Comment Assent a utilisé Workleap Officevibe pour lancer de nouveaux programmes EX

Favoriser un environnement de travail sain et positif peut s'avérer difficile lorsque l'on gère de grandes équipes à travers le monde. Il peut être encore plus difficile d'offrir une véritable expérience aux employés lorsque vous avez embauché votre millième employé.

Pour des entreprises telles que Assentiment, une entreprise de solutions de gestion de la chaîne d'approvisionnement basée à Ottawa qui a récemment franchi le cap des quatre chiffres en matière d'employés, une croissance et une expansion rapides offrent de nouvelles opportunités inspirantes, mais qui peut également faire face à son lot de défis en matière d'engagement.

Pour s'assurer que leur culture et l'expérience de leurs employés restent intactes, Jillian Mitchell, partenaire commerciale des ressources humaines chez Assent, a cherché un moyen plus efficace de suivre l'évolution de leurs équipes et de créer un canal de communication ouvert et favorable entre les employés et la direction.

Nous nous sommes entretenus avec Jillian pour comprendre pourquoi Assent a mis en œuvre Workerap Officevibe et comment l'entreprise utilise le logiciel pour lancer de nouveaux programmes d'expérience pour les employés et maintenir un engagement élevé au sein de ses équipes distribuées.

Quel est le plus grand défi que vous devez relever en tant que partenaire commercial des ressources humaines ?

Suivre en temps réel l'engagement, les sentiments et les motivations des employés fait partie intégrante de mon travail. Chacun a son propre point de vue et son objectif, qu'il examine chaque jour.

Depuis le début de la pandémie, alors que nous continuons à travailler de manière plus hybride et distribuée, cela est encore plus évident.

Comment Assent a-t-il commencé à utiliser Workingap Officevibe ?

Nous avons implémenté Workleap Officevibe en avril 2021, mais cela faisait un moment que je m'intéressais à ce sujet. Lorsque j'occupais le poste de coordonnatrice des ressources humaines, j'ai examiné une multitude d'outils afin de déterminer ce qui constituerait un ajout intelligent à notre répertoire de ressources en tant qu'entreprise en pleine croissance pour nous aider à mieux travailler. Je n'étais pas toujours sûre que c'était la meilleure solution pour nous, mais pendant la pandémie, je savais que cela pouvait nous aider à prendre contact avec nos employés. J'ai donc préparé mon analyse de rentabilisation pour Workleap Officevibe à présenter à la direction.

Heureusement, l'équipe de direction a facilement accepté, car elle a tout de suite compris la valeur de Workingap Officevibe. Ils ont constaté une lacune dans la collecte de données et dans la compréhension du sentiment des employés. À l'époque, il était particulièrement logique de présenter cet outil, étant donné que nous étions une entreprise mondiale en pleine croissance. Je ne pourrais pas être plus heureuse des résultats maintenant.

Comment l'outil a-t-il été accueilli par vos employés ?

Il a été bien accueilli par les employés et nous avons tout de suite obtenu un taux de participation de plus de 70 %. Avant le lancement, nous avons suivi les directives de mise en œuvre de Workleap Officevibe pour expliquer à l'équipe comment nous allions utiliser l'outil, organisé plusieurs sessions de formation dans différents fuseaux horaires et des sessions personnalisées pour les employés et les responsables. Cela a vraiment contribué à rationaliser le processus et a permis aux membres de l'équipe de savoir à quoi s'attendre lorsqu'ils ont reçu leur première demande de sondage. Nous avons également une culture du feedback en général qui a facilité la mise en œuvre de Workerap Officevibe.

Le feedback est un cadeau ; la plupart des managers étaient enthousiastes à l'idée de recevoir des informations et des commentaires exploitables de la part de leurs équipes, mais certains étaient plus inquiets : et s'ils apprenaient quelque chose qu'ils ne savaient pas comment aborder ? Comment pourraient-ils traiter ces informations en se sentant personnellement responsables si leur équipe ne répond pas positivement aux enquêtes ?

Cela signifiait que les partenaires commerciaux des ressources humaines devaient être mobilisés pour soutenir leurs dirigeants et leurs responsables de première ligne. Nous devions être disponibles pour répondre aux commentaires critiques, être prêts à examiner les données des enquêtes lors de sessions individuelles et utiliser les informations recueillies auprès de Workeap Officevibe lors d'autres sessions de prise de décision ou de brainstorming. Cela fait 18 mois et nous continuons à développer l'outil pour nous assurer que les membres de l'équipe et les dirigeants continuent à en percevoir la valeur et à l'utiliser !

Comment utilisez-vous cet outil ?

Je remplis un tableau de bord EX de haut niveau qui est présenté à notre équipe de direction sur une base mensuelle, qui contient notre score d'engagement global, nos taux de participation, le Net Promoter Score (eNPS) des employés et toutes les tendances qui pourraient nécessiter une attention ou une célébration.

Je l'utilise également quotidiennement et chaque semaine lors de mes réunions récurrentes avec les membres de la direction de mes départements partenaires. Pour préparer ces réunions, je consulte leurs données Workelap Officevibe et je vois s'il y a quelque chose à aborder. J'utilise le score pour lancer des conversations avec des questions telles que « comment ça va ? » et « Avez-vous vu ce commentaire ? » ou « Qu'est-ce qui, selon vous, fait que cette métrique est si élevée ? »

Comment Workerap Officevibe aide-t-il votre organisation ? Pouvez-vous donner un exemple d'initiative issue des données que vous avez collectées sur Wortleap Officevibe ?

Honnêtement, Workleap Officevibe est la base ; c'est la base pour comprendre le sentiment de nos employés. Nous utilisons les données recueillies à partir de sondages anonymes pour soutenir nos initiatives et programmes EX. Nous avons utilisé la fonction de sondages personnalisés pour en savoir plus sur des sujets spécifiques, comme ce que nos équipes pensent de notre programme Total Rewards, par exemple. Nous leur avons demandé ce qui leur plaisait, ce qu'ils recherchaient d'autre et si le programme correspondait à leurs valeurs. Grâce aux commentaires recueillis lors de ces enquêtes personnalisées, je suis fière d'annoncer que nous avons mis en place de nombreux programmes de récompenses globales et d'expérience pour les employés. C'est passionnant de voir tout ce que nous avons accompli en si peu de temps.

Nous avons lancé une initiative que nous appelons « Well Style », qui combine une allocation de bien-être et de style de vie et est conforme au principe de flexibilité d'Assent. Nos employés nous ont dit que nous leur offrions d'excellents avantages, mais qu'ils souhaitaient également disposer d'un budget pour soutenir leur mode de vie sain et acheter des articles tels que des équipements de sport.

Quel indicateur surveillez-vous de plus près ?

Nous sommes extrêmement fiers de notre relation avec Manager Metric. Il est resté constamment élevé et nous avons remarqué sur notre tableau de bord qu'il est supérieur à la norme du secteur. Mais si je l'aime vraiment, c'est que lorsqu'on pense aux raisons pour lesquelles les gens quittent une organisation, la relation (ou l'absence de relation) avec leur manager figure généralement en tête de liste et constitue l'une des principales raisons pour lesquelles ils ne sont pas satisfaits de leur travail ou de l'organisation. Pour savoir que nos dirigeants incarnent les valeurs de notre entreprise, nous constatons qu'ils vivent dans cette réalité axée sur les personnes lorsqu'ils dirigent leurs équipes et consultent ensuite les données qui les étayent.

Quels conseils donneriez-vous à quelqu'un qui souhaite implémenter Workelap Officevibe ?

J'ai mentionné plus tôt que j'avais obtenu l'adhésion immédiate de la haute direction parce que c'était le bon moment, mais vous devez obtenir l'adhésion à tous les niveaux, en particulier de la part des personnes qui utiliseront l'outil quotidiennement. Lorsque vous implémentez l'outil, vous devez vous assurer que vos employés comprennent clairement ce qu'il représente pour eux et comment il s'intègre dans les plans de communication plus larges. Il est également important de définir vos attentes dès le départ. Nous avons suivi de nombreux modèles de Workleap Officevibe pour nous guider et nous avons réitéré l'importance pour les responsables de répondre aux commentaires.

Un autre conseil que je peux vous donner est d'être prêt à soutenir vos managers. Parfois, les chefs d'équipe reçoivent des commentaires qui leur sont adressés et qui sont pris personnellement, et je ne leur en veux pas. Il sera important de profiter de cette occasion pour passer à l'action plutôt que d'y voir une attaque personnelle. Il s'agit de mettre les gens dans le bon état d'esprit.

Y a-t-il une fonctionnalité que vous aimeriez explorer dans Wortleap Officevibe et que vous ne connaissez pas encore ?

Nous avons encouragé les membres de l'équipe à définir des objectifs individuels, mais nous envisageons de mettre en place des OKR au niveau de l'entreprise. À partir de là, nous aimerions lier les objectifs de haut niveau aux objectifs de l'équipe et, en fin de compte, aux objectifs individuels (plus officiellement) dans le cadre de notre système de gestion des performances et de notre processus d'évaluation. C'est passionnant de pouvoir intégrer cela dans un outil déjà utilisé par Assentees dans le monde entier, qui devrait faciliter la gestion et l'adoption du changement.

Quelle est la prochaine étape pour votre équipe chargée de l'expérience des employés ? Qu'espérez-vous réaliser à court et à long terme ?

Nous avons procédé à une refonte complète de notre image de marque au début de l'année, au cours de laquelle nous avons réévalué et partagé les valeurs de notre entreprise. Nous aimerions que nos collaborateurs adhèrent à ces valeurs et qu'ils les vivent au quotidien en équipe. Idéalement, nous relierions tout cela à nos OKR. Ce sera la première année que nous procéderons à notre processus d'évaluation des performances avec ces valeurs et OKR récemment publiés. Pour atteindre nos objectifs importants, nous utiliserons de nombreux types de ressources et de programmes pour les relier tous avec un seul grand nœud. Workelap Officevibe nous y aide également.

‍