4 objectifs pour des réunions individuelles plus productives (avec points de discussion)

En tant que responsable des ressources humaines, votre capacité à coacher et à encadrer vos employés fait toute la différence. Pour développer ces muscles de coaching et de feedback, vous devez ajouter à votre répertoire des entretiens individuels réguliers avec vos collaborateurs directs. Si vous l’avez déjà fait, passez à la vitesse supérieure et posez-vous la question suivante : tirez-vous le meilleur parti de ces conversations ? Avez-vous des objectifs clairs pour le temps que vous passez avec vos employés ?

Sans un but précis, les réunions peuvent donner l’impression d’être sans but et même de perdre du temps. Lorsqu’il s’agit de réunions individuelles, cela peut conduire à un désengagement des employés, à un manque de direction dans le développement professionnel, et même à un sentiment de déconnexion du travail sur le plan personnel.

Les réunions axées sur les objectifs vous permettent d’optimiser le temps que vous passez avec vos employés et de vous assurer que les conversations aboutissent à des résultats concrets. Quels sont donc les principaux objectifs des réunions individuelles et comment pouvez-vous en fixer quelques-uns vous-même ? Continuez à lire pour le découvrir !

Pourquoi est-il important de rencontrer vos subordonnés directs ?

Comme son nom l’indique, un tête-à-tête est une réunion entre deux personnes travaillant ensemble dans une organisation. Bien qu’il puisse s’agir de rencontres entre pairs, entre dirigeants ou entre deux personnes, les rencontres les plus courantes sont celles entre les gestionnaires et leurs subordonnés directs. La raison en est que les relations entre employés et gestionnaires sont parmi les plus importantes à entretenir au travail.

Des conversations régulières avec les employés aident les gestionnaires à mener l’ensemble de leur équipe vers le succès en s’assurant que chaque joueur dispose de ce dont il a besoin pour donner le meilleur de lui-même.

Avantages des entretiens individuels pour les gestionnaires et les employés

En examinant de plus près les avantages des entretiens individuels, vous constaterez rapidement qu’un entretien individuel ciblé est bénéfique à la fois pour les gestionnaires et leurs subordonnés directs.

Lorsqu’ils sont planifiés avec intention, les entretiens individuels vous aident à :

• Définir les attentes : Les entretiens individuels sont le moment et le lieu idéal pour s’aligner sur les objectifs et clarifier les rôles et les responsabilités. Cela vous aide à construire une équipe plus autonome et plus performante, afin que vous puissiez vous concentrer sur le leadership et la stratégie.
• Gagner en confiance : Le fait d’avoir des points de contact réguliers vous aide à développer vos capacités managériales et vos instincts. Avec le temps, la résolution de problèmes deviendra une seconde nature et vous serez prêt à guider les employés dans la bonne direction à chaque fois.
• Déléguer le travail : Diriger des équipes performantes signifie déléguer le travail aux bonnes personnes. Les entretiens individuels vous aident à décider qui est le meilleur pour le poste (ou qui a le plus grand intérêt) tout en libérant du temps dans votre agenda pour des travaux plus stratégiques.
• Créer un espace sûr : Les employés qui font confiance à leurs gestionnaires sont plus à l’aise pour parler de leurs problèmes avec eux. Lorsqu’elles sont bien menées, les réunions individuelles peuvent offrir aux employés un espace sûr pour poser des questions, soulever des problèmes et aborder les défis auxquels ils sont confrontés, afin qu’ils ne se sentent pas bloqués ou désengagés.
• Créer des liens humains : Il est presque impossible d’établir des relations et des rapports avec des personnes auxquelles vous ne parlez pas souvent. Le fait d’avoir un moment dédié et récurrent pour parler individuellement avec chaque membre de l’équipe favorisera les liens et permettra à chacun de mieux se connaître.
• Discuter de l’évolution de carrière : Les réunions individuelles donnent aux employés l’occasion de discuter de leur développement professionnel et de leurs ambitions de carrière. En les soutenant dans leur développement, les gestionnaires peuvent faire en sorte que les employés se sentent valorisés et, en fin de compte, améliorer leur niveau d’engagement.

4 objectifs communs des entretiens individuels

Lorsqu’il s’agit de fixer les objectifs d’un entretien individuel, il n’est pas nécessaire de partir de zéro. Voici quelques objectifs communs que les gestionnaires cherchent à atteindre lors de ces entretiens importants avec les employés.

1. Le développement des relations

Les recherches montrent une corrélation positive entre les employés qui ont une relation solide avec leur patron et leur productivité au travail. C’est pourquoi les relations positives entre employés et gestionnaires sont si importantes pour développer des équipes performantes.

Les réunions individuelles sont l’un des meilleurs moyens d’apprendre à connaître vos employés, d’établir des relations et d’entretenir des liens personnels. Elles vous donnent l’occasion d’écouter activement vos employés, d’entendre leurs problèmes et de répondre à leurs questions.

🤝 Favoriser de bonnes relations au travail peut être aussi facile qu’un, deux, trois (... et quatre). Suivez ces quatre étapes pour établir de meilleures relations avec les membres de votre équipe.

2. L’engagement des employés

On ne saurait trop insister sur l’importance et les avantages de l’engagement des employés. Les gens veulent se sentir connectés, motivés et sentir qu’ils ont un impact sur leur travail. L’engagement est complexe et peut être influencé par toute une série de facteurs, dont la satisfaction au travail, la reconnaissance et le bien-être. Il va de soi que mesurer et agir sur l’engagement demande du temps et du dévouement – ce qui en fait un objectif parfait pour une série d’entretiens individuels avec vos subordonnés directs.

Les conversations individuelles avec les employés sont un bon moment pour évaluer le niveau d’engagement des personnes car elles vous permettent de recueillir des informations qualitatives utiles. C’est le moment idéal pour poser des questions ouvertes afin de mieux comprendre ce qui motive (ou démotive) les membres de votre équipe.

🎯 Atteignez cet objectif plus rapidement avec une solution d’engagement des employés. Gardez une trace des réunions individuelles et complétez-les par des enquêtes régulières sur l’engagement, afin de pouvoir mesurer les tendances et les fluctuations dans le temps.

3. Le développement de carrière

Avoir un parcours professionnel clair et des objectifs qui s’alignent sur cette vision aide les employés à sentir qu’ils avancent dans la bonne direction. Les gens veulent savoir qu’ils peuvent évoluer au sein de votre équipe et de votre entreprise.

Certains gestionnaires profitent de temps en tête-à-tête pour discuter de carrière. Le fait de consacrer du temps à parler de développement professionnel et d’auto-amélioration avec vos employés les aidera à rester engagés et investis dans l’équipe. Cela leur permet également de savoir que vous vous intéressez à leur développement et que vous vous investissez dans leur réussite.

Vous ne savez pas comment aborder le futur parcours professionnel d’une personne ou le relier aux objectifs de l’équipe ? Ce modèle d’entretien de développement de carrière vous mettra sur la bonne voie.

4. L’échange de feedback direct

Pour que les gens se développent et atteignent leurs objectifs, ils ont besoin d’échanger des commentaires les uns avec les autres. Et bien que cela puisse surprendre certains, les employés aiment et veulent recevoir un feedback constructif de la part de leurs gestionnaires – généralement aussi souvent que possible. Cela les aide à savoir ce qu’ils font bien, mais surtout comment ils peuvent s’améliorer. Il en va de même pour les gestionnaires. Le fait d’obtenir des commentaires honnêtes des employés vous donne des indications concrètes pour mieux soutenir votre équipe.

Les réunions individuelles sont l’un des meilleurs moyens de partager des commentaires constructifs (et parfois même négatifs) avec les employés. Il s’agit d’une pratique importante pour que personne ne soit surpris au moment de l’évaluation semestrielle ou annuelle des performances.

Faites le suivi de votre feedback : Veillez à prendre des notes lors de chaque réunion et à définir des actions à suivre. Avec un logiciel pour entretiens individuels comme Officevibe, vous pouvez facilement stocker toutes vos notes de réunion en un seul endroit, de sorte que la planification des entretiens annuels est un jeu d’enfant.

Comment fixer des objectifs réalistes pour vos entretiens individuels (avec vos subordonnés directs) ?

Avant de programmer des entretiens individuels récurrents avec tous les membres de votre équipe, déterminez ce que vous souhaitez tous deux obtenir d’eux. Sur la base de ces objectifs, vous pourrez travailler ensemble à l’élaboration de l’ordre du jour des réunions et à la définition des sujets de discussion qui vous aideront à obtenir les résultats souhaités

Les réunions individuelles sont l’occasion de faire le point sur la situation, de relever des défis, de donner du feedback, de suivre les objectifs de carrière des employés et de déléguer des tâches. Cela fait beaucoup de choses, c’est pourquoi le fait de définir précisément vos objectifs à court et à long terme vous aidera à garder vos conversations en tête-à-tête sur la bonne voie.

En gardant à l’esprit les objectifs généraux décrits ci-dessus, vous pouvez fixer des objectifs plus spécifiques pour vos entretiens individuels. Ces objectifs peuvent être les mêmes pour tous les employés de votre équipe ou différents en fonction de leurs aspirations individuelles et de leur rôle dans l’équipe. Par exemple, un employé peut souhaiter se réunir spécifiquement pour obtenir du feedback et du coaching. D’autres préféreront peut-être discuter de leurs aspirations professionnelles et de l’évolution de leurs objectifs.

Étapes pour fixer (et atteindre) de bons objectifs pour vos réunions en tête-à-tête

1. Fixez votre objectif : vous pouvez choisir de fixer un nouvel objectif chaque semaine ou de passer quelques semaines à vous concentrer sur le même objectif. Vérifiez au début de chaque réunion que vous êtes sur la même longueur d’onde et que vous savez comment vous voulez utiliser votre temps.
2. Déterminez des jalons : Définissez le succès et fixez des jalons afin de pouvoir évaluer et suivre si vous atteignez vos objectifs avec vos employés. Effectuez des suivis fréquents pour savoir s’il est temps de passer à autre chose que l’objectif ou les objectifs actuels, ou si vous devez consacrer plus de temps à un certain sujet.
3. Prenez des notes : Prévoyez un espace dédié aux notes de réunion, qu’il s’agisse d’un document Google ou d’un outil pour les entretiens individuels. Il vous sera ainsi plus facile d’arriver préparé à chaque réunion sans alourdir votre charge de travail.
4. Utilisez un ordre du jour de réunion : Un modèle de réunion en tête-à-tête vous permet de rester sur la bonne voie pour couvrir les points de discussion les plus importants et utiliser au mieux votre temps. Vous pouvez même collaborer à l’ordre du jour de la réunion avec votre subordonné direct afin d’établir ensemble l’objectif principal de votre réunion.
5. Faites un suivi : Prenez l’habitude de faire un suivi. Prenez l’habitude d’ajouter un point à l’ordre du jour de votre prochain tête-à-tête chaque fois que vous concluez, afin de toujours donner suite à vos engagements.

Des réunions plus productives avec des objectifs clairement définis

Avec tant de distractions dans nos vies, fixer des objectifs pour nos réunions vous aide à rester sur la bonne voie, à organiser votre temps et vos ressources et, en fin de compte, à continuer de constituer une équipe florissante. Ainsi, vous pouvez mener des réunions plus efficaces avec les membres de votre équipe et utiliser au mieux le temps de chacun. Quel sera l’objectif de votre prochaine réunion en tête-à-tête ?