Comment calculer le coût d'une formation et son ROI?

En tant que dirigeant de PME, réduire les dépenses et optimiser le budget font partie de tes priorités. Et, une des dépenses les plus intangibles, c'est la formation. 

Que ce soit la formation continue ou pour l'accueil et l'intégration de nouveaux membres de ton équipe, la facture peut monter assez vite.

Par contre, ne pas former tes employés peut apporter des pertes importantes d'efficacité, de l'inconstance dans le service et une grande fragilité de l'expertise interne. En bout de ligne, ça coûte aussi très cher de négliger la formation.

La formation, c'est l'un des investissements les plus importants que tu peux faire pour ton entreprise. Mais comment savoir si le coût en vaut vraiment la peine ?

En calculant le ROI (retour sur investissement)!

Savoir comment calculer le coût d'une formation et son retour sur investissement te permettra de prendre une décision plus éclairée sur l'opportunité d'investir dans une formation.

6 facteurs qui affectent le coût d’une formation

Qu’est-ce que la formation?

La formation est un processus qui améliore les compétences, les connaissances et les capacités d'un employé. Cela peut se faire par le biais d'un apprentissage en classe, d'une formation sur le lieu de travail ou d'un apprentissage en ligne.

Savoir combien coûte une formation, ce n’est pas juste regarder son prix total ou encore le prix par tête.

Ça implique de connaître son coût réel et le retour sur investissement (ROI) qu’elle apportera.

Il y a différents facteurs qui peuvent affecter le coût d'une formation. Le type de formation, la taille de la classe et la durée du programme sont autant de facteurs importants.

La taille de l'entreprise

Plusieurs options s’offrent à toi. 

Tu peux choisir un formateur externe. Celui-ci est un spécialiste dans son domaine et il vend son expertise. Tu peux aussi y aller avec un formateur à l’interne. Celui-là est un spécialiste au sein de ton entreprise qui peut partager ses techniques, ses outils et les bonnes pratiques avec ses collègues.

Une chose est sûre, faire appel à une entreprise de formation externe est généralement plus coûteux que de faire appel à des formateurs internes.

Quoique si tu as une grande entreprise, tu pourras peut-être négocier un meilleur prix par personne.

L'embauche d'un formateur externe est souvent l'option la plus coûteuse, mais elle peut être avantageuse. Tu pourras bénéficier d'une formation d'expert adaptée aux besoins de ton entreprise.

Bien qu'il s'agisse d'une alternative moins onéreuse, il y a aussi des coûts reliés à l'emploi d'un formateur interne. Par exemple, sa rémunération et les frais généraux.

Lorsque tu choisis un prestataire de formation, il est essentiel de comparer son prix par personne avec son expérience et ses qualifications.

Les compétences de départ

Si tes employés ont peu d'expérience dans le domaine sur lequel ils doivent être formés, il sera généralement plus long et plus coûteux de les mettre à niveau.

À l'inverse, s'ils ont déjà une certaine connaissance du sujet, il sera moins cher et plus rapide de les former.

Tu peux faire une analyse d’écart de compétences pour faire une évaluation de la situation actuelle et mieux cibler le niveau à développer en fonction des priorités organisationnelles.

La méthode d'enseignement

La méthode d'enseignement que tu choisiras aura également une incidence sur le coût de la formation. L'apprentissage en salle de classe est généralement plus coûteux que  l'apprentissage en ligne.

Même pour la formation en ligne, il y a de grosses différences entre l’investissement requis pour une formation synchrone vs asynchrone. Bien qu’elle représente un plus grand coût de création, la formation préenregistrée présente souvent un ROI plus intéressant sur le long terme.

Penses-y : tu crées une fois du contenu et tu peux le réutiliser pendant plusieurs années!

Le type d'emploi

Le type d'emploi va influencer le type de formation requis, donc impliquer possiblement des séances en ligne et/ou des séances sur le terrain selon les besoins du poste.

Ça pourra avoir un effet sur le coût total de la formation d'un employé puisqu'on n'a pas toujours la possibilité de tout faire en ligne.

Le lieu de la formation

Forcément, une formation dispensée hors site sera plus coûteuse qu'une formation dispensée sur place. Si tu optes pour une formation dans un local externe, il faudra prendre en considération les frais de location en plus des frais de déplacement de tous tes employés.

Mais parfois, c'est le meilleur choix, surtout si tu as des employés dans différents endroits qui doivent être formés.

Il y a toujours la possibilité de dispenser la formation au bureau. Dans ce cas, il faudra seulement tenir compte du déplacement des employés qui travaillent habituellement dans d'autres succursales ou à distance. C'est un bon entre deux!

Si tu envisages une formation en ligne, il n'y aura aucuns frais liés au déroulement de la séance!

La perte de productivité

Si la formation présente de nombreux avantages, elle peut également entraîner une perte de productivité. Évidemment, les employés ne travaillent pas lorsqu'ils sont en formation, c’est inévitable!

Il faut aussi penser à la période d'adaptation nécessaire pour appliquer les nouvelles notions apprises en formation, qui varient selon la complexité.

Cependant, il est important de noter que la perte de productivité n'est pas toujours un coût négatif. Il faut en mesurer les bénéfices indirects. 

Par exemple, une formation peut parfois permettre d'éviter des erreurs qui auraient pu être très coûteuses!

5 coûts cachés à surveiller

En plus des coûts directs de la formation, il existe des coûts cachés dont tu dois être conscient.

Les honoraires du formateur

Les honoraires du formateur sont généralement le coût le plus important associé à la formation. L'expertise du formateur et la durée de la formation sont des facteurs qui peuvent faire varier le prix.

Hormis les honoraires du formateur, il y a aussi les coûts de déplacement et d'hébergement à considérer si le formateur vient d’ailleurs.

Le temps des employés

Le temps que les employés passent en formation est un autre coût important à considérer. 

Quand les employés sont en formation, tu dois quand même payer leur salaire. De plus, tu pourrais devoir assumer les salaires de remplacement s’ils occupent un poste essentiel au bon déroulement des opérations. 

Les dépenses de matériel

Il faut aussi entrer dans le calcul des dépenses de matériel, comme les manuels et les fournitures.

Et puis, il y a le coût de la certification, inévitable si ton entreprise a besoin que le personnel soit certifié après la formation.

Le transport des employés

Si les employés doivent se déplacer ailleurs que sur leur lieu de travail habituel pour la formation, il faudra également payer leurs frais de transport. 

Pour les longues formations, il est souvent recommandé de fournir aussi un repas ou des collations, surtout si la séance n’est pas donnée au bureau.

L'administration

Il y a des coûts liés à l'administration de la formation, tels que les frais de dossier et de location de salle. Il y a aussi tout le temps passé par ton équipe RH et tes gestionnaires à faire l’inventaire des formations à suivre pour chaque employé et gérer les inscriptions.

Ces coûts ne sont pas toujours évidents à estimer, mais ils existent et il faut les inclure dans la planification du budget de formation.

Comment calculer le ROI de ta formation?

Comment savoir si un programme de formation vaut l'investissement ?

Il peut être difficile de déterminer si un programme de formation vaut ou non l'investissement. Estimons tous les coûts associés, tant directs qu'indirects.

C'est une bonne occasion de parler du concept de retour sur investissement (le fameux ROI)!

Fondamentalement, le retour sur investissement est un moyen de mesurer si un investissement particulier vaut la peine d'être fait (ou non).

Il s'agit de calculer le retour sur investissement en divisant le gain de l'investissement par la somme d'argent investie. On obtient ainsi un pourcentage qui indique la rentabilité de l'investissement.

Mais comment calculer le coût d’une formation et son retour sur investissement?

Il existe différentes façons de le faire, mais la méthode la plus courante est de diviser le gain attendu (bénéfices) du programme par les coûts du programme (argent investi).

(Gain – Argent investi) / Argent investi = ROI

Un bon ROI est celui qui s'approche le plus de 10 (donc plus c'est élevé, mieux c'est).

Par exemple, si tu investis 500 $ dans une formation qui te permet de gagner 2000 $ par année, ton ROI sera de 3 ou encore 300%.

(2000-500)/500 = 3

(2000-500)/500 x 100 = 300%

Calculateur du coût d’une formation

Utilise ce tableau pour déterminer les coûts qui s’appliquent pour ta formation et calculer le total de l’argent investi. 

Pour estimer le coût d’une formation par employé, divise chaque élément par le nombre d’employés qui participent à la formation.

Frais d’acquisition	Frais de logistique	Frais de participation
Coût d’achat de la formation	Location de salle	Impression de matériel
Honoraires du formateur Durée de la formation x coût horaire du formateur	Frais de déplacement ou transport	Temps de déplacement Durée du déplacement x masse salariale des employés qui participent
Salaire pour la création de la formation Temps de production x salaire de l’employé qui a créé le contenu	Café, repas, collations et indemnités	Temps de formation Durée de la formation x masse salariale des employés qui participent
Licence de logiciels de création de contenu Divisé par le nombre de contenus ou formations réalisés dans l’année	Licence de la plateforme de formation en ligne Facture annuelle / nombre de formations publiées sur la plateforme	Coûts d’inactivité Estimation du coût en perte de productivité opérationnelle pour les employés en formation
Coût d’achat ou de location du matériel de création de contenu Divisé par le nombre de contenus ou formations réalisés dans l’année ou pendant la durée de location	Salaire pour la gestion Temps requis pour l’organisation et le suivi x salaire de la personne responsable	Temps de mise en pratique des acquis Prévoir 1 à 3 heures par employé pour expérimenter suite à la formation x masse salariale des employés qui ont participé

La formation est un véritable investissement

La formation est un investissement, et comme tout investissement, il y a des risques associés.

Toutefois, si tu choisis bien ta formation et que tu la gères correctement, elle peut être très rentable pour ton entreprise.

Employés formés = Mieux équipés pour faire face aux besoins de l'entreprise.

Les employés considèrent souvent la formation comme un coût plutôt que comme un investissement, alors qu'ils la considèrent comme une dépense.

Pourtant, une bonne formation peut être très rentable.

Une entreprise qui forme ses employés est mieux équipée pour faire face aux besoins changeants de l'entreprise. De plus, les employés formés sont généralement plus motivés et ont une meilleure opinion de leur entreprise.

Voici quelques éléments clés à mesurer pour évaluer les bénéfices apportés par une formation :

• Plus de conversions par l'équipe de vente
• La réduction du taux de désabonnement des clients
• Une augmentation du score de satisfaction des clients
• Une diminution du nombre d'appels de support
• La mise en œuvre plus rapide et plus facile de nouveaux systèmes ou processus
• L'augmentation de la facture moyenne suite au bon service à la clientèle
• L'accélération de la production journalière
• La diminution des blessures, et donc des absences
• L'amélioration des relations entre les employés

La formation est donc un investissement qui présente de nombreux avantages potentiels! Lorsqu'elle est bien faite, elle entraîne une augmentation des bénéfices, une plus grande satisfaction des employés et de meilleures relations avec les clients, pour ne citer que quelques exemples!

Les nombreux apports de la formation continue

La formation continue est un excellent moyen de développer et d'approfondir les compétences des employés et de maintenir l'entreprise à jour avec les dernières technologies.

Outre les aspects techniques, la formation sur les compétences comportementales est également importante.

Les employés qui suivent une formation sur les compétences comportementales sont plus conscients de leurs propres comportements et de ceux des autres. Ils savent comment mieux communiquer et collaborer avec les autres, ce qui mène à une amélioration de la productivité.

La formation permet aux employés de se sentir valorisés et motivés, ce qui est crucial pour la réussite d’une entreprise.

Le rôle du LMS dans tout ça

Un Learning Management System (LMS) est un outil puissant qui aide les entreprises à réduire leurs coûts de formation.

Un LMS comme Workleap peut t'aider à optimiser ton ROI en te permettant de suivre l'efficacité des formations. De cette façon, tu peux cibler tes dépenses plus efficacement et obtenir un meilleur retour sur investissement. Au final, tu peux gérer les processus de formation plus efficacement, en tirant le meilleur parti de tes ressources.

Comment c’est possible?

• La centralisation de la formation permet le partage des meilleures pratiques, ce qui entraîne une augmentation de la productivité.
• La numérisation des données permet un gain de temps dans la gestion par les ressources humaines et les gestionnaires. En plus, en numérisant les données, tu n'as plus à craindre de perdre des informations importantes (yay!).
• Une façon de réduire le coût de la formation est d'utiliser la formation asynchrone. Ce type de formation aide les employés à être plus autonomes dans leur apprentissage. Ils peuvent apprendre à leur propre rythme. Ainsi, ils consacrent moins de temps à la formation, ce qui réduit le coût global de la formation.
• La création de contenu en ligne est un excellent moyen de réduire les coûts de formation. En créant le contenu une seule fois, tu peux l'utiliser plusieurs fois pour différentes formations. Cela permet non seulement de gagner du temps, mais aussi de réduire les coûts global de formation.

En plus, la création de contenu en ligne permet plus de flexibilité et de créativité dans la façon de présenter les informations.

On voit donc que le LMS joue un rôle important pour réduire les coûts de formation et les rendre plus efficaces!

Et si tu te demandes comment construire un parcours personnalisé pour tes employés, demande une démo.