7 conseils pour améliorer les conversations en tête-à-tête : Les managers partagent

Une communication ouverte et honnête entre les managers et les employés peut avoir un impact considérable sur la motivation, la satisfaction et même la productivité des employés.

Les réunions individuelles sont un espace idéal pour discuter des objectifs, du développement de carrière et des défis. Malheureusement, elles peuvent aussi devenir inconfortables à gérer, surtout lorsqu'il s'agit d'aborder des sujets négatifs comme les conflits ou les problèmes de performance.

Nous avons rencontré des managers sur le terrain pour vous donner les meilleurs conseils pour créer des canaux de communication ouverts et tirer le meilleur parti de vos entretiens individuels.

Ce que les managers retirent des conversations en tête-à-tête

Les entretiens individuels ne servent pas seulement à garder votre équipe sur la bonne voie et à atteindre les objectifs ; ils offrent des opportunités uniques qui peuvent profiter aux employés comme aux managers.

Une réunion régulière en tête-à-tête peut favoriser la confiance et améliorer la relation entre le manager et l'employé. Cela crée un espace sûr où les employés peuvent faire part de leurs préoccupations et où les managers peuvent prendre des mesures pour que leurs équipes restent satisfaites et productives.

Selon un récent sondage Gallup, un retour d'information hebdomadaire régulier crée des membres d'équipe plus engagés et motivés qu'un retour d'information irrégulier ou annuel, qui peut nuire au moral.

Améliorer les performances des employés

Selon Kathryn Kellam, de MMC Global, le principal avantage des réunions hebdomadaires est de stimuler les performances - les siennes et celles de son équipe. En créant un flux de conversation et en intégrant les commentaires des employés, elle peut aborder des sujets importants sur les préoccupations actuelles tout en créant des plans d'action pour l'avenir.

Aborder les conversations difficiles

De nombreux managers redoutent de devoir gérer des conversations difficiles ou des sujets gênants lors de leurs entretiens individuels. Mais Tony Ticknor, d'Irish Titan, considère ces moments comme une chance pour les membres de l'équipe de donner un feedback honnête et sincère.

Je veux que les gens viennent me dire quand quelque chose est difficile, ou qu'ils ne veulent pas faire quelque chose, ou qu'ils ont un conflit avec quelqu'un de l'équipe. Je n'aime pas passer tout un tête-à-tête à obtenir des mises à jour sur le projet de la part des gens. Je préfère qu'ils se concentrent sur les objectifs et sur les choses gênantes et difficiles.

Conseils pour améliorer les conversations en tête-à-tête

Comprendre les avantages des réunions individuelles est une chose, mais réussir une réunion est une toute autre paire de manches. De nombreux managers s'efforcent d'améliorer la communication entre eux et les membres de leur équipe lors d'une réunion individuelle, mais un peu de préparation peut garantir que vos réunions commencent et se terminent sur une note positive.

Prévoir à l'avance

L'établissement d'un ordre du jour et l'élaboration de points de discussion avant le tête-à-tête permettent de s'assurer que toutes les personnes impliquées ont des attentes précises quant au contenu de la réunion. Cela permet également de s'assurer que la réunion reste concentrée sur les points de discussion et qu'elle soit courte. Si la maladresse vous inquiète, vous pouvez même préparer des amorces de conversation et rédiger des questions ouvertes qui favoriseront une conversation plus ouverte.

M. Ticknor estime que l'un des avantages de l'agenda collaboratif d'Officevibe est de permettre aux employés de définir leurs propres notes de réunion et points de discussion. En procédant ainsi, on s'assure que chaque réunion est utile et productive.

Depuis que j'utilise Officevibe pour les entretiens individuels, je constate que les gens s'impliquent davantage dans la planification de ce dont nous allons parler.

Tony Ticknor

Garder la trace des notes et des engagements

La tenue de notes de réunion précises est une compétence importante. Des notes détaillées permettent aux responsables et aux employés de garder une trace des principaux sujets abordés et de vérifier les progrès réalisés lors des réunions suivantes.

En mettant les notes de réunion à la disposition de toutes les personnes concernées, vous vous assurez que toute l'équipe est sur la même longueur d'onde. Les malentendus se glissent souvent dans les réunions en tête-à-tête, et des notes claires permettent d'éviter les malentendus tout en fournissant des preuves en cas de conflit.

Falon Peters, un responsable de dix chez LaFleur, utilise la fonctionnalité de notes de réunion d'Officevibe pour garder les notes accessibles et centralisées. Bien qu'il soit assez simple d'avoir un carnet de notes, Peters a constaté que :

L'agenda collaboratif, où les employés peuvent ajouter des points de discussion avant les réunions, permet de s'assurer que nous couvrons tout. Ensuite, le fait de pouvoir définir des mesures à prendre permet de lier le tout.

En mettant à jour les points de l'ordre du jour de manière collaborative, les managers et leurs subordonnés directs peuvent développer une relation de travail axée sur le travail d'équipe et la réalisation des objectifs de carrière et de projet.

Se concentrer sur l'objectif des employés

Les employés motivés et engagés sont plus susceptibles d'être productifs et de produire un travail de qualité. Le sentiment d'utilité est un aspect essentiel de l'engagement, car il souligne l'importance de ce que fait l'employé pour l'entreprise.

Falon Peters a constaté que le fait de lier le sens de l'objectif de ses employés aux valeurs et aux objectifs de l'entreprise permet d'aborder plus facilement les conversations difficiles ou sensibles. Lors d'un récent entretien individuel avec un subordonné direct dont le style de communication était source de conflit, Falon Peters a déclaré :

"J'ai commencé en disant que l'une des choses que nous apprécions chez LaFleur, ce sont les relations, ce qui signifie parfois que nous devons accorder plus d'importance à la relation qu'au fait d'avoir raison. Il est important d'avoir les faits en main et de proposer son aide pour les prochaines étapes. À partir de là, vous pouvez élaborer un plan - mais l'aligner sur les valeurs de votre entreprise est un bon point de départ."

Se concentrer sur l'engagement des employés

De nombreux managers considèrent les réunions en tête-à-tête comme des espaces permettant de faire le point sur les projets en cours et de fixer des objectifs pour les prochaines réunions.

Cependant, des réunions régulières peuvent également favoriser l'engagement des employés en leur montrant que vous appréciez leur contribution tout en identifiant les problèmes et les solutions potentielles. Le fait de considérer ces réunions comme une voie à double sens renforce la confiance et l'ouverture, et les employés qui vous font confiance sont plus susceptibles de soulever des préoccupations avant qu'elles ne se transforment en problèmes coûteux.

Kathryn Kellam profite de ses réunions permanentes pour interroger ses subordonnés directs sur des aspects tels que le développement professionnel, l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée et la collaboration au sein de l'équipe. En obtenant une vue d'ensemble de haut niveau, elle peut créer des ordres du jour collaboratifs qui valorisent la contribution des employés. Comme elle le dit elle-même :

"Le fait de pouvoir examiner les performances de l'entreprise dans son ensemble et de voir où se situe mon équipe par rapport à ces performances me permet de dégager certains thèmes. Le fait de partager les résultats de l'enquête avec l'équipe et de les intégrer dans notre façon de travailler ensemble a considérablement amélioré la satisfaction globale des employés. La plateforme individuelle et le fait de disposer d'un processus formel pour examiner et documenter les choses nous ont aidés dans ce sens."

Favoriser des relations solides exige d'excellentes compétences en matière de leadership, mais offre des avantages considérables qui affectent l'ensemble de l'espace de travail. Si la plupart des réunions individuelles restent positives et axées sur le travail quotidien, les managers et les employés peuvent avoir des conversations productives sur les difficultés et les défis, si nécessaire.

Valorisez vos employés

Si vous voulez tirer le meilleur parti des évaluations de performance ou des entretiens individuels, vous devez les prendre au sérieux. Cela implique de prévoir des entretiens individuels avec chaque membre de l'équipe, de tenir compte de leurs commentaires et d'apprendre à les connaître personnellement tout en comprenant leurs objectifs professionnels.

La pire chose que vous puissiez faire est d'annuler régulièrement vos entretiens individuels. Non seulement cela montre aux membres de l'équipe que vous ne tenez pas compte de leur contribution, mais cela empêche également les employés de prendre les entretiens individuels au sérieux. Si vous prévoyez une réunion récurrente avec un subordonné direct, respectez-la et évitez de lui faire perdre son temps.

Comme Melissa Hui de Context Leap nous l'a dit à Officevibe :

Le plus grand avantage est l'établissement d'un rythme vers le rapport et l'établissement de la confiance. Les grandes relations ne se créent pas du jour au lendemain. Lorsque vous maintenez des entretiens individuels, vous montrez que vous vous engagez à vous développer mutuellement.

Discuter des défis et partager un retour d'information constructif

Le retour d'information constructif est une composante essentielle de la croissance personnelle et du développement de carrière. Tout travail comporte une courbe d'apprentissage, et le feedback constructif permet d'identifier les problèmes et de trouver des solutions.

Donner un feed-back utile à ses subordonnés directs exige d'avoir des conversations sérieuses, parfois difficiles. En tant que manager, vous devez être capable de fournir un retour d'information utile, mais aussi d'accepter le retour d'information de votre subordonné direct.

Éviter les réactions négatives aux commentaires honnêtes des employés favorise la confiance et permet de tirer le meilleur parti de chaque rencontre individuelle avec vos subordonnés directs.

Parler du développement

L'évolution de carrière est un facteur important de la satisfaction des employés. Les employés qui n'ont pas l'impression de progresser dans leur environnement de travail sont moins susceptibles de rester.

Les entretiens individuels peuvent être un moment privilégié où vous discutez du parcours professionnel de votre employé, de sa formation et de ses objectifs futurs. Si vous avez utilisé les entretiens individuels précédents de manière efficace, les employés seront plus enclins à être honnêtes sur leurs objectifs de carrière, ce qui leur permettra de développer des voies pour atteindre ces objectifs.

Selon Jordan Scheltgen, manager chez Cave Social :

Une fois que vous savez où quelqu'un veut être dans cinq ans, vous pouvez l'aider à faire l'ingénierie inverse de ce qui doit se passer pour qu'il y arrive.

Tirez le meilleur parti des réunions en tête-à-tête avec Officevibe

La clé de la réussite des conversations en tête-à-tête est la planification et l'ouverture. La gamme d'outils d'évaluation des performances et de réunion d'Officevibe encourage la collaboration et l'alignement sur les objectifs de l'entreprise et crée un environnement de feedback ouvert entre vous et votre équipe.

Les avantages des entretiens individuels vont bien au-delà de la mise à jour occasionnelle du statut, alors pourquoi ne pas en faire profiter votre équipe dès aujourd'hui ?