Dépenser moins pour former plus : pourquoi toute entreprise devrait automatiser la gestion de la formation

Travailler dans le département des ressources humaines au Québec en 2020 représente un vrai défi. Avec un taux de chômage à son plus bas depuis 1976, la charge de travail ne peut qu’augmenter. Parmi les conséquences directes de cette situation, on pense aux difficultés de recrutement et de rétention d’employés.

Les circonstances génèrent des taux de roulement de plus en plus élevés, et donc une plus grande charge de travail. Sans une bonne stratégie pour y faire face, c’est un contexte qui peut s’avérer très coûteux pour une organisation.

Comment la formation continue prévient-elle les inconvénients liés à la pénurie de main d’oeuvre?

Avoir une stratégie RH qui inclut une gestion optimisée de la formation comporte plusieurs avantages pour l’entreprise. Dans des circonstances de haut taux de roulement, voici les principales raisons pour investir dans le développement de votre personnel :

• Faciliter le recrutement à l’interne avec des parcours d’apprentissage.
• Augmenter la productivité et le champ de compétences des employés.
• Mieux standardiser les processus et protocoles.
• Attirer de nouveaux talents et propulser sa marque employeur.

Cependant, la gestion de la formation demande du temps, une bonne structure de travail et beaucoup de suivi. Elle peut s’avérer complexe si vous avez accès à peu de ressources, d’où l’importance de l’automatiser.

Pourquoi automatiser la gestion de la formation?

À l’ère de la transformation numérique, une meilleure utilisation des ressources disponibles est un incontournable. Plusieurs solutions sont mises à la disposition des entreprises pour y arriver, et les ressources humaines n’y font pas exception.

Pour la gestion de la formation, on pense aux outils qui permettent de la créer, la diffuser et la mesurer. C’est exactement grâce à ce genre de services que Workleap LMS et Folks offrent des bénéfices intéressants aux organisations. 

Décortiquons ensemble certains de ces avantages.

Économies budgétaires

Créer des modules de formation en ligne représente un investissement qui est vite rentable pour l’entreprise. Effectivement, l'automatisation de la diffusion des contenus à l’employé permet des économies majeures sur certaines sources de dépenses, telles que :

• Le salaire des employés expérimentés requis pour la formation.
• Les honoraires d’un formateur externe.
• Les frais relatifs à la location de salle.

Optimisation du temps

L'automatisation encourage moins de gestion manuelle et donc une augmentation de la productivité. Les outils de suivi des inscriptions et de calculs des budgets alloués à la formation en sont de bons exemples. En seulement quelques clics, vous pouvez plus facilement savoir qui a complété quelle formation et combien ça a coûté!

Centralisation des données

La gestion de la formation implique la manipulation de plusieurs informations pour chaque employé telles que :

• Les certifications requises pour son poste.
• Les cours à suivre.
• Les cours complétés.
• Le temps alloué à chaque formation.
• Le coût des formations complétées.

Si vous utilisez encore plusieurs classeurs pour en faire le suivi et la gestion, vous comprendrez que c’est un vrai casse-tête! C’est pourquoi il vous faut une solution qui permette la consultation et l’organisation de cette information de façon efficace.

Gestion de la Loi 90

Au Québec, l’investissement dans la formation en continu est régi sous la Loi 90, ou la fameuse Loi du 1%. Pour s'y conformer, les entreprises doivent présenter des pièces justificatives pour toutes les dépenses admissibles. 

Une fois l’information centralisée, il est beaucoup plus simple de gérer les coûts et les preuves nécessaires. Les outils de reportages et de saisie de données de Workleap LMS et de Folks permettent justement cette automatisation. Le suivi pour les déclarations se fait donc à un seul endroit et très aisément.

Comment automatiser la gestion de la formation?

Vous offrez probablement déjà de la formation à l’interne et souhaitez en automatiser la gestion. Pour faciliter ce processus, nous vous suggérons quelques étapes clés qui vous permettront de comprendre comment y arriver.

D’abord, laissez-moi vous présenter les 2 outils dont nous avons fait mention plus haut.

Folks est un Système d’Information Ressources Humaines (SIRH), ou une application qui assiste les RH dans le recrutement, la gestion du personnel et l’organisation de l’information.

Workleap LMS est un Learning Management System (LMS), ou une application qui aide à administrer, documenter, mesurer et diffuser du contenu éducatif et des programmes de développement de compétences.

Voici les 5 grandes étapes dans la gestion de la formation automatisée.

1. Analyse des besoins de formation à l’interne

Les besoins en formation de votre personnel peuvent varier beaucoup d’un employé à l’autre. Ces besoins surviennent au moment de l’accueil et intégration, pour la mise à niveau des connaissances ou pour l’amélioration continue. Faire le suivi des formations à suivre pour chaque employé demande une gestion assidue pour ne rien laisser passer.

Dans votre SIRH, vous pouvez noter et retrouver toute cette information rapidement. En plus de savoir quelles formations doivent être suivies, les dates d’échéance et les certifications requises sont aussi ajoutées. Il est ainsi plus rapide de savoir qui inscrire à quel cours.

2. Création du contenu de formation

Engager des formateurs externes est très coûteux et demande de l’organisation puisqu’il faut regrouper plusieurs employés en même temps. D’un autre côté, la formation par les pairs peut engendrer des pertes au niveau de la productivité. En effet, lorsque vos meilleurs talents sont occupés à former le nouveau personnel, ils ne rapportent pas d’argent à l’entreprise.

Avec un LMS comme celui de Workleap, l’entreprise peut monter sa propre plateforme de formation en ligne. Elle peut y créer du contenu à l’aide de la documentation interne, de l’appui de formateurs externes et des employés. L’avantage, c’est que tout est au même endroit et que chaque employé peut progresser à son rythme!

3. Gestion des inscriptions aux formations

Une fois que vous connaissez les besoins en formation et que vos modules sont créés, il ne reste plus qu’à inscrire votre personnel. Directement sur votre plateforme Workleap LMS, vous pouvez gérer ces inscriptions de plusieurs façons.

Si vous désirez ajouter plusieurs personnes à une formation, vous pouvez le faire rapidement en créant un groupe. Par exemple, vous pourriez faire un groupe pour un département, un niveau de gestion, une succursale, etc. Si toutefois vous voulez inscrire chaque employé manuellement, c’est aussi possible. 

Si vous désirez aussi offrir des formations complémentaires, vous pouvez les afficher et permettre aux employés d’y participer volontairement. Ainsi, ils deviennent responsables de leur propre développement professionnel sous votre encouragement.

4. Suivi des formations complétées

Bien entendu, il est inutile de former son personnel sans en faire un suivi par la suite. Bien que vous puissiez consulter directement la progression des élèves dans Workleap LMS, vous pouvez aussi télécharger un rapport de complétion.

Grâce à ce rapport, vous pouvez importer les informations directement dans votre SIRH. En quelques clics, vos profils d’employés seront à jour quant aux formations complétées! Au besoin, vous pouvez même y joindre l'attestation de réussite qui est générée dans Workleap LMS.

5. Gestion budgétaire

Avec toute l’information regroupée au même endroit, il devient très facile de faire l’évaluation des coûts. Directement dans votre SIRH, vous pourrez calculer le salaire de l’employé et les autres frais reliés à sa formation. Vous pouvez même y joindre les pièces justificatives afin de centraliser l’information en cas d’inspection. 

La gestion de la Loi 90 (ou la Loi du 1%) n’aura jamais été aussi simple!

Lequel de ces outils vous intéresse le plus? N’hésitez pas à communiquer avec nous si vous désirez avoir plus d’information sur notre solution LMS! Si vous avez des questions pour Folks, il nous fera un grand plaisir de vous mettre en contact.

Faites l’essai de Workleap LMS gratuitement!

Source : Institut de la statistique du Québec : État du marché du travail au Québec – Bilan de l’année 2019