Meilleures pratiques pour les équipes distribuées : 4 règles d'or à respecter par les managers

Si vous dirigez une équipe distribuée, vous avez peut-être réalisé, au cours des deux dernières années environ, qu'il ne suffit pas de télécharger Zoom et de se rendre dans l'espace virtuel. Tout comme l'architecture des espaces de bureau est pensée pour améliorer la collaboration et la productivité de l'équipe, la même réflexion doit être menée sur la façon dont nous fonctionnons dans une réalité numérique. Au-delà de la disposition des bureaux et des mots de motivation accrochés aux murs, les responsables d'équipes distribuées doivent réfléchir à la manière de réorganiser les processus de travail, aux rituels de connexion, etc.

Dans cet article, vous découvrirez quatre bonnes pratiques à suivre qui constituent la base d'une performance d'équipe réussie. 

Pourquoi il est important d'avoir une structure dans une équipe distribuée

Une équipe distribuée sans structure est une bombe à retardement, prête à échouer, voire à imploser. Pensez-y de cette façon : une entreprise et les équipes qui la composent sont comme des microcosmes de notre société au sens large. Si nous sommes capables de bien fonctionner en tant que société, c'est parce qu'il existe un ensemble de normes communes - une structure. Des feux de circulation pour guider nos mouvements et des lois pour aider à guider un ensemble de comportements attendus. Les équipes à distance, et plus particulièrement celles qui travaillent dans des villes et des fuseaux horaires différents, ont besoin de ce même type d'orientation pour surmonter leurs difficultés. Un ensemble de "règles et d'outils" pour harmoniser les processus, les méthodes de travail et les attentes.

4 meilleures pratiques pour diriger des équipes distribuées

1. La connexion doit être intentionnelle

Les modèles de travail à distance et distribué sont largement appréciés par les travailleurs modernes, mais ne sont pas exempts de certains écueils. Lorsque la pandémie a frappé, notre capacité à nous socialiser et à établir des liens avec les gens a pris un coup, et pour beaucoup, cela a été préjudiciable. La Harvard Business Review évoque la montée de la solitude, citant le fait qu'elle "entraîne des problèmes de santé, une baisse de la productivité, un turnover et un épuisement professionnel". Les équipes dont le sentiment de connexion est brisé risquent de tomber dans une période de sous-performance. Pourquoi ? Les relations, la confiance et la capacité à communiquer confortablement les uns avec les autres constituent l'infrastructure des équipes performantes.

Créez des liens :

Messieurs les managers, même si votre équipe à distance ne peut pas être physiquement réunie à l'heure du déjeuner, veillez à prévoir des déjeuners virtuels dans le calendrier de votre équipe. Ces moments de connexion occasionnelle que nous avions autrefois au bureau étaient essentiels pour créer une dynamique d'équipe positive, alors ne les laissez pas tomber. Cela est d'autant plus vrai lorsque vous accueillez de nouvelles recrues qui n'ont pas eu l'occasion de rencontrer quelqu'un en personne.

2. Fournissez-leur les outils dont ils ont besoin pour réussir

Les équipes à distance ont besoin des bons outils pour fonctionner de manière transparente. C'est à vous d'aider votre équipe distante à s'installer dans un espace virtuel et de veiller à ce qu'elle utilise les outils les mieux adaptés à ses besoins.

Le choix du bon ensemble d'outils de travail distribué commence généralement au niveau de l'organisation, afin de s'assurer que toutes les équipes de l'entreprise travaillent harmonieusement. Cependant, il est important de demander à votre équipe ce dont elle a besoin. Soyez ouvert aux types de logiciels dont ils pourraient avoir besoin pour être plus productifs, efficaces et même créatifs à domicile. Et bien sûr, soyez prêt à les présenter à votre propre responsable.

Outils à considérer

1. Les outils de communication

La communication peut prendre de nombreuses formes dans les équipes distribuées. Pensez aux outils de communication écrite quotidienne comme Slack, aux outils de messagerie électronique comme Outlook, aux outils de communication vidéo comme Microsoft Teams et Zoom, et aux outils de feedback comme Officevibe.

Officevibe permet aux responsables d'équipes distribuées de maintenir les lignes de communication ouvertes à tout moment, ce qui permet aux employés de s'exprimer davantage. Le fait d'offrir une plateforme de feedback permettant aux employés de partager leurs espoirs et leurs défis change la donne en matière d'engagement des employés. Essayez Officevibe gratuitement.

2. Outils de collaboration

Fini les tableaux blancs et les post-it pour lancer un bon brainstorming. Vous devrez trouver de nouveaux moyens de collaboration pour votre équipe distribuée. Envisagez un outil comme Miro pour organiser des sessions de collaboration réussies ou un outil de gestion de projet comme Asana pour suivre la collaboration au sein de votre équipe. Notre équipe s'est épanouie en l'utilisant !

3. Outils de rétrospective

Aujourd'hui plus que jamais, les équipes ont besoin de regarder en arrière et de discuter de la façon dont les choses se sont passées, ensemble. Ces moments de réflexion sont essentiels pour que les équipes aient des discussions honnêtes les unes avec les autres sur la dynamique de l'équipe, voire sur les processus de travail.

Les rétrospectives sont des réunions d'équipe au cours desquelles les managers et les employés s'assoient ensemble et réfléchissent au travail effectué pendant une certaine période (généralement depuis la dernière rétrospective). Ces réunions d'équipe permettent aux employés d'être agiles et d'itérer, afin de s'améliorer constamment.

3. Prendre le pouls de la "santé" de l'équipe et donner la parole aux employés

Travailler en personne permettait aux dirigeants d'avoir des signaux visuels sur la façon dont leurs employés se sentaient, mais lorsqu'ils travaillent à distance, ce n'est pas aussi facile à évaluer. Si les managers commencent à perdre le fil de l'état de santé de leurs collaborateurs, les performances peuvent rapidement se dégrader et le taux de rotation peut monter en flèche.

Le meilleur conseil pour les managers d'équipes distribuées est de se rappeler que loin des yeux ne doit pas signifier loin du cœur. Trouvez des moyens de prendre souvent des nouvelles de vos collaborateurs. N'oubliez pas de leur donner constamment la parole. Cela signifie qu'il faut leur demander de partager leurs opinions et d'exprimer leurs idées, et leur fournir les bons moments et les bons outils pour le faire.

Les employés sont les parties prenantes les plus "investies" que vous ayez. Contrairement aux clients (qui peuvent changer de fournisseur) ou aux investisseurs (qui peuvent vendre leurs actions), les employés votent leur vie pour travailler pour vous. Ils investissent leurs revenus familiaux, leur temps et leur énergie personnelle dans votre entreprise. Par conséquent, lorsqu'ils ont des problèmes ou de bonnes idées, vous devez vraiment les écouter.

Josh Bersin 

Comment les managers peuvent prendre des nouvelles de leurs équipes distribuées

Organisez fréquemment des entretiens individuels : Nous suggérons des entretiens virtuels hebdomadaires avec chaque membre de l'équipe pour faire le point sur les personnes et les travailleurs. Prenez le temps de leur demander comment ils vont, quels sont leurs blocages et comment vous pouvez les aider. Même 30 minutes par semaine rappellent aux employés que vous vous intéressez à eux. C'est aussi un moment essentiel pour aligner les attentes et s'assurer qu'ils sont prêts à atteindre leurs objectifs.

Utilisez un outil d'enquête de satisfaction pour les équipes distribuées: Officevibe - notre outil d'enquête de pouls et de feedback - fournit aux responsables provinciaux un rapport hebdomadaire sur la santé de leur équipe à travers 10 niveaux d'engagement des employés. Il automatise toutes les questions importantes que vous voulez poser mais n'avez peut-être pas le temps de le faire, donnant ainsi aux membres de l'équipe à distance une voix continue.

4. Ne soyez pas un manager hélicoptère

Les managers d'équipes nouvellement éloignées ou distribuées doivent être attentifs aux tendances à la microgestion qui peuvent apparaître. Vous êtes passé d'une vision complète de l'endroit où se trouvaient les gens et de ce qu'ils faisaient chaque jour à une vision plus réduite de ce qu'ils font.

Attendez. Avant de vérifier une fois de trop, rappelez-vous que vous avez engagé votre personnel pour une raison et que les employés à distance attendent de leurs dirigeants qu'ils leur fassent confiance et qu'ils soient autonomes.

Comment éviter la microgestion

Tout d'abord, soyez honnête avec votre équipe. Vous traversez tous ensemble une période de changement. Si vous n'êtes pas sûr de ne pas être trop présent, dites-leur que vous cherchez à trouver un équilibre et demandez-leur de vous dire s'ils se sentent "étouffés" ou s'ils n'ont pas confiance en vous. Cette vulnérabilité est utile pour créer des relations plus authentiques avec les membres de votre équipe distribuée.

En outre, voici quelques questions de réflexion que vous pourriez vous poser avant d'envoyer ce message ou de passer cet appel.

Comment les dirigeants peuvent-ils s'épanouir dans un environnement distribué ?

Nous avons vu comment vous pouvez aider les employés à distance à s'épanouir, mais qu'en est-il de vous ? Vous jouez un rôle crucial dans la direction d'une équipe dispersée saine et performante, mais une équipe n'est aussi forte que le leader qui la guide. Alors, prenons une minute pour nous assurer que vous êtes également bien préparé. Voici quelques conseils de managers d'Officevibe sur la gestion des équipes dispersées.

1. Demandez à votre manager les outils dont VOUS avez besoin pour travailler. N'hésitez pas à dire ce qui est nécessaire pour réussir dans une réalité distribuée (assurez-vous simplement d'en justifier l'impact).
2. Si votre responsable ne vous donne pas de rendez-vous individuels, n'hésitez pas à le demander. Vous avez autant besoin d'un exutoire que vos employés, et les attentes autour de votre réussite sont essentielles à la réussite de toute votre équipe.
3. Trouvez un mentor dans votre entreprise qui a déjà travaillé dans un lieu de travail distribué afin de pouvoir échanger des idées. Si ce n'est pas le cas, prenez le temps d'entrer en contact avec d'autres managers pour partager les meilleures pratiques et les leçons apprises pour naviguer dans cette nouvelle réalité.
4. Si vous encouragez l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée au sein de votre équipe à distance, assurez-vous d'en faire une priorité pour vous aussi. Montrez l'exemple.