Comment mener votre première réunion avec votre personnel en tant que nouveau gestionnaire

Comme le dit le vieil adage, on ne peut faire une première impression qu’une seule fois. C’est pourquoi, en tant que nouveau gestionnaire, votre première réunion avec le personnel est si importante. Il y a de fortes chances que les employés se sentent curieux (ou même appréhendent) d’avoir un nouveau supérieur hiérarchique. Votre première réunion d’équipe est l’occasion idéale de mettre les gens à l’aise, de faire une bonne première impression et de démarrer sur la meilleure note possible.

Mais comment faire exactement ? Comment faire en sorte que votre réunion de présentation avec votre nouvelle équipe se déroule sans accroc et vous place, vous et vos collaborateurs, sur la voie de la réussite pour l’avenir ?

Avec un peu de préparation, des objectifs clairs et un ordre du jour flexible, vous serez prêt à mener votre première réunion du personnel en tant que nouveau gestionnaire comme un professionnel chevronné.

Comment préparer votre première réunion avec votre personnel en tant que nouveau gestionnaire ?

Pour réussir une réunion en tant que nouveau gestionnaire, il est essentiel de bien se préparer. Il y a certaines choses que vous devez absolument faire à l’avance pour que votre première réunion soit un succès et que votre nouvelle équipe soit enthousiaste à l’idée de travailler avec vous.

Fixez un objectif clair

Vous ne pouvez pas dire qu’une réunion est réussie si vous ne savez pas ce que vous essayez d’accomplir. C’est pourquoi vous devez fixer des objectifs pour les réunions individuelles et les réunions d’équipe. Avant votre première réunion en tant que nouveau gestionnaire, réfléchissez à vos objectifs, qu’il s’agisse de briser la glace avec votre nouvelle équipe ou de parler de votre premier projet.

Fixer des objectifs de réunion vous permet de gagner du temps et d’augmenter la productivité lors de ces moments avec votre équipe. Inspirez-vous de nos exemples d’objectifs de réunion pour chaque type de réunion !

Écrivez les sujets importants à aborder

Bien qu’il ne soit pas nécessaire d’écrire un scénario pour votre réunion, il est préférable d’avoir une vue d’ensemble des sujets que vous souhaitez aborder.

Par exemple : Si l’objectif de votre réunion est de briser la glace avec les membres de votre nouvelle équipe, vous pouvez aborder des sujets tels que votre parcours professionnel, votre style de gestionnaire et votre philosophie de leadership.

Préparez les sujets de discussion

Une fois que vous savez quels sujets vous souhaitez aborder, vous devez également préparer quelques points de discussion spécifiques pour chacun d’entre eux. Réfléchissez aux sujets qui conviennent le mieux à une réunion d’équipe et à ceux qu’il vaudrait mieux aborder dans le cadre d’entretiens individuels.

Par exemple, vous pouvez préparer un ou deux points de discussion pour chaque sujet : Vous pouvez préparer une ou deux anecdotes ou réalisations à partager avec le groupe, prévoir un exercice pour briser la glace ou préparer des sujets pour des conversations informelles.

Coordonnez la logistique de la réunion d’équipe

Vous devez régler tous les détails de la réunion à l’avance. Déterminez si vous organisez une réunion à distance ou en personne, où vous vous réunirez (dans un espace physique ou une salle de réunion, ou dans une salle virtuelle), et qui doit être présent. Veillez à communiquer ces détails aux participants à la réunion dans votre invitation au calendrier ou dès que possible.

Calmez-vous

Si vous vous sentez un peu nerveux ou craintif à l’idée de diriger votre première réunion du personnel, c’est tout à fait normal ! Faire quelque chose pour la première fois peut être éprouvant pour les nerfs – et diriger votre première réunion avec votre équipe n’est pas différent.

Astuce pour gérer la nervosité avant la réunion : Prévoyez du temps dans votre agenda juste avant la réunion pour mettre votre esprit (et vos nerfs) à l’aise. Vous pouvez profiter de ce moment pour faire une promenade ou quelques exercices de respiration profonde avant la réunion.

Comment mener votre première réunion d’équipe ?

Une fois les préparatifs terminés, l’étape suivante consiste à organiser votre première réunion d’équipe. Voici quelques conseils sur la manière d’animer votre première réunion d’équipe qui vous aideront à atteindre votre objectif, à établir un lien avec votre équipe et à poser des bases solides pour une expérience d’équipe réussie et productive.

1. Brisez la glace avec vos nouveaux collègues

C’est la première fois que les membres de votre nouvelle équipe assistent à l’une de vos réunions et, dans certains cas, c’est même la première fois qu’ils vous rencontrent. Comme nous l’avons dit, il se peut que la curiosité, l’appréhension ou la nervosité soient au rendez-vous. Avant de vous plonger dans le contenu de votre réunion, prenez le temps de briser la glace et de mettre tout le monde (vous y compris !) à l’aise.

Conseil pour briser la glace : Commencez votre réunion par un jeu rapide pour apprendre à vous connaître ou par une série de questions pour briser la glace.

2. Veillez à ce que la structure de la réunion soit souple

Il est important d’avoir un ordre du jour, mais vous ne devez pas vous y tenir au point de manquer l’occasion d’avoir des conversations ou des interactions intéressantes avec votre nouvelle équipe. Lors de votre première réunion, vous devez absolument préparer vos sujets et vos points de discussion, mais vous devez également faire preuve de suffisamment de souplesse pour laisser les conversations, les questions ou les interactions se dérouler de manière organique.

3. Faites de la réunion une expérience interactive

Personne n’aime qu’on lui parle pendant une heure d’affilée. Cherchez des moyens d’impliquer votre équipe et de la faire participer au contenu de la réunion. Ils resteront ainsi présents pendant la durée prévue et sauront dès le départ que vous accordez la priorité à la participation et à l’engagement des employés.

En voici un exemple : Après avoir présenté à votre équipe votre historique, vous pouvez également faire un tour de table et demander à chaque employé de se présenter et de préciser son rôle.

4. Planifiez une durée acceptable

Quelle que soit la qualité de votre première réunion d’équipe, si elle dure trop longtemps, les participants auront du mal à rester mobilisés. Essayez d’être aussi concis que possible et de limiter la durée totale de la réunion à moins d’une heure. Si vous devez la prolonger, prévoyez des pauses.

N’oubliez pas : Une fois que vous avez rencontré votre nouvelle équipe, c’est une bonne idée de rencontrer individuellement les membres de votre équipe également. Les réunions individuelles présentent de nombreux avantages, et le fait de garder cela à l’esprit vous aidera à tirer le meilleur parti de chaque réunion prévue.

5. Laissez du temps pour les questions des employés

Votre première réunion du personnel est votre première occasion de vous présenter à votre nouvelle équipe, mais c’est aussi la première occasion pour votre équipe de vous rencontrer et d’apprendre à vous connaître. Ils auront donc probablement des questions à vous poser. Veillez donc à laisser suffisamment de temps à la fin de la réunion pour une séance de questions et réponses en équipe. Vous aurez l’occasion de poser toutes vos propres questions lors de vos entretiens individuels.

N’oubliez pas : Une fois que vous avez rencontré votre nouvelle équipe, c’est une bonne idée de rencontrer individuellement les membres de votre équipe également. Les réunions individuelles présentent de nombreux avantages, et le fait de garder cela à l’esprit vous aidera à tirer le meilleur parti de chaque réunion prévue.

6. Soyez vous-même et montrez votre personnalité

Pour être un gestionnaire efficace, il faut notamment établir un lien personnel avec votre nouvelle équipe. Cela permettra d’améliorer la communication, de renforcer la confiance et le respect et, en fin de compte, d’améliorer les relations de travail. L’instauration de la confiance et de liens authentiques se produit lorsque les gens découvrent qui vous êtes vraiment. Lors de votre première réunion d’équipe, laissez donc transparaître votre personnalité !

Par exemple, si vous êtes une personne pleine d’esprit, laissez transparaître votre personnalité : faites des blagues. Si vous avez un hobby qui vous passionne, parlez-en. Plus vous laisserez transparaître votre personnalité à vos employés, plus vous établirez rapidement des liens avec eux.

7. Prévoyez les prochaines étapes

Lorsque vous terminez votre réunion, vous voulez que chacun reparte en sachant exactement ce que l’on attend de lui et ce qui va suivre. Préparez quelques étapes à suivre après votre première réunion du personnel et faites-les connaître à vos employés. En outre, vous pouvez définir quelques étapes suivantes à partir des questions soulevées au cours de la réunion.

Idées d’étapes suivantes : Prévoyez des réunions individuelles avec chaque nouveau membre de l’équipe, organisez une session de formation sur les nouveaux systèmes et processus, organisez une séance de brainstorming pour planifier des projets ou réservez un moment pour créer en collaboration les valeurs et les principes de l’équipe.

Modèle d’ordre du jour de la première réunion d’équipe d’un nouveau gestionnaire

Vous ne savez toujours pas comment vous y prendre pour votre réunion de présentation ? Ne vous inquiétez pas ! Que vous commenciez à peine à organiser des réunions d’équipe ou que vous cherchiez à mieux structurer les moments prévus, les modèles de réunion peuvent vous aider à rester sur la bonne voie. Ils vous permettent de couvrir tous les points de l’ordre du jour avant la fin de la réunion d’équipe.

Voici un exemple de modèle d’ordre du jour pour une première réunion d’équipe, qui vous aidera à visualiser la structure de votre espace de réunion et à rester sur la bonne voie lorsque la réunion aura lieu.

À quelle fréquence devriez-vous organiser des réunions avec votre personnel ?

Une fois que vous avez organisé votre première réunion du personnel, la prochaine chose à faire est de déterminer la bonne fréquence de réunion pour votre équipe. En d’autres termes, en tant que nouveau gestionnaire, à quelle fréquence devez-vous prévoir d’organiser des réunions du personnel ?

Il n’y a pas de nombre magique de réunions d’équipe. Certaines équipes se réunissent tous les jours, d’autres une fois par semaine, d’autres encore une fois par mois. La fréquence à laquelle vous devrez organiser des réunions de toute l’équipe dépendra de votre équipe, de vos objectifs et des projets sur lesquels vous travaillez.

• Scénario n° 1 : Votre équipe doit respecter une échéance imminente pour un projet comportant de nombreux éléments mobiles. Vous vous assurez donc d’organiser des réunions d’équipe quotidiennes tant qu’il y a plusieurs tâches sensibles au facteur temps à gérer.
• Scénario n° 2 : Vous gérez une équipe d’introvertis qui se sentent épuisés après avoir réuni tous les membres de l’équipe. Vous décidez donc d’organiser moins de réunions d’équipe et de donner à chacun plus de temps pour un travail individuel ciblé.

Comment gérer les réunions avec votre équipe ?

Lorsque vous décidez de la fréquence de vos réunions, il est également important d’équilibrer les séances de groupe et les séances individuelles. En fonction de la taille de votre équipe, des sujets sur lesquels elle travaille et des besoins individuels de chaque employé, vous pouvez opter pour des réunions individuelles plus fréquentes que les réunions d’équipe, ou vice versa. Veillez simplement à consacrer du temps aux deux, car le développement de relations personnelles avec chaque membre de l’équipe est tout aussi important que la création d’une culture d’équipe positive et saine.

En règle générale, vous souhaiterez rencontrer votre équipe au moins une fois par semaine ou toutes les deux semaines. Il est important que vous restiez au courant de ce sur quoi ils travaillent, mais aussi que vous leur accordiez du temps pour qu’ils soulèvent les problèmes auxquels ils sont confrontés ou qu’ils partagent leurs succès. La réunion avec l’ensemble de l’équipe est l’occasion de s’aligner et de se connecter, afin de maintenir le sens de l’objectif collectif.

FAQ sur votre première réunion avec vos employés en tant que nouveau gestionnaire

En tant que nouveau gestionnaire, votre première réunion avec les employés donne le ton de votre relation de travail et établit les bases d’une dynamique d’équipe réussie. Il est naturel de se poser des questions sur la manière de rendre cette première réunion utile et efficace.

Dans cette section FAQ, nous avons rassemblé les réponses aux questions les plus courantes que vous pouvez vous poser au sujet de votre première réunion avec les employés.

En suivant ces conseils, vous serez bien préparé pour franchir cette étape importante et établir une relation positive avec les membres de votre équipe. Et n’oubliez pas que ces conseils sont également valables pour toutes les réunions à venir (et pas seulement les premières !).

Votre première rencontre avec les employés en tant que nouveau gestionnaire est la meilleure occasion de créer une relation de travail positive et un environnement de travail collaboratif. Il est essentiel de saisir cette occasion pour nouer des liens avec les membres de votre équipe, comprendre leurs points de vue et les inciter à atteindre des objectifs communs. En outre, cela aura un impact (positif) considérable sur la culture de l’équipe !