Quel est l’objectif d’une réunion d’équipe et quand faut-il en organiser une ?

Lorsqu’elle est organisée de manière efficace, une réunion d’équipe peut être l’un des outils les plus puissants de votre arsenal professionnel ; elle peut permettre une collaboration plus étroite, favoriser le brainstorming et faciliter la communication avec l’ensemble de l’équipe.

Cependant, lorsqu’une réunion d’équipe est mal utilisée, le gestionnaire ou le responsable de la réunion peut se retrouver face à une mer de visages désengagés sur son écran ou dans la salle de conférence. L’astuce consiste donc à définir l’objectif de votre réunion d’équipe et les mesures à prendre avant même d’envoyer votre invitation. Savoir comment mener votre réunion à l’avance peut faire toute la différence et éviter la redoutable lassitude des réunions.

Quel est l’objectif d’une réunion d’équipe ?

Le nom dit tout : une réunion d’équipe est une réunion qui permet à tous les membres d’une unité ou d’une organisation de se réunir, de communiquer et de collaborer sur des objectifs communs. Il existe cependant différents types de réunions d’équipe, et chacune a un objectif différent. Pour organiser une réunion d’équipe efficace, prenez le temps d’évaluer vos besoins et de planifier en conséquence.

Dans toute organisation, vous trouverez les types de réunions d’équipe suivants :

• Les mises à jour quotidiennes : Ces vérifications rapides permettent aux employés d’informer leurs collègues de ce sur quoi ils travaillent et constituent un excellent moyen de demander de l’aide pour les projets à venir en temps réel. La cadence quotidienne n’est pas nécessaire pour toutes les équipes, mais elle peut s’avérer très utile pour les équipes de développement qui travaillent sur des sprints urgents, par exemple.
• Les réunions d’équipe hebdomadaires : Si elle est programmée le lundi, une réunion d’équipe hebdomadaire peut être utile pour aligner les priorités et aborder les problèmes ou les blocages. C’est également un moment privilégié pour les responsables de réfléchir au travail de la semaine précédente et de donner de la reconnaissance pour les efforts de l’équipe.
• Les assemblées : Les réunions à grande échelle, comme les assemblées générales, rassemblent toute l’équipe et constituent une excellente occasion de discuter ouvertement de sujets de haut niveau comme les stratégies et les feuilles de route de l’entreprise. Elles sont utiles pour aligner les personnes entre les équipes ou les départements.
• Les réunions ponctuelles : Il s’agit du type de réunion que les responsables programment en fonction des besoins et des événements importants qui doivent être traités rapidement. Par exemple, s’il y a un changement majeur qui aura un impact sur l’équipe, comme un départ, un changement de stratégie ou une restructuration.
• Les rétrospectives : Post-mortem, débriefing, synthèse ; quel que soit votre surnom préféré, une réunion de rétrospective est une réunion qui a lieu à la fin d’un projet ou d’une campagne et qui vous donne l’occasion de faire le point sur votre travail. Lors des réunions d’équipe rétrospectives, les unités prennent le temps d’examiner les résultats et de comprendre ce qui a bien fonctionné, et de prendre note de ce qui peut être amélioré pour les projets futurs. Les réunions rétrospectives aident une équipe à améliorer ses méthodes et à se renforcer en tant que groupe.

L’importance des réunions d’équipe

Tout comme les réunions individuelles, les réunions d’équipe (ou réunions du personnel) présentent de nombreux avantages, contribuent à la cohésion de l’équipe et encouragent la participation. Plongeons dans les avantages des réunions d’équipe efficaces et la façon dont elles stimulent la collaboration.

Les principaux avantages des réunions d’équipe

• Mettre tout le monde sur la même longueur d’onde : Des réunions d’équipe régulières sont un excellent moyen de développer l’alignement de l’équipe. Lorsque les gens se connectent fréquemment, ils sont davantage en phase avec l’objectif qu’ils poursuivent ensemble et avec le rôle de chacun dans cette mission. Les réunions d’équipe sont également un moyen efficace d’aider votre équipe à comprendre ses objectifs, ses buts et ses responsabilités. Cela aide également les employés à comprendre comment ils s’intègrent dans l’ensemble du projet.
• Établir la confiance et les bonnes relations : Les équipes performantes sont des équipes heureuses et à l’aise qui se connaissent, se font confiance et se comprennent. Le fait de réunir tout le monde permet de créer des liens authentiques entre collègues, qu’ils soient en personne ou virtuels.
• Améliorer la communication : Des réunions d’équipe efficaces permettent de partager des informations et de faire circuler de nouvelles idées. Sans le langage corporel et les inflexions vocales, certaines choses peuvent se perdre dans la traduction par courrier électronique ou sur un message Slack. Si vous essayez de partager une annonce importante, comme une restructuration du personnel, une réunion d’équipe peut créer un canal de communication ouvert et laisser un espace pour les questions ou les commentaires.
• Créer un espace pour le feedback : En tant que chef d’équipe, encourager le feedback des employés est essentiel pour le succès futur. Utilisez efficacement le temps de votre réunion et, à la fin de celle-ci, laissez la place aux commentaires et à la résolution de problèmes. Les réunions d’équipe sont également une excellente occasion de donner un feedback sur des projets passés ou en cours.

Quand avez-vous besoin d’une réunion d’équipe ?

Pour tirer le meilleur parti du temps dont dispose votre équipe, il convient de prendre en compte quelques éléments clés avant de programmer votre réunion.

L’objectif

Il va sans dire que vous devez avoir établi l’objectif de votre réunion d’équipe avant d’inviter votre équipe. La visualisation de l’objectif final peut vous aider à ne pas vous écarter du sujet et à définir plus clairement les prochaines étapes.

Le moment

Une partie importante de la préparation de votre réunion d’équipe se résume au moment où vous la planifiez. Exercez vos talents de leader et assurez-vous de réserver du temps avant le lancement d’une nouvelle campagne ou d’un nouveau projet pour discuter des idées et revoir les détails qui auront une incidence sur les tâches de vos employés. Si programmer une réunion d’équipe à 16h30 un vendredi est parfois un mal nécessaire, éviter les créneaux horaires inopportuns peut contribuer à maintenir l’engagement de votre équipe.

La fréquence

Déterminez si cette session nécessitera des réunions ultérieures. Si vous vous attaquez à un projet en cours comportant différents éléments, il peut être utile de prévoir plusieurs points de contact au cours de votre campagne pour tenir les membres de votre équipe au courant.

Le format

Bien que de nombreuses entreprises offrent désormais la possibilité de travailler à distance, pensez qu’il pourrait être bénéfique de se réunir sur place pour votre réunion. Parfois, il suffit que les employés soient entourés de personnes créatives partageant les mêmes idées pour que leur créativité s’exprime.

7 meilleures pratiques pour organiser des réunions d’équipe productives

1. Définissez l’objectif de la réunion

Nous l’avons déjà dit et nous le répétons : définissez l’objectif de votre discussion de groupe avant d’envoyer vos invitations. Avoir un objectif clair peut faire toute la différence pour maintenir l’engagement de votre équipe et dissuadera (espérons-le) vos employés de tendre la main vers leur téléphone pour faire défiler les médias sociaux.

2. Établissez l’ordre du jour de la réunion d’équipe

Les réunions d’équipe efficaces sont celles où tous les membres ont l’impression de contribuer. Envoyez un ordre du jour clair afin que vos employés puissent venir préparés avec des questions, des commentaires et des idées. C’est également une bonne occasion de communiquer tout autre détail concernant l’horaire, notamment la durée de la réunion, s’il y aura des pauses ou s’il y aura des séances interactives en petits groupes.

3. Invitez les bonnes personnes

L’inclusion des bons participants à la réunion est la clé de la réussite d’une réunion d’équipe. En réfléchissant à l’objectif de votre réunion et en invitant les bonnes personnes, vous éviterez de programmer de nombreux autres suivis inutiles et vous vous assurerez que les personnes concernées sont informées à chaque étape du processus.

4. Encouragez le retour d’information

Les réunions d’équipe efficaces sont basées sur la collaboration. Assurez-vous de prévoir du temps pour les questions et les commentaires tout au long de la réunion ou à la fin de la session afin de permettre à vos employés de s’exprimer. De même, il peut être utile de partager les commentaires généraux des autres équipes ou des membres de la direction pour faire avancer les projets.

5. Résumez et déterminez les mesures à prendre

Si un membre de l’équipe ne peut pas participer à une discussion virtuelle, il est bon d’enregistrer votre réunion et d’envoyer le lien pour consultation ou d’envoyer un résumé détaillé des principaux points de discussion. À partir de là, vous pouvez déterminer les prochaines étapes appropriées et assigner des tâches.

6. Assurez le suivi des tâches et observez les progrès accomplis

Restez en tête de votre liste de tâches en assurant le suivi des actions à entreprendre. Si nécessaire, organisez une réunion de suivi pour vous assurer que vous atteignez les objectifs de l’équipe en temps voulu. Le suivi des actions permet également de surmonter les obstacles et de résoudre les problèmes avant qu’ils ne s’aggravent.

7. Considérez des alternatives aux réunions d’équipe

Si les réunions d’équipe sont utiles et nécessaires dans les bonnes circonstances, il arrive qu’un format différent se prête mieux au contexte. S’il y a moins de points à traiter, envisagez une réunion asynchrone où les membres de l’équipe enregistrent une courte vidéo expliquant leurs tâches ou remplissent une feuille de calcul Excel partagée.

Tirez le meilleur parti de vos réunions d’équipe

Une bonne réunion d’équipe permet à tous les membres de votre unité de collaborer, de partager des idées, d’exprimer leurs préoccupations et de poser des questions. Allez un peu plus loin avec les considérations et les meilleures pratiques ci-dessus, et vous porterez chacun de ces avantages à de nouveaux sommets.

Avec les bons outils de leadership et de conversation, vous pourrez vous concentrer sur la définition et la réalisation de vos objectifs sans vous perdre dans les méandres de l’administration. Confiez l’organisation et le suivi des réunions à un partenaire numérique afin de pouvoir définir les priorités des réunions d’équipe, prendre des notes et établir des actions en toute simplicité.