10 conseils sur la façon de gérer une réunion d’évaluation des performances avec un employé

Que vous les donniez ou que vous les receviez, les évaluations annuelles des performances peuvent être stressantes. Les employés sont souvent nerveux face aux critiques constructives qu’ils pourraient recevoir, tandis que leurs gestionnaires s’inquiètent de traiter chaque membre de l’équipe de manière équitable et de donner un feedback approprié.

Une réunion d’évaluation des performances ne doit pourtant pas être aussi tendue. Lorsque les gestionnaires et les employés les abordent avec le bon état d’esprit et une préparation adéquate, ces conversations peuvent renforcer la confiance des employés et les relations entre gestionnaires et employés.

Qu’est-ce qu’une réunion d’évaluation des performances ?

L’évaluation des performances est une conversation à double sens entre un gestionnaire et un employé, et un élément clé du développement et de la croissance de l’employé. C’est l’occasion d’évaluer les performances d’un employé, de souligner ses progrès et de célébrer toutes les façons dont il améliore votre équipe (et votre organisation).

Les évaluations de performance traditionnelles étaient (et dans certains cas le sont encore) menées annuellement et se concentraient sur l’évaluation de la performance d’un employé au cours de l’année. Cependant, les évaluations de performance modernes sont maintenant plus typiquement (et efficacement !) menées trimestriellement ou mensuellement, avec un accent sur la façon d’améliorer les performances futures.

Par exemple : Au cours d’une évaluation des performances, vous pouvez féliciter votre employé introverti pour les mesures qu’il a prises pour s’engager davantage dans l’équipe et discuter de celles qui ont été les plus efficaces.

Pourquoi est-il important de procéder à des évaluations fréquentes des performances ?

Parce que les évaluations de performance donnent aux employés des points de repère clairs sur leurs progrès, il est important de les faire régulièrement. Idéalement, vous aurez une évaluation des performances tous les trois à six mois. Pourquoi ?

• La fréquence réduit le stress lié au processus. Plus vous organisez d’évaluations de performance, mieux chacun se familiarisera avec le processus et moins il sera intimidant.
• Les entretiens de performance font partie d’une stratégie plus large de développement des performances des employés. Ces réunions vont de pair avec des entretiens individuels, des réunions de fixation d’objectifs, des sessions de feedback et des discussions sur l’engagement des employés, afin de vous aider à suivre les progrès de chacun.
• L’évaluation des performances d’un employé est l’occasion de rendre hommage à un membre de votre équipe. Si vous avez besoin d’inspiration sur la façon de dire à quelqu’un qu’il fait un excellent travail, consultez quelques exemples de messages de reconnaissance des employés.
• Les entretiens d’évaluation ouvrent la voie à des discussions sur la croissance et le salaire. Les entretiens de performance sont souvent l’occasion de discuter du salaire, des rôles et des promotions potentielles, ce qui peut ajouter au stress qu’ils génèrent. Les organiser plus souvent signifie alléger le poids de ces discussions et créer plus d’occasions de les avoir, plutôt que de regarder l’année à venir dans son ensemble.

Fini les vieilles méthodes : Pourquoi les entretiens annuels devraient-ils appartenir au passé ? Parce qu’avec trop de biais de récence, une évaluation annuelle n’est plus un moyen responsable ou efficace d’évaluer. Il est trop ambitieux de penser que les gestionnaires peuvent recueillir des notes précises, tout au long de l’année, sur les performances de chacun de leurs employés. Cela peut également être démotivant pour les employés. La période d’évaluation est importante.

Des conseils pour réussir une réunion d’évaluation des performances

Ces conseils utiles vous aideront à organiser les meilleures réunions d’évaluation des performances possibles, afin que vous et les membres de votre équipe partiez sur la même longueur d’onde.

1. Assurez-vous d’être préparé et de comprendre le processus ...

En tant que gestionnaire, le fait d’avoir un processus clair vous permet de couvrir tout ce qui doit être discuté lors de votre réunion. Il élimine toute possibilité de surprise dans le déroulement de la conversation et vous permet, à vous et à votre employé, de vous préparer correctement à l’avance. C’est une bonne idée de compiler des exemples et des données spécifiques pour étayer vos arguments avec chaque personne.

Si votre employé n’est pas sûr du fonctionnement du processus, n’hésitez pas à le guider pour le mettre à l’aise. Nous reviendrons sur ce point dans le conseil n° 3.

2. ... et utilisez le même processus pour tous les employés

Il est important que le processus d’évaluation des performances soit le même pour tous les membres de votre équipe. Cela vous aidera à être clair dans chaque évaluation, car vous disposez d’une structure standardisée. De plus, la cohérence est le meilleur moyen de traiter tout le monde équitablement, ce qui inspirera confiance – à la fois en vous et dans le processus.

Avant de le graver dans le marbre, assurez-vous que votre cadre peut être appliqué à chaque membre de votre équipe et qu’il tient compte des différentes compétences. Vous ne devriez pas avoir besoin d’un processus d’évaluation des performances distinct pour un graphiste, un spécialiste du marketing de contenu ou un assistant administratif. Vous devez pouvoir appliquer votre processus à tous les types d’employés, quelle que soit leur contribution à l’équipe.

Si un processus n’existe pas encore, vous devez trouver un cadre d’évaluation des performances qui vous convienne. Ainsi, vous disposerez d’un modèle d’ordre du jour clair à utiliser pour votre réunion.

3. Gérez les attentes

Comme nous l’avons évoqué dans le conseil n°1, ce n’est pas parce que vous comprenez le processus d’évaluation des performances que vos employés le comprennent nécessairement. Si vous ne le leur expliquez pas à l’avance, ils peuvent se sentir dépassés, non préparés, contrariés ou même pris au dépourvu.

4. Arrivez préparé

De la même manière que vous vous présentez à une réunion individuelle importante en ayant préparé des points de discussion et des questions pertinentes, vous voulez également vous présenter à votre évaluation de performance en ayant préparé des notes, des données et des exemples spécifiques qui concernent la performance de votre employé.

Pourquoi ? Parce que les notes, les données et les exemples vont élever la conversation. Vous ne vous contentez pas de donner votre avis, vous partagez des faits.

Vous avez besoin d’aide pour prendre des notes pendant les conversations sur les performances des employés et les discussions sur la fixation des objectifs ? Le logiciel pour réunions individuelles d’Officevibe permet de conserver toutes vos notes de réunion en un seul endroit, de sorte que la planification des entretiens est un jeu d’enfant.

5. Connectez-vous avec vos pairs

La synchronisation avec les autres gestionnaires de votre entreprise permet de créer une cohérence au sein de l’organisation. Et le fait de vous rapprocher de votre réseau en dehors de votre entreprise peut vous apporter une nouvelle perspective sur la façon dont les autres font les évaluations de performance.

Si vous êtes un nouveau gestionnaire ou si vous n’avez pas encore fait d’évaluation de performance dans votre entreprise, vous pouvez commencer par contacter un représentant des RH. Souvent, les départements des ressources humaines disposent de processus et d’outils préétablis pour aider les gestionnaires à s’acquitter de tâches telles que les évaluations de performance.

6. Faites de chaque évaluation une conversation à double sens

Vous voulez avoir un ordre du jour lorsque vous entrez dans une réunion d’évaluation des performances. Mais les évaluations de performance ne sont pas seulement une occasion de parler à votre employé pendant une heure d’affilée. Pour être efficace et productif pour les deux parties, l’entretien d’évaluation doit être une conversation à double sens.

Une fois que vous avez fait part à votre employé de ce qu’il fait bien selon vous et des points à améliorer, donnez-lui la possibilité de partager son point de vue. Cela peut vous aider à avoir une vision plus large des performances de l’employé et à vous assurer que vous vous sentez tous deux écoutés et compris.

7. Définissez clairement les critères d’évaluation des performances

Pour communiquer clairement avec les employés lors des réunions d’évaluation des performances, les gestionnaires doivent avoir une idée précise de ce qui constitue une bonne ou une mauvaise performance, et de la manière de l’expliquer. Des critères de performance faciles à comprendre peuvent aider les gestionnaires et les employés à définir le succès, à mesurer l’impact, à évaluer les plans de performance et à décider des prochaines étapes.

S’il est important de recueillir des informations et des données, les gestionnaires doivent également veiller à aborder les évaluations de performances dans une optique de coaching. S’ils parviennent à mettre en évidence et à distiller clairement les informations, il sera plus facile pour leurs employés de comprendre et d’assimiler les commentaires qu’ils reçoivent.

8. Apportez un soutien et instaurez la confiance

Si les affaires sont les affaires, nous sommes tous humains en fin de compte. C’est pourquoi l’approche et l’exécution doivent se concentrer davantage sur ce que les employés font bien, plutôt que de s’attarder sur leurs faiblesses ou leurs comportements négatifs.

Cela dit, la critique constructive est essentielle. Voyez-la comme un moyen de corriger le tir si nécessaire et de découvrir des possibilités d’amélioration. Travaillez à instaurer la confiance en guidant les employés dans la bonne direction. Aidez-les à évoluer et à prendre confiance en eux en renforçant leurs points forts. Lorsque les employés se sentent soutenus par leurs gestionnaires, ils seront plus réceptifs au feedback sur les performances qu’ils ont reçu, et plus enclins à réfléchir à leurs propres performances de manière objective.

⭐️ Apprenez à motiver (et non à faire stagner) vos équipes grâce à notre guide complet sur la gestion des performances et le développement des employés.

9. Posez des questions efficaces

L’un des conseils les plus importants de tous est peut-être de vous assurer que vous posez les bonnes questions pour l’évaluation des performances. Les bonnes questions vous aident, vous et votre employé, à rester concentrés sur la réussite de chacun, ainsi que sur celle de l’entreprise. Le retour d’information que vous obtenez en posant ces questions est impératif pour vous aider à gérer les attentes, à définir une voie de croissance claire, à identifier les domaines à améliorer et à définir des objectifs à court et à long terme.

N’oubliez jamais qu’il s’agit d’une conversation entre deux personnes. Encouragez vos employés à vous poser des questions en retour. Ouvrez la voie à la discussion lors de ces réunions, qu’il s’agisse de tirer les leçons des performances passées ou d’atteindre les objectifs de l’année à venir. Parlez de la façon dont vous pouvez les guider et les soutenir, et abordez tout point qu’ils se sentent à l’aise d’aborder au cours de la conversation.

10. Définissez les actions et les prochaines étapes

Une fois que vous avez eu votre réunion d’évaluation des performances et que vous avez partagé vos commentaires, le gestionnaire et l’employé devraient repartir avec une liste d’actions à entreprendre qu’ils pourront suivre ultérieurement. Qu’elle soit longue ou courte, cette liste constitue un plan d’action précieux qui doit être réalisable par les deux parties.

La prochaine fois que vous ferez le point sur les performances de votre employé, vous pourrez revoir ensemble la liste des tâches passées avant de définir de nouvelles actions pour le trimestre suivant, voire l’année à venir.

Abordez votre prochaine évaluation de performance avec confiance

Les entretiens d’évaluation peuvent être stressants, mais ce n’est pas une fatalité ! Maintenant que vous savez comment gérer le processus d’évaluation des performances, vous avez tout ce dont vous avez besoin pour aborder les futures périodes d’évaluation des performances et les mener avec confiance. En retour, vous inspirerez la même confiance à votre équipe.

La gestion des performances et les discussions ouvertes sont rendues encore plus faciles avec des outils pour réunions individuelles comme Officevibe. Découvrez comment il peut vous aider à tirer le meilleur parti de vos prochaines évaluations de performance.