolument nécessaire, évitez de planifier des réunions en dehors des heures normales d'ouverture et tard le vendredi après-midi, car vos employés seront probablement sollicités en cours de journée ou de semaine et moins susceptibles d'y participer. Si les membres de votre équipe travaillent dans plusieurs fuseaux horaires, planifiez la réunion virtuelle dans un délai respectueux pour tous.
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Lors de réunions virtuelles
Vous avez réservé l'heure. Tu as invité les bonnes personnes. Vous avez rassemblé vos idées. Voyons maintenant comment gérer efficacement les choses pendant votre réunion virtuelle.
- Établissez des règles générales d'entretien. Il est préférable de clarifier les détails techniques dès le début de votre réunion en ligne. S'il y a une présentation, rappelez aux membres de l'équipe de rester muets et de noter leurs questions dans la boîte de discussion ou de les enregistrer jusqu'à la fin. Parfois, une longue réunion est inévitable. Planifier des pauses et donner une pause à vos collaborateurs contribuera à une réunion à distance plus réussie.
- Présentez les nouvelles recrues. En tant que responsable de la réunion, prenez un moment au début de la conversation pour présenter les nouveaux employés au reste de l'équipe. Commencer un nouvel emploi peut être assez intimidant en soi, alors donner la priorité à excellent processus d'intégration peuvent grandement contribuer à ce que vos nouveaux employés se sentent les bienvenus dans cet espace numérique.
- Encouragez les gens à allumer leur appareil photo... mais ne le rendez pas obligatoire. Bien que la visioconférence puisse être un excellent moyen de communiquer avec vos coéquipiers, chacun a un niveau de confort différent lorsqu'il s'agit d'être devant la caméra. Et en tant que leader du personnel, vous devez accorder la priorité au bien-être de vos employés et respecter les limites individuelles.
- Prenez le temps de bavarder. Si la plupart des membres de l'équipe travaillent à distance ou selon un modèle hybride et ont moins d'occasions de discuter, prévoyez du temps pour des conversations personnelles et informelles au début ou à la fin de la session. Cela aidera votre équipe établir les mêmes liens significatifs qui se multiplierait naturellement lors des réunions en personne.
- N'oubliez pas de prendre des notes. Cela peut sembler aller de soi, mais il est facile de passer à côté d'un point de discussion important si vous rencontrez des problèmes techniques ou si vous n'enregistrez pas la réunion. Demandez à un participant de vous aider à suivre les procès-verbaux et les notes de réunion si vous avez besoin d'un coup de main.
- Prévenez les gens à l'avance si vous enregistrez. Sur cette note (jeu de mots), informez les participants à la réunion si vous enregistrez la session. Non seulement c'est un geste courtois, mais si vous avez des personnes qui travaillent dans des fuseaux horaires différents, cela peut les aider à savoir à quoi elles doivent assister en direct et ce qu'elles pourront rattraper plus tard.
- Donnez à chacun la possibilité de s'exprimer. Répartissez votre temps de manière égale afin que chacun ait la possibilité de partager ce sur quoi il travaille et de signaler les obstacles auxquels il est confronté. Votre réunion virtuelle peut être une excellente occasion de partager des idées et de recueillir l'avis de vos collègues.
- Reconnaissez les efforts et les réalisations. Les réunions virtuelles sont une excellente occasion de souligner les récentes victoires et de souligner les efforts de l'équipe. Tu peux donnez des félicitations lors d'un tête-à-tête ou au sein d'une équipe plus nombreuse si vos employés sont à l'aise avec cela, ou prenez le temps de les encourager reconnaissance entre pairs.
- Restez captivant. Les réunions virtuelles réussies sont des réunions engageantes. Si vous organisez une session de brainstorming ou un atelier d'une journée, il peut être difficile de maintenir l'engagement de vos employés pendant toute la durée de la réunion, mais cela ne devrait pas vous empêcher d'essayer ! Prenez quelques minutes pour les activités brise-glace et, si la plateforme que vous utilisez le permet, testez les fonctionnalités des sondages, des quiz et des salles de discussion.
💡 Que vous gériez une équipe à distance ou une main-d'œuvre hybride, il est de la plus haute importance que vous communiquiez avec vos employés de manière authentique. Découvrez-les idées amusantes d'engagement des employés pour continuer à tisser des liens avec votre équipe !
Après vos réunions en ligne
Ce que vous faites après avoir organisé vos réunions à distance est tout aussi important que la session elle-même. Assurez-vous que tout le monde est sur la même longueur d'onde grâce aux conseils suivants.
- Planifier les suivis. Même si vous partagez l'ordre du jour à l'avance, il est facile de vous éloigner du sujet principal de vos réunions à distance. S'il y a encore des problèmes à régler, planifiez un en tête-à-tête ou une autre réunion d'équipe dans un délai réaliste pour garder de nouvelles idées à l'esprit.
- Partagez un récapitulatif. C'est là que vos excellentes capacités de prise de notes vous seront utiles. Si vous gérez des équipes à distance, tous vos employés ne se trouveront pas dans le même fuseau horaire et ne pourront pas assister à la session. Rendez votre lieu de travail plus accessible en envoyant un récapitulatif des principaux points de la réunion. Si vous avez enregistré la session, envoyez-le également !
- Définissez des actions et suivez les objectifs. Après votre réunion à distance, il est important de partager par écrit les prochaines étapes avec votre équipe. Fixer des objectifs et des attentes claires aident votre équipe à rester sur la bonne voie, ce qui est essentiel pour renforcer l'engagement des employés.
Conseil de pro : Envoyer un sondage personnalisé après votre réunion pour obtenir les commentaires de votre équipe. Demandez-leur ce qu'ils pensent du programme, des sujets de discussion et des résultats. Ils pourraient avoir des suggestions sur la façon dont vous pouvez maintenir l'engagement des participants et améliorer les choses pour les prochaines réunions.
Comment organiser de meilleures réunions en ligne pour un meilleur travail d'équipe à distance
Lorsque vous comprenez réellement les défis auxquels votre équipe distante ou distribuée est confrontée au quotidien, vous pouvez les utiliser pour améliorer vos réunions à distance et les rendre plus engageantes. Communications améliorées font toute la différence pour améliorer le fonctionnement des équipes virtuelles, et les réunions constituent un élément clé de ces pratiques de communication.
Maintenir l'engagement de votre équipe est au cœur d'un environnement de travail productif et heureux. Que vous gériez une équipe entièrement à distance ou hybride, vous pouvez commencer à appliquer certaines bonnes pratiques à vos réunions d'équipe et tirer le meilleur parti du temps que vous passez ensemble.