Politique de confidentialité de Workleap

Published on 
October 3, 2023

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Plateforme Workleap inc. et ses entités affiliées au Canada et aux États-Unis, dont Technologies Workleap inc., Didacte inc., Pingboard inc. et Laboratoire d’innovation technologique GSoft inc. (collectivement « Workleap ») offrent des logiciels d’expérience employé, dont Workleap Officevibe, Workleap Onboarding, Workleap Skills et Workleap LMS (collectivement les « Produits Workleap »), et une plateforme qui facilite la gestion des talents et l’adoption d’outils de productivité commercialisée sous le nom de « Plateforme Workleap » (la « Plateforme Workeap »). Workleap comprend l'importance de la protection des Renseignements personnels (tels que définis ci-dessous). Pour cette raison, Workleap s'efforce de mettre en place des procédures et des mesures de sécurité afin de protéger les Renseignements personnels sous sa garde.

1. Application et portée

La présente Politique de confidentialité (la « Politique ») décrit les pratiques en matière de collecte, d’utilisation et de divulgation des Renseignements personnels telles qu’en vigueur chez Workleap.

La présente Politique vise à instaurer des pratiques responsables et transparentes en matière de gestion des Renseignements personnels, et à satisfaire aux exigences juridiques applicables en la matière. La présente Politique établit les normes, les responsabilités et les obligations de Workleap en ce qui concerne tout Renseignement personnel recueilli, obtenu ou traité par Workleap dans le cours de ses activités commerciales, et précise les obligations de Workleap qui découlent des conditions d’utilisation respectives des différents Produits Workleap (disponibles au https://workleap.com/trust-center/terms/ (les « Conditions générales ») conclues entre Workleap et ses entreprises clientes (chacune, un « Client ») et qui permet à Workleap de traiter des Renseignements personnels ou d'avoir accès à ceux-ci.

La présente Politique régit aussi les Renseignements personnels recueillis sur les utilisateurs du site Web de Workleap ou sur les utilisateurs des Produits Workleap ou de la Plateforme Workleap (les « Utilisateurs ») et explique comment Workleap utilise et divulgue les Renseignements personnels recueillis sur les personnes qui visitent le site Web de Workleap ou qui interagissent autrement avec Workleap sur https://www.workleap.com et sur les sites Web affiliés de Workleap (collectivement, le « Site Web ») ou à travers les Produits Workleap ou la Plateforme Workleap. La Politique explique également comment Workleap utilise les fichiers témoins (ou cookies) et les technologies semblables. Si vous n’acceptez pas les modalités de la présente Politique, vous ne devez pas utiliser la Plateforme Workleap, les Produits Workleap et tous services connexes (collectivement, les « Services »), y compris le Site Web, ni y accéder.

Dans la mesure où Workleap fournit les Services à une organisation (par exemple, l’employeur d’un Utilisateur), Workleap, en tant que sous-traitant, traite les Renseignements personnels de tout Utilisateur conformément aux instructions de cette organisation, qui elle agit à titre de responsable de traitement. Les Utilisateurs des Services sont donc invités à adresser leurs demandes en matière de protection des Renseignements personnels en premier lieu à la personne au sein de leur organisation en charge de l’administration de la Plateforme Workleap, compte tenu que leur utilisation des Services est sujette à la politique de confidentialité de leur propre organisation.

2. Définition des Renseignements personnels

L’expression « Renseignement personnel » désigne tout renseignement sur une personne identifiable. Cela peut comprendre, par exemple, les adresses courriel et les coordonnées ainsi que tout renseignement semblable fourni à Workleap dans le cours de ses activités commerciales ou reçu par Workleap par l’intermédiaire de demandes de renseignements d'affaires. De tels renseignements ne sont pas considérés comme des Renseignements personnels lorsqu’ils sont agrégés ou anonymisés, et qu’ils ne peuvent pas être associés à une personne identifiable.

3. Conformité à l'échelle internationale

Workleap respecte : (i) les lois sur la protection des données applicables à Workleap; (iii) les lois antipourriels applicables à Workleap; et (iii) les normes de l'industrie relatives à la protection, à la confidentialité et à la sécurité des renseignements. Workleap exerce ses activités mondialement. Par conséquent, dans certains cas, les renseignements gérés par Workleap peuvent être transférés, traités et stockés dans d'autres pays que ceux où sont domiciliés les Clients et Utilisateurs. Cela étant, Workleap s'assure en tout temps que les Renseignements personnels sont protégés par des procédures de sécurité et de confidentialité et par des mesures de protection qui équivalent, au minimum, à celles utilisées par Workleap elle-même.

Workleap respecte la présente Politique ainsi que les lois canadiennes sur la protection des données du secteur privé, comme la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (la « LPRPDE ») et les lois provinciales essentiellement semblables qui portent sur la collecte, l'utilisation et la divulgation de Renseignements personnels. La LPRPDE offre une protection adéquate des Renseignements personnels conformément à la décision de la Commission européenne du 20 décembre 2001 en vertu de la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil européen.

Workleap respecte également le Règlement général sur la protection des données (Règlement (EU) 2016/679) (le « RGPD ») et le Data Protection Act 2018 ainsi que le RGPD tel qu’incorporé au droit du Royaume-Uni en vertu l’article 3 du European Union (Withdrawal) Act 2018. Le cas échéant, nos engagements en vertu de ce règlement se trouvent dans le document intitulé Data Processing Addendum, accessible sur la page https://workleap.com/trust-center/data-processing-addendum. Workleap (et les sous-traitants agissant au nom de Workleap) sont susceptibles de transférer des Renseignements personnels collectés par Workleap dans des pays à l’extérieur de l’Espace économique européen. Le cas échéant, Workleap prendra des mesures additionnelles afin de protéger les Renseignements personnels sujets à un tel transfert. Workleap pourra notamment :

  • mettre en place des ententes adéquates, inspirés des clauses contractuelles types (incluant le International Data Transfer Addendum du Royaume-Uni) approuvées par les autorités responsables de la protection des données, sous réserve que celles-ci, en combinaison avec des mesures techniques et organisationnelles, protègent adéquatement les droits des personnes concernées dont les Renseignements personnels sont transférés ;
  • transférer les Renseignements personnels dans le respect de « règles d’entreprise contraignantes » (Binding Corporate Rules) approuvées par les autorités compétentes en matière de protection de la vie privée.
  • transférer les Renseignements personnels seulement vers des pays reconnus par les autorités européenne responsables de la protection des données pour le niveau adéquat de leurs pratiques en matière de protection des données. Pour en savoir plus, vous pouvez consulter ce lien.

4. Collecte et utilisation des Renseignements personnels par l'intermédiaire des Services

Workleap collecte des informations sur les Utilisateurs soit directement d’eux, par l’entremise de leur utilisation des Services ou du Site Web, ou lorsque d’autres sources les transmettent à Workleap, tel que décrit ci-dessous.

  • a. Information fournie par les Utilisateurs

    Les Utilisateurs peuvent partager des Renseignements personnels avec Workleap en les saisissant directement dans les Services ou dans un autre canal, comme par exemple le système de service à la clientèle de Workleap. Ces Renseignements personnels peuvent inclure :
    • Informations sur le compte et le profil d’utilisateur : Lorsque les Utilisateurs créent un compte, Workleap peut collecter des Renseignements personnels tels des coordonnées, de l’information permettant à Workleap de mieux connaître qui les Utilisateurs sont, et de l’information sur les préférences des Utilisateurs, comme par exemple leur langue d’usage. Certains Services peuvent également permettre aux Utilisateurs de téléverser une photo de profil, ou encore d’indiquer leur nom, leur titre, la ville où ils habitent ou des informations similaires.
    • Contenu généré par les Utilisateurs : Les Services peuvent collecter du contenu généré par les Utilisateurs, tel que des commentaires de rétroaction soumis dans Workleap Officevibe, du matériel de formation publié sur Workleap LMS ou des vidéos de bienvenue publiées sur Workleap Onboarding.
    • Contenu partagé dans un contexte de service à la clientèle : En utilisant les Services, les Utilisateurs peuvent être menés à interagir avec l’équipe de service à la clientèle de Workleap s’ils rencontrent un problème avec les Services, ou simplement s’ils souhaitent en apprendre plus sur les Produits Workleap. Ce faisant, les Utilisateurs sont susceptibles de partager des Renseignements personnels comme leurs coordonnées ou toute autre information nécessaire afin que l’équipe de service à la clientèle de Workleap puisse identifier les Utilisateurs afin de mieux les aider.
    • Données de paiement : Workleap demande à ses Clients de désigner une personne responsable aux fins de la facturation. Workleap doit donc collecter des informations sur cette personne, comme son nom et ses coordonnées, de même que les informations nécessaires au paiement, lesquelles sont traitées par une solution de paiement tierce.
  • b. Information collectée lorsque les utilisateurs utilisent les Services

    Afin de fournir les Services, Workleap collecte certaines informations sur la façon dont les Utilisateurs interagissent avec les Services dans certaines circonstances.
    • Information technique sur l’appareil des Utilisateurs : Workleap collecte de l’information sur les appareils utilisés pour se connecter aux Services ou par interagir avec eux. Cette information peut inclure le type d’appareil utilisé, le type de connexion utilisée pour accéder aux Services, l’adresse IP des Utilisateurs, le type de navigateur utilisé et l’identifiant de l’appareil utilisé. Cette information peut être utilisée afin de deviner la localisation approximative des Utilisateurs (c’est-à-dire le pays à partir duquel l’Utilisateur accède aux Services) afin d’offrir une meilleure expérience.
    • Utilisation des Services : Workleap collecte de l’information sur ses Utilisateurs lorsqu’ils utilisent les Services. Selon le Service utilisé, cette information peut inclure les fonctionnalités utilisées, les liens sur lesquels les Utilisateurs cliquent, le contenu auquel les Utilisateurs ont accédé, et d’autre information similaire.
    • Fichiers témoins : Workleap utilise des fichiers témoins et d’autres technologies de traçabilité afin de fournir certaines fonctionnalités dans les Produits Workleap ou pour la sécurité de la Plateforme Workleap et du Site Web, et pour reconnaître les Utilisateurs et leurs préférences lorsqu’ils utilisent différentes plateformes et appareils.
  • c. Information collectée par les Clients et par l’entremise de tierces parties

    Workleap peut collecter de l’information à propos de ses Utilisateurs par l’entremise de partenaires de confiance, d’autres Utilisateurs, de sociétés affiliées et, avant tout, de ses Clients.
    • Information fournie par les Clients : Les Clients de Workleap peuvent fournir à Workleap de l’information à propos des Utilisateurs lorsqu’ils créent un compte en leur nom à titre d’employeur ou de fournisseur de services des Utilisateurs. Cette information peut inclure le nom de l’Utilisateur, ses coordonnées et d’autres Renseignements personnels contenus dans le système de ressources humaines du Client. Des Renseignements personnels peuvent aussi être transférés par des tierces parties par l’entremise d’intégrations de systèmes en conformité avec les instructions des Clients.
    • Information fournie par d’autres Utilisateurs : Lorsque des Utilisateurs publient du contenu à travers les Services, ils peuvent publier des Renseignements personnels sur d’autres Utilisateurs, tel que leur nom, leurs coordonnées, leur titre et d’autres informations relatives à leur emploi.
    • Information fournie par des tierces parties : Workleap collecte de l’information sur ses Utilisateurs lorsqu’ils connectent des services tiers à leur compte, par exemple afin de faciliter l’authentification ou afin d’intégrer les Services à une plateforme externe. Workleap peut aussi collecter de l’information lorsque les Utilisateurs autorisent les Services à se synchroniser avec leur calendrier ou avec une liste de contacts.
    • Information fournie par des sociétés affiliées de Workleap : Workleap collecte des informations de ses sociétés affiliées en conformité avec leur propre politique de confidentialité.
    • Information collectée par des partenaires et fournisseurs de services : Workleap peut collecter de l’information sur ses Utilisateurs par l’entremise de sociétés ou de partenaires qui fournissent de l’information sur les intérêts des Utilisateurs et sur leur interaction avec les Services. Workleap peut aussi collecter de l’information de profilage fournie par ses partenaires de marketing et de publicité, ou par des partenaires avec qui Workleap organise des événements, dans la mesure où la collecte et la divulgation de cette information est autorisée par la politique de confidentialité de ces partenaires.

5. Collecte et utilisation des Renseignements personnels par l'intermédiaire du Site Web

Workleap collecte et utilise généralement les Renseignements personnels concernant les Utilisateurs de son Site Web et fournis par ceux-ci de la façon suivante :

  • a. Renseignements fournis par les Utilisateurs. Dans de nombreux cas, Workleap collecte les Renseignements personnels directement auprès des Utilisateurs lorsqu'ils visitent ou utilisent le Site Web. Par exemple, Workleap peut collecter les types de Renseignements personnels suivants :
    • Questions et demandes concernant un essai ou les Services. Workleap peut collecter le nom de l'Utilisateur, ses coordonnées, son adresse courriel et tout autre renseignement fourni lorsque l'Utilisateur fait une demande à Workleap ou communique avec elle à partir du Site Web, lorsqu'il s'inscrit au bulletin d'information de Workleap ou lorsqu'il soumet une demande ou une commande pour un essai d’un Produit Workleap ou pour ses Services.
    • Personnalisation du Site Web. Lorsque les Utilisateurs visitent le Site Web, ils peuvent de temps à autre être invités à fournir des renseignements, comme leur titre, afin d'aider Workleap à personnaliser l'expérience des Utilisateurs sur le Site Web.
  • b. Renseignements techniques. Lorsque les Utilisateurs visitent le Site Web, Workleap peut collecter, à l'aide de moyens électroniques comme les fichiers témoins (cookies), des renseignements techniques. Ces renseignements peuvent inclure des renseignements sur les visites du Site Web, y compris l'adresse IP de l'ordinateur de l’Utilisateur, le navigateur utilisé pour visiter le Site Web, le système d'exploitation de l'Utilisateur, la résolution de l'écran, l'emplacement, les paramètres de langue des navigateurs, le site d'où provient l'Utilisateur, les mots-clés recherchés (si l'Utilisateur provient d'un moteur de recherche), le nombre de pages visitées, les renseignements saisis par l’Utilisateur, les publicités vues, etc. Ces renseignements sont utilisés pour évaluer et accroître l'efficacité du Site Web ou pour améliorer l'expérience des Utilisateurs. Bien que ces renseignements soient généralement dépersonnalisés, s'ils portent sur une personne identifiable, Workleap les traitera comme des Renseignements personnels. Workleap peut aussi, sans restriction, collecter et utiliser les types de renseignements suivants lorsque les Utilisateurs visitent ou interagissent avec Workleap sur le Site Web :
    • Google Analytics : Workleap utilise Google Analytics, ce qui lui permet de voir les renseignements sur les activités des Utilisateurs sur le Site Web, y compris, sans toutefois s'y limiter, les pages visitées, la source et le temps passé sur le Site Web. Ces renseignements sont dépersonnalisés et sont affichés sous forme de chiffres, ce qui signifie qu'il est impossible de remonter jusqu'aux personnes concernées. Les Utilisateurs peuvent bloquer l'utilisation de Google Analytics par Workleap en visitant la page Désactivation de Google Analytics.
    • HubSpot : Workleap utilise HubSpot, ce qui lui permet de voir les renseignements sur les activités des Utilisateurs sur le Site Web, y compris, sans toutefois s'y limiter, les pages visitées, la source et le temps passé sur le Site Web. Toutefois, ces renseignements ne sont pas dépersonnalisés et les utilisateurs ne peuvent pas bloquer l'utilisation de HubSpot par Workleap.
    • Google AdWords : Workleap utilise la fonction « Remarketing » de Google AdWords pour promouvoir Workleap sur Internet et sur les sites Web de tiers (y compris Google) pour les visiteurs précédents du Site Web. Le « Remarketing » d’AdWords affichera des publicités aux Utilisateurs en fonction des parties du site Web de Workleap qu'ils ont visitées en plaçant un fichier témoin sur le navigateur Web des Utilisateurs. Cela signifie que Workleap pourrait promouvoir son site Web aux visiteurs précédents qui n'ont pas terminé une tâche sur le site Web ou afficher une publicité sur la page des résultats de recherche de Google ou sur un site avec le réseau Display de Google. Ce fichier témoin n'identifie d'aucune façon les Utilisateurs et ne donne pas accès à l'ordinateur ou à l'appareil mobile des Utilisateurs. Ce fichier témoin est uniquement utilisé pour indiquer aux autres sites Web que l'Utilisateur a visité une page précise sur le site Web, afin que les publicités montrées à l'Utilisateur soient liées à cette page. Si les Utilisateurs ne souhaitent pas participer au « Remarketing » de Google AdWords, ils peuvent le désactiver en consultant la page Contrôler les paramètres d'annonces de Google AdWords.
    • Publicité ciblée par centre d'intérêt. Workleap peut aussi permettre à un nombre limité de tiers de confiance d'installer des fichiers témoins (cookies) à partir du Site Web. Le Site Web peut inclure des publicités de tiers et des liens vers d'autres sites Web qui peuvent être utilisés pour générer des publicités personnalisées. Les publicités personnalisées, parfois appelées publicités ciblées par centre d'intérêt ou par comportement, sont des publicités basées sur des renseignements sur les Utilisateurs, comme les pages visitées, les renseignements demandés ou les achats effectués sur le Site Web. Workleap ne fournit pas de Renseignements personnels aux publicitaires ou aux sites tiers qui affichent des publicités ciblées par centre d'intérêt sur le Site Web. Toutefois, les publicitaires et les autres tiers (y compris les réseaux de publicité, les entreprises de transmission d'annonces et les autres fournisseurs de service qu'ils peuvent utiliser) peuvent présumer que les Utilisateurs qui interagissent avec une publicité personnalisée et du contenu personnalisé affichés sur le Site Web ou qui cliquent sur ceux-ci font partie du groupe visé par la publicité ou le contenu. Les publicitaires ou les agences de publicité qui travaillent pour Workleap peuvent parfois utiliser des technologies pour envoyer les publicités qui apparaissent sur le site Web directement sur le navigateur de l'Utilisateur. Ils peuvent aussi utiliser des fichiers témoins pour évaluer l'efficacité de leurs publicités et pour personnaliser le contenu publicitaire. Workleap n'a pas accès aux fichiers témoins et aux autres fonctionnalités utilisés par les publicitaires et les tiers et n'a pas le contrôle sur ces fichiers témoins et fonctionnalités. Les pratiques de traitement des renseignements de ces publicitaires et des sites Web tiers ne sont pas assujetties à la présente Politique. Veuillez communiquer avec eux directement pour obtenir plus de renseignements sur leurs pratiques en matière de confidentialité. En général, les Utilisateurs peuvent aussi refuser les publicités personnalisées des publicitaires et réseaux de publicité tiers qui sont membres de l'Alliance de la publicité numérique du Canada (DAAC). Veuillez visiter la Page de retrait de la DAAC pour de plus amples renseignements.
  • c. Choix relatifs aux fichiers témoins (cookies). Les Utilisateurs peuvent bloquer l'utilisation de fichiers témoins en activant le paramètre à cet effet dans leur navigateur. La fonctionnalité « Aide » de la plupart des navigateurs permet aux Utilisateurs de savoir comment empêcher un navigateur d'accepter de nouveaux fichiers témoins, comment recevoir un avis lorsque le navigateur reçoit un nouveau fichier témoin ou comment désactiver tous les fichiers témoins. Si les Utilisateurs choisissent de refuser ou de bloquer les fichiers témoins, il se peut qu'ils ne puissent plus accéder à une partie ou à la totalité du contenu du Site Web. De plus, les Utilisateurs peuvent désactiver ou supprimer les données semblables utilisées par les modules complémentaires du navigateur, en changeant les paramètres de ces modules ou en visitant le site Web de leur fabricant.
  • d. Politiques de confidentialité des sites Web tiers. La présente Politique porte uniquement sur l'utilisation et la divulgation de Renseignements personnels par Workleap. Les sites Web tiers qui peuvent être consultés à partir du Site Web ont leur propre politique de confidentialité et leurs propres pratiques en matière de collecte, d'utilisation et de divulgation de Renseignements personnels.
  • e. Renseignements personnels provenant d'autres sources. Workleap peut obtenir par des tiers des Renseignements personnels supplémentaires sur un Utilisateur du Site Web si cet Utilisateur a autorisé ces tiers à partager ses Renseignements personnels. L’utilisation et le transfert par Workleap sur la Plateforme Workleap d’information obtenue par l’entremise des API de Google adhère à la politique de Google publiée ici : https://developers.google.com/terms/api-services-user-data-policy. Workleap se conforme notamment aux exigences de minimisation d’utilisation des renseignements énoncées dans cette politique.

6. Utilisation des Renseignements personnels

Lorsque Workleap fournit les Services, elle traite les Renseignements personnels seulement en conformité avec les Conditions générales et les lois applicables. En général, Workleap utilise les Renseignements personnels concernant ses Clients et ses Utilisateurs ou fournis par ceux-ci pour les fins suivantes :

  • a. créer, ouvrir et administrer le compte du Client, répondre aux demandes du Client relatives à son compte et communiquer avec le Client concernant les Services ou les questions liées à son compte ;
  • b. fournir les Services, ce qui comprend fournir un service à la clientèle au Client et à ses Utilisateurs et leur permettre d'accéder et d'utiliser la Plateforme Workleap ;
  • c. envoyer des communications transactionnelles, telles que des confirmations d’achat, des avis de renouvellement, et d’autres informations relatives à l’activité des Utilisateurs sur les Produits Workleap et sur la Plateforme Workleap, tels que des avis techniques, des notes de version, des alertes de sécurité et d’autres messages relatifs à l’administration des Produits Workleap et de la Plateforme Workleap;
  • d. mesurer et analyser le comportement des Utilisateurs ;
  • e. surveiller, maintenir et améliorer les Services ou les fonctionnalités de la Plateforme Workleap ;
  • f. comprendre comment les Utilisateurs interagissent avec Workleap et assurer que nos services, nos produits et nos fonctionnalités fonctionnent correctement ;
  • g. développer de nouveaux services, produits, fonctionnalités, programmes et promotions ;
  • h. comprendre les besoins et les préférences de nos Clients et de nos Utilisateurs et adapter comment nous personnalisons et commercialisons nos produits, nos programmes et nos Services pour nos Clients et pour leurs Utilisateurs en fonction de leurs intérêts ;
  • i. satisfaire aux exigences juridiques et réglementaires et permettre à Workleap de respecter les exigences contractuelles liées aux Services fournis au Client ;
  • j. effectuer des études de marché ou de l’étalonnage et de l’analyse de données en suivant et en analysant les Renseignements personnels collectés ;
  • k. offrir au Client des produits, des fonctionnalités et des services supplémentaires qui pourraient, selon Workleap, intéresser les Utilisateurs (les Utilisateurs peuvent se désabonner de ces communications en utilisant le lien de désabonnement contenu dans celles-ci) ; et
  • l. mesurer l’efficacité du marketing de Workleap.

Lorsque c’est possible, Workleap utilisera les Renseignements personnels dans un format agrégé, dépersonnalisé ou anonymisé.À moins que la loi ne l'exige ou ne l'y autorise, Workleap n'utilisera pas les Renseignements personnels du Client pour toute autre fin sans avoir obtenu une autorisation préalable.

7. Fondements juridiques du traitement des Renseignements personnels

Conformément au droit applicable aux pays de l’Espace économique européen et du Royaume-Uni, Workleap collecte et traite des Renseignements personnels sur des individus sur la base de divers fondements juridiques, selon la raison de la collecte ou du traitement. Workleap s’engage à collecter et à traiter les Renseignements personnels seulement pour les raisons suivantes :

  • Lorsque les Renseignements personnels sont nécessaires au fonctionnement des Produits Workleap, de la Plateforme Workleap ou des services accessoires au bon fonctionnement des Produits Workleap ou de la Plateforme Workleap, tels que les services de support technique, et ce, notamment pour offrir un service personnalisé et pour assurer la sécurité des Produits Workleap et de la Plateforme Workleap.
  • Lorsque le Client ou l’Utilisateur a donné son consentement afin de permettre l’utilisation des Renseignements personnels à une fin spécifique (incluant pour une fin identifiée à l’article 6 des présentes).
  • Lorsque le traitement d’un Renseignement personnel est nécessaire afin de se conformer à une obligation juridique.
  • Lorsque le traitement d’un Renseignement personnel est justifié par l’intérêt légitime de Workleap (dans la mesure où celui-ci n’est pas supplanté par les intérêts de la personne concernée), tels que les motifs identifiés aux paragraphes (d), (e), (f), (g) et (h) de l’article 6 des présentes, ou pour protéger les intérêts juridiques de Workleap.

Si un Utilisateur a consenti à l’utilisation par Workleap de ses Renseignements personnels, l’Utilisateur peut retirer son consentement en tout temps, quoique cela n’affectera pas le traitement de ces renseignements ayant eu lieu avant le retrait du consentement. Lorsque Workleap traite les Renseignements personnels en s’appuyant sur son intérêt légitime, le fait de s’objecter au traitement des Renseignements personnels peut signifier que l’Utilisateur ne pourra plus utiliser, ou n’aura plus accès, aux Services ou au Site Web.

8. Partage des Renseignements personnels

Workleap ne vendra pas de Renseignements personnels à tout tiers et n'en échangera pas avec ceux-ci. Workleap ne partage pas de Renseignements personnels avec des outils tiers, incluant des modèles d’intelligence artificielle, sauf avec la permission des Clients ou des Utilisateurs. Toutefois, Workleap peut partager des Renseignements personnels lorsqu'elle y est autorisée, lorsque la loi l'exige ou dans les cas suivants :

8.1 Dans le contexte des Services. Le contenu partagé par les Utilisateurs par l’entremise des Service et l’information sur le compte ou sur le profil des Utilisateurs peuvent être consultés par d’autres Utilisateurs de leur organisation, et parfois par des Utilisateurs provenant de l’extérieur de leur organisation dans la mesure où ceux-ci ont obtenu la permission d’y accéder. Les personnes désignées à titre d’administrateur de la Plateforme Workleap par les Clients peuvent utiliser cette information en conformité avec les politiques de leur organisation. Les Formateurs de Workleap LMS (tels que définis en vertu des Conditions générales applicables à Workleap LMS) peuvent aussi utiliser l’information qu’ils collectent à des fins de marketing ou de statistique dans la mesure où ces fins sont directement liées aux formations qu’ils dispensent.

8.2 Utilisation interne à Workleap. Nous pouvons partager des Renseignements personnels au sein de Workleap (par exemple entre sociétés affiliées) au Canada et aux États-Unis aux fins décrites à l’article 6 de la Politique.

8.3 Fournisseurs de service. Workleap peut autoriser l'accès aux Renseignements personnels à un fournisseur de service tiers qui les traite au nom de Workleap dans le but de fournir ou d’améliorer les Services ou le Site Web. Avant de partager tout Renseignement personnel avec un de ses fournisseurs de services tiers, Workleap s'assurera que ce tiers adopte des pratiques de gestion des données conformes aux standards de l’industrie en matière de protection de la vie privée afin de préserver la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels et de prévenir tout accès non autorisé.

8.4 Si la loi le permet ou l'exige. Workleap peut divulguer des Renseignements personnels lorsque la loi applicable ou une autorité légale ou gouvernementale compétente l'exige. Workleap peut aussi divulguer des renseignements à ses comptables, vérificateurs, agents et avocats relativement à l'application et à la protection de ses droits. Workleap peut aussi divulguer certains Renseignements personnels lorsqu'elle a des motifs raisonnables de croire que cette divulgation est raisonnablement nécessaire pour protéger les droits, la propriété et la sécurité des autres et d'elle-même conformément à la loi. Si Workleap reçoit une demande réglementaire ou gouvernementale concernant les Renseignements personnels d’un Client ou d’un Utilisateur, elle accepte d'aviser immédiatement le Client ou l’Utilisateur, sauf si cela est interdit, afin qu'il ait le choix de se défendre dans le cadre d'une telle demande. Workleap s’engage à collaborer raisonnablement avec le Client ou l’Utilisateur relativement à une telle défense.

8.5 Opération commerciale. Workleap peut divulguer des Renseignements personnels à un tiers relativement à une vente ou à un transfert d'entreprise ou d'actifs, à une fusion, à une réorganisation ou au financement de parts de l'entreprise. Toutefois, si une transaction est conclue, les Renseignements personnels resteront protégés par les lois sur la protection des données applicables. Si la transaction n'est pas conclue, Workleap exigera de l'autre partie qu’elle n’utilise pas et qu’elle ne divulgue pas les Renseignements personnels reçus de quelconque façon que ce soit, et qu’elle les supprime.

9. Sécurité des Renseignements personnels

Workleap stockera et traitera les Renseignements personnels d'une manière conforme aux normes de sécurité de l'industrie. Workleap a mis en place des procédures, des politiques et des systèmes techniques, organisationnels et administratifs pour assurer la sécurité, l'intégrité et la confidentialité des Renseignements personnels et pour réduire le risque d'accès non autorisé aux Renseignements personnels ou d'utilisation non autorisée de ceux-ci, y compris :

  • (i) des mesures de protection administratives, techniques et matérielles et d'autres mesures de sécurité visant à assurer la sécurité et la confidentialité des Renseignements personnels sous sa garde ;  
  • (ii) une approche de sécurité visant à éviter de compromettre ses propres systèmes d'information, ses réseaux informatiques et ses fichiers de données par un accès non autorisé à ceux-ci par des Utilisateurs, par des virus ou par des programmes informatiques malveillants ;
  • (iii) des pratiques internes appropriées, y compris, sans toutefois s'y limiter, le chiffrement des données en transit, l'utilisation de pare-feu et de logiciels antivirus appropriés, le maintien des mesures de prévention des systèmes d'exploitation et des autres applications à l’aide de définitions de virus et de correctifs de sécurité à jour afin d’éviter tout impact sur les Renseignements personnels sous sa garde ;
  • (iv) une journalisation et des alertes appropriés pour surveiller les contrôles d'accès et pour assurer l'intégrité et la confidentialité des données et le contrôle des accès aux systèmes et aux applications permis uniquement aux utilisateurs autorisés; et
  • (v) des mesures permettant l’accès aux systèmes et aux données uniquement aux Utilisateurs autorisés, et assurant que les personnes ayant une autorisation d'accès aux renseignements personnels ont réellement besoin de les connaître (le « Programme de sécurité »).  

10. Rétention des données

Workleap conservera les Renseignements personnels pour les fins décrites aux présentes, et ce, aussi longtemps que cela est nécessaire, sous réserve que la loi prescrive une période de rétention plus longue ou que les intérêts commerciaux légitimes de Workleap le justifient, dans la mesure permise par la loi. Les Renseignements personnels relatifs au compte d’un Utilisateur sur un Produit Workleap ou sur la Plateforme Workleap seront conservés tant que le compte sera actif, conformément aux instructions des Clients. Certains Renseignements personnels sur le compte d’un Utilisateur peuvent être conservés après la désactivation du compte afin de permettre aux autres Utilisateurs d’utiliser toutes les fonctionnalités des Services. Nonobstant ce qui précède, à la résiliation des Conditions générales, Workleap conservera les Renseignements personnels dans la Plateforme Workleap jusqu’à ce que le Client instruise Workleap d’effacer les Renseignements personnels ou jusqu’à ce que l’accès du Client aux Services soit résilié conformément aux Conditions générales, selon la première éventualité.

11. Formation et supervision

Workleap maintient des programmes de formation adéquats afin d'assurer que ses employés et toute autre personne agissant en son nom connaissent et respectent le Programme de sécurité. Workleap s’engage à exercer le contrôle nécessaire et adéquat sur ses employés concernés afin de maintenir la sécurité et la confidentialité des Renseignements personnels sous sa garde.

12. Incidents relatifs aux données impliquant des Renseignements personnels

Workleap s’engage à aviser immédiatement l’Utilisateur concernant une atteinte à la protection des données ou une compromission ou une violation de son Programme de sécurité :

  • (a) qui a entraîné ou est soupçonné d’avoir entraîné une perte, une divulgation, une utilisation ou une acquisition non autorisée de Renseignements personnels (incluant des copies physiques de ceux-ci) ou encore l’accès non autorisé à des Renseignements personnels; et  
  • (b) qui, selon l’opinion de Workleap, présente un risque réel de préjudice grave envers les personnes dont les Renseignements personnels sont concernés (un « Incident relatif aux données »).  

Bien que l'avis initial puisse prendre la forme d'un résumé, un avis écrit détaillé sera transmis à l’Utilisateur dans les délais prescrits par la loi, le cas échéant. L'avis décrira de façon raisonnablement détaillée la nature et la portée de l'Incident relatif aux données (y compris chaque catégorie de données) et la mesure corrective déjà prise ou qui sera prise par Workleap. Workleap prendra promptement toutes les mesures correctives nécessaires et recommandées et collaborera pleinement avec l’Utilisateur afin de déployer tous les efforts raisonnables pour atténuer les effets nuisibles de l'Incident relatif aux données et pour prévenir que celui-ci se reproduise.  

13. Droits des Utilisateurs en matière de Renseignements personnels

Dans la mesure où le traitement de Renseignements personnels par Workleap est soumis à l’application du Règlement général sur la protection des données (Règlement (EU) 2016/679) ou du Data Protection Act 2018 et du RGPD tel qu’incorporé au droit du Royaume-Uni en vertu de l’article 3 du European Union (Withdrawal) Act 2018 du Royaume-Uni, Workleap se fonde sur les intérêts légitimes décrits plus haut, lesquels ne sont pas supplantés par les intérêts des Utilisateurs en matière de protection des données, dans le cadre du traitement des Renseignements personnels. Sous réserve du droit applicable, les Utilisateurs ont le droit de : (i) avoir accès, rectifier et demander la suppression de leurs Renseignements personnels, sous réserve du droit qu’à Workleap de conserver une copie de certains Renseignements personnels à des fins d’archivage ou encore afin de se conformer à toute exigence juridique applicable ; (ii) restreindre le traitement des Renseignements personnels par Workleap ou s’y objecter (ce qui, dans certains cas, peut consister à cesser d’accéder au Site Web) lorsque Workleap se fonde sur un intérêt légitime (ou celui d’une tierce partie) et lorsque la situation particulière a un impact sur les droits et libertés fondamentaux de l’Utilisateur ; (iii) porter plainte auprès de leur autorité locale responsable de la protection des données (les coordonnées des autorités responsables de la protection des données de l’Espace économique européen sont disponibles ici) ; et (iv) bénéficier de la portabilité des données. Les Utilisateurs peuvent exercer leurs droits sans frais, mais Workleap peut imposer des frais raisonnables ou encore refuser de se conformer à une requête lorsque celle-ci est infondée, répétitive ou excessive.

14. Comment communiquer avec nous

Toute question ou plainte concernant la présente Politique ou le traitement des Renseignements personnels par Workleap peut être communiquée à notre service à la clientèle aux coordonnées suivantes :

Plateforme Workleap inc.
À l’attention du Responsable de la protection des renseignements personnels

1751, rue Richardson, Suite 1.050
Montréal (Québec) H3K 1G6
courriel : support-legal@workleap.com  

Tout Utilisateur qui cherche à exercer les droits décrits à l’article 13 de la présente Politique concernant des Renseignements personnels qui sont traités ou hébergés par Workleap pour le compte d’un Client (par exemple, l’employeur d’un tel Utilisateur) doit adresser sa demande directement à ce Client, lequel est le responsable du traitement des données. Advenant que Workleap reçoive toute telle requête directement (incluant une requête d’accès ou de correction de Renseignements personnels), Workleap la redirigera vers le Client concerné et, sur requête de ce Client, aidera ce dernier à répondre à cette requête, le cas échéant.

La responsable de la protection des Renseignements personnels de Workleap tentera de répondre à votre demande sous le délai légal applicable, et en tout état de cause au plus tard 30 jours après réception de cette demande. Nous vous informerons par écrit de notre réponse à votre demande. Si nous refusons d'accéder à votre demande, nous vous informerons de la raison légale de notre refus, et nous vous informerons des recours qui s'offrent à vous et du délai pour les exercer.

Si vous n'êtes pas satisfait du résultat de votre demande, vous pouvez porter plainte auprès de l'autorité de supervision de Workleap, la Commission d'accès à l'information (https://www.cai.gouv.qc.ca/a-propos/nous -joindre/).

15. Langue

Sauf dans la mesure prévue par la loi applicable, la version anglaise de cette Politique publiée à l’adresse https://workleap.com/trust-center/privacy/ aura préséance dans l’interprétation des présentes.

16. Modification de la Politique de confidentialité

Workleap passera en revue et mettra à jour ses politiques et ses procédures comme il se doit afin de tenir compte des règles et règlements, des nouvelles technologies, des normes et des préoccupations des clients. Par conséquent, la présente Politique pourrait être modifiée de temps à autre. Advenant que Workleap décide d’apporter des changements à cette Politique qui affectent substantiellement les droits des Utilisateurs, Workleap se réserve le droit d’aviser les Utilisateurs au préalable par courriel ou directement par l’entremise des Services. Tout Utilisateur qui n’accepte pas les modalités de la présente Politique est tenu d’arrêter immédiatement d’utiliser les Services et le Site Web ou d’y accéder.

Cette Politique a été modifiée pour la dernière fois le 24 janvier 2024.