Meilleurs modèles de réunions individuelles pour couvrir presque tous les scénarios

Les réunions individuelles vous permettent de rester en contact avec vos collaborateurs et de prendre le pouls du travail accompli par votre équipe. Mais il peut être difficile de maintenir des processus rationalisés et efficaces, en particulier lorsque vous avez des discussions cruciales avec plusieurs subordonnés directs sur une base hebdomadaire ou mensuelle.

En établissant un ordre du jour pour chaque réunion, vous abordez les bons sujets de discussion, vous assurez le suivi des mesures à prendre et vous créez une continuité d'une conversation à l'autre. Il va sans dire qu'un bon modèle de réunion en tête-à-tête permet de cibler chaque conversation et de la rendre productive.

La prochaine fois que vous aurez une réunion en tête-à-tête avec un membre de votre équipe, utilisez nos modèles d'ordre du jour de réunion, qui couvrent plus de 15 scénarios différents de réunions en tête-à-tête. Ils sont conçus pour vous aider, vous et le membre de votre équipe, à acquérir une compréhension claire et partagée des prochaines étapes à franchir.

Quel est l'objectif d'une réunion en tête-à-tête ?

Les objectifs pratiques des entretiens individuels sont multiples : faire le point sur les priorités et les résultats attendus des employés, lever les obstacles et planifier les activités à venir. Mais ils peuvent aussi être l'occasion d'aborder des conversations difficiles, d'échanger des informations en retour, de discuter des objectifs de carrière d'un collaborateur direct, et bien plus encore.

Des entretiens individuels réguliers présentent de nombreux avantages et aident les gestionnaires à :

• avoir une vue d'ensemble ;
• détecter et prévenir les conflits potentiels ;
• gérer plus efficacement les relations avec les gestionnaires supérieurs ;
• reconnaître les réalisations ;
• soutenir le développement de la carrière des employés ;
• faire des entretiens sur la gestion des performances une expérience positive.

En fin de compte, l'objectif des entretiens individuels est de maintenir une communication continue avec chaque membre de votre équipe. De meilleures conversations individuelles avec vos subordonnés directs peuvent contribuer à stimuler l'engagement des employés, le développement de carrière et l'alignement de l'équipe. Il est possible de bien faire les choses avec une touche humaine, même si cela se fait par appel vidéo plutôt que dans une salle de conférence.

L'établissement d'un ordre du jour pour les entretiens individuels vous permet de planifier, de réfléchir à l'avance aux points de discussion et de ne pas oublier de questions urgentes, ce qui rend les entretiens individuels plus fluides. Le fait d'arriver préparé à une réunion montre à vos employés que vous vous souciez d'eux et permet d'instaurer un climat de confiance.

De quoi faut-il parler lors d'un entretien individuel ?

Lors d'un entretien individuel, il est important de se rappeler que la réunion est principalement destinée à l'employé, plutôt qu'au gestionnaire. Bien que les gestionnaires puissent orienter et contribuer aux sujets abordés, l'accent doit être mis sur les objectifs et les besoins de l'employé. Ces entretiens peuvent couvrir un large éventail de sujets, de la gestion des tâches à la vie personnelle et à la satisfaction au travail, et doivent servir à établir des relations et à atteindre des objectifs mutuels.

Qu'il s'agisse d'assurer le suivi d'une action définie lors du dernier entretien, de préparer l'évaluation des performances ou de donner un retour d'information constructif à vos subordonnés directs, un plan et un ordre du jour clairs peuvent contribuer à rendre la conversation plus efficace. En outre, le fait de permettre à l'employé de contribuer à l'ordre du jour peut stimuler son engagement et sa participation à la réunion.

Un agenda de réunion partagé, où les gestionnaires et les employés peuvent collaborer sur des points de discussion tout au long de la semaine, garantit que tout le monde est sur la même longueur d'onde avant la réunion. Un logiciel de gestion des entretiens individuels comme Officevibe vous fournit des modèles de réunion personnalisables qui vous aident à atteindre cet objectif.

En fin de compte, quelle que soit la manière dont vous décidez d'organiser vos entretiens individuels, le fait de les préparer à l'avance permet à tout le monde d'avoir une conversation plus productive et plus fluide pendant l'entretien.

Modèles d'ordre du jour pour les entretiens individuels

Les entretiens individuels vous permettent de rester en contact avec chacun de vos collaborateurs directs et de renforcer l'alignement au sein de votre équipe. Quelle que soit l'évolution du contexte d'une semaine à l'autre, le fait de disposer d'un modèle d'ordre du jour pour structurer la conversation vous permet d'aborder les sujets les plus importants, de vous guider tout au long de l'entretien et de définir des actions qui déboucheront sur des résultats tangibles.

L'établissement d'un modèle d'ordre du jour pour les réunions individuelles peut vous faire gagner beaucoup de temps à long terme. Le même principe s'applique aux réunions d'équipe.

Modèle classique de réunion en tête-à-tête

Lorsque vous vous rencontrez régulièrement, comme c'est le cas pour les réunions individuelles, il peut être difficile de savoir de quoi parler. Cependant, l'avantage des réunions hebdomadaires ou bihebdomadaires est qu'il suffit de poser quelques questions pour engager de bonnes conversations, basées sur la semaine écoulée et la semaine à venir, et pour aider à fixer les priorités. Nous avons rassemblé ces questions et créé un modèle classique de réunion en tête-à-tête avec des points de discussion à aborder lors de la réunion. Ce modèle est idéal pour les réunions en tête-à-tête hebdomadaires, mensuelles et même les réunions à distance.

Les entretiens individuels réguliers sont l'occasion pour les dirigeants et les membres de leur équipe d'avoir un point de contact significatif. Cette version courte de 30 minutes du « classique »  est conçue pour les dirigeants qui disposent de peu de temps et qui souhaitent aborder les sujets les plus importants tout en prenant le pouls de leurs subordonnés directs et en s'assurant qu'ils sont sur la bonne voie.

1. Discussion informelle (5 minutes)

Cette réunion peut être mensuelle ou plus fréquente pour parler du travail quotidien. Entamez la conversation sur un ton chaleureux. En particulier lorsque vous travaillez à distance, il est important de prendre des nouvelles et d'entretenir des liens avec les employés sans pour autant faire dérailler l'ordre du jour. Demandez à votre collaborateur direct ce qu'il a fait pendant le week-end ou ce qu'il attend avec le plus d'impatience le mois prochain.

2. Récapitulation du travail récent (10 minutes)

Ces segments sont également appelés "mises à jour de statut". Laissez les membres de votre équipe mener la discussion et veillez à ce que cette partie reste positive. Trouvez des occasions de les féliciter et de leur dire que vous appréciez leur travail, car il est important que les employés se sentent valorisés.

3. Préparation du travail à venir (10 minutes)

Réfléchissez ensemble à l'avenir et atténuez les risques ou les obstacles à la réussite du membre de votre équipe dans son travail à venir. En gardant à l'esprit le contexte de leurs récentes réalisations, vous pouvez également donner un feedback qui s'applique à leur prochain travail.

4. Récapitulation et définition des actions à entreprendre (10 minutes)

Mettez en évidence les principaux enseignements de votre discussion et définissez ensemble 2 ou 3 mesures à prendre.

⌛ Conseil de pro : Si vous n'avez pas assez de temps libre pour des entretiens hebdomadaires ou bihebdomadaires dans votre emploi du temps, une bonne pratique consiste à prévoir une réunion par mois avec chaque employé. Les entretiens mensuels permettent aux gestionnaires très occupés de conserver la bonne habitude d'avoir des points de contact réguliers, tout en offrant une excellente occasion de faire le point sur les semaines écoulées. Utilisez la version longue du modèle classique pour structurer et guider vos entretiens mensuels.

Modèle d'entretien individuel pour la définition des objectifs

Les entretiens individuels sont l'occasion de fixer des objectifs professionnels pour le développement de la carrière. Tant les gestionnaires que les subordonnés directs savent que les objectifs professionnels individuels font partie de la réussite de l'ensemble de l'organisation. Le modèle d'entretien individuel de définition des objectifs contient des questions pour guider une conversation qui amènera chaque employé à réfléchir à un objectif qu'il souhaite atteindre. Il est idéal pour :

• les évaluations trimestrielles des performances individuelles et collectives ;
• les réunions de définition d’objectifs et résultats clés (OKR) ;
• les discussions sur le développement de carrière ;
• les plans de transition de rôle.

1. Réflexion personnelle de l'employé (avant l'entretien individuel)

Demandez à votre collaborateur direct de réfléchir à l'avance à ses compétences et à ses points forts, et à la manière dont il pourrait les exploiter dans son travail.

2. Définition d'objectifs individuels pour les employés (lors de l'entretien individuel)

Fixez deux ou trois objectifs à votre employé et équilibrez les objectifs de performance et les objectifs de développement. Au-delà de la définition des objectifs de l'employé, veillez à discuter de la manière dont votre collaborateur peut les atteindre et du soutien dont il aura besoin.

3. Planification des tâches (en conclusion de l'entretien individuel)

Comment votre employé et vous-même pouvez-vous progresser vers la réalisation de ces objectifs à long terme ? Comment pouvez-vous lui donner les moyens de réussir ? Définissez ensemble quelques petites actions et ajoutez-les comme points de discussion à l'ordre du jour de votre prochain entretien individuel.

Le logiciel de gestion des entretiens individuels d'Officevibe vous aide à assurer le suivi de chaque action grâce à des notes de réunion qui sont conservées d'une semaine à l'autre.

Modèle de réunion en tête-à-tête pour les conversations difficiles

Tous les entretiens individuels ne sont pas des réunions de routine au cours desquelles vous fixez les priorités, donnez un feedback constructif et célébrez les victoires. Parfois, les entretiens individuels ont pour but d'aborder les actions ou les attitudes d'un membre spécifique de l'équipe et doivent être traités différemment.

Notre modèle de réunion en tête-à-tête pour les conversations difficiles comprend des conseils supplémentaires sur la préparation d'une conversation difficile ou délicate avec un employé. Il contient des points de discussion et quelques conseils pour structurer la conversation afin d'assurer une discussion équilibrée et un résultat positif. Ce modèle est idéal pour les conversations portant sur les sujets suivants :

• des performances médiocres ou insuffisantes ;
• le désengagement ;
• un comportement ou attitude problématique ;
• des conflits entre les membres de l'équipe ;

1. Établissement de l'objectif (5 minutes)

Donnez de la visibilité sur ce dont vous souhaitez discuter en fixant à l'avance des points de discussion, et entamez la conversation difficile avec l'employé en établissant un objectif commun. Souhaitez-vous donner un retour d'information, comprendre le point de vue d'un membre de votre équipe ou trouver une solution à un problème ? Énoncez clairement vos intentions et donnez à l'employé l'occasion d'en faire autant.

2. Exposition du problème et de ses implications (5 minutes)

Allez droit au but et concentrez-vous sur les faits lorsque vous avez un tête-à-tête avec un employé difficile. Quel est le problème, quel est son impact et quelles sont les conséquences potentielles ? Que vous abordiez le comportement problématique d'un employé ou que vous lui fassiez un retour d'information négatif, n'oubliez pas que vous pouvez être à la fois clair et compatissant.

Donner un retour d'information à un employé, quel qu'il soit, peut s'avérer difficile, mais cela fait partie intégrante du travail d'un gestionnaire. Lorsqu'il est efficace, le feedback négatif peut être constructif et aider les employés à progresser et à améliorer leurs performances. Toutefois, s'il est mal fait, il peut avoir un effet démotivant sur les employés.

Pour fournir un feedback constructif sans démotiver les employés, il est important d'être précis, d'utiliser un ton encourageant, de se concentrer sur le comportement et non sur la personnalité, et de fournir des mesures d'amélioration réalisables. Il est également important de donner suffisamment de feedback pour que les subordonnés directs aient une bonne compréhension de la situation dans son ensemble.

3. Écoute de ce que l’employé a à dire (10 minutes)

Laissez à votre collaborateur direct le temps de s’exprimer, de poser une question ou de faire part de son plan pour aller de l’avant. Vous pouvez poser des questions ouvertes pour l’encourager à partager son point de vue et à réfléchir à la situation.

4. Récapitulatif et définition des actions à entreprendre (10 minutes)

En particulier lorsque vous abordez des questions plus délicates, vous devez prendre le temps de faire le point et de définir les prochaines étapes à la fin de votre conversation. Demandez à votre employé comment il se sent et ce qu'il retient de la discussion. Définissez vos priorités afin que vos attentes soient claires.

Modèles d'entretiens individuels supplémentaires pour différents scénarios

Si l'on comprend les nuances entre les différents types d'ordre du jour, il est clair que les différents scénarios nécessitent différents types de préparation. Voici d'autres exemples de scénarios de réunions individuelles et de leurs modèles :

• Premier entretien individuel : Il s'agit d'un entretien entre un gestionnaire et un nouvel employé. Cet entretien est l'occasion pour les gestionnaires de faire connaissance avec leurs subordonnés directs, de définir leurs attentes et d'établir une relation. La discussion peut porter sur des sujets tels que les antécédents de l'employé, son parcours professionnel et ses objectifs, ainsi que sur ses idées concernant la philosophie de rémunération de l'entreprise, sa culture et son rôle au sein de l'équipe.
• Rétrospective de fin d'année : Il s'agit d'une réunion annuelle qui se tient généralement à la fin de l'année et qui permet de faire le point sur les réalisations et les défis d'un membre de l'équipe ou de l'équipe au cours des douze derniers mois. La discussion peut porter sur les objectifs fixés au début de l'année, sur l'analyse des réussites et des échecs et sur l'identification des possibilités d'amélioration pour l'avenir.
• Discussion sur la confiance avec votre équipe : La confiance est un élément crucial de toute équipe performante, et cette réunion se concentre sur le renforcement de ce lien entre un gestionnaire et ses employés. La discussion peut porter sur les moyens de favoriser une communication ouverte, d'établir des attentes claires et de créer une culture du respect et de la responsabilité.
• Discussion sur la sécurité psychologique : Cette réunion est axée sur la création d'un lieu de travail sûr et inclusif où les employés se sentent à l'aise pour partager leurs pensées et leurs idées sans crainte de représailles. La discussion peut porter sur des sujets tels que l'importance de la sécurité psychologique, l'identification des obstacles potentiels à celle-ci et les stratégies pour l'améliorer au sein de l'équipe.
• Discussion sur les signes de stress : Cette réunion est axée sur la reconnaissance et la prise en compte des signes de stress sur le lieu de travail. La discussion peut porter sur l'identification des facteurs de stress courants, sur l'impact du stress sur le bien-être et les performances des employés, sur les difficultés de la semaine écoulée et sur un remue-méninges de stratégies visant à atténuer le stress et à créer un environnement de travail plus sain.
• Discussion sur l'esprit d'équipe : Cette réunion est conçue pour évaluer et améliorer la culture et le moral de l'équipe, et pour favoriser une dynamique d'équipe positive et collaborative. La discussion peut porter sur des sujets tels que les activités de renforcement de l'esprit d'équipe, la reconnaissance et la célébration des réussites de l'équipe, l'identification et la résolution des problèmes de l'équipe, et la recherche d'idées pour améliorer la culture et la cohésion de l'équipe.

Officevibe propose plus de 45 modèles de réunions individuelles conçus par nos experts pour vous aider. Utilisez-les pour guider votre prochaine conversation afin de renforcer votre confiance en tant que leader et de meilleurs rapports avec votre employé.

Questions sur les entretiens individuels pour les gestionnaires et les employés

Les entretiens individuels sont un outil essentiel pour établir des relations, développer des plans de carrière, favoriser la communication et améliorer la culture d'équipe. Pour tirer le meilleur parti de ces réunions, il est important de se préparer à poser des questions pertinentes qui facilitent les discussions constructives. Voici quelques questions que les gestionnaires et les employés peuvent se poser mutuellement lors des entretiens individuels :

Pour les gestionnaires :

• Que puis-je faire pour mieux vous soutenir dans votre rôle ?
• Quels sont vos objectifs de carrière et comment puis-je vous aider à les atteindre ?
• Comment préférez-vous recevoir un retour d'information ?
• Quels sont les projets qui vous enthousiasment le plus en ce moment ?
• Quels sont les défis auxquels vous êtes confronté dans votre travail et comment pouvons-nous travailler ensemble pour les surmonter ?
• Y a-t-il quelque chose que vous aimeriez que je fasse différemment en tant que gestionnaire ?
• De quelles ressources ou de quel soutien avez-vous besoin pour réussir dans votre travail ?
• Y a-t-il quelque chose que vous aimeriez que je fasse différemment en tant que gestionnaire ?

Pour les employés :

• Quelles sont vos attentes à mon égard en tant qu'employé ?
• Comment pouvons-nous mieux aligner mon rôle sur mes objectifs de carrière ?
• Comment voyez-vous l'évolution de mon rôle ?
• Quelles compétences pensez-vous que je doive développer pour progresser dans mon rôle ?
• Quel est le meilleur moment pour obtenir un retour d'information sur [nom du projet] ?
• Que pensez-vous de ma contribution aux réunions d'équipe ?
• Comment puis-je mieux vous soutenir ?
• Quelles devraient être, selon vous, mes priorités pour le prochain trimestre ?

Ces questions permettent à toutes les parties concernées de mieux comprendre le point de vue de l'autre, d'identifier les domaines dans lesquels elles peuvent s'améliorer mutuellement et d'établir des relations plus solides.

Pour plus d'inspiration, jetez un coup d'œil à nos 50 questions utiles pour les réunions en tête-à-tête. Vous ne manquerez pas de choses à dire !

Renforcez et améliorez les réunions en tête-à-tête avec Officevibe

L'outil pour réunions individuelles d'Officevibe vous aide à avoir de meilleures conversations avec vos employés. Qu'il s'agisse de votre première réunion avec un nouvel employé ou d'une session de définition des objectifs pour le trimestre à venir, le fait d'avoir vos propres modèles à portée de main apportera de la confiance dans n'importe quel scénario de réunion.

Les meilleurs gestionnaires sont préparés et prêts. Soyez prêt pour votre prochaine réunion - gardez une trace des résultats de la réunion grâce aux modèles d'ordre du jour, aux notes de synthèse et aux éléments d'action, qui sont toujours accessibles aux gestionnaires et aux subordonnés directs concernés. Et n'oubliez pas : les mêmes principes peuvent s'appliquer aux réunions d'équipe !

FAQ sur les modèles de réunions individuelles