Choisir un LMS pour mieux former ton équipe : pourquoi, quand et comment?

Déjà, commençons par la base : c’est quoi, un LMS?

C’est un acronyme pour Learning Management System, ou un système de gestion de l’apprentissage en français. 

Concrètement, c’est une solution numérique qui facilite la gestion de l’accueil et l’intégration, mais aussi de la formation continue dans ton organisation. Ça peut être une application web, comme Workleap LMS, ou un logiciel à installer sur chaque poste de travail.

Mais comment choisir le bon LMS pour ton organisation?

Tu seras ensuite en mesure de prendre une décision éclairée pour choisir la solution qui te permettra de mieux former ton équipe!

Pourquoi implanter un LMS dans mon entreprise?

Il y a plusieurs avantages à s’outiller d’un LMS, spécialement dans une entreprise en croissance.

Voici d’ailleurs quelques contextes clés qui incitent à passer à la formation en ligne :

• Le taux de roulement dans ton équipe est élevé ou saisonnier
• Tes employés ont des besoins très variés en formation continue
• Une partie de ton équipe est à distance ou à horaire variable
• Tu es incapable de former tous les employés en même temps par la nature des opérations (service à la clientèle, chaîne de production, fuseaux horaires, etc.)

Dans tous ces cas, organiser une formation en salle pour l’ensemble de ton personnel est presque impossible. C’est surtout inefficace, considérant que les besoins de chacun sont différents.

Utiliser un LMS te permet plutôt d’automatiser la gestion de la formation, donc d’optimiser l’utilisation des ressources internes.

Comment?

Réduis les dépenses relatives à la formation continue, telles que les honoraires de formateurs externes et la location de salle.

Diminue le temps de gestion requis pour faire le suivi de tes employés et de leur progression dans leurs formations.

Centralise toutes les données dans une seule et même plateforme, pour que tu puisses générer des rapports en quelques clics.

Partage la responsabilité de la formation avec les gestionnaires et les employés, qui seront beaucoup plus autonomes.

Fini les classeurs Excel trop compliqués et les centaines de courriels de suivi! 

Autrement dit, il y a des bénéfices pour le département RH, mais aussi pour l’ensemble de ton équipe : de tes cadres qui auront des chiffres plus précis, jusqu’à tes employés qui pourront progresser à leur propre rythme.

Quel est le meilleur moment pour implanter un LMS?

Savoir que tu as besoin d’un LMS c’est une chose. Maintenant, il faut encore passer à l’action!

Plusieurs personnes procrastinent dans le lancement de leur projet de formation en ligne pour toutes sortes d’excuses, du genre :

• « Le gros du travail sera la mise en place de la plateforme. »
• « Ça va coûter cher. »
• « On devra implanter le LMS partout dans l’entreprise, et ce, dès le début. »

Tous ces énoncés sont des fausses croyances, mais les mythes peuvent se transformer en réalité si on est mal préparé… Attention de ne pas tomber dans ce piège!

Pour augmenter tes chances de réussite, tu devrais choisir d’implanter un LMS à un moment clé dans l’évolution de ton projet.

Comment choisir un LMS qui répond à mes besoins?

Choisir son outil de gestion de la formation, c’est un processus qui demande une bonne réflexion. 

Au-delà du prix, tu dois sélectionner un LMS qui va soutenir les besoins réels de ton organisation. Évite de te laisser impressionner par des fonctionnalités avancées qui ne te seront pas utiles!

Voici plutôt des éléments sur lesquels tu devrais te baser pour prendre la meilleure décision.

1. Les objectifs organisationnels

Quelle est la vision de ton entreprise? 

Quel est ton rôle dans la réalisation de cette vision? 

Comment est-ce que ton LMS viendra appuyer tes actions?

Si ton but est de favoriser le recrutement de talents, tu vas rechercher un LMS orienté sur la marque employeur. Tu as donc besoin d’un outil qui est facile à personnaliser avec le logo et les couleurs de ton organisation. 

Si tu cherches plutôt à améliorer la rétention de ton personnel, tu vas peut-être prioriser le développement de carrière. Tu voudras ainsi un LMS qui facilite la formation continue et donc la gestion de parcours de formations personnalisés!

Si tu souhaites accompagner les changements organisationnels, ton LMS sera plutôt orienté sur la documentation de processus. Tu veux alors une plateforme qui permet l’intégration de contenus asynchrones, comme des vidéos ou des PDF, et de contenus synchrones. Dans ce cas, tu aurais probablement avantage à chercher une solution qui inclut les séances en direct!

Bref, les objectifs de l’entreprise influencent énormément ta réflexion stratégique et ton analyse de besoins. Prends bien soin d’établir ce que tu veux accomplir à court et moyen terme pour faire un meilleur choix.

2. Ton budget et ta tolérance au risque

J’ai dit qu’il faut voir au-delà du prix… mais on ne veut pas l’oublier quand même.

Le coût d’un LMS peut varier beaucoup en fonction de la solution que vous choisissez. Il y a plusieurs éléments à prévoir dans ton budget pour calculer le coût réel de ton projet!

Comment choisir?

C’est ici que ton niveau de tolérance au risque entre en jeu. 

Lorsque tu fais développer une application sur mesure, tu dois avoir une excellente connaissance de tes besoins pour que la solution soit pratique. 

Tu dois aussi accepter que les délais soient approximatifs et que le coût réel du projet puisse être plus cher que prévu si la complexité augmente en cours de route. Finalement, maintenir ton application à jour demandera aussi du temps et de l’argent.

Lorsque tu achètes et installes un logiciel existant, le coût d’acquisition peut être élevé, alors vaut mieux t’assurer encore une fois de bien connaître tes besoins. Il faut aussi prévoir les frais de maintenance et de mise à jour.

Il est possible qu’au cours des années que tes besoins changent et que cette solution ne convienne plus. Faire le transfert ne sera pas facile et impliquera une nouvelle fois le coût d’acquisition et les frais d’installation du logiciel dans votre système.

Lorsque tu paies pour une licence en ligne, le coût est plus bas puisque la solution a été développée pour un plus large public.

Tu as moins de contrôle sur les fonctionnalités, mais tu n’as pas à payer pour la maintenance et la mise à jour de l’application. Et si la solution ne te convient plus, tu peux beaucoup plus facilement transférer à un autre LMS.

Un autre avantage significatif des solutions en ligne, c’est la possibilité de payer selon ta croissance réelle.

Ça veut dire que si tu désires tester un nouveau programme de formation dans un département spécifique, tu peux payer moins cher pour ton projet pilote. La facture augmente seulement quand tes besoins augmentent!

Fais le calcul! 

3. L’indépendance technologique de l’équipe

Est-ce que tes employés ont accès à un ordinateur? À une tablette? À internet?

Quel est leur niveau d’aisance avec la technologie?

Si ton personnel n’a pas facilement accès à un ordinateur, tu veux choisir un LMS qui fonctionne aussi sur tablette ou sur mobile! De cette façon, tes employés peuvent suivre des formations en ligne au moment et à l’endroit qui leur convient le mieux.

Si ton équipe ne peut pas accéder à l’internet, tu dois considérer un outil qui autorise le téléchargement de fichiers ou de leçons. Ainsi, chacun pourra télécharger les documents et les consulter hors ligne.

Si tu sais que tes employés ne sont pas très technos, la simplicité de ton LMS deviendra un critère de choix. Choisis une solution qui est conçue pour faciliter la vie de ses utilisateurs et oublie les options trop avancées. 

Ton LMS ne devrait pas devenir un bloquant dans le développement de tes talents! Garde en tête la réalité de ton utilisateur final avant de faire un choix.

Commence à utiliser un LMS dès aujourd’hui!

Tu as déjà un programme de formation qui est documenté?

Numérise-le et intègre-le gratuitement sur Workleap LMS! Tu pourrais lancer un projet pilote et inviter tes collègues à tester notre LMS avant même de signer un abonnement.

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