En tant que dirigeant de PME, la réduction des dépenses et l'optimisation de votre budget figurent parmi vos principales priorités. Et l'une des dépenses les plus difficiles à estimer est formation.
Que ce soit pour la formation continue ou intégration de nouveaux employés, la facture peut vite monter en flèche.
En revanche, ne pas former vos employés peut entraîner des pertes importantes en termes d'efficacité, des incohérences dans le service et une grande fragilité au niveau de l'expertise interne. En fin de compte, négliger la formation coûte également cher.
La formation des employés, c'est l'un des investissements les plus importants vous pouvez vous lancer dans votre entreprise. Mais comment savoir si le coût de la formation en vaut vraiment la peine ?
En calculant son ROI (Return on investment) !
Connaissant comment calculer le coût de la formation et son retour sur investissement vous permettra de prendre une décision plus éclairée avant d'investir dans la formation de vos employés.
6 facteurs qui influent sur le coût de la formation
Qu'est-ce que la formation ?
La formation est un processus qui améliore les compétences, les connaissances et les capacités des employés. Cela peut se faire par le biais de l'apprentissage en classe, de l'apprentissage en cours d'emploi ou de l'apprentissage en ligne.
Connaître le coût d'une formation ne se limite pas à son prix total ou à son prix par personne.
Cela implique son coût réel et le retour sur investissement (ROI) qu'il générera.
Différents facteurs peuvent influencer le coût de la formation : le type de formation, la taille de la classe et la durée de la formation ; ce sont quelques facteurs clés à prendre en compte.
La taille de l'entreprise
Plusieurs options s'offrent à vous.
Vous pouvez choisir un formateur externe. Les formateurs externes sont des spécialistes dans leur domaine et ils vendent leur expertise. Vous pouvez également opter pour un formateur interne. Il s'agirait d'un spécialiste interne qui pourrait partager ses techniques, ses outils et ses meilleures pratiques avec ses collègues.
Une chose est sûre : faire appel à une société de formation externe coûte généralement plus cher que de faire appel à des formateurs internes.
Toutefois, si vous gérez une grande entreprise, vous pourriez être en mesure de négocier un meilleur prix par personne.
L'embauche d'un formateur externe est souvent l'option la plus coûteuse, mais elle peut s'avérer très avantageuse : vous pourrez bénéficier d'une formation de niveau expert adaptée aux besoins de votre entreprise.
Bien que cette option soit moins onéreuse, le recours à un formateur interne entraîne également des coûts : sa rémunération et ses frais généraux.
Lors du choix d'un prestataire de formateurs, il est essentiel de comparer son prix par personne avec son expérience et ses qualifications.
Compétences initiales
Si vos employés ont peu d'expérience dans le domaine dans lequel vous souhaiteriez qu'ils soient formés, leur formation prendra généralement plus de temps et coûtera plus cher.
À l'inverse, s'ils connaissent déjà le sujet, il sera moins coûteux et plus rapide de les former.
Vous pouvez faire un analyse des lacunes en matière de compétences pour évaluer la situation actuelle et mieux cibler le niveau à développer, en fonction de vos priorités organisationnelles.
La méthode d'entraînement
La méthode d'enseignement que vous choisirez aura également un impact sur le coût de la formation. L'apprentissage en classe coûte généralement plus cher que l'apprentissage en ligne.
Et même pour la formation en ligne, il existe des différences importantes entre l'investissement requis pour entraînement synchrone ou asynchrone. Bien que la mise en place d'une formation préenregistrée ait un coût initial plus élevé, elle génère souvent un retour sur investissement plus intéressant à long terme.
Pensez-y : vous ne créez le contenu de formation qu'une seule fois, et vous pouvez le réutiliser pendant plusieurs années !
Le type de poste
Le type de poste influencera le type de formation requis et impliquera des sessions en ligne ou sur le terrain, selon les besoins du poste.
Cela pourrait avoir un impact sur le coût total de la formation, étant donné que tout ne peut pas être fait en ligne.
Le lieu de formation
Formation hors site sera inévitablement plus coûteuse que la formation sur site. Si vous optez pour une formation hors site, vous devrez tenir compte des coûts de location du site et des frais de déplacement de vos employés.
Cependant, c'est parfois la meilleure option, surtout si vous avez des employés sur plusieurs sites qui ont besoin d'être formés.
Il est toujours possible d'organiser votre entraînement au bureau. Dans ce cas, vous n'aurez à prendre en compte que les déplacements des employés qui travaillent normalement dans d'autres succursales ou travaillent à distance. C'est une bonne option intermédiaire !
Si vous envisagez formation en ligne, il n'y a aucun coût lié à la tenue de la session !
Perte de productivité
Bien que la formation des employés présente de nombreux avantages, elle peut également entraîner une perte de productivité. De toute évidence, les employés ne peuvent pas travailler pendant qu'ils sont en formation, et cela ne peut être évité.
Vous devez également réfléchir au temps dont vos employés disposeront pour adapter et appliquer les nouveaux concepts, dont la complexité peut varier.
Cependant, il est important de noter que la perte de productivité n'est pas toujours un coût négatif. Vous devez également mesurer son avantages indirects.
Par exemple, la formation peut parfois permettre d'éviter des erreurs potentiellement coûteuses !
5 coûts cachés à surveiller
Outre les coûts directs de formation, il existe des coûts cachés dont vous devez être conscient.
Honoraires du formateur
Les honoraires du formateur constituent généralement le coût le plus important de la formation. L'expertise du formateur et la durée de la session ont un impact sur le coût de la formation.
Outre les honoraires du formateur, il y a également les frais de voyage et d'hébergement à prendre en compte, si le formateur vient d'une autre région.
Le temps de vos employés
Le temps que vos employés consacrent à la formation est un autre coût important à prendre en compte.
Lorsque les employés sont en formation, vous devez tout de même payer leur salaire. Vous pourriez également avoir à payer des salaires de remplacement, si leur poste est essentiel au bon fonctionnement des opérations.
Coûts des matériaux
Ensuite, vous devez prendre en compte les coûts du matériel de formation, tels que les manuels et les fournitures.
Et puis, il y a le coût de la certification, inévitable si votre entreprise a besoin que du personnel soit certifié après avoir été formé.
Frais de voyage des employés
Si vos employés doivent quitter leur lieu de travail habituel pour suivre une formation, ils devront payer les frais de transport.
Pour les longues séances d'entraînement, il est souvent recommandé de prévoir des repas ou des collations, surtout si les séances ne se déroulent pas au bureau.
Administration
Il y a des coûts liés à l'administration de la formation, tels que les frais de candidature et la location de salles. Il y a aussi tout le temps que vos équipes des ressources humaines et vos responsables ont passé faire un état des lieux de la formation à proposer à chaque salarié, et gestion des inscriptions.
Ces coûts ne sont pas faciles à estimer, mais ils doivent être inclus dans la planification de votre budget de formation.
Comment calculer le retour sur investissement de votre formation ?
Comment savoir si un programme de formation vaut l'investissement ?
Il peut être difficile de déterminer si un programme de formation vaut l'investissement ou non. Vous devez tenir compte de tous les coûts associés, directs et indirects.
Cela nous amène à concept de retour sur investissement (le fameux ROI) !
Le retour sur investissement est un moyen de mesurer si un investissement en vaut la peine (ou non).
Vous calculez le retour sur investissement en divisant le gain de l'investissement par le montant investi. Le résultat est un pourcentage qui indique la rentabilité de l'investissement.
Mais comment calculer le coût de la formation et son retour sur investissement ?
Il existe différentes manières de le faire, mais la plus courante consiste à diviser le gain attendu (bénéfices) de la formation par le coût du programme (le montant que vous investissez).
(Gain — Montant investi/Montant investi = retour sur investissement
Un bon retour sur investissement avoisine les 10 (plus il est élevé, mieux c'est).
Par exemple, si vous investissez 500$ dans une formation qui vous permet de gagner 2 000$ par an, votre retour sur investissement sera de 3, soit 300 %.
(2000-500) /500 = 3
(2000 à 500) /500 x 100 = 300 %
Calculateur du coût de la formation
Utilisez ce tableau pour déterminer les coûts qui s'appliquent à votre formation et calculer le montant total à investir.
Pour estimer le coût moyen de la formation par employé, divisez chaque élément par le nombre d'employés participant à la formation.
Coûts d'acquisitionCoûts logistiquesCoûts de participationCoût d'achat de la formation Location de salles Impression de matériaux Honoraires du formateurDurée de formation x Taux horaire du formateurFrais de voyage Temps de trajet
Durée du voyage x Salaire des employés participants
Salaire pour la création de la formation
Temps de production x salaire de l'employé chargé de créer la formation
Café, repas, collations et indemnités Durée de la formation
Durée de la formation x Rémunération des employés participants
Licence logicielle de création de contenu
Divisé par le nombre de formations créées en un an
Licence de plateforme de formation en ligne
Facture annuelle/montant des formations à publier sur la plateforme
Coûts d'inactivité
Coût estimé de la perte de productivité opérationnelle pendant la formation des employés
Coût d'achat ou de location de matériel de création de contenu
Divisé par le nombre de contenus ou de formations dispensés au cours d'une année ou pendant la période de location
Gestion des coûts
Temps nécessaire à l'organisation et au suivi x Salaire du responsable
Il est temps d'appliquer le contenu de formation appris
Prévoir 1 à 3 heures par salarié pour expérimenter, après la formation x Paie des employés participants
La formation des employés est un véritable investissement
La formation est un investissement et, comme tout investissement, il comporte des risques associés.
Cependant, si vous choisissez bien votre formation et que vous la gérez correctement, elle peut s'avérer très bénéfique pour votre entreprise.
Employés formés = Employés mieux équipés pour répondre aux besoins de votre entreprise.
Les employeurs considèrent souvent la formation comme un coût plutôt que comme un investissement, alors qu'ils y voient une dépense.
Cependant, une bonne formation peut être très rentable.
Une entreprise qui forme ses employés est mieux équipée pour faire face à l'évolution de ses besoins. Les employés formés sont également généralement plus motivés et ont une meilleure opinion de leur entreprise.
Voici quelques éléments clés à mesurer pour estimer les avantages de la formation :
- Plus de conversions par l'équipe commerciale
- Réduction du taux de désabonnement des clients
- Score de satisfaction client amélioré
- Diminution du nombre d'appels d'assistance
- Mise en œuvre plus rapide et plus facile de nouveaux systèmes ou processus
- Factures moyennes en hausse, grâce à un bon service client
- Rythme de production quotidien plus rapide
- Diminution du nombre de blessures et donc d'absences
- Des relations améliorées avec les employés
La formation est donc un investissement qui présente de nombreux avantages potentiels ! Lorsqu'elle est bien exécutée, elle entraîne une augmentation des profits, une plus grande satisfaction des employés et de meilleures relations avec la clientèle, pour n'en citer que quelques-unes !
Les nombreux avantages de l'apprentissage continu
La formation continue est un excellent moyen de développer et approfondir les compétences des employés et tenez l'entreprise au courant des dernières technologies.
Au-delà des aspects techniques, la formation aux compétences comportementales est également importante.
Les employés qui reçoivent une formation sur les compétences comportementales sont plus conscients de leurs propres comportements et de ceux des autres. Ils peuvent mieux communiquer et collaborer, ce qui se traduit par amélioration de la productivité.
La formation permet aux employés de se sentir valorisés et motivés, ce qui est essentiel au succès d'une entreprise.
D'où vient un LMS ?
Un système de gestion de l'apprentissage (LMS) est un outil puissant qui aide les entreprises réduire leurs coûts de formation.
Workleap LMS peut vous aider à optimiser votre retour sur investissement en vous permettant de suivre l'efficacité de vos programmes de formation. Vous serez en mesure de mieux cibler vos dépenses et d'obtenir un meilleur retour sur investissement. En fin de compte, vous pouvez gérer les processus de formation de manière plus efficace, tirant ainsi le meilleur parti de vos ressources.
Comment est-ce possible ?
- Centralisation de la formation permet le partage des meilleures pratiques, ce qui entraîne une augmentation de la productivité.
- Numérisation des données permet aux ressources humaines et aux gestionnaires de gagner du temps dans la gestion. De plus, en numérisant les données, vous n'avez plus à craindre de perdre des informations importantes (Ouais !).
- L'un des moyens de réduire le coût de la formation consiste à utiliser entraînement asynchrone. Ce type de formation aide les employés à devenir plus autonomes dans leur apprentissage, car ils peuvent apprendre à leur propre rythme. Ils peuvent consacrer moins de temps à la formation, ce qui réduit le coût global de la formation.
- La création de contenu en ligne est un excellent moyen de réduire les coûts de formation. En créant le contenu une seule fois, vous pouvez le réutiliser pour différentes formations. Cela vous permet non seulement de gagner du temps, mais également de réduire les coûts globaux de formation.
La création de contenu en ligne apporte également plus de flexibilité et de créativité dans la manière dont les informations sont présentées.
Par conséquent, un LMS joue clairement un rôle important en réduisant les coûts de formation et en augmentant l'efficacité.
Et si vous vous demandez comment créer un parcours personnalisé pour vos employés, demander une démo comme nous allons vous le montrer !