6 modèles de formation d’accueil et d’intégration en ligne à créer en moins d’une journée

Un programme d’accueil et d’intégration, c’est la première opportunité pour une entreprise de créer un véritable sentiment d’appartenance auprès de ses nouveaux employés.

Quand tout le monde s’arrache les meilleurs talents, on ne voudrait surtout pas laisser partir nos dernières recrues!

L’onboarding, c’est un outil de rétention de personnel puissant, que tu as tout intérêt à automatiser. Mais comment est-ce qu’on bâtit des formations d’accueil et d’intégration en ligne?

Voici 6 modèles que tu peux utiliser pour créer en moins d’une journée une nouvelle formation sur ta plateforme Workleap LMS. Ça veut dire qu’en une semaine, tu pourrais avoir fait la numérisation complète de ton programme d’onboarding.

Oui oui, ça peut être aussi rapide que ça!

Qu’est-ce que l’accueil et l’intégration?

L'accueil et l'intégration d'un nouvel employé, c'est l'ensemble du processus visant à les inclure et les former pour qu’il rejoigne ton équipe. Ça débute au moment où vous signez une entente d'emploi et ça se termine lorsque l'employé est pleinement autonome dans son poste.

Évidemment, plus tu es tôt dans la relation, plus les actions que tu poses ont un impact significatif. Ça peut être critique pour la rétention de tes recrues, mais aussi sur leur productivité à long terme et l'ambiance de travail.

Comment créer une formation en moins d’une journée?

Il y a 3 astuces à utiliser pour que ce soit possible :

1. Récupère le matériel d’onboarding existant (formations, documents, vidéos, etc.)
2. N’essaie pas que ce soit parfait (tu pourras remettre le contenu à jour plus tard)
3. Utilise les moyens du bord pour créer du contenu

Bon, « utiliser les moyens du bord » ça veut dire que tu n’as pas besoin d’une grosse équipe de tournage pour créer une vidéo par exemple.

Tu pourrais utiliser ton cellulaire et le déposer sur une surface stable pour filmer ton contenu. Une autre option serait de faire des captures d’écran avec un outil comme BerryCast, dans lequel on peut voir à la fois ton visage et ton écran.

Il existe une panoplie d’outils de création de contenu!

Maintenant, découvre nos 6 modèles de formation d’accueil et d’intégration en ligne à créer en moins d’une journée.

1. Modèle pour accueillir tes nouveaux employés

Modèle d'accueil nouveaux employés

Qui a dit que l’onboarding devait commencer au jour 1? 

Tu aurais avantage à inviter tes nouveaux talents sur ta plateforme de formation avant leur première journée de travail. Non seulement c’est une occasion pour toi de leur partager le plan d’intégration, mais c’est aussi une belle façon de réduire leur niveau de stress.

Commence avec une formation plus personnalisée et dynamique, qui présente la direction de l’entreprise et l’équipe des RH. Ça peut être via une vidéo, ou encore un texte avec une photo. 

Pour aider les nouveaux à se préparer mentalement pour leur entrée en poste, crée aussi une liste pour éliminer les doutes. Elle peut inclure :

• Le matériel à apporter la première journée
• Le code vestimentaire suggéré
• Le nom du restaurant où vous irez manger le premier midi
• Etc.

Profites-en pour faire rayonner ta culture organisationnelle et donner le ton pour la suite. L’idée, c’est de rassurer tes nouvelles recrues et de leur confirmer qu’elles ont fait le bon choix!

2. Modèle pour numériser ton manuel des employés

Modèle manuel de l'employé

Le manuel des employés, c’est ton meilleur outil pour offrir un maximum de transparence à tes nouveaux talents. C’est pourquoi tu devrais leur y donner accès facilement via le web.

Si tu as déjà la documentation nécessaire en PDF, tu n’as qu’à l’insérer dans ta plateforme Workleap LMS. Pas plus compliqué que ça!

Notre conseil : divise les documents par catégorie pour faciliter la lecture et le suivi, mais surtout pour que ce soit facile pour tes employés de retrouver l’information.

Si le cœur t’en dit, tu peux même créer des tutoriels en lien avec la gestion des paies ou des vacances. Ça permet à ton personnel d’être plus autonome et ça ajoute un élément dynamique à ta formation.

Tu as besoin d’une confirmation de lecture pour tes dossiers?

Ajoute une leçon test et demande le téléversement d’un fichier. Tes employés à distance pourront ainsi facilement envoyer leurs documents signés à ton équipe RH!

3. Modèle pour assurer la santé et la sécurité au travail

Modèle santé et sécurité

Toute entreprise se doit de mettre en place des mesures de santé et de sécurité pour son personnel. Cependant, la communication de ces procédures peut souvent être oubliée, surtout dans les secteurs plus administratifs.

La bonne nouvelle, c’est que tu devrais déjà avoir une formation sur la santé et sécurité au travail que tu peux numériser en moins d’une journée!

Reprends les documents existants, et ajoute-les dans ta plateforme. Si tu as des vidéos expliquant comment se servir de l’extincteur ou du défibrillateur, ce sera encore plus pertinent de les avoir toutes au même endroit.

Profites-en pour insérer le plan d’évacuation et la procédure en cas d’accident de travail.

Mieux c’est documenté, plus c’est facile de s’en souvenir!

4. Modèle pour intégrer tes employés dans leur espace de travail

Modèle tournée du bureau

La fameuse tournée des bureaux… ça semble si simple, mais c’est pourtant un élément clé dans l’accueil et l’intégration de nos talents!

Dans un contexte d’équipe à distance, on n’a pas toujours l’occasion de créer cet engouement autour de l’ambiance au bureau et des avantages du travail sur place.

Par contre, c’est important que même les employés en télétravail puissent se sentir chez eux lorsqu’ils se déplacent au bureau.

Prépare donc une visite virtuelle, où toi et tes collègues présentez l’espace de travail, la machine à café, les salles disponibles, etc. Ça peut être très organique et naturel, l’objectif est vraiment de souhaiter la bienvenue de façon chaleureuse à vos recrues.

Tu peux ajouter à la formation un plan des bureaux et même quelques procédures pour la création des mots de passe et les commandes de matériel.

Ce sera le guide parfait pour une première journée de travail sans tracas!

5. Modèle pour présenter la culture organisationnelle

Modèle culture d'entreprise

Tu embauches des ressources pour leurs compétences, mais aussi pour leur « fit » avec le reste de l’équipe. Pour maintenir cette ambiance vivante, tu devrais les initier rapidement à votre culture d’entreprise.

Dans tous les modèles présentés jusqu’à maintenant, c’est celui où la vidéo devrait être ton premier choix sur presque toute la ligne.

Pourquoi? Parce que la meilleure façon de partager une culture, c’est par le contact humain. La vidéo est le type de contenu qui te permet de créer cette connexion, même à distance!

Invite différents employés à participer, ça rendra ta formation plus dynamique, et ce sera un outil qui pourra être récupéré dans tes initiatives de recrutement et de marketing RH. 

Pour t’assurer que le message s’est bien rendu, n’hésite pas à insérer un test à la fin! Tu pourras vérifier si tes nouveaux talents ont bien compris ce qui vous différencie et vous rallie en tant qu’équipe.

6. Modèle pour communiquer efficacement

Modèle normes de communication

La communication, c’est la base de toute relation saine!

Que tes employés soient sur place ou à distance, c’est important de bien présenter les normes pour communiquer au sein de l’équipe. Tu devrais autant aborder les moyens de communication (courriels, messagerie instantanée, appels vidéos) que les bonnes pratiques.

• Qui est responsable de quoi?
• À qui doit-on se référer pour ce type de questions?
• Qu’est-ce qui devrait être un courriel vs un appel?
• À quelle fréquence sont les réunions d’équipe?

Profite aussi de cette formation pour expliquer comment parler de l’entreprise. Que ce soit pour raconter sa journée ou pour présenter les produits, ton personnel devrait savoir comment bien représenter l’organisation.

Encore une fois, tester leurs connaissances pour solidifier les acquis et confirmer que tout a été bien compris!

À toi de jouer

Maintenant que tu as pris connaissance de ces 6 modèles de formation d’accueil et d’intégration, lequel vas-tu mettre en place en premier?

Pour maximiser l’impact, tu as tout avantage à créer ces 6 formations et en faire un parcours d’apprentissage complet! De cette façon, tu pourras inscrire tes nouveaux employés au parcours et ils n’auront qu’à suivre les contenus qui s’y trouvent.

Automatiser l’onboarding de ton équipe, ça n’a pas besoin d’être compliqué. Pourvu que tu places l’humain au centre de tes formations, tu auras créé un outil redoutable pour faciliter l’accueil de tes prochaines recrues!

Commence dès aujourd’hui en créant ta plateforme de formation Workleap LMS.