Comment organiser un lunch and learn virtuel ?

Un lunch and learn est un excellent moyen de renforcer la culture d'entreprise en donnant aux employés le temps d'apprendre les uns des autres et d'échanger des idées. Toutefois, l'organisation d'un lunch and learn peut s'avérer compliquée lorsque les employés travaillent à distance, dans des lieux et des fuseaux horaires différents. Un lunch and learn virtuel offre aux employés à distance la possibilité de participer à des activités de team building, de se développer sur le plan personnel et professionnel, et de mieux se connaître. Continuez à lire pour découvrir des idées de sujets et des conseils pour organiser un événement virtuel réussi.

Qu'est-ce qu'un lunch and learn virtuel ?

Un lunch and learn virtuel est une expérience de déjeuner en ligne qui permet aux employés d'une entreprise de converser et d'apprendre sur divers sujets. Un lunch and learn est le moment idéal pour encourager le développement personnel et professionnel des employés.

6 conseils pour organiser un lunch and learn virtuel réussi

1. Choisissez un sujet

L'une des premières choses à considérer pour organiser un lunch and learn réussi est le sujet. Il est important de choisir un sujet pertinent autant pour l'entreprise que pour ses employés. Pour ce faire, vous devez identifier les sujets de lunch and learn qui attireront le plus l'attention des participants. Un lunch and learn virtuel ne doit pas être trop dense en connaissances, car cela enlèverait à sa nature décontractée.

Des sujets pertinents peuvent être trouvés dans tous les domaines d'une entreprise, depuis les commentaires des clients jusqu'aux changements importants dans la politique de l'entreprise. Vous pouvez trouver de bonnes idées de lunch and learn en demandant à vos employés de quoi ils veulent parler. Les idées pour un lunch and learn virtuel peuvent tourner autour d'un événement à venir dans l'entreprise. Par exemple, l'équipe du service clientèle bénéficiera grandement d'un lunch and learn au cours duquel un nouveau produit lui sera expliqué par ceux qui l'ont développé.

Notre guide pour la mise en place d'une session Lunch and Learn vous aidera à mieux connaître les intérêts et les forces de vos employés. Grâce à ce modèle lors de vos rencontres individuelles, vous encouragerez le partage des connaissances et pourrez ainsi développer des activités de team building avec votre personnel !

2. Choisissez une personne pour être l'hôte

Il est difficile de planifier un déjeuner classique avec des employés à distance. Pour maintenir un rythme de conversation intéressant, vous devez désigner une personne charismatique pour être l'hôte. La prise de parole en public ne convient pas à tous. Si l'hôte ne parvient pas à maintenir l'intérêt de la session virtuelle, les employés se déconnecteront.

Si l'objectif de votre lunch and learn est la formation au produit, vous devriez demander à un chef de produit enthousiaste à propos du lancement du produit d'être l'hôte de l'événement. Les employés peuvent recevoir des invitations pour parler de sujets qui les passionnent. Ceux qui ont une compétence particulière peuvent être désireux de la partager avec leurs pairs lors d'un lunch and learn. Par exemple, si vous souhaitez que les participants discutent des questions courantes des clients, un responsable du service clientèle ayant une grande expérience de l'interaction avec les personnes pourrait faire un excellent hôte.

3. Organisez des activités de lunch and learn 

L'organisation est la clé de la réussite d'un déjeuner de travail virtuel. Un lunch and learn ne devrait pas durer plus de 30 minutes, questions comprises, et il est important de bien utiliser ce temps. Vous devez concevoir des sessions virtuelles qui obligent le personnel à s'engager volontairement tout en couvrant le plus de terrain possible.

Un bon lunch and learn virtuel peut être structuré de la manière suivante:

• Laissez à chacun le temps de s'installer. Ne vous attendez pas à ce que les participants soient prêts à vous écouter pendant les cinq premières minutes d'un lunch and learn virtuel. Enfin, c'est le moment où tout le monde se connecte, prend son repas et se dit bonjour. Durant ce temps, il est préférable que la conversation reste simple et décontractée.
• Tenir l'événement principal. La présentation est le plat principal de votre lunch and learn. L'hôte doit présenter l'ordre du jour de la session et procéder au démarrage de la réunion virtuelle. En fonction de la quantité d'informations à transmettre, cette partie de l'événement virtuel devrait durer de 10 à 15 minutes. 
• N'oubliez pas la session de questions réponses. Il est bon de laisser un peu de temps aux employés pour poser des questions et lever leurs doutes. Après la conclusion, les derniers instants du lunch and learn virtuel peuvent être consacrés à la poursuite de l'interaction entre les participants et le présentateur.

4. Informez tout le monde de votre réunion virtuelle sur l'heure du diner

Vous ne pouvez pas parler à votre équipe à distance face à face, vous devez donc leur communiquer les détails de l'événement grâce aux canaux que vous connaissez déjà. Si vous ne communiquez pas rapidement la logistique de l'événement, vous courez le risque que les employés aient une mauvaise surprise de dernière minute.

Vous devez envoyer par courriel le sujet, l'ordre du jour, la date et l'heure à tous les participants potentiels à l'avance. Vous pouvez faciliter la communication et l'organisation de votre lunch and learn avec un LMS d'entreprise. Il est largement utilisé par les entreprises pour créer, distribuer et gérer les didacticiels numériques destinés aux apprenants. En plus de fournir un emplacement central pour le stockage et la distribution des supports de cours, un LMS vous fournit des outils pour le suivi de la participation, l'évaluation des performances, les rapports et d'autres fonctions.

5. Planifiez un déjeuner à distance 

Naturellement, les gens assisteront à un lunch and learn avec l'intention de manger. La planification d'un déjeuner virtuel diffère de celle d'une pause-déjeuner classique, car la gestion des idées de repas et de la restauration devient plus compliquée en raison de la distance. S'il est impossible de faire venir tout le monde au bureau et de commander des plats à emporter, cela ne veut pas dire que vous ne pouvez pas livrer de la nourriture à vos employés. En réalité, vous pouvez leur laisser la latitude de choisir ce qu'ils veulent manger. Vous pouvez donner à vos employés une certaine allocation pour commander la nourriture et les boissons qu'ils souhaitent dans leurs chaînes nationales ou leurs restaurants locaux préférés.

6. Évaluez le succès de votre déjeuner virtuel

Vous devez enregistrer et contrôler le succès de votre lunch and learn, surtout si vous désirez en organiser d'autres à l'avenir. En enregistrant vos sessions d'apprentissage, vous pouvez les mettre à la disposition des membres de votre équipe qui n'ont pas pu assister à l'événement en direct. De plus, vous pouvez mener une enquête après la session pour recueillir les commentaires des participants sur ce qu'ils ont aimé, ce qu'ils ont appris et leurs opinions sur la façon dont l'expérience pourrait être améliorée.

Organiser régulièrement des lunch and learn est un excellent moyen de renforcer la culture d'entreprise. En ayant une communauté active d'employés, vous rationalisez la communication, vous dialoguez plus efficacement avec les clients et vous améliorez le moral des employés. Vous devriez toujours encourager vos employés à converser et à apprendre les uns des autres.

Idées de sujets intéressants pour les lunch and learns virtuels 

« Ask me anything »

Rendu populaire par le site de discussion en ligne Reddit, un « Ask Me Anything » est une session de questions réponses en ligne où un expert peut consacrer une heure de son temps à dialoguer avec des personnes intéressées par différents aspects de sa vie. Dans la sphère professionnelle, ce type de session est un excellent moyen pour les employés d'en apprendre davantage sur leurs supérieurs.

Les personnes peuvent poser des questions sur une grande variété de sujets, allant des stratégies de développement personnel aux conseils sur la façon de s'habiller pour réussir. Cette approche se prête à une meilleure collaboration que les sessions de questions réponses typiques. Les présentateurs peuvent choisir de se concentrer sur les questions les plus populaires afin de baser la session sur ce que la majorité des participants souhaitent savoir.

« Nerd talks » de team building

Semblables aux présentations de type TED, les « nerd talks » sont des sessions virtuelles qui incluent des éléments interactifs tels que le bingo à distance pour renforcer l'engagement et la participation du public. Cette idée de déjeuner virtuel est idéale pour offrir aux participants la possibilité de se détendre et de parler librement de sujets autres que le travail, qu'il s'agisse de zombies, d'extraterrestres, de faits extraordinaires ou de détails historiques moins connus.

Ateliers d'humour

Au lieu de se concentrer sur des thèmes professionnels, les lunch and learn peuvent également porter sur les compétences et les loisirs préférés des participants. Un atelier d'humour est un cours accéléré de stand-up où un comédien expérimenté peut partager ses secrets avec les participants. Les participants à un atelier d'humour améliorent leur vivacité d'esprit en s'exerçant à raconter des blagues et à formuler des répliques efficaces. La comédie aide les gens à améliorer leurs compétences générales et peut susciter des sentiments de camaraderie entre des équipes à distance.

Clubs de lecture en ligne

Les clubs de lecture se tiennent généralement en personne, mais ils peuvent aussi fonctionner comme de bons lunch and learn virtuels. En incitant à parler et à réfléchir sur des thèmes profonds, ces activités offrent aux participants une expérience très éducative. Pour organiser une session réussie de club de lecture virtuel, il est important de choisir un livre un mois environ avant l'événement. 

Si les livres destinés à être lus pour le plaisir sont courants dans les clubs de lecture, les livres axés sur le développement de carrière sont également valables. Des exemplaires physiques ou numériques peuvent être fournis aux invités afin de stimuler la participation. Les questions de discussion doivent être envisagées à l'avance pour faciliter les thèmes de conversation.

Ateliers de narration d'histoires

Ces événements virtuels durent approximativement deux heures et consistent en un présentateur qui guide les employés à travers une masterclass d'écriture. Les ateliers de narration sont idéaux pour les employés travaillant à distance qui peuvent consacrer plus d'une heure à un lunch and learn. En plus d'apprendre des astuces de composition et des conseils de présentation, les participants peuvent également partager des conseils sur la façon de rendre leurs histoires plus attrayantes.

À la fin d'un atelier de narration virtuelle, les participants composent et partagent leurs propres histoires courtes originales. Les autres participants peuvent alors saluer leurs efforts tout en formulant des critiques constructives. Les leçons apprises lors ces sessions aident potentiellement les spécialistes du marketing, les vendeurs, les professionnels des RH et les gestionnaires à être plus confiants lorsqu'ils expriment leurs idées et traitent avec d’autres personnes.

En conclusion, les lunch and learns virtuels sont devenus un outil puissant et flexible pour rassembler les gens, élargir les connaissances et renforcer les liens au sein d'une même organisation.

Avec une compréhension claire de ce qu'est un lunch and learn virtuel, en mettant en pratique nos six conseils clés et en donnant sa chance à l’un des sujets que nous avons proposés, vous serez fin prêt à organiser des événements captivants et réussis.