Développement des personnes

We are increasingly talking about personalization and employee experience in human resources management and operations.

According to l'Ordre des CRHA, “the employee experience is measured by the global and real experience of the employee in contact with the company at each moment before, during or after their employment relationship.” Continuous training is no exception!

Each employee has different learning needs, both upon joining the company and after 15 years of service.

We asked Marianne Lemay, founder and creative coach at Kolegz, to share her best advice to improve your employee experience!

How to create a personalized employee experience?

There are several approaches to determining who should take which course, and this comes with various levels of complexity. Here are a few examples:

• Method 1 - By department and/or by workstation. This method requires that all employees who occupy the same functions are enrolled in the same professional development. 
• Method 2 - By career objective. This approach focuses on the desire of employees to develop to grow within the organization. We could therefore enroll staff from different departments in a team management course, for example.
• Method 3 - By employee journey. This method requires that employees are enrolled individually in the appropriate courses according to their situation. It could be, for example, hiring, promoting in a new position or going on long-term leave. This option requires greater knowledge of your staff, but it is the one that offers a more unique and personalized experience. It takes into consideration the changing needs and opportunities of an employee during their advancement.

Of course, you can mix these approaches or use others! The important thing is to understand the needs of your teams to offer the solutions that will have the most impact.

Marianne Lemay adds:

“To determine the training needs of employees, you would benefit from questioning yourself about the type of courses that would enhance the performance of your teams, but also keep your employees engaged. 

By aligning the ambitions of individuals with the strategic objectives of the company, everyone wins!"

What are the advantages of learning pathways?

Learning paths are used to group several courses and to divide them into steps. This implies that you can create a dependency between each course, so those of step 1 must be completed before those of step 2.

Creating paths decreases micromanagement since employees can follow the courses they've been assigned to in the right order and by themselves.

Creating training courses 

Each path has a theme based on the method you have chosen to create an employee experience in your company.

Learning pathways are high in demand today because of their:

• Accessibility
• Flexibility
• Effectiveness

Here is a list of 10 suggested training paths for employers and employees

These are inspired by method presented below, where we focus above all on employee development. They represent key moments in the progression of an employee within his professional and personal journey.

Use these suggestions to personalize and improve the employee experience in your organization without racking your brain! 

1. Discovering the company

Do you receive a lot of resumes and unsolicited applications? Have you ever thought about training your potential recruits? Recruitment is an activity that can be time-consuming and very expensive. When you receive new applications that you think are a good match for the company, invite them to your platform!

You can enroll them in a learning path that presents the company, the team, the organizational culture and some employee testimonials. It is also an opportunity to offer some pre-selection tests to have a pool of qualified candidates.

2. Onboarding

No need to wait until your new talents' first day of work to start the onboarding process.

After signing the contract, already send an invitation to a learning path designed to introduce the company. Break the content into steps and start with the high-level information before moving on to more specific details.

For Marianne Lemay, having the recruits discovering the company before their arrival has several advantages.

“Courses designed for onboarding allow you to leave a positive impression at the very beginning of the employee experience. Remember, you only have one chance to make a great first impression. 

According to a study conducted by Ceridian, one in three employees is looking for a new job after 6 months in their new position: it's worth investing time in your training so that it faithfully represents your corporate culture!"

3. Job start

Once an employee has joined their team, the longest and intense learning process begins.

At this point, we want to provide our talent with all the necessary tools to do their job efficiently and safely. There will then be a lot of theory and coaching practice until they master their different tasks.

These learning paths should focus on the employee's position or department.

4. Skill development

Several reasons can justify investing in the skill development of your employees, such as:

• Their career objectives
• Their specialization in the team
• Their performance gap
• Progress in their field (new technology, methodology, etc.)

By creating personalized employee experience for the needs that come up most often, you can standardize the development process. From one department to another, employees wanting to acquire new leadership skills may do so when the time is right.

5. Organizational change

Training and communication are the best way to support your team in change.

Regardless of the nature of the change, creating a learning path is a great strategy to ease the transition. Offer your team courses on the different things that have changed and personalize the paths for each of the affected departments.

Marianne Lemay suggests:

"When an organizational change is coming, why not invite your employees to co-create courses on this subject?" 

The best way to get people to buy into change is to be part of it. Determine who your key players are so that they become ambassadors for this new project."

6. Promotion and recognition

An employee has just obtained a new managerial position within the company.

This is a great opportunity to celebrate, but also to support this person.

Offer to this new manager a learning path to coach them in their new functions and suggest relevant courses. Take the opportunity to slip in a word of congratulations!

7. Internal coaching

Although much of the training can often be done virtually, many tasks require the supervision of a senior employee.

To help them teach better, enroll your experienced employees in a learning path that covers the basics of coaching.

They will be able to share their knowledge even better with the new generation!

8. Internal mobility

An employee may occupy the same position but in a new team. If technical training is not necessary, human support is essential.

Prepare for these nomads a learning path focused on interpersonal skills and adaptation in this new environment.

For employees who could be on secondment outside the usual territory, add guides and tips on their new region! These little things often make all the difference.

9. Absences or long-term leaves

Returning to work after a long period of absence is often a source of stress for our employees.

To support them in this process, it's always good to report on new developments:

• Changes in the work team
• Changes in procedures
• Programs implemented
• Etc.

A learning path is a good way to share this information while summarizing some key training. The main objective is to give the employee the tools to make their return to work peaceful and hassle-free.

10. Definitive departure

A learning path for an employee who is leaving us… what for?

The idea here is to set up a departure process that allows the employee to transfer knowledge. In this path, we, therefore, want to identify the important points to document before terminating employment.

It's also a great opportunity to thank the employee for their service and to appreciate the timeshare. The employer brand is about maintaining a healthy relationship even with your former teammates!

Marianne Lemay concludes by adding:

“A turnover rate of 0% is not necessarily synonymous with a healthy corporate culture. 

Since the new generations stay on average for a shorter period in the same company, we should no longer try to retain them at all costs. Rather, it is advisable to ensure that their employee experience is pleasant from start to finish. 

For employees at the end of their careers, most seek to bequeath their knowledge and leave a positive mark to inspire the youngest. Offering them to train new ones using technology will end their journey in a memorable way."

Your turn now!

Of course, all these ideas are only suggestions, now you can decide on what applies in your organization or not.

Perhaps, in your case, welcoming your employees is the only part of the journey that you can turn into a learning path. It's still a great place to start testing and experimenting.

What better way to personalize and improve the employee experience! 

Le concept d'industrie 4.0 figure en tête de liste des sujets d'actualité en matière de RH. Il représente une transformation majeure de la manière dont les entreprises abordent leurs pratiques commerciales. Cette quatrième révolution industrielle a déjà réduit la nécessité d'un département des ressources humaines au sein de nombreuses entreprises grâce à l'automatisation et à l'optimisation des processus. Bien que les besoins soient en constante évolution, la pertinence de la valorisation des êtres humains à l'intérieur d'une entreprise ne perd pas de son importance.

Quelles sont les ressources humaines de l'industrie 4.0 ?

L'idée derrière les RH 4.0 est semblable à celle de l'industrie 4.0, qui est connue comme la quatrième révolution industrielle. Cette révolution ne touche pas seulement le secteur manufacturier, elle modifie également les méthodes utilisées dans les bureaux. Comme l'industrie 4.0 représente un changement important dans le mode de fonctionnement des entreprises, il est ainsi vrai de dire qu'elle a modifié les besoins en ressources humaines, notamment par l'automatisation des tâches.

Une grande partie de la technologie nécessaire aux tâches liées aux ressources humaines est déjà utilisée aujourd'hui. Par conséquent, les ressources humaines deviennent plus automatisées, concentrant leurs activités sur des questions stratégiques et non sur des tâches manuelles, bureaucratiques et répétitives. Avec l'essor des médias sociaux, nous avons assisté à l'émergence de nouvelles technologies telles que l'eSocial, qui ont contraint les entreprises à modifier leurs méthodes de travail. La gestion des ressources humaines joue un rôle important dans l'industrie 4.0, mais l'impact de l'industrie 4.0 est indéniable.

RH traditionnelles vs RH 4.0

Contrairement aux ressources humaines traditionnelles qui se concentrent principalement sur le paiement des salaires des employés et le contrôle de leurs heures de travail, le rôle des RH dans l'industrie 4.0 se concentre sur les frontières telles que l'attraction de talents qualifiés, l'amélioration du climat organisationnel, et d'autres moyens qui contribuent directement aux objectifs stratégiques de l'organisation.

L'industrie 4.0 des RH est imprégnée de technologie et s'adapte aux nouvelles situations du marché du travail — avec une influence particulière des Millennials qui atteignent des postes de direction dans les organisations, et des autres qui les suivent. Pour les professionnels de l'industrie 4.0 qui veulent réussir, il est essentiel d'être à jour avec les avancées technologiques afin de rester compétitifs.

Les départements traditionnels du personnel penchant vers la gestion stratégique des ressources humaines, les entreprises ont déjà compris que leur principal atout est l'être humain. Elles comprennent également que les technologies qu'elles développent elles-mêmes, ou qu'elles achètent à des prix raisonnables auprès de fournisseurs tiers, permettent d'automatiser les processus bureaucratiques.

La nouvelle réalité de l'industrie 4.0 est une occasion d'améliorer notre qualité de vie en tant qu'experts en RH.

Travaillant souvent avec des chances contre nous, la transformation numérique pourrait se révéler être un perturbateur indispensable dans le secteur. Alors que les gestionnaires sont de plus en plus attentifs aux décisions commerciales imminentes qui devront être prises dans les années à venir, une grande partie de la technologie est déjà disponible pour optimiser toutes les activités actuelles des ressources humaines.

Les impacts de l'industrie 4.0 sur la gestion des ressources humaines

Personne ne peut savoir avec certitude ce qui se passera lorsque les entreprises auront besoin de moins de ressources humaines pour fonctionner. Cependant, nous sommes certains que le travail des experts RH sera radicalement différent et que nos pratiques devront être modernisées. Puisque nous ne pouvons pas empêcher l'inévitable, voyons comment vous pouvez, en tant qu'expert RH, tirer parti de la technologie pour en faire un levier stratégique pour votre pratique. Voici quelques exemples des effets de l'industrie 4.0 sur de nombreux modèles d'entreprise.

Les RH aspirent à tirer le meilleur parti des personnes

Dans sa forme la plus simple, la transformation numérique ne consiste pas à éliminer les employés, mais à maximiser leur importance dans la chaîne de production d'une entreprise et le maintien des emplois. Moins de personnes avec plus de valeur et plus d'objectifs, tel est le nouveau défi de la gestion des ressources humaines. Effectivement, la rareté de la main-d'œuvre est un facteur limitant la croissance des entreprises actuelles, la transformation numérique peut être perçue dès maintenant comme l'une des nombreuses approches stratégiques pour les projets d'entreprise et les stratégies de croissance à long terme.

Apprenez comment mesurer la productivité de vos employés.

L'industrie 4.0 entraînera-t-elle des pertes d'emplois ?

Soyons honnêtes et abordons l'éléphant dans la pièce. Oui, certains employés constateront que leurs connaissances, compétences et aptitudes ne seront plus nécessaires. Bien que cela semble négatif, le tableau d'ensemble est beaucoup plus positif si l'on garde à l'esprit que nous sommes dans un contexte de plein emploi. Il n'y a littéralement pas de meilleur moment que maintenant pour que ces travailleurs changent de carrière. Entre-temps, les personnes qui restent employables verront leurs attentes évoluer concernant leurs conditions d'emploi et de travail.

Le rôle de l'employeur va-t-il changer dans l'organisation ?

L'industrie des RH 4.0 se présentera également sous la forme d'opportunités de développement et de défis managériaux, afin de rester au fait des nouvelles tendances et réalités de tout secteur. Le développement de « Soft skills » clés telles que le leadership deviendra essentiel pour une gestion du changement réussie.

Les changements résultant de cette transition exigeront de l'employeur qu'il joue un rôle essentiel dans la formation continue de sa main-d'œuvre et qu'il fournisse des outils, ainsi qu'une structure d'apprentissage solide, pour faciliter l'apprentissage tout au long de la vie de tous les employés. Pour rester compétitif tout en maximisant chaque dollar investi dans la formation, le programme de formation à l'intégration doit être accessible et facilement tenu à jour par la direction des ressources humaines.

Les ressources humaines resteront-elles un facteur important dans l'environnement commercial de l'industrie 4.0 ?

Cette nouvelle culture de l'automatisation, comme la mise en œuvre progressive des nouvelles technologies, modifie les besoins des organisations. Les propriétaires et les dirigeants d'entreprises devront rapidement réévaluer leur modèle d'affaires et revoir les rôles organisationnels dans les études futures afin d'identifier les rôles stratégiques de l'industrie 4.0 nécessitant une implication humaine. En conséquence, il sera impératif d'adapter leurs pratiques de recrutement. En d'autres termes, en relevant le défi de réinventer le rôle des ressources humaines au sein d'une organisation, vous devrez également composer avec des employeurs, des employés et des partenaires qui connaissent eux-mêmes des changements majeurs dans leur vie professionnelle.

En se concentrant sur les besoins des employés plutôt que de s'en tenir aux processus rigides en place, les RH de l'industrie 4.0 joueront un rôle essentiel en réaffirmant la pertinence de la position des RH en cette période de changement.

Les défis du recrutement des ressources humaines dans l'industrie 4.0

La transition vers l'industrie 4.0 requiert la participation active de tous au sein d'une entreprise. Comme cette transformation appelle une remise à zéro parmi votre département RH, vos processus de recrutement ne sont pas différents des autres et devront être repensés.

Les départements RH doivent s'adapter à l'industrie 4.0, et rapidement

Si les équipes et agences RH internes ne parviennent pas à s'adapter aux nouveaux processus de l'industrie 4.0, elles perdront leur avantage concurrentiel. Pour continuer à trouver les meilleurs talents pour les emplois disponibles, il faudra accepter et apprendre à gérer cette évolution. L'accès à de nouvelles données pourra aider les recruteurs à mieux comprendre ce qui rend une entreprise attractive pour certains candidats.

En conséquence, les responsables des RH pourront mettre en œuvre différentes mesures pour nourrir et contrôler la perception extérieure de la culture et des valeurs de votre entreprise. En maîtrisant mieux les applications permettant de trouver des candidats adéquats, vous contribuerez potentiellement à réduire les coûts de recrutement et les délais d'ouverture des postes. L'adoption des méthodes RH 4.0 vous donne la possibilité de créer des opportunités d'emploi avec un potentiel durable pour vous et votre entreprise.

La gestion des RH repose toujours sur la collaboration et la connaissance collective

Traditionnellement, chaque tâche RH au sein d'une organisation était effectuée par une équipe interne ou sous-traitée à des agences externes. Pour aider les différents départements à coordonner leurs activités, les professionnels des RH devront désormais se familiariser avec les nouvelles technologies et les utiliser pour travailler plus efficacement. Cela implique l'utilisation d'outils collaboratifs, la communication, ainsi que la préservation des archives et des protocoles numériques.

Le rôle des experts en RH dans les organisations ne se limite pas à la recherche et au recrutement de bons talents.

Le rôle des ressources humaines va au-delà du processus de recrutement : il implique également d'autres tâches telles que l'intégration et la formation. Pour commencer, vous pouvez :

• Automatiser et personnaliser l'expérience d'intégration des nouveaux employés.
• Améliorer la marque de votre employeur tout en réduisant considérablement la courbe d'apprentissage d'un nouvel employé.
• Développer des programmes de formation interne et de développement continu des compétences grâce aux nouvelles technologies.

Par exemple, une tactique telle que la création de contenu d'apprentissage à l'aide de vos vétérans (connaissances collectives) peut motiver les travailleurs à maintenir un haut niveau de compétences, tout en valorisant leur emploi. Elle génère aussi de l'engagement et de la fierté pour tout employé impliqué dans le processus. De nombreux systèmes de gestion de l'apprentissage d'entreprise, tels que Workleap LMS, permettent aux travailleurs d'étudier et d'acquérir de nouvelles compétences selon leur propre calendrier, grâce à leur appareil mobile.

Comment les ressources humaines peuvent-elles rester pertinentes dans l'industrie 4.0 ?

Adopter l'état d'esprit et le cadre de l'industrie 4.0 des RH

Il est important d'aider les professionnels des RH à adopter la transformation numérique en créant un environnement dans lequel ils se sentent à l'aise pour expérimenter et innover. Dans le cas contraire, ils pourraient devenir résistants au changement et refuser d'adopter les nouvelles pratiques de l'industrie 4.0.

Tout d'abord, montrez-leur les nouvelles tendances de votre secteur ; de préférence, donnez-leur des suggestions pour mettre en œuvre ces tendances. Ensuite, comprenez leurs penchants actuels, afin qu'ils puissent vous aider à créer un plan efficace.

Obtenez l'adhésion des employés

La chose la plus importante pour les RH sera de communiquer franchement, tant aux membres du personnel qu'à la direction, sur les changements que l'automatisation et la numérisation auront sur leurs emplois, et de s'assurer qu'ils sont conscients de ces changements. Si les gens sont ouverts à l'idée de l'automatisation et de la numérisation, il sera alors plus facile pour les RH de les introduire sur le lieu de travail.

Préparer des plans d'urgence

Nous avons souvent réfléchi à la manière dont les RH doivent être un allié stratégique des organisations. Mais au-delà d'être un allié commercial stratégique, les RH doivent aussi devenir un champion des contingences. Cela signifie que les politiques, pratiques et procédures RH devront être plus agiles, plus adaptables et plus flexibles pour se préparer à toutes les éventualités auxquelles les employés et l'organisation pourraient être confrontés sur le lieu de travail et en dehors. Qu'il s'agisse de passer d'un mode de travail physique à un mode de travail à distance ou de former les employés à l'utilisation de machines dans un environnement virtuel, il est essentiel d'être prêt. Les RH doivent faire preuve de résilience et de flexibilité pour prospérer dans un environnement où les choses changent constamment.

Investir dans la formation et les nouvelles pratiques de gestion des ressources humaines

L'un des aspects les plus importants de la gestion des ressources humaines est de veiller à ce que le personnel bénéficie d'un développement adéquat de ses compétences et d'un apprentissage continu. Pour y parvenir, les RH doivent s'assurer qu'elles investissent dans des activités d'apprentissage à court et à long terme, notamment en donnant accès à des informations pertinentes par le biais de cours et de séminaires en ligne. Ils peuvent également travailler en étroite collaboration avec les établissements d'enseignement pour proposer des options d'étude flexibles, telles que l'apprentissage à distance, l'apprentissage en ligne, l'apprentissage mixte et l'apprentissage face à face. En outre, les RH devraient envisager d'investir dans le développement professionnel et de créer un environnement où le personnel se sent à l'aise pour poser des questions sur la meilleure façon d'utiliser les nouveaux développements.

Les ressources humaines ont-elles encore leur place dans l'industrie 4.0 ? Absolument

La transformation numérique est déjà à l'origine de nombreux changements dans le monde des affaires, et de nombreux changements sont encore en cours. En tant que professionnel des RH, il vous incombe d'anticiper, de rechercher et de proposer de nouvelles technologies et techniques qui vous aideront à travailler plus efficacement et plus intelligemment.

Une partie de votre travail consistera à découvrir et à répondre à l'évolution des besoins et des attentes de vos clients et de vos recrues. En outre, vous pouvez vous attendre à ce que la nouvelle révolution industrielle ouvre de nouvelles possibilités en matière de gestion des performances et de formation continue, ce qui vous aidera à rester pertinent pour les employeurs et les employés que vous servez chaque jour. Dans un monde où nous devons constamment réaffirmer notre valeur au sein d'une entreprise, votre position de professionnels des ressources humaines sera consolidée en vous concentrant sur le développement des compétences de vos employés, sur l'optimisation des rôles humains à valeur ajoutée et en prouvant les multiples gains d'efficacité, établis avec votre directeur financier.

Workleap LMS est l'outil idéal pour vos RH

Votre travail consiste essentiellement à cultiver des gens heureux, dans un environnement où chacun comprend l'importance de sa contribution individuelle, au profit de la réussite collective. Workleap LMS croit que travailler avec les bons outils peut faire une énorme différence dans la transition vers l'industrie 4.0, tant pour vos employés que pour votre département RH. Nous sommes fiers d'offrir aux PME la plateforme d'onboarding et de formation et les ressources dont elles ont besoin pour réussir !

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En tant que responsable d'une entreprise en pleine expansion, tu fais face au défi de la délégation.

Et oui, c'est tout un défi!

Soyons honnêtes : tu ne peux tout simplement pas tout faire par toi-même. Mais déléguer des tâches relativement simples, qui doivent être exécutées sans faille, peut s'avérer difficile.

Il y a toujours un risque que quelque chose se passe mal si tu n'es pas personnellement impliqué dans le processus. Et lorsque quelque chose ne va pas, cela donne une mauvaise image de toi comme gestionnaire.

Alors, quelle est la solution ?

Développer un ensemble de procédures opérationnelles standard (POS) est un excellent point de départ.

La création de procédures opérationnelles standard peut sembler être une tâche ardue, mais elle est en fait relativement simple.

Voici un guide étape par étape pour créer des POS pour ton entreprise et faciliter ton processus de délégation.

Définition des POS

Les procédures opérationnelles standard sont des instructions détaillées, étape par étape, qui décrivent exactement comment une tâche doit être accomplie. Elles ne laissent aucune place à l'erreur et garantissent que les tâches sont exécutées de manière cohérente et efficace à chaque fois.

Un bon exemple serait l’ajout d’une nouvelle collection sur le site web d’une entreprise de vente en ligne. La POS détaillerait comment :

• créer les nouveaux items
• insérer les photos
• ajouter les descriptions
• indiquer le prix de vente

Et toute autre étape pertinente!

Les bénéfices de créer des POS pour ton entreprise

Pourquoi créer des procédures opérationnelles standard?

Oui, ça représente du travail à court terme, mais tu en bénéficieras de façon exponentielle assez rapidement.

La création de procédures opérationnelles standard pour ton entreprise présente de nombreux avantages.

1. Efficacité et une productivité accrues

Lorsque des POS sont en place, les tâches sont accomplies rapidement et sans erreurs (ou avec beaucoup moins d’erreurs). Il en résulte une augmentation de l'efficacité et de la productivité globale.

Et qui dit productivité dit moins de dépenses pour plus de résultats!

2. Réduction des erreurs et de la perte de temps

En éliminant les approximations sur la façon dont une tâche doit être accomplie, le risque d'erreur est considérablement réduit. En fin de compte, ça permet de réduire les pertes de temps et les ressources consacrées à la correction des erreurs.

3. Amélioration du contrôle de la qualité

Les procédures opérationnelles standard permettent d'assurer que les tâches sont exécutées de manière cohérente et précise. Ce qui mène à un meilleur contrôle de la qualité et à un niveau plus élevé de satisfaction des clients.

4. Sécurité augmentée

Lorsque les POS sont respectées, le risque de blessure ou d'accident est réduit. En créant un environnement de travail plus sécuritaire pour tes employés, tu contribues aussi à protéger la bonne réputation de ton entreprise.

5. Plus grande cohérence des résultats

Les procédures opérationnelles standard contribuent à ce que les tâches soient effectuées de la même manière à chaque fois, donc à normaliser une pratique interne.

Une plus grande cohérence des résultats est essentielle pour les entreprises qui dépendent du contrôle de la qualité!

6. La formation et l’accueil plus faciles pour les nouveaux employés

Les POS facilitent la formation des nouveaux employés aux procédures et aux attentes de l'entreprise. Tu réduis ainsi le temps d'intégration en plus de t'assurer que les nouveaux employés sont productifs et alignés avec les besoins organisationnels dès le départ!

7. La réduction du stress et de la frustration des employés

Lorsque des procédures opérationnelles normalisées sont en place, les employés savent exactement ce que l'on attend d'eux. Il n’y a ainsi pas de confusion sur ce qui doit être fait, par qui ou comment.

Qui ne veut pas d'un environnement de travail plus positif où les niveaux de stress et de frustration sont réduits au maximum?

8. L’augmentation de la satisfaction des clients

En garantissant que les tâches sont effectuées avec précision et de manière cohérente, les procédures opérationnelles standard contribuent à accroître la satisfaction des clients.

Cet aspect est essentiel pour ton entreprise qui compte sur la fidélité de ses clients pour grandir et avoir du succès durable.

Les types de POS

Les procédures opérationnelles standard peuvent prendre de nombreux formats différents. Mais, quel que soit le type de POS choisi, elles devraient toujours inclure 5 éléments principaux :

• But : La procédure opérationnelle normalisée doit décrire en détail le but et les objectifs du travail. On doit savoir identifier à quel besoin (interne ou externe) chaque POS répond.
• Procédures : Une POS ne décrit pas seulement les activités, mais elle établit également des normes pour les réaliser. Les procédures sont une description étape par étape de toutes les actions qui doivent être effectuées par un employé dans un format facilement compréhensible.
• Champ d'application : Le champ d’application de la procédure opérationnelle standard consiste en son utilisation et son mode d'application (qui, où, quand, comment).
• Responsabilités : La POS doit décrire qui est responsable de réaliser les activités et qui doit être contacté en cas de difficultés. Elle indique également qui est chargé de sa mise en œuvre, de son évaluation et de sa mise à jour.
• Mesures d'imputabilité : Les procédures opérationnelles normalisées sont destinées à renforcer l’autonomie. L’imputabilité des projets assignés est renforcée par la définition des responsabilités de chaque employé d'une organisation.

La liste de contrôle (checklist)

Une liste de contrôle est une simple liste des tâches qui doivent être accomplies pour exécuter un processus particulier. Elle est accessible en un coup d'œil et peut être utilisée comme un guide de référence rapide.

Les avantages

• Ne demande pas une longue lecture ou compréhension
• Se consulte rapidement

Les inconvénients

• Il peut être facile d'oublier des étapes importantes
• Peut ne pas convenir aux processus plus complexes

La liste étape par étape

Une liste étape par étape est une version plus complète de la liste de contrôle ordinaire. Comme son nom l'indique, elle décrit chaque tâche en détail et énumère les étapes à suivre pour l'accomplir, un peu comme dans une recette.

Les avantages

• Assure qu'aucune étape importante n'est oubliée
• Convient aux processus complexes

Les inconvénients

• La création peut prendre beaucoup de temps
• Peut être difficile à suivre pour certains employés

Les étapes hiérarchiques

La hiérarchie est une façon plus organisée de représenter dans l’espace les étapes d'un processus. Elle peut être utile pour les employés plus visuels.

Les avantages

• Plus attrayant visuellement qu’une liste de contrôle régulière
• Peut être plus facile à suivre pour certains employés

Les inconvénients

• Peut prendre plus de temps à créer
• Ne convient pas aux processus très complexes

L’organigramme

Un organigramme est un diagramme qui montre les étapes d'un processus selon des cas qui peuvent différer. Encore une fois, c’est une façon d’aider les employés plus visuels à saisir facilement l’information en plus de s’adapter aux situations possibles.

Les avantages

• Peut être utilisé pour résoudre des problèmes
• Offre des options alternatives selon la situation réelle

Les inconvénients

• Est plus complexe à créer
• Ne convient pas à tous les types de processus

POS technique vs POS de gestion

Il existe deux types de procédures opérationnelles standard : les procédures techniques et les procédures de gestion.

Les POS techniques

Ces procédures opérationnelles normalisées se concentrent sur les spécificités de l'exécution d'une tâche, comme les étapes à suivre, l'ordre dans lequel elles doivent être effectuées, les outils et le matériel nécessaires.

Les POS techniques sont généralement élaborées par des experts en la matière et sont utilisées par les services suivants : le contrôle de la qualité, la recherche et le développement (R&D) et la fabrication.

Les POS de gestion

Quant à elles, les procédures opérationnelles standard de gestion se concentrent sur la gestion globale d'un processus. Elles comprennent des procédures pour la planification, la surveillance et le contrôle d'un processus.

Les POS de gestion sont généralement élaborées par des cadres supérieurs et sont utilisées par tous les services d'une organisation.

POS technique
POS de gestion
Mise sur les spécificités d’une tâche

Mise sur la gestion globale d’un processus

Comprend les étapes à suivre, l’ordre des étapes, les outils et le matériel

Comprend des procédures de planification, de surveillance et de contrôle d’un processus

Élaborée par des experts

Élaborée par des gestionnaires

Utilisée par des départements spécifiques

Utilisée par tous les départements

Guide en 8 étapes pour créer des POS facilement

La création de procédures opérationnelles standard ne doit pas être compliquée. L'objectif étant, entre autres, d'améliorer l'efficacité et non de créer plus de travail.

Voici 8 étapes à suivre pour créer et optimiser facilement des POS.

1. Recueillir les étapes de la tâche en question

La collecte d’information est la première étape et ne peut être négligée si tu veux rédiger des POS efficaces. Pour ce faire, tu peux observer les employés pendant qu'ils effectuent la tâche ou leur demander de décrire les étapes qu'ils suivent.

2. Choisir un format

Il existe plusieurs formats différents que tu peux utiliser pour tes POS, notamment les listes de contrôle, les listes étape par étape, les étapes hiérarchiques et les organigrammes.

Le choix te revient, mais garde à l'esprit que plus c'est simple, mieux c'est. Tu veux que tes employés soient capables de comprendre et de suivre les procédures opérationnelles, et non qu'ils se perdent dans un dédale d'étapes.

3. Consulter les employés concernés

Une fois que tu as rassemblé les étapes de la tâche et choisi un format, il est important de consulter les employés qui utilisent la POS pour s'assurer qu'elle est claire et facile à suivre. Pour être encore plus efficace, tu peux même les accompagner pour qu’ils deviennent des champions des procédures internes!

4. Définir les éléments essentiels

Certains éléments sont essentiels pour qu’une POS soit efficace, tandis que d'autres peuvent être utiles, mais pas nécessaires.

Dresse une liste des deux afin de hiérarchiser ce qui doit être inclus.

5. Rédiger la POS

Une fois que tu as toutes les informations dont tu as besoin, tu peux commencer à rédiger la procédure organisationnelle normalisée. L'idée est d'inclure tous les éléments essentiels et de la rendre aussi simple et concise que possible.

Pour que tous les employés concernés y aient accès, ajoute-la dans un système de gestion des connaissances en ligne!

6. Mettre en œuvre la procédure

C'est maintenant le temps d'implanter ta nouvelle POS!

La première étape est évidemment de former les employés à son utilisation et de leur fournir toutes les ressources dont ils pourraient avoir besoin. Pour chaque nouvelle procédure, tu pourrais créer une courte vidéo d’exemple, ou tout simplement prévoir un moment pour le faire une première fois avec les employés concernés.

7. Tester la POS

Après avoir implanté la procédure opérationnelle standard, c'est important de la tester pour s'assurer qu'elle est facile à suivre. Pour ce faire, demande aux employés d'utiliser la POS pour effectuer une tâche et de t’envoyer leur feedback.

C'est en quelque sorte l'étape du contrôle de la conformité. S'ils peuvent le faire sans problème, tu sauras que la POS est efficace. Dans le cas contraire, tu devrais peut-être la réviser.

8. Faire des révisions

En fonction des commentaires reçus, tu peux améliorer ta POS. N'oublie pas de consulter à nouveau les employés avant d'apporter des modifications. Une fois que la version finale est satisfaisante, tu peux la distribuer aux départements concernés.

« Must have » vs « nice to have »

Lors de la création de POS, il est important de hiérarchiser les étapes. Certaines étapes, telles que celles qui garantissent la sécurité ou la conformité aux réglementations, sont essentielles et doivent être considérées comme incontournables (must have).

Par exemple, dans un restaurant, les étapes de désinfection de la vaisselle seraient considérées comme indispensables.

D'autres étapes, bien que non essentielles, peuvent néanmoins être importantes et devraient être incluses si possible (nice to have).

Par exemple, un module supplémentaire sur le système de rangement de la vaisselle serait un exemple d'une étape à ajouter, mais qui n’est pas exigée pour la conformité aux normes de salubrité.

Les erreurs fréquentes dans la gestion des POS

Il y a quelques erreurs courantes que les organisations commettent lorsqu'elles créent des procédures opérationnelles normalisées.

1. Ne pas consulter suffisamment les employés

Lors de l'élaboration d'une POS, il est important de consulter les employés qui l'utiliseront. Cela garantira qu’elle soit bien écrite et facile à comprendre.

2. Disposer d'un outil de POS qui n'est pas accessible

Une procédure opérationnelle standard doit être facile à consulter et à utiliser. Si ce n'est pas le cas, les employés seront moins enclins à la suivre. Tu pourrais dans ce cas avoir fait tout le travail pour très peu de résultats.

3. L’absence de procédures actualisées

Les procédures opérationnelles normalisées doivent évoluer au même rythme que ton entreprise. Il faut les mettre à jour pour qu'elles restent pertinentes et efficaces. Autrement, elles deviendront obsolètes et risquent de ne plus répondre aux besoins de ton entreprise.

4. Ne pas surveiller la conformité

Une fois qu'une POS est en place, ce n’est pas la fin du processus, au contraire!

Surveille sa conformité pour t’assurer que les employés la suivent avec la même rigueur au fil du temps. Tu peux le faire par le biais d'audits ou de contrôles ponctuels.

5. Apporter des changements sans impliquer les employés

Au fur et à mesure que ton entreprise évolue, tu devras peut-être réviser tes procédures opérationnelles standard. Comme pour la création, consulte les employés et obtiens leur avis avant d'effectuer tout changement. S’ils n’ont pas été impliqués, ils pourraient être plus réticents et ce sera difficile d'instaurer les nouveautés.

Créer et intégrer tes premières POS avec Workleap LMS

Un Learning Management System (LMS) peut être un bon outil pour créer et gérer tes POS.

En plus de pouvoir structurer tes procédures en étapes, tu peux facilement créer le contenu dans ta plateforme en ligne. Surtout, tu choisis qui a accès à quoi!

Évaluons ensemble comment Workleap LMS faciliterait le développement, la mise en œuvre et le suivi des procédures opérationnelles standard dans ton entreprise.

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