Comme le dit le vieil adage, on ne fait une première impression qu'une seule fois. C'est pourquoi, en tant que nouveau responsable, votre première réunion du personnel est si importante. Il y a de fortes chances que les employés soient curieux (ou même inquiets) à l'idée d'avoir un nouveau superviseur. Votre première réunion d'équipe est l'occasion idéale de mettre les gens à l'aise, de faire une bonne première impression et de démarrer les choses sur la meilleure note possible.
Alors, comment faites-vous cela exactement ? Comment vous assurer que votre réunion d'introduction avec votre nouvelle équipe se déroule sans accroc et vous prépare, à vous et à vos collaborateurs, à réussir à l'avenir ?
Avec un peu de préparation, des objectifs clairs et un ordre du jour flexible, vous serez prêt à organiser votre première réunion du personnel en tant que nouveau responsable, comme un professionnel chevronné.
Comment préparer votre première réunion du personnel en tant que nouveau responsable
Un élément essentiel d'une réunion réussie en tant que nouveau responsable est de s'assurer que vous êtes bien préparé. Il y a certaines choses que vous voudrez certainement faire à l'avance pour vous assurer que votre première réunion du personnel soit un succès et que votre nouvelle équipe ait l'opportunité de travailler avec vous avec enthousiasme.
Fixez-vous un objectif clair
Vous ne pouvez pas dire qu'une réunion est un succès si vous ne savez pas ce que vous essayez d'accomplir. C'est pourquoi vous voulez fixer des objectifs d'atteinte en tête-à-tête ainsi que des réunions d'équipe. Avant votre première rencontre en tant que nouveau manager, réfléchissez à vos objectifs, qu'il s'agisse de briser la glace avec votre nouvelle équipe ou de discuter de votre premier projet.
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Fixer des objectifs vous permet de gagner du temps et d'augmenter la productivité pendant ces moments avec votre équipe. Laissez-vous inspirer par notre atteindre l'objectif des exemples pour chaque type de réunion !
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Décrire les sujets importants à aborder
Vous n'êtes pas obligé d'écrire un script pour votre réunion, mais vous souhaitez avoir un aperçu général des sujets que vous souhaitez aborder.
Par exemple : si l'objectif de votre réunion est de briser la glace avec les nouveaux membres de votre équipe, vous souhaiterez peut-être aborder des sujets tels que votre parcours professionnel, style de gestionet philosophie du leadership.
Préparez des points de discussion
Une fois que vous aurez déterminé les sujets que vous souhaitez aborder, vous devrez également préparer quelques points de discussion spécifiques pour chaque sujet. Réfléchissez aux sujets qui conviendraient le mieux à un réunion d'équipe cadre, et lesquels pourraient être mieux abordés lors de conversations individuelles.
Par exemple : vous pourriez préparer une ou deux anecdotes ou réalisations à partager avec le groupe, planifier un exercice de brise-glace ou préparer un activité d'enregistrement des réunions.
Coordonner la logistique des réunions d'équipe
Vous souhaitez régler tous les détails de votre réunion à l'avance. Demandez-vous si vous organisez un événement en personne ou réunion à distance, où vous allez vous rencontrer (un espace physique ou une salle de réunion, ou virtuelle) et qui doit être présent. Assurez-vous de partager ces informations avec les participants à votre réunion dans l'invitation de votre calendrier ou dès que possible.
Apaisez les nerfs de votre nouveau manager
Si vous ressentez un peu de nervosité ou d'appréhension à l'idée de diriger votre première réunion du personnel, c'est tout à fait normal ! Faire quoi que ce soit pour la première fois peut être éprouvant pour les nerfs, et l'organisation de votre première réunion avec votre équipe ne fait pas exception à la règle.
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Conseil pour gérer la nervosité d'avant la réunion : Prévoyez du temps dans votre calendrier juste avant votre réunion pour vous rassurer l'esprit (et les nerfs). Vous pouvez profiter de ce moment pour faire une promenade ou faire quelques exercices de respiration profonde avant votre réunion.
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Comment organiser votre première réunion d'équipe
Une fois que vous avez terminé votre travail de préparation, l'étape suivante du processus consiste à organiser votre première réunion d'équipe. Voici quelques conseils sur la façon d'organiser votre première réunion du personnel qui vous aideront à atteindre l'objectif de votre réunion, communiquez avec votre équipe, et posez des bases solides pour une expérience d'équipe réussie et productive.
1. Brisez la glace avec les nouveaux membres de votre équipe
C'est la première fois que votre nouvelle équipe participe à l'une de vos réunions et, dans certains cas, c'est peut-être même la première fois qu'elle vous rencontre. Comme nous l'avons mentionné, il peut y avoir de la curiosité, de l'appréhension ou de la nervosité. Avant de vous plonger dans le contenu de votre réunion, prenez le temps de briser la glace et de faire participer tout le monde (y compris vous !) à l'aise.
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Conseil Icebreaker : Commencez votre réunion par un jeu rapide pour apprendre à vous connaître ou par une partie de questions sur les brise-glaces.
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2. Maintenir la flexibilité de la structure des réunions
Il est important d'avoir un ordre du jour pour les réunions, mais vous n'avez pas besoin de vous y engager au point de rater une occasion d'avoir des conversations ou des interactions significatives avec votre nouvelle équipe. Lors de votre première réunion du personnel, vous devez absolument vous préparer avec vos sujets et vos points de discussion, mais aussi faire preuve de suffisamment de flexibilité pour permettre aux conversations, aux questions ou aux interactions de se dérouler de manière organique.
3. Faites-en une expérience interactive
Personne n'aime qu'on parle de lui pendant une heure d'affilée. Cherchez des moyens d'impliquer votre équipe et de la maintenir engagée dans le contenu de la réunion. Cela leur permettra de rester présents pendant l'heure prévue et de leur faire savoir dès le départ que vous donnez la priorité à la participation et engagement des employés.
Par exemple : après avoir présenté votre parcours à votre équipe, vous pouvez également faire le tour de la pièce et demander à chaque employé de se présenter et de présenter ses rôles.
4. Maintenez une durée raisonnable de la réunion
Peu importe le niveau d'engagement de votre première réunion d'équipe, si elle dure trop longtemps, les gens auront du mal à rester engagés. Essayez de rester aussi concis que possible et essayez de limiter la durée totale de votre réunion à moins d'une heure. Si vous devez partir plus longtemps, assurez-vous de prévoir du temps pour les pauses.
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N'oubliez pas : Une fois que vous aurez rencontré votre nouvelle équipe, il est également judicieux de rencontrer individuellement les membres de votre équipe. Il y en a de nombreux les avantages des rencontres individuelles, et garder cela à l'esprit vous aidera à tirer le meilleur parti de chaque réunion planifiée.
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5. Congé pour les questions des employés
Votre première réunion du personnel est votre première occasion de vous présenter à votre nouvelle équipe, mais c'est aussi la première occasion pour votre équipe de vous rencontrer et d'apprendre à vous connaître. Ils auront donc probablement des questions, alors assurez-vous de prévoir suffisamment de temps à la fin de la réunion pour une séance de questions-réponses avec l'équipe. Vous aurez l'occasion de poser les vôtres questions lors de vos entretiens individuels.
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Conseil de questions-réponses pour les réunions : Essayez de voir cela comme une opportunité de mieux connaître les défis et les préoccupations de votre nouvelle équipe. Vous n'avez peut-être pas toutes les réponses à leurs questions, et ce n'est pas grave ! Prenez-en note pour y revenir la prochaine fois, et assurez-vous de faire un suivi.
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6. Sois toi-même et montre ta personnalité
Pour être un manager efficace, il faut notamment établir des liens personnels avec votre nouvelle équipe. Cela permettra d'améliorer la communication, de renforcer la confiance et le respect et, en fin de compte, de meilleures relations de travail. Instaurer la confiance et des liens authentiques se créent lorsque les gens peuvent voir qui vous êtes vraiment. Ainsi, lorsque vous organisez votre première réunion du personnel, laissez transparaître votre personnalité !
Par exemple : si vous êtes une personne pleine d'esprit, faites des blagues. Si vous avez un passe-temps qui vous passionne, parlez-en. Plus vous montrez « vous » à vos employés, plus vous communiquerez rapidement avec eux.
7. Ayez prévu les prochaines étapes
À la fin de votre réunion, vous voulez que tout le monde repart en sachant exactement ce que l'on attend d'eux et ce qui va suivre. Préparez les prochaines étapes à suivre après votre première réunion du personnel et informez-en vos employés. En plus de cela, vous pouvez définir les prochaines étapes à suivre en fonction de tout ce qui se passera pendant votre réunion.
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Idées pour la prochaine étape : Calendrier réunions individuelles avec chaque nouveau membre de l'équipe, organisez une session de formation sur les nouveaux systèmes et processus, organisez un brainstorming pour planifier des projets ou réservez un moment pour créer en collaboration les valeurs et les principes de l'équipe.
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Un nouveau modèle d'ordre du jour pour la première réunion d'équipe d'un manager
Vous ne savez toujours pas comment gérer votre réunion d'introduction ? Ne t'inquiète pas ! Que vous commenciez tout juste à organiser les réunions du personnel ou que vous cherchiez à structurer davantage vos horaires, modèles de réunion peuvent vous aider à rester sur la bonne voie. Cela vous permet de couvrir tous les points de votre ordre du jour avant la fin de votre réunion d'équipe.
Voici un exemple de modèle d'ordre du jour d'une première réunion d'équipe pour vous aider à visualiser la structure de votre espace de réunion et à suivre la date à laquelle la réunion aura lieu.
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Ordre du jour de la première réunion du personnel de 45 minutes
- Accueillez l'équipe, présentez-vous et demandez aux nouveaux membres de votre équipe de se présenter. (5 minutes)
- Faites une activité brise-glace. (5 minutes)
- Faites connaître vos attentes à votre équipe en tant que manager. (10 minutes)
- Renseignez-vous sur les points forts et les défis de l'équipe, sur ce qu'elle aimerait voir changer lorsque vous occupez un poste de direction, et sur ce qu'elle aimerait conserver. (15 minutes)
- Donnez à l'équipe l'occasion de poser des questions. (10 minutes)
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À quelle fréquence devez-vous organiser des réunions du personnel ?
Une fois votre première réunion du personnel terminée, la prochaine chose à votre ordre du jour est de déterminer la bonne cadence de réunion pour votre équipe. En d'autres termes, en tant que nouveau responsable, à quelle fréquence devez-vous prévoir d'organiser des réunions du personnel ?
Il n'y a pas de décompte magique pour les réunions d'équipe. Certaines équipes se réunissent tous les jours, d'autres une fois par semaine et d'autres une fois par mois. La fréquence à laquelle vous devrez organiser des réunions réunissant toutes les équipes dépendra de votre équipe, de vos objectifs et des projets sur lesquels vous travaillez.
- Scénario #1 : Votre équipe a une échéance imminente pour un projet comportant de nombreux éléments mobiles. Vous vous assurez donc de tenir des réunions d'équipe quotidiennes tant qu'il y a plusieurs tâches urgentes à gérer.
- Scénario #2 : Vous gérez une équipe d'introvertis qui se sentent épuisés après avoir réuni tous les membres de l'équipe. Vous décidez donc d'organiser moins de réunions du personnel et de donner à chacun plus de temps pour un travail individuel ciblé.
Comment gérer les réunions avec votre équipe
Lorsque vous décidez de la cadence de vos réunions, il est également important de trouver un équilibre entre les séances de groupe et les séances individuelles. En fonction de la taille de votre équipe, de ses tâches et des besoins individuels de chaque employé, vous pouvez choisir de organiser des réunions individuelles plus fréquemment que les réunions d'équipe, ou vice versa. Assurez-vous simplement de consacrer du temps aux deux, car il est tout aussi important de développer des relations personnelles avec chaque membre de l'équipe que de créer une culture d'équipe positive et saine.
En général, vous souhaiterez rencontrer votre équipe au moins une fois par semaine ou toutes les deux semaines. Il est important pour vous de rester au courant de ce sur quoi ils travaillent, mais aussi de leur consacrer du temps pour relever les défis auxquels ils sont confrontés ou partager leurs victoires. Rencontrer l'ensemble de votre équipe est l'occasion de alignement et la connexion, en préservant ce sentiment d'objectif collectif.
FAQ sur votre première rencontre avec les employés en tant que nouveau manager
En tant que nouveau manager, votre première rencontre avec les employés donne le ton à votre relation de travail et jette les bases d'une réussite dynamique d'équipe. Il est naturel de se demander comment rendre cette première réunion significative et efficace.
Dans cette section FAQ, nous avons compilé les réponses aux questions les plus fréquentes que vous pourriez avoir à propos de votre première rencontre avec des employés.
En suivant ces conseils, vous serez bien préparé à franchir cette étape importante et à établir une relation positive avec les membres de votre équipe. Et n'oubliez pas que ces conseils sont tout aussi valables pour toute autre réunion à venir (pas seulement pour les premières !).
Que dois-je inclure dans l'ordre du jour de ma première réunion avec les employés en tant que nouveau manager ?
Lors de votre première réunion d'équipe avec les employés en tant que nouveau manager, il est important d'avoir un un agenda bien planifié. Commencez par un accueil chaleureux et des présentations, puis partagez un peu votre parcours et votre expérience. Discutez de l'objectif et des objectifs de l'équipe, établissez les attentes et les responsabilités, et prévoyez du temps pour les questions et une discussion ouverte.
Comment puis-je me présenter efficacement et établir une relation positive avec mes employés lors de la première rencontre ?
À établir une relation positive avec les membres de votre équipe, soyez accessible et amical. Montrez un intérêt sincère pour leur travail et leurs contributions, et écoutez attentivement ce qu'ils ont à dire. Partagez votre philosophie et vos valeurs en matière de leadership pour leur donner une idée de votre approche. Exprimez votre engagement à soutenir le succès de l'équipe et à créer un environnement de travail positif.
Quelles stratégies puis-je utiliser pour que les employés se sentent à l'aise et engagés lors de la première réunion ?
Il est essentiel de faire en sorte que les membres de l'équipe se sentent à l'aise et engagés lors de la première réunion d'équipe. Créez un environnement accueillant et inclusif où chacun se sent valorisé. Encouragez les membres de l'équipe à participer et à s'impliquer activement en utilisant activités brise-glace ou des exercices de team building. Reconnaissez et appréciez leurs contributions, et faites preuve de transparence et d'honnêteté dans vos communications.
Comment puis-je répondre aux préoccupations ou aux angoisses que les employés pourraient avoir lors de la première réunion ?
Il est important de répondre aux préoccupations ou aux angoisses que peuvent avoir les membres de l'équipe afin de créer une atmosphère positive. Encourager une discussion ouverte et des questions, et répondre à leurs commentaires avec transparence et honnêteté. Reconnaissez leurs préoccupations et faites preuve d'empathie à l'égard de leurs sentiments. Rassurez-les et soutenez-les, et engagez-vous à répondre à leurs préoccupations lors de prochaines réunions.
Quelles sont les principales techniques de communication que je devrais utiliser pour garantir une première réunion réussie avec les employés ?
La communication est essentielle à l'organisation d'une première réunion d'équipe réussie. Utilisez un langage clair et concis pour transmettre votre message de manière efficace. Maintenez le contact visuel et langage corporel positif pour montrer votre attention et votre intérêt. Pratiquez l'écoute active et posez des questions complémentaires pour vous assurer de la compréhension. Fournissez un contexte et des exemples pour améliorer la compréhension, et envisagez d'utiliser des supports visuels ou des présentations pour transmettre l'information de manière efficace.
Comment puis-je définir des attentes et des objectifs clairs pour les employés lors de la première réunion en tant que nouveau manager ?
En tant que nouveau manager, il est important de définir des attentes claires et des objectifs pour vos employés lors de votre première réunion. Communiquez efficacement vos attentes en matière de performance, en abordant à la fois les responsabilités individuelles et les contributions aux objectifs généraux de l'équipe, de manière claire et concise. Collaborez avec chaque employé pour établir des objectifs mesurables qui correspondent à leurs compétences et à leurs aspirations. Suivez la progression des objectifs et offrez un soutien constant, car cela jettera les bases d'une équipe performante et performante.
Quelles mesures puis-je prendre pour encourager un dialogue ouvert et une participation active des employés lors de la première réunion ?
Encourager un dialogue ouvert et une participation active lors des réunions crée un environnement inclusif et collaboratif. Créez un espace sûr pour une discussion ouverte, posez des questions ouvertes pour encourager les commentaires et valorisez la diversité des points de vue et des idées. Encouragez les membres de l'équipe à partager leurs idées et leurs opinions, et reconnaissez et appréciez leurs contributions au cours de la réunion.
Comment gérer les conflits ou les désaccords qui surviennent lors de la première réunion avec les employés ?
Si des conflits ou des désaccords surviennent au cours de la première réunion, gérer ces conversations difficiles avec empathie. Écoutez toutes les parties impliquées de manière respectueuse et cherchez à comprendre les causes profondes du conflit. Faciliter un dialogue constructif pour trouver un terrain d'entente et encourager le compromis. Au besoin, effectuez un suivi en privé avec les personnes concernées afin de répondre à toute préoccupation persistante avec toutes les parties concernées de manière respectueuse.
Dois-je discuter des performances individuelles ou aborder tout problème de performance lors de la première réunion en tant que nouveau manager ?
Lors de la première réunion d'équipe, en particulier avec les nouveaux membres de l'équipe, il est préférable de définir les attentes et les objectifs plutôt que résoudre les problèmes de performance individuelle. En cas de problèmes de performances immédiats, résolvez-les en privé. Exprimez votre engagement à fournir des commentaires réguliers et à soutenir la croissance des employés. Soulignez l'importance d'une communication ouverte en matière de performance tout au long de la réunion.
Quelles mesures de suivi dois-je prendre après la première réunion avec les nouveaux membres de l'équipe pour maintenir la communication et répondre aux préoccupations ou questions en suspens ?
Après la première réunion d'équipe, faites toujours un suivi pour maintenir la communication et répondre à toutes les préoccupations ou questions en suspens. Envoyez un e-mail de suivi résumant les principaux points abordés et les mesures à prendre ultérieurement. Planifiez des réunions d'équipe régulières pour maintenir les canaux de communication ouverts. Encouragez les employés à vous contacter pour toute question ou préoccupation qu'ils pourraient avoir. Organisez des réunions individuelles pour répondre à des besoins ou à des préoccupations individuels et demander l'avis des membres de l'équipe sur la réunion et leur expérience globale.
Votre première rencontre avec les employés en tant que nouveau manager est la meilleure occasion de créer une relation de travail positive et un environnement de travail collaboratif. Il est essentiel de saisir cette opportunité pour entrer en contact avec les membres de votre équipe, comprendre leurs points de vue et les inciter à atteindre des objectifs communs. De plus, cela aura un impact (positif) énorme sur culture d'équipe!
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