13 conseils sur les réunions individuelles pour stimuler l’engagement des employés

Avez-vous déjà pensé aux entretiens individuels comme à un ingrédient secret essentiel à un leadership efficace ? Les entretiens individuels sont un moment précieux (et dans certains cas le seul moment) pour établir un contact personnel avec vos subordonnés directs. Les entretiens individuels offrent l’occasion de partager un feedback constructif, d’aborder des conversations difficiles, de discuter des objectifs de carrière, et bien plus encore.

Cela est vrai lorsque les entretiens individuels sont planifiés de manière réfléchie, que les deux parties sont pleinement présentes et que le temps de chacun est respecté. D’un autre côté, une réunion mal utilisée peut être frustrante et laisser les employés dans la confusion, sans compréhension claire de leurs rôles ou de leurs tâches. C’est pourquoi nous avons rassemblé quelques conseils efficaces pour les réunions individuelles afin de vous aider à faciliter des conversations perspicaces, à développer la confiance avec vos employés et à inspirer des résultats à votre équipe.

Que sont les réunions individuelles et pourquoi sont-elles si importantes ?

Une réunion individuelle est (vous l’avez deviné) une discussion entre deux employés dans un but précis. Ces discussions peuvent être formelles ou plus informelles et se déroulent généralement entre un responsable et un subordonné direct, entre pairs de la même unité ou entre collègues de différents services.

L’objectif d’un entretien individuel

L’objectif d’un entretien individuel varie en fonction de vos besoins et de ceux de votre employé et peut changer avec le temps. Voici quelques-unes des principales raisons de prévoir des entretiens individuels :

• fixer des objectifs ;
• construire et entretenir la relation gestionnaire-employé ;
• travailler sur des plans de développement de carrière ;
• donner et recevoir un feedback honnête ;
• s’assurer du bien-être des membres de votre équipe.

L’objectif de vos réunions individuelles peut évoluer au fur et à mesure que vos relations changent et que les projets progressent. À partir de là, vous pouvez fixer des réunions hebdomadaires et commencer à établir un programme plus collaboratif avec chacun de vos subordonnés directs.

Les avantages des réunions individuelles

Tout comme les réunions d’équipe, les entretiens individuels vous permettent de vous connecter, de collaborer et de communiquer plus facilement avec un autre membre de l’équipe. En tant que gestionnaire, une réunion en tête-à-tête peut vous aider à :

• célébrer et reconnaître les réalisations des employés ;
• surmonter les obstacles à un projet ;
• aligner les objectifs personnels sur les objectifs de l’entreprise ;
• soutenir le développement professionnel des employés ;
• recueillir les commentaires des employés.

13 conseils pour des réunions individuelles réussies

1. Faites des entretiens individuels une priorité

Les entretiens individuels avec les employés sont une excellente occasion de vérifier l’état général de votre équipe. En période de stress ou de changement, il est encore plus important de prendre le temps de comprendre comment les membres de votre équipe sont affectés.

Veillez à programmer vos entretiens individuels à un moment précis où vous savez que vous pourrez vous rendre régulièrement. Faites de votre mieux pour ne pas annuler ou laisser annuler la réunion. Tenir vos engagements permet d’instaurer la confiance avec votre équipe.

⏰ Ne soyez pas en retard ! Vous pouvez enchaîner les réunions toute la journée, mais les membres de votre équipe ne le savent pas forcément. Si vous avez plusieurs réunions, soyez clair au début de chacune d’entre elles sur l’heure à laquelle vous devez vous arrêter, et respectez-la. Arriver en retard envoie le message négatif que vous ne respectez pas leur temps – ce n’est pas la meilleure façon de donner le ton de la réunion à venir.

2. Rencontrez-vous fréquemment

Prenez l’habitude de prévoir des réunions individuelles fréquentes pour établir une meilleure relation avec vos employés. En prévoyant des entretiens individuels à intervalles réguliers avec chaque membre de votre équipe, vous assurez une communication permanente. Une fois par mois ne suffit pas pour faire des progrès significatifs. Visez plutôt une réunion hebdomadaire ou bihebdomadaire récurrente. Ce rythme est particulièrement important lorsqu’un subordonné direct est nouveau dans son rôle, nouveau dans l’entreprise ou confronté à des difficultés de performance.

Ne vous inquiétez pas : Tout le monde sait qu’il y a des imprévus et qu’il n’est pas toujours possible de se réunir aussi souvent. Si vous devez repousser une réunion en raison de priorités pressantes, envisagez de reporter le tête-à-tête à plus tard dans la journée ou dans la semaine, ou de réduire exceptionnellement la durée de la réunion pour la journée.

Il est toujours possible d’organiser une réunion efficace en 15 minutes au lieu de 30 minutes. En vous engageant à maintenir la fréquence des réunions, vous montrerez à vos employés que vous accordez de l’importance à vos entretiens individuels avec eux.

3. Préparez chaque réunion individuelle

Comme pour toute autre réunion, il est essentiel de se préparer à l’avance pour les réunions individuelles afin de tirer le meilleur parti du temps passé ensemble. Relisez vos notes de la dernière réunion et planifiez vos points de discussion à l’avance. En gardant une structure de réunion cohérente grâce à un modèle d’ordre du jour pour les réunions individuelles, vous gagnerez du temps et vous pourrez rester concentré sur les questions importantes.

N’oubliez pas : Vous n’êtes peut-être pas le seul à avoir un ordre du jour. Et c’est une bonne chose ! Les employés peuvent avoir des questions urgentes qu’ils souhaitent aborder lors de la réunion. Encouragez cet engagement et veillez à leur consacrer du temps pour évoquer leurs problèmes, leurs défis et leurs idées.

4. Partagez l’ordre du jour avant la réunion

Améliorez l’engagement des employés et leur participation à la conversation en communiquant l’ordre du jour avant la réunion. Demandez-leur s’il y a des sujets qu’ils souhaitent aborder et des points à ajouter à l’ordre du jour de la réunion. Le fait de partager l’ordre du jour à l’avance vous donne à tous deux une visibilité sur ce dont vous allez discuter, ce qui permet d’arriver à la réunion bien préparé.

Le logiciel de réunions individuelles d’Officevibe permet aux gestionnaires et aux employés de fixer des points de discussion dans un ordre du jour de réunion partagé tout au long de la semaine. Vous pouvez économiser du temps de préparation en utilisant le modèle de réunion individuelle personnalisable proposé directement dans l’application. 

5. Commencez par prendre des nouvelles

Les réunions individuelles sont l’occasion d’établir une relation avec vos employés et d’établir un contact personnel. Stimulez la conversation en les interrogeant sur des sujets qui les intéressent, comme leurs loisirs, ce qu’ils ont fait pendant le week-end ou leurs projets de vacances. Consacrer du temps à la réunion pour parler d’autres choses que du travail montre aux membres de votre équipe que vous vous souciez d’eux et de leur bien-être et encourage un dialogue ouvert et honnête.

Vous êtes à la recherche de nouveaux sujets de conversation ? Voici quelques façons de prendre des nouvelles et d’apprendre à mieux connaître les membres de votre équipe.

6. Posez des questions ouvertes

Les réunions en tête-à-tête sont des conversations, et souvent, la meilleure façon de mener une conversation significative est de poser des questions. Les questions ouvertes sont un excellent moyen d’orienter la conversation, d’échanger des informations importantes et de trouver des solutions en collaboration.

L’outil de réunions individuelles d’Officevibe vous permet de planifier, de suivre et d’assurer le suivi de chaque conversation en un seul endroit. De plus, des dizaines de points de discussion recommandés se trouvent dans notre moteur de conversation afin que vous puissiez aborder les sujets les plus importants, à chaque fois.

7. Laissez parler vos employés…

Il n’y a rien de pire que d’être prêt pour une bonne conversation (*toux* conseils n⁰ 1 à 6) et que, lorsque vient votre tour de parler, l’autre personne interjette ses idées ou dévore la conversation. Cette façon de faire est un moyen infaillible de tuer l’engagement des employés.

Soyez ouvert à ce que vos employés ont à dire avec l’intention de comprendre, et visez à écouter 80 % du temps et à parler seulement 20 % du temps.

N’oubliez pas : Les réunions en tête-à-tête sont d’excellentes occasions pour les employés de donner leur avis et de soulever leurs préoccupations. Créez un espace sûr pour vos subordonnés directs et ayez des conversations plus authentiques grâce à ces conseils éprouvés.

8. … et écoutez-les

C’est le moment d’être « tout ouïe ». Parlez moins et concentrez-vous sur eux. Le style de communication et de management de chacun est différent, et il est essentiel de créer un environnement dans lequel vos employés se sentent à l’aise pour s’exprimer librement. Qu’il s’agisse d’une réunion virtuelle en tête-à-tête ou que vous l’ayez en personne, le fait d’être présent (*indice* faites taire ces notifications Slack) va faire la différence entre une expérience fructueuse ou non – tant pour vous que pour votre employé.

💡Idée : Utilisez des techniques d’écoute active pour renforcer votre interaction et construire une meilleure compréhension. En accordant toute votre attention, tout en reflétant et en validant ce qu’ils disent, vous pouvez repérer les problèmes sous-jacents auxquels ils font allusion – et être en mesure de faire remonter le défi à la surface en posant des questions de suivi pertinentes.

9. Évitez les mises à jour sur les projets en cours

Il est raisonnable de penser que vous et vos employés voudrez aborder les priorités de travail lors de vos entretiens individuels. Cependant, ce n’est pas le moment de faire un bilan de performance. Essayez d’éviter de passer trop de temps à faire le point sur l’état d’avancement des projets et concentrez-vous plutôt sur la situation dans son ensemble. Il est probable qu’il y ait d’autres réunions consacrées à ce genre de discussions. Il est également probable que les autres membres de votre équipe aient besoin d’entendre les rapports d’étape, et le fait de devoir répéter les mises à jour est une utilisation inefficace du temps pour tout le monde.

10. Prenez des notes

Prendre des notes pendant vos entretiens individuels montre non seulement à votre employé que vous accordez de l’importance à ce qu’il dit, mais cela vous aide aussi à vous en souvenir ! Prendre des notes vous aidera à rester organisé au milieu de plusieurs réunions, à suivre les progrès réalisés, à apporter de nouveaux sujets de discussion et à garder les réunions fraîches. Le fait d’avoir une trace claire de ce dont vous avez discuté vous aide à assurer le suivi lors de votre prochaine conversation.

Un logiciel de réunions individuelles comme Officevibe peut vous aider à centraliser vos notes de réunion afin que vous disposiez d’un enregistrement de vos conversations avec chaque employé de votre équipe. Vous pouvez créer des agendas partagés, définir et suivre les actions à entreprendre, et conserver des notes de réunion privées que vous seul pouvez consulter.

11. Demandez un retour d’information

Les réunions individuelles sont le moment idéal pour donner du feedback et recueillir les commentaires critiques des employés. Une question simple comme « Que puis-je faire pour vous aider cette semaine ? » peut révéler des informations qui vous aideront à mieux soutenir votre équipe. Favoriser une culture du feedback est un élément essentiel pour maintenir la santé de votre équipe et améliorer votre rôle de gestionnaire.

Les avantages de donner et de recevoir du feedback sont innombrables. Consultez ces conseils pour créer une culture du feedback au sein de votre équipe.

12. Fixez des objectifs pour vous et votre employé

En tant que gestionnaire, vous êtes particulièrement bien placé pour aligner vos ambitions professionnelles sur le service et le soutien de vos employés dans leur parcours professionnel. Les entretiens individuels sont le moment idéal pour discuter de carrière – pour approfondir à la fois les succès et les défis de leur rôle actuel et pour fixer leurs objectifs de carrière futurs. En obtenant un aperçu des aspirations et des compétences de vos employés, vous pouvez ensuite contribuer à structurer et à élargir les possibilités de développement de carrière.

🎯 Conseil : La mise en place d’objectifs ne doit pas être une tâche écrasante. Nous vous recommandons de commencer par ces conseils simples et directs de mise en place d’objectifs pour chaque gestionnaire.

13. Soyez précis sur les prochaines étapes

Prenez un moment à la fin de chaque réunion individuelle pour décider des prochaines étapes. Après avoir discuté des défis actuels au cours de la réunion, il est temps de parler spécifiquement de la manière dont ils seront abordés et de qui sera responsable de quelles actions. Vous pouvez ensuite vous synchroniser sur ces actions au début de la prochaine réunion individuelle. C’est une autre façon de suivre les progrès au fil du temps.

N’oubliez pas : Assurez-vous que vous tenez vos promesses. Les prochaines étapes concrètes sont susceptibles de tomber entre vos mains et celles de votre employé. Montrez l’exemple et donnez suite à vos actions en temps voulu.

Maîtrisez votre prochain entretien individuel

Les entretiens individuels constituent un moment privilégié dans votre emploi du temps chargé, qui vous permet de communiquer avec vos employés. Tout comme les réunions d’équipe permettent de mettre en lumière le travail et la dynamique de votre équipe, les entretiens individuels se concentrent sur le développement individuel des employés et sur la manière dont il contribue au succès de l’équipe. En offrant un espace sûr pour discuter de tout, du stress aux victoires en passant par les performances, vous établissez des relations plus fortes avec vos employés, ce qui enrichit votre expérience en tant que gestionnaire.

En bref, les nombreux avantages des entretiens individuels valent bien que vous preniez le temps de les préparer et de les organiser régulièrement. Et vous n’avez pas à le faire seul. Grâce à l’outil simple de réunions individuelles d’Officevibe, vous pouvez planifier des réunions, fixer des objectifs avec votre équipe et suivre facilement les progrès réalisés. Tout le monde y gagne !