15 modèles de courriers électroniques pour aborder (et améliorer) la performance des employés

Il est essentiel d’établir des relations solides avec les membres de votre équipe et d’acquérir une compréhension approfondie des défis et des aspirations qui leur sont propres. Au cœur de ce processus se trouve l’échange continu de conversations significatives, dont certaines peuvent nécessiter une planification minutieuse et une attention personnalisée.

Dans cet article, vous trouverez une collection de 15 exemples de courriers électroniques de gestionnaire conçus pour vous aider à améliorer la communication et à naviguer dans les attentes de performance avec vos employés. Vous pouvez les utiliser directement comme modèles ou en tirer toute la valeur en les considérant comme des guides de préparation polyvalents pour tout type d’interaction.

En guise de soutien supplémentaire, nous avons également fourni des notes préliminaires à côté de chaque modèle, offrant des conseils sur le langage, la clarté et le ton afin que vous puissiez gérer chaque situation avec aisance et une communication efficace. Nous sommes sûrs que vous trouverez un excellent modèle de courrier électronique à un employé pour améliorer ses performances.

L’importance d’une communication transparente pour la gestion de la performance des employés

L’exploitation du pouvoir d’une communication efficace est au cœur d’une gestion de la performance réussie. C’est le catalyseur de l’excellence individuelle et collective et de l’élaboration d’un plan efficace d’amélioration des performances, car une bonne communication favorise la clarté, la productivité et l’établissement de relations solides.

• Clarté et compréhension : Une communication efficace joue un rôle central dans la gestion des performances en fournissant un cadre clair pour définir les normes de performance afin de répondre aux attentes, fournir un retour d’information constructif et définir des objectifs de performance significatifs. Elle crée une compréhension commune qui favorise la réussite de l’individu et de l’équipe.
• Productivité : Lorsque les pratiques de communication sont optimisées, elles contribuent à accroître la productivité. En transmettant efficacement les rôles, les responsabilités et la manière de satisfaire aux normes de performance pour répondre aux attentes, les employés acquièrent un sens clair de l’objectif et de la direction, ce qui leur permet de travailler plus efficacement et de donner le meilleur d’eux-mêmes pour atteindre les objectifs de l’organisation.
• Amélioration des relations : Les relations solides entre gestionnaires et employés reposent sur une communication efficace. Un dialogue ouvert et transparent favorise la confiance, la compréhension et le respect mutuel, créant ainsi un environnement de travail positif et collaboratif. Ces liens jettent les bases d’une équipe motivée et engagée qui s’épanouit ensemble.

⭐️ Une communication saine est à la base d’une dynamique de travail saine. Et les environnements de travail positifs favorisent l’engagement des employés. De l’instauration de la confiance à l’écoute active, en passant par la clarification des attentes, lisez nos conseils pour stimuler la communication.

Les courriers électroniques en tant qu’outil de communication formel sur le lieu de travail

En fournissant un enregistrement formel, en permettant une communication asynchrone et en offrant une large portée, les courriers électroniques jouent un rôle essentiel dans la promotion de la responsabilité, la facilitation d’échanges réfléchis et le partage efficace d’informations au sein d’équipes et d’organisations.

• Document formel : Les courriers électroniques servent de documents formels, qui rendent compte des conversations et des décisions importantes. Cela contribue non seulement à la responsabilisation, mais aussi à la transparence, en garantissant que les informations essentielles sont documentées et accessibles en cas de besoin via le dossier personnel.
• Communication asynchrone : L’un des avantages du courrier électronique est sa capacité à faciliter la communication asynchrone (communication qui ne dépend pas du temps). Les messages électroniques ne nécessitent pas de réponses immédiates, ce qui donne aux destinataires le temps de rédiger des réponses réfléchies et de contribuer à des discussions utiles à leur convenance.
• Large portée : Pouvant atteindre plusieurs destinataires simultanément, les courriers électroniques constituent un moyen très efficace de diffuser des informations ou des mises à jour au sein d’une équipe, voire de l’ensemble de l’organisation. Ils garantissent que les messages importants peuvent être partagés avec le public visé d’un simple clic.

Les éléments clés à inclure dans un courrier électronique sur les performances d’un employé

Grâce à ces modèles, vous pouvez consacrer moins de temps et d’énergie à réfléchir à la manière dont vous souhaitez rédiger votre courrier électronique, et plus de temps à un travail productif à grande échelle.

N’oubliez pas qu’il ne s’agit que de lignes directrices pour entamer une conversation et y répondre. Il est important de les adapter en fonction de la personne et du contexte.

Voici ce que vous devez inclure dans votre courrier électronique :

• Un objet clair : Veillez à ce que l’objet du message indique clairement le but du courrier électronique, par exemple « Évaluation des performances » ou « Séance de feedback ».
• Une salutation professionnelle : Commencez le courrier électronique par une salutation respectueuse et professionnelle, en vous adressant directement à l’employé.
• Des commentaires précis sur les performances : Incluez des exemples précis des performances professionnelles de l’employé, en soulignant à la fois les aspects positifs et les points à améliorer.
• Les mesures à prendre : Fournissez des étapes claires et réalisables que l’employé peut suivre pour améliorer ses mauvaises performances, ainsi que vos propres actions, afin qu’un plan personnalisé d’amélioration des performances puisse être respecté.
• Une invitation ouverte : Encouragez l’employé à poser des questions ou à discuter davantage de ses performances, afin de favoriser un processus de communication à double sens.
• Une conclusion professionnelle : Concluez le courrier électronique sur une note positive, en offrant un soutien continu à l’employé dans le cadre de son plan d’amélioration des performances.

Exemples de courriers électroniques adressés à un employé dont les performances sont médiocres ou qui a un problème de performance

Il n’est pas souhaitable de retarder la résolution d’un problème de mauvaises performances. Vous voulez tous deux vous attaquer à la cause profonde de ce qui affecte les performances de l’employé et mettre rapidement en œuvre des solutions pour atténuer ce problème, car les mauvaises performances peuvent avoir un effet d’entraînement sur les équipes et sur les performances globales de votre entreprise. Comprendre le « quand » et le « pourquoi » d’un problème de performance d’un employé vous aidera à adapter le bon message.

• Quand envoyer des courriers électroniques concernant les mauvaises performances d’un employé : Les courriers électroniques de feedback constructif doivent idéalement être envoyés peu de temps après un incident particulier ou une période d’évaluation des performances de l’employé au cours de laquelle de mauvaises performances ont été constatées. Cela permet de s’assurer que le contexte est encore frais pour vous et pour l’employé, ce qui rend le retour d’information plus pertinent et plus percutant.
• Pourquoi envoyer des courriers électroniques de feedback constructif : N’oubliez pas que tout doit avoir une raison d’être. La première raison de rédiger un courrier électronique de feedback constructif est d’aider à améliorer la performance d’un employé ou son comportement. Il vous permet d’exprimer votre inquiétude quant à de mauvaises performances d’une manière structurée et réfléchie, en fournissant des conseils clairs sur les domaines à améliorer et en favorisant l’évolution professionnelle.

1. Lorsqu’un employé se présente continuellement au travail fatigué ou manquant d’énergie

La fatigue au travail ou l’épuisement professionnel peuvent être dus à des facteurs extérieurs au travail, et vous ne voulez pas paraître trop curieux. Toutefois, un employé fatigué (qui manque d’énergie pendant un certain temps) ne peut pas travailler de manière optimale, ce qui, en tant que gestionnaire, relève de votre responsabilité.

Choisissez judicieusement vos mots pour atteindre le bon niveau d’intérêt personnel. Comme nous le verrons, un refrain courant sera d’exprimer que votre porte est toujours ouverte. Lorsque vous rédigez ce type de courrier électronique, il est important de terminer sur une note positive.

2. Lorsqu’un employé arrive continuellement en retard au travail

Les retards répétés peuvent vraiment nuire aux performances de l’employé et perturber ses collègues. Cela dit, vous ne voulez pas isoler quelqu’un en utilisant un langage qui oppose l’employé à l’équipe.

Encore une fois, exprimez votre volonté de l’écouter et de l’aider. Évitez les termes réprobateurs tels que « inacceptable » et « injuste ».

3. Lorsqu’un employé rate trop d’échéances

Étant donné que les employés sont généralement conscients des délais non respectés, il n’est pas nécessaire de contourner le problème. Il est préférable de l’aborder directement et honnêtement, afin d’assurer une communication claire et de responsabiliser les employés.

Si vous devez envoyer un courrier électronique à un employé pour améliorer ses mauvaises performances, demandez-lui s’il a une bonne raison de ne pas respecter les délais et indiquez clairement que vous êtes prêt à l’écouter sans porter de jugement. Il arrive que des employés ne respectent pas les délais parce qu’ils ont d’autres priorités ou parce que les délais initiaux ne sont pas réalistes. Dans ce cas, faites-leur savoir qu’ils peuvent s’adresser à vous pour réorganiser leur charge de travail et leur calendrier afin de mieux gérer les attentes des autres collègues ou des équipes. Mais s’il s’agit simplement d’un relâchement général, faites-leur savoir qu’en tant que gestionnaire, vous avez la responsabilité de remédier à la situation, et que vous le ferez.

💡Conseil : N’oubliez pas que la première étape pour vous assurer que vos employés sont au diapason lorsqu’il s’agit de respecter les délais est de fixer et de communiquer clairement les attentes avant une tâche ou un projet. Sinon, en tant que gestionnaire, vous êtes tout aussi responsable si votre employé ne parvient pas à respecter ces normes peu claires.

4. Lorsqu’un employé prend trop de congés

Vous souhaitez encourager un bon équilibre entre vie professionnelle et vie privée, mais vous devez rester sur vos gardes pour éviter que des employés n’en profitent. Toutefois, vous ne connaissez jamais les raisons de l’absentéisme, il est donc important d’agir avec prudence.

Surveillez votre ton et soyez prudent avant de tirer des conclusions hâtives. Utilisez un langage qui exprime que vous leur accordez le bénéfice du doute. Vous n’exigerez pas tous les détails, mais s’il s’agit d’un problème professionnel, vous devez souligner l’importance de la transparence.

5. Lorsqu’un employé montre des difficultés à recevoir du feedback

Ce courrier électronique vous parviendra probablement après que vous ayez eu à donner un feedback sur des performances médiocres et que l’employé n’ait pas été réceptif

Bien que vous ne puissiez pas revenir sur vos commentaires négatifs, vous devez être attentif et expliquer que votre intention n’est pas de renforcer la critique, mais de faire comprendre qu’elle était constructive et que l’employé comprend que c’est pour son bien.

💡Conseil : Une conversation difficile devrait avoir lieu en personne. Vous pouvez prévenir l’employé par courrier électronique, ce qui lui donne le temps de réfléchir et de se préparer. Mais vous devez également vous préparer, non seulement avec vos commentaires négatifs, mais aussi avec des solutions potentielles.

6. Lorsqu’un employé a une attitude négative

L’attitude négative d’un employé peut être due à des facteurs non professionnels au bureau (comme des problèmes personnels avec un collègue) ou à des circonstances de sa vie privée. Votre objectif est de faire savoir à l’employé que son attitude négative peut nuire à son travail et à ses collègues, mais pas de le réprimander. Le ton à adopter est celui d’une ouverture totale.

💡Conseil : Les employés qui ont une attitude négative risquent de ne pas bien répondre aux courriers électroniques. Évaluez chaque situation individuellement et décidez si donner un retour direct sur l’attitude et le comportement de l’employé lors d’un entretien individuel ne serait pas plus approprié.

7. Lorsqu’un employé a besoin d’une formation supplémentaire

L’objectif est ici d’éviter de donner à l’employé l’impression qu’il n’est pas à la hauteur. Vous voulez lui faire savoir que vous êtes là pour l’aider à s’améliorer.

Le ton est celui de l’encouragement ; le langage est axé sur « l’amélioration » et « le progrès », par opposition à des concepts tels que « prendre du retard ». Enfin, prévenez votre employé que vous prévoirez des entretiens individuels réguliers à l’avenir.

💡Conseil : Les nouveaux employés ou les employés qui suivent une formation pour assumer de nouvelles responsabilités ou de nouveaux rôles peuvent être dans un état d’esprit un peu plus vulnérable, et vous devez garder cela à l’esprit. C’est un exemple où une discussion personnelle sera plus encourageante (et moins intimidante) qu’un courrier électronique.

Modèles de courriers électroniques pour fournir du feedback sur le comportement des employés

Il est possible de fournir un retour d’information par le biais de courriers électroniques efficaces. L’astuce consiste à comprendre quand vous devez envoyer des courriers électroniques de feedback constructif et pourquoi ils sont essentiels pour soutenir les employés dans leur croissance et pour aider à améliorer leurs mauvaises performances. N’oubliez pas d’expliquer votre intention et de toujours terminer sur une note positive. N’oubliez pas non plus d’en informer les ressources humaines afin de conserver une trace dans le dossier personnel de l’employé.

• Quand aborder les attentes de votre employé en matière de comportement : Comme toujours, le choix du moment est crucial lorsqu’il s’agit d’aborder un comportement inapproprié par courrier électronique. Il est important d’envoyer le courrier électronique rapidement après l’incident afin de s’assurer que le problème est traité pendant qu’il est encore frais. Prendre des mesures immédiates permet non seulement d’éviter que de tels incidents ne se reproduisent, mais aussi d’envoyer un message clair indiquant qu’un tel comportement n’est pas toléré.
• Pourquoi aborder la question des attentes des employés en matière de comportement : Lorsque le comportement d’un employé enfreint la politique de l’entreprise, perturbe l’environnement de travail ou met les autres mal à l’aise, il est essentiel de le signaler par un courrier électronique officiel. Ce faisant, non seulement l’incident est documenté dans une lettre officielle, mais il ouvre également la voie à une conversation sérieuse sur les attentes en matière de comportement sur le lieu de travail.

8. Lorsqu’un employé met trop l’accent sur ses réalisations ou s’en attribue indûment le mérite

Vous ne voulez pas étouffer l’enthousiasme de qui que ce soit, mais il arrive que certains comportements d’autopromotion ou d’excès de confiance d’un employé puissent distraire ou contrarier ses collègues.

Trouvez les mots pour montrer que vous appréciez ses talents et ses réalisations, et que c’est seulement la manière dont il s’exprime qui peut poser problème. De plus, rappelez-leur toujours l’importance de l’effort collectif.

9. Lorsqu’un employé se comporte de manière inappropriée à l’égard d’un pair

Il s’agit d’un problème qu’il convient d’étouffer dans l’œuf. Le problème, c’est qu’il existe des différences culturelles entre ce qui est amical et ce qui dépasse les bornes. Connaissez la culture de l’employé auquel vous avez affaire, mais soyez très clair sur le fait que la culture commune du bureau passe avant tout. Veillez également à donner des exemples de comportements inappropriés.

Exemples de courriers électroniques à envoyer lorsqu’un employé souhaite partir ou a été licencié

Le fait d’aborder de manière personnelle le désir d’un employé de partir ou le licenciement d’un coéquipier montre que vous vous souciez réellement de lui, que vous appréciez sa contribution et que vous vous engagez à créer un environnement de travail favorable. Il est important de donner la priorité au bien-être de votre équipe, qui peut être affectée par le départ d’un collègue. Veillez toutefois à consulter votre équipe des ressources humaines avant d’envoyer tout courrier électronique de cette nature.

• Quand aborder la question du désir de départ d’un employé : Aborder le désir d’un employé de partir ou informer l’équipe du licenciement d’un collègue nécessite une attention rapide. En répondant immédiatement, vous montrez non seulement que vous êtes attentif, mais aussi que vous accordez de l’importance à la contribution de l’employé.
• Pourquoi devriez-vous aborder la question du désir de départ d’un employé : En prenant acte rapidement de l’intention d’un employé, vous lui témoignez de l’attention et de l’importance que vous accordez à sa contribution. En étant proactif, vous pouvez comprendre leurs préoccupations, explorer des solutions potentielles et éventuellement conserver des talents précieux ou vous séparer à l’amiable.

10. Lorsqu’un employé veut démissionner

De nombreux modèles précédents traitent des problèmes que vous avez repérés en premier. Mais lorsqu’un employé de qualité décide de partir, c’est l’occasion pour vous, en tant que gestionnaire, d’apprendre quelque chose. N’hésitez donc pas à lui tendre la main. Dites-lui à quel point vous avez été surpris et que c’est parce que vous n’avez peut-être pas été assez attentif, ce que vous devez assumer.

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11. Lorsqu’un employé est licencié

Dans ce cas, nous suggérons que l’annonce initiale ne soit pas faite par courrier électronique. Il est préférable d’organiser des réunions de groupe, en personne ou virtuellement, pour annoncer le licenciement d’un employé. Par la suite, il est conseillé d’envoyer un courrier électronique de suivi pour faire savoir à l’employé que vous êtes ouvert à toute question ou préoccupation, et que vous êtes là pour lui apporter votre soutien.

Soyez proactif en assumant la responsabilité de la décision, mais ne cherchez pas à vous apitoyer sur le fait d’avoir été mis dans cette position. Enfin, ne dénigrez jamais l’employé licencié.

💡Conseil : Avant de préparer la manière dont vous communiquerez ce changement à votre équipe, vous devriez vous familiariser avec les normes de performance et la procédure de licenciement de l’entreprise, au cas où votre équipe aurait des questions. Préparez également un plan pour que l’équipe puisse s’adapter à l’arrivée d’une personne en moins.

Modèles de courriers électroniques pour demander l’avis des employés et répondre aux commentaires négatifs

Demander périodiquement un retour d’information aux employés peut contribuer à l’amélioration continue. Qu’elle soit bonne ou mauvaise, une entreprise qui demande et reçoit tous les retours nourrit une culture de la communication, démontrant la valeur accordée à l’opinion des employés. Le courrier électronique est un excellent moyen de le faire.

• Lorsqu’on demande un retour d’information : Il est utile d’envoyer périodiquement un courrier électronique pour demander du feedback aux employés, par exemple à l’issue d’un projet ou à la fin d’un cycle d’évaluation des performances des employés. Un retour d’information régulier permet de maintenir les canaux de communication ouverts et peut contribuer à améliorer leurs performances.
• Lorsque vous répondez à un retour d’information négatif : Si vous recevez un retour d’information négatif (perception de mauvaises performances de votre part ou de la part de l’entreprise), il est important d’y répondre rapidement. Il convient d’envoyer un courrier électronique accusant réception du retour d’information, remerciant l’employé pour son honnêteté et décrivant les mesures à prendre en réponse au retour d’information. Cela favorise une communication ouverte et montre aux employés que leurs opinions sont appréciées et prises en compte.

🔁 Le retour d’information est une voie à double sens, et les entreprises veulent maintenir des boucles de rétroaction continues pour favoriser l’engagement et fidéliser les employés. Obtenez notre guide sur la façon d’intégrer ce modèle dans le cadre de vos stratégies d’engagement.

12. Lorsque vous demandez un retour d’information aux employés

Le premier conseil pour solliciter un retour d’information est le suivant : ne mettez pas les gens dans l’embarras ; ils seront plus enclins à dire ce qu’ils pensent que vous voulez entendre.

Consultez l’une de ces méthodes non intrusives pour encourager votre équipe à fournir un retour d’information librement, régulièrement et sans pression.

13. Lorsque vous recevez des commentaires négatifs

Ce n’est pas évident. D’une part, vous leur avez donné les outils nécessaires pour fournir des commentaires anonymes. D’autre part, vous voulez traiter les commentaires négatifs à la source. Précisez que vous n’êtes pas contrarié et que personne ne sera blâmé. Utilisez le langage du volontariat, comme « n’hésitez pas » ou « je serais heureux d’en savoir plus », qui évite d’être exigeant et de paraître courroucé. Chacun doit montrer sa volonté d’améliorer ses performances.

💡Conseil : Si l’employé se porte volontaire pour parler de ses commentaires négatifs, c’est très bien. Essayez autant que possible de supprimer toute hiérarchie managériale lorsque vous leur donnez la parole. La première façon d’y parvenir est de lui laisser le choix du moment, du lieu et de la manière de communiquer. Soyez également prêt à expliquer la politique et les procédures de votre entreprise si cette critique n’est pas facile à résoudre.

Exemples de courriers électroniques pour témoigner de la gratitude à vos employés

Contrairement aux courriers électroniques relatifs aux mauvaises performances, ceux-ci sont plus agréables à rédiger. Montrer de la gratitude à vos employés renforce une culture de travail positive, stimule le moral et consolide les liens entre vous et votre équipe. En reconnaissant leurs efforts et en leur exprimant de la gratitude, vous cultivez un sentiment de valeur et de motivation, ce qui se traduit par un engagement et une productivité accrus.

Lisez notre guide étape par étape sur la création d’une culture de la reconnaissance sur le lieu de travail pour trouver des conseils sur la façon dont les employés modernes veulent être appréciés aujourd’hui.

• Bon pour reconnaître les réalisations : Il est approprié d’envoyer à un employé un courrier électronique de remerciement après qu’il ait franchi une étape importante, terminé un projet avec succès ou dépassé ses objectifs de performance. Cela permet non seulement de reconnaître leurs efforts, mais aussi de les motiver pour les tâches à venir.
• Bon pour reconnaître le respect des valeurs fondamentales : Un courrier électronique d’appréciation devrait également être envoyé lorsqu’un employé fait preuve d’une adhésion exceptionnelle à la politique et aux valeurs de l’entreprise, contribue positivement à la culture de l’équipe ou va au-delà de son rôle. Cela réaffirme l’importance de ces valeurs et comportements sur le lieu de travail.

14. Lorsque vous souhaitez remercier un employé en particulier

C’est l’un de ces modèles de courrier électronique pour gestionnaire qui devrait être un plaisir à composer. Il n’en est pas moins essentiel. Donner des messages de reconnaissance en personne ou par courrier électronique est une grande partie de ce que les gestionnaires devraient faire régulièrement. Soyez précis, ayez des exemples à portée de main et utilisez des expressions personnelles pour décrire votre réaction à leur excellent travail.

15. Lorsque vous souhaitez remercier l’équipe

Qu’il s’agisse d’un courrier électronique ou d’une réunion en direct, faire l’éloge d’un groupe est une expérience qui rend humble. Mais il faut que ce soit sincère. Encore une fois, évoquez des tâches ou des projets spécifiques. Faites le lien entre leur travail récent et les opportunités et succès à venir. Et n’hésitez pas à vous montrer un peu plus enthousiaste : ils font partie de votre équipe.

Des conversations constructives commencent par la compréhension et l’alignement

Une communication efficace avec vos employés est essentielle pour résoudre tout problème de performance et favoriser un environnement de travail positif. N’hésitez pas à utiliser nos modèles comme point de départ, à les adapter à votre situation spécifique, à fournir des exemples qui apportent de la clarté et à poursuivre le dialogue en vue d’une amélioration et d’une croissance continues tout au long des cycles d’évaluation des performances des employés.

Bien entendu, l’objectif de ces courriers électroniques ou de ces discussions est d’engager la conversation, mais cela ne s’arrête pas là. Une fois que vous avez brisé la glace et engagé les employés, il est important de passer aux étapes suivantes en effectuant un suivi et en ayant une discussion individuelle pour s’assurer de la compréhension, construire un plan d’amélioration des performances efficace et suivre les progrès. N’oubliez pas que les ressources humaines sont en mesure de soutenir les communications entre gestionnaires et employés, en particulier lors de conversations plus délicates.