Maximisez la rétention des nouveaux employés grâce à votre programme d’accueil et d’intégration

Avec un taux de chômage de 4,9% dans l’ensemble du Québec, les recruteurs font face à un marché de plein-emploi.Il est très peu surprenant de voir que le nombre de firmes de recrutement est en forte croissance, au point où LinkedIn en fait maintenant un modèle d'affaires.Les candidats potentiels ont plus de pouvoir que jamais quant au choix d’entreprises et de conditions de travail qu'ils visent à obtenir.Cependant, le vrai défi des entreprises n’est pas de recruter un nouvel employé, sinon de le garder.

Si le processus d’embauche peut être long, coûteux et sans garantie, le vrai investissement devrait être dans le programme d’intégration du personnel.

En prenant le temps d’implanter un bon système d’accueil, vous pourrez maximiser la rétention des nouveaux employés et rentabiliser chacun des investissements faits en amont.

Voici quelques pistes afin de bâtir un programme d’intégration qui favorise le succès de votre recrutement.

Mettre sur pied un bon programme d’accueil et d’intégration

Investir dans la création d’un programme d’accueil et d’intégration permet de standardiser les processus.
En prédéfinissant les étapes et composantes du programme, vous obtiendrez un outil réutilisable pour chacune des nouvelles embauches. C’est donc un travail qui permettra, sur le long terme, des économies majeures de temps et d’argent. 

Le programme d’accueil et d’intégration permet d’identifier les ressources d’apprentissage nécessaires au développement d’un nouvel employé.
Pour son gestionnaire, c’est une façon d’assurer aux meilleurs talents d’avoir l’environnement approprié à leur développement. Le programme devrait inclure des activités qui favorisent la compréhension du poste, de la culture d’entreprise et de l’environnement de travail. Il devrait permettre au personnel en formation d’être exposé à un fort leadership et à la reconnaissance de ses pairs.

Un programme efficace permettra l’accroissement non seulement de la rétention, mais aussi de la productivité du nouvel employé.

L’intégration suivant le processus de recrutement

Commencer à mettre en valeur votre programme d’accueil et d’intégration dès les dernières étapes de votre processus de recrutement. Ceci pourra faciliter votre recherche de la perle rare en identifiant le niveau de motivation et d'intérêt du candidat face aux prochaines étapes à venir.
N’hésitez pas, dans la description de poste et dans le processus d’embauche, à répéter régulièrement les conditions et attentes. Au moment de signer leur contrat de travail, les employés devraient savoir exactement ce qu’ils donneront et recevront en échange. Leur niveau d’engagement et de satisfaction est intimement lié à l’atteinte de leurs attentes. 

Complémentaire à la description du poste, la vision du rôle brosse un portrait de l’objectif du travail:

• Qu’est-ce qui doit être fait?
• Comment ce doit être fait?
• Pourquoi il est important de le faire.

Définir les rôles et responsabilités détermine quels sont les problèmes à résoudre et les outils disponibles pour y arriver. Il faut aussi reconnaître les parties prenantes qui sont impliquées dans le succès du travail attendu.

Il est primordial de faire la liste des indicateurs de performance et des jalons liés au poste. En connaissant les mesures quantitatives et qualitatives d’évaluation, le nouvel employé sera plus impliqué dans son succès.
Ces critères permettront aussi à l’organisation de justifier le rôle et de mesurer la création de valeur qui en découle.

Les premiers jours de travail (0 à 7 jours)

Une fois le recrutement terminé, la première semaine de travail joue un rôle clé dans l’expérience d’emploi du nouvel arrivant.

Afin de le rassurer, il est bon de lui envoyer préalablement le plan d’intégration. 

Un des avantages d'utiliser une plateforme de formation pour standardiser votre processus est de rendre disponibles, à distance, plusieurs contenus préparatoires à la première journée. On fait ici référence au contrat d'emploi à remplir, les documents légaux, les formations de bases présentant la mission et les valeurs de l'entreprise, etc.
Ainsi, il saura d’avance ce qu’il va faire, où il doit aller et qui il va rencontrer.

L’objectif des activités d’orientation est de fournir les outils, l’information et les contacts requis à l’acclimatation du nouvel employé.

Ces activités peuvent être effectuées de diverses façons, soit par de la formation en ligne, des exercices, de l’observation, etc. Les rencontres individuelles sont une bonne façon de créer des nouvelles relations et d’échanger des idées.

Pour faciliter la préparation du plan d’intégration et d’accueil, voici quelques activités-clés à prévoir :

• Rencontre de bienvenue
• Présentation de l’agenda d’intégration
• Présentation de la culture d’entreprise
• Présentation de l’environnement de travail 
• Introduction à l’équipe et aux autres départements
• Révision des rôles et responsabilités (incluant les attentes)
• Installation de l’espace de travail
• Création des profils, courriels, etc.
• Formation sur les systèmes de travail
• Assignation de projets

Pour sauver du temps, plusieurs de ces activités peuvent être incluses dans votre stratégie de formation en ligne. À l’aide de vidéos, de documents et de questionnaires, l’employé peut avancer dans son intégration à son propre rythme et accélérer son développement de façon autonome.

Le premier mois dans l’organisation (0 à 30 jours)

L’erreur à éviter est de penser que la formation d’un nouvel employé devrait être concentrée dans les premiers jours de travail.
En réalité, l’apprentissage critique se produit au cœur du premier mois, ce pour quoi il est important de bien l’organiser.L’objectif est qu’à la fin des 30 jours, l’employé soit en mesure de commencer à construire par lui-même.

Pour former de façon efficace, on divise le temps avec 70% de projets, 20% de mentorat et 10% d’apprentissage structuré. Cette tactique invite l’employé à s’impliquer directement dans sa formation et à se développer en même temps. Ceci éduque l'employé, dès son arrivé, à prendre une portion de la responsabilité de son développement.
En travaillant sur des projets concrets, il poussera ses propres limites et apprendra de ses erreurs. L’idéal est de proposer des projets qui demandent des périodes d’observation, de la recherche et de la collaboration.

En dehors du poste même, l’employé doit connaitre l’entreprise, ses objectifs et l’interaction entre les différents départements.
L’informer de la structure interne, du plan stratégique et des conditions du marché l’invite à suggérer de nouvelles idées. En sachant ce que l’organisation fait et dans quel but, il sera beaucoup plus facile d’introduire le « comment » !

En plus de la formation liée au poste, l’ajout d’un volet de développement personnel est une approche intéressante. Elle donne à l’employé des outils pratiques pour améliorer son leadership et accroitre ses connaissances générales. 

Récompenser la capacité d’analyse et d’adaptation du nouvel employé est plus important que les résultats du travail effectué. Il faut comprendre que celui-ci porte deux chapeaux pendant le premier mois de travail. D’un côté, il apprend à faire son travail, et d’un autre, il doit s’intégrer à la culture de l’entreprise.
Pour évaluer le succès du programme d’accueil et d’intégration, il est préférable de se baser sur le progrès d’apprentissage, qui peut être mesurer à même une plateforme de formation interne comme Workleap LMS.

La rétention au-delà des 30 premiers jours

Les 30 premiers jours du programme d’accueil et d’intégration d’un employé sont principalement dédiés à l’introduction, à la formation et à l’éducation. Cependant, l’apprentissage ne s’arrête pas là.
Une fois outillé et formé, l’employé entre dans la phase de construction. Pendant son deuxième mois de travail, il sera plus indépendant, mais l’encadrement et le mentorat doivent persister de façon continue. Le troisième et dernier mois de l’intégration sera la période d’évaluation. C’est pendant celle-ci qu’on pourra déterminer si les apprentissages sont bien mis en pratique.

Depuis le recrutement jusqu'à la fin de la période probatoire, chaque phase de l’accueil et de l’intégration a des objectifs qui contribuent à la croissance de l’organisation.
Lorsque le programme est efficace, il aide les nouveaux employés à se développer et atteindre leur plus haut niveau de performance.
Au bout des trois premiers mois, ils seront compétents, performants et intégrés. Cela affectera définitivement leur désir de continuer à croître au sein de l’organisation et maximisera ainsi la rétention.