Avez-vous déjà considéré les réunions individuelles comme un ingrédient secret essentiel à un leadership efficace ? Les entretiens individuels constituent un moment précieux (et dans certains cas, le seul moment) pour communiquer avec vos subordonnés directs sur le plan personnel. Les rencontres individuelles offrent l'occasion de partager des commentaires constructifs, d'aborder des conversations difficiles, de discuter d'objectifs de carrière et bien plus encore.
Cela est vrai lorsque les réunions individuelles sont planifiées avec soin, que les deux parties sont pleinement présentes et que le temps de chacun est respecté. D'un autre côté, une réunion mal utilisée peut être frustrante et laisser les employés perplexes sans une compréhension claire de leurs rôles ou de leurs tâches. C'est pourquoi nous avons rassemblé quelques conseils efficaces pour les réunions individuelles afin de vous aider à faciliter des conversations enrichissantes, à développer la confiance avec vos employés et à inspirer des résultats au sein de votre équipe.
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Les meilleurs conseils pour organiser des réunions individuelles plus engageantes
- Que sont les rencontres individuelles et pourquoi sont-elles si importantes ?
- 13 conseils pour de bonnes réunions individuelles
- Maîtrisez votre prochaine réunion individuelle
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Que sont les rencontres individuelles et pourquoi sont-elles si importantes ?
UNE réunion individuelle est (vous l'avez deviné) une discussion entre deux employés dans un but précis. Ces discussions peuvent prendre la forme d'événements formels ou de nature plus décontractée et ont généralement lieu entre un responsable et un subordonné direct, entre des pairs d'une même unité ou entre des collègues de différents services.
But d'une réunion individuelle
L'objectif d'une rencontre individuelle varie en fonction de vos besoins et de ceux de vos employés et peut évoluer au fil du temps. Parmi les principales raisons de la planification de réunions individuelles, citons :
- Fixer des objectifs
- Construction et entretien du relation manager-employé
- Travailler sur des plans de développement de carrière
- Donner et recevoir des commentaires honnêtes
- Vérifier le bien-être des membres de votre équipe
Le objectif de vos rencontres individuelles peuvent évoluer à mesure que vos relations évoluent et que les projets progressent. À partir de là, vous pouvez organiser des réunions hebdomadaires et commencer à élaborer un agenda plus collaboratif avec chacun de vos subordonnés directs.
Les avantages des rencontres individuelles
Un peu comme réunions d'équipe, une discussion individuelle vous permet de vous connecter, de collaborer et de communiquer plus facilement avec un autre membre de l'équipe. En tant que responsable, un entretien individuel peut vous aider à :
- Célébrez et reconnaître les réalisations des employés
- Surmontez les obstacles liés aux projets
- Harmoniser les objectifs personnels et les objectifs de l'entreprise
- Soutenir le développement professionnel des employés
- Recueillez les commentaires des employés
13 conseils pour de bonnes réunions individuelles
1. Faites des rencontres individuelles une priorité
Les réunions individuelles avec les employés sont une excellente occasion de vérifier les performances générales de votre équipe. En période de stress ou en période de changement, il est encore plus important de prendre le temps de comprendre comment les membres de votre équipe sont affectés.
Assurez-vous de planifier vos entretiens individuels à une heure dédiée que vous savez pouvoir faire régulièrement. Faites de votre mieux pour ne pas annuler ou laissez-les annuler la réunion. Tenir vos engagements renforce la confiance avec votre équipe.
⏰ Ne sois pas en retard ! Vous organisez peut-être des réunions consécutives tout au long de la journée, mais les membres de votre équipe ne le savent pas nécessairement. Si vous avez plusieurs réunions, indiquez clairement au début de chacune d'entre elles quel est votre point le plus difficile, et tenez-vous-y. Arriver en retard envoie un message négatif indiquant que vous ne respectez pas leur temps. Ce n'est pas la meilleure façon de donner le ton à la réunion à venir.
2. Réunissez-vous fréquemment
Prenez l'habitude de planifier fréquemment des réunions individuelles pour établir une meilleure relation avec vos employés. La planification de rencontres individuelles à intervalles réguliers avec chaque membre de votre équipe permet de maintenir la communication. Une fois par mois ne suffit pas pour faire des progrès significatifs. Prévoyez plutôt une réunion récurrente hebdomadaire ou bimensuelle. Ce rythme est particulièrement important lorsqu'un subordonné direct occupe un poste pour la première fois, qu'il est nouveau dans l'entreprise ou qu'il est confronté à des problèmes de performance.
Ne vous inquiétez pas : Tout le monde peut reconnaître que des choses se présentent, et il n'est peut-être pas toujours possible de se rencontrer fréquemment. Si vous devez reporter une réunion à venir en raison de priorités pressantes, envisagez de reporter la réunion individuelle pour plus tard dans la journée ou la semaine, ou de raccourcir l'heure de la réunion pour la journée à titre exceptionnel.
Il est toujours possible d'organiser une réunion efficace en 15 minutes au lieu de 30 minutes. Votre engagement à maintenir la fréquence montrera à vos employés que vous appréciez les entretiens individuels avec eux.
3. Préparez-vous pour chaque rencontre individuelle
Comme pour toute autre réunion, il est essentiel de se préparer à l'avance pour les rencontres individuelles afin de tirer le meilleur parti du temps passé ensemble. Passez en revue vos notes de la dernière réunion et planifiez vos points de discussion à l'avance. Maintien d'une structure de réunion cohérente grâce à modèle d'agenda individuel vous fera gagner du temps et vous aidera à rester concentré sur les questions importantes.
N'oubliez pas : Vous n'êtes peut-être pas le seul à avoir un agenda. Et c'est une bonne chose ! Les employés peuvent avoir des problèmes urgents qu'ils souhaitent aborder lors de la réunion. Encouragez cet engagement et assurez-vous de leur consacrer du temps pour qu'ils soulèvent leurs problèmes, leurs défis et leurs idées.
4. Partagez l'ordre du jour avant la réunion
Améliorez l'engagement et la participation des employés à la conversation en partageant l'ordre du jour avant la réunion. Demandez-leur s'il y a des sujets dont ils aimeraient parler et des points à ajouter à l'ordre du jour de la réunion. Le fait de partager l'ordre du jour à l'avance vous donne à tous les deux une visibilité sur les sujets dont vous allez discuter, ce qui vous permet d'arriver facilement à la réunion en étant préparé.
L'esprit de bureau logiciel personnalisé permet aux responsables et aux employés de définir les sujets de discussion dans un ordre du jour de réunion partagé tout au long de la semaine. Vous pouvez économiser du temps de préparation en utilisant le modèle de réunion individuelle personnalisable proposé directement dans l'application.
5. Commencez par un enregistrement
Les réunions individuelles offrent la possibilité d'établir des liens avec vos employés et de créer des liens personnels. Entamez une conversation fluide en leur posant des questions sur des sujets qui les intéressent, comme leurs loisirs, ce qu'ils ont fait pendant le week-end ou leurs projets de vacances à venir. Consacrer du temps pendant la réunion à ne pas se limiter au travail montre aux membres de votre équipe que vous vous souciez d'eux et de leur bien-être et encourage un dialogue ouvert et honnête.
Vous êtes à la recherche de nouveaux sujets de conversation ? Voici quelques différentes manières de s'enregistrer et apprenez à mieux connaître les membres de votre équipe.
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6. Posez des questions ouvertes
Les rencontres individuelles sont une conversation, et souvent, la meilleure façon de mener une conversation significative est de poser des questions. Les questions ouvertes constituent un excellent moyen d'orienter la conversation, d'échanger des informations importantes et de trouver des solutions en collaboration.
Préparez-vous avec plus questions relatives à une réunion individuelle comme :
- À quoi avez-vous pensé la semaine dernière ?
- Pouvez-vous citer un exemple récent d'une situation professionnelle dans laquelle vous vous êtes épanouie ?
- Quels ont été les principaux éléments qui ont contribué à votre succès ?
- Pensez-vous que votre charge de travail est raisonnable ? Si ce n'est pas le cas, pouvez-vous suggérer des solutions que nous pourrions mettre en œuvre ensemble pour résoudre le problème ?
- Comment puis-je vous aider ?
L'esprit de bureau outil de réunion individuelle vous permet de planifier, de suivre et de suivre chaque conversation en un seul endroit. De plus, des dizaines de sujets de discussion recommandés sont disponibles dans notre moteur de conversation afin que vous puissiez accéder aux sujets les plus importants à chaque fois.
7. Laisse-les parler
Il n'y a rien de pire que d'être préparé pour une bonne conversation (conseils de *toux* #1 à #6), puis quand vient le temps de parler, l'autre personne fait part de ses idées ou termine la conversation. C'est un moyen infaillible de tuer l'engagement des employés.
Soyez prêt à entendre ce que vos employés ont à dire dans l'intention de comprendre, et efforcez-vous d'écouter 80 % du temps et de ne parler que 20 % du temps.
N'oubliez pas : Les réunions individuelles sont d'excellentes occasions pour les employés de faire part de leurs commentaires et de faire part de leurs préoccupations. Créez un espace sécurisé pour vos subordonnés directs et ayez des conversations plus authentiques avec eux conseils éprouvés.
8. Écoutez vos employés
C'est le moment d'être « à l'écoute ». Discutez moins et concentrez-vous sur eux. Le style de communication et de gestion de chacun est différent, et il est essentiel de créer un environnement dans lequel vos employés se sentent à l'aise pour s'exprimer librement. Qu'il s'agisse d'un réunion individuelle virtuelle ou si vous l'avez en personne, être présent (*indice* faire taire les notifications Slack) fera la différence entre une expérience fructueuse ou non, pour vous et votre employé.
💡Idée : Utiliser techniques d'écoute active pour renforcer votre interaction et améliorer votre compréhension. En accordant toute votre attention tout en reflétant et en validant ce qu'ils disent, vous pouvez détecter les problèmes sous-jacents qu'ils soulèvent et être en mesure de faire ressortir le défi en posant des questions de suivi pertinentes.
9. Évitez les mises à jour sur l'état des projets en cours
Il est raisonnable de penser que vous et vos employés voudriez aborder les priorités de travail lors de vos entretiens individuels. Cependant, ce n'est pas le moment de procéder à une évaluation des performances. Essayez d'éviter de passer trop de temps sur les mises à jour de statut et concentrez-vous plutôt sur la situation dans son ensemble. Il y a de fortes chances que d'autres réunions soient consacrées à ce type de discussions. Il est également probable que d'autres membres de votre équipe aient également besoin de prendre connaissance des rapports d'avancement, et le fait de devoir répéter les mises à jour constitue une utilisation inefficace du temps pour tout le monde.
10. Prendre des notes de réunion
La prise de notes lors de vos entretiens individuels montre non seulement à votre employé que vous appréciez ce qu'il dit, mais cela vous aide également à vous en souvenir ! La rédaction de notes vous aidera à rester organisé lors de plusieurs réunions, à suivre les progrès, à apporter de nouveaux sujets à la discussion et à actualiser les réunions. Le fait d'avoir une trace claire de ce dont vous avez discuté vous aidera à faire le suivi lors de votre prochaine conversation.
Logiciel personnalisé comme Officevibe peut vous aider à centraliser vos notes de réunion afin d'avoir une trace de vos conversations avec chaque employé de votre équipe. Vous pouvez créer des agendas individuels partagés, définir et suivre les actions à entreprendre, et conserver des notes de réunion privées que vous seul pouvez voir.
11. Demandez des commentaires
Les réunions individuelles sont un moment idéal pour donner votre avis et recueillir les commentaires critiques des employés. Une question simple comme « que puis-je faire pour vous aider cette semaine ? » peut révéler des informations qui vous aideront à mieux soutenir votre équipe. Favoriser une culture du feedback est essentiel au maintien de la santé de votre équipe et à l'amélioration de votre rôle en tant que manager.
Les avantages de donner et de recevoir des commentaires sont innombrables. Découvrez-les conseils pour créer une culture du feedback au sein de votre équipe.
12. Fixez des objectifs pour vous et votre employé
En tant que manager, vous êtes idéalement placé pour aligner vos ambitions professionnelles sur le service et le soutien de vos employés dans leur cheminement de carrière. Les rencontres individuelles constituent le moment idéal pour discuter de leur carrière, pour approfondir les réussites et les défis liés à leur rôle actuel et pour définir leurs objectifs de carrière futurs. En comprenant les aspirations et les compétences de vos employés, vous pouvez ensuite les aider à structurer et à élargir les opportunités de développement de carrière.
🎯Astuce : L'établissement d'objectifs ne devrait pas être une tâche écrasante. Nous vous recommandons de commencer avec ces outils simples et directs conseils pour fixer des objectifs pour tous les managers.
13. Soyez précis quant aux prochaines étapes
À la fin de chaque rencontre individuelle, prenez un moment pour décider des prochaines étapes. Après avoir discuté des défis actuels lors de la réunion, le moment est venu de parler spécifiquement de la manière dont ils seront relevés et de qui sera responsable de quelles actions. Vous pouvez ensuite synchroniser ces actions au début de la prochaine réunion individuelle. C'est une autre façon de suivre les progrès au fil du temps.
N'oubliez pas : Assurez-vous de tenir vos promesses. Les prochaines étapes réalisables sont susceptibles de tomber entre vos mains et celles de votre employé. Montrez l'exemple et donnez suite à vos actions dans les délais impartis.
Maîtrisez votre prochaine réunion individuelle
Dans votre emploi du temps chargé, vos réunions individuelles sont un moment qui vous est réservé pour communiquer avec vos employés. Tout comme les réunions d'équipe contribuent à donner de la visibilité au travail et à la dynamique de votre équipe, les entretiens individuels se concentrent sur le développement individuel des employés et sur la manière dont il contribue au succès de l'équipe. En offrant un espace sûr pour discuter de sujets tels que le stress, les victoires et les performances, vous établissez des relations plus solides avec vos employés, enrichissant ainsi votre expérience en tant que manager.
Bref, les nombreux avantages des réunions individuelles valent la peine de prendre le temps de se préparer et de s'engager à respecter un horaire régulier. Et tu n'es pas obligée de le faire seule. Grâce à la simplicité d'Officevibe outil de réunion individuelle, vous pouvez planifier des réunions, définir des objectifs avec votre équipe et suivre facilement les progrès. C'est gagnant-gagnant !