Les 9 meilleurs outils québécois pour la gestion du télétravail et des équipes à distance

Gérer une équipe à distance, ça ne devrait pas être plus difficile que de gérer une équipe au bureau. Surtout avec l’ampleur de ce que la technologie nous permet d’accomplir!

Sans oublier que le télétravail n’est plus une mesure d’accommodation, mais bien la nouvelle réalité. 

Bien qu’il s’agisse d’un concept encore nouveau pour plusieurs PME, c’est une pratique bien implantée dans les entreprises à fortes croissances. Le chemin est déjà défriché!

Prenons cette opportunité d’améliorer nos méthodes de gestion pour faciliter cette transition et offrir un meilleur environnement de travail à nos équipes.

Avec la bonne technologie et le bon accompagnement, ces changements se font rapidement, à faible coût et représentent un potentiel de rentabilisation élevé dès la première année.

La cerise sur le sundae, c’est que des entreprises du Québec ont à cœur votre succès et ont créé les solutions dont vous avez besoin!

Dans cet article, nous vous listons les 9 meilleurs outils québécois pour la gestion du télétravail et des équipes à distance. 

Découvrez une combinaison de solutions technologiques qui couvriront vos principaux enjeux organisationnels tout en offrant le meilleur rapport qualité/prix!

1. Gestion des ressources humaines

Une des bases de la saine gestion d’une PME est la centralisation de l’information générale de son personnel. Vous ne devriez pas avoir à faire des recherches exhaustives pour savoir :

• Quelles sont les coordonnées de vos employés
• Quels postes occupent-ils dans l’organisation
• Quels sont leurs salaires et avantages sociaux
• Combien ont-ils utilisé de journées de vacances
• etc.

Évidemment, ce n’est pas exclusif au télétravail!

Mais cette information devient encore plus précieuse quand vous n’avez pas facilement accès à vos employés. C’est ici que différentes solutions comme FolksHR ou HRWize deviennent intéressantes. 

Ces systèmes d'information de gestion des ressources humaines (SIRH) viennent simplifier tout ce qui touche les fiches d’employés, la gestion de la paie, les avantages sociaux et les assurances collectives.

La gestion d’un seul employé requiert plusieurs microtâches administratives. C’est pourquoi chaque optimisation d’un processus RH a le potentiel d’avoir un gain de productivité exponentiel.

De plus, la majorité de la charge administrative d’un employé est concentrée dans ses premiers 90 jours de travail. Dans un contexte de pénurie de main-d'œuvre et rétention d’employés, vous allez vite rentabiliser votre investissement!

2. Gestion des horaires de travail

La conciliation travail-famille (et même travail-vie personnel) continue de gagner en popularité. Il est essentiel d’offrir une flexibilité d’horaire à ses employés afin de les garder mobilisés et heureux au travail.

La gestion des disponibilités est donc pour plusieurs entreprises un enjeu qui vient avec une grosse charge de travail.

Les solutions québécoises Agendrix et Voilà vous permettent de créer des horaires de travail adaptés à la fois aux contraintes de vos employés et de votre entreprise.

Fini le casse-tête pour calculer s’il y a assez de place au bureau pour tout le monde, ou assez d’employés disponibles pour couvrir tous vos quarts de travail!

Ces solutions facilitent la gestion des horaires de vos employés sur place, à distance et même en formule hybride. Lorsque joint à un SIRH, cet outil devient un véritable allié pour la gestion et l'affectation efficaces de vos ressources!

3. Engagement et mobilisation des employés

Une des plus grandes inquiétudes des gestionnaires par rapport au télétravail est la perte du contact humain. Pour plusieurs, la distance représente une perte de capacité à mesurer le niveau d’engagement et mobilisation des employés.

Workleap Officevibe et Amelio vous permettent de sonder, documenter et mesurer le niveau d’engagement de vos employés.

Ces systèmes envoient à vos employés des questions aléatoires couvrant un éventail de thématiques différentes. En moins de 10 secondes, vos employés peuvent ainsi communiquer ce qu’ils aiment, ce qui les motive et ce qui les inquiète.

La bonne nouvelle pour ces gestionnaires, c’est que ces outils restent 100% pertinents même si vos employés reviennent tous au travail.

Parce que garder nos ressources motivées et heureuses, c’est un objectif à long terme.

4. Gestion de la formation et du développement de compétences

Un des fondements d’une saine croissance d’entreprise, c’est la standardisation des processus et la gestion des compétences de ceux qui les exécutent.

Le besoin de former nos employés est indéniable. 

Le télétravail nous pousse à créer des formations qui peuvent plus facilement rejoindre nos employés, peu importe où ils se trouvent. En donnant accès virtuellement à ces contenus, on encourage une meilleure documentation du savoir organisationnel.

L’intégration d'outils comme Workleap Skills et Workleap LMS au sein de votre entreprise vient faciliter ce processus.

Grâce à votre système de gestion de l’apprentissage (LMS), vous pourrez :

• Collecter toute l’expertise interne de votre entreprise
• Réduire le risque de perte de savoir suite au départ d’employés clés
• Diminuer la charge administrative liée à la gestion de la formation continue
• Optimiser chaque dollar investi en formation

En plus d’augmenter la confiance en soi de vos employés, vous investissez dans le développement des compétences clés pour votre organisation. En peu de temps, votre entreprise peut faire des gains majeurs en termes de productivité!

Encore une fois, tout ce travail reste 100% pertinent dans un contexte de retour au travail. Alors les apprentissages théoriques pourront être faits via la plateforme, les gestionnaires auront plus de temps pour le suivi et le soutien de leur équipe.

5. Communication

Zoom n’est pas la solution à tout problème de communication. Voilà, c’est dit.

Intéressons-nous plutôt aux outils qui peuvent réduire le temps, les distractions et le stress reliés aux communications dans votre entreprise.

L’optimisation des communications passe par 2 fronts: 

1. L’identification du véhicule de communication optimale selon le contexte
2. La saine gestion des différents points de communication.

Berrycast est un outil de communication asynchrone qui vous permet de réduire considérablement le nombre de rencontres inutiles. 

En créant facilement des messages vidéos, vous pouvez communiquer avec plus d’aisance des informations complexes et mettre de l’avant des subtilités qui seraient possiblement perdues dans un courriel.

C’est un outil simple et puissant qui simplifie la création de contenu, que ce soit en communication interne, pour la formation ou en support à vos clients.

Une autre solution québécoise d’intérêt se nomme Missive. Cette solution vous permet de rassembler sous une seule interface la gestion de vos courriels, messagerie en direct, SMS et autre. 

Il est donc plus facile de se partager la gestion des communications externes, d’augmenter l’imputabilité des contributeurs, de centraliser l’information et d’améliorer la collaboration entre employés.

À vous de jouer!

Le télétravail continuera, et ce bien au-delà de la pandémie actuelle. Aussi bien vous faire à l’idée et apprendre le plus tôt possible à intégrer des outils pour la gestion des équipes à distance.

De toute façon, la technologie ne peut qu’améliorer vos pratiques et vous aider à croître plus rapidement. Les gains opérationnels que vous pourrez faire grâce à ces 9 outils sont significatifs.

Nous avons de belles entreprises au Québec qui peuvent vous faire sauver du temps et de l’argent, n’hésitez pas à les encourager!