Coût d’un LMS au Québec : quoi prévoir dans son budget de formation?

L’implantation d’un LMS (Learning Management System, ou système de gestion d’apprentissage) est une façon pratique et flexible de faciliter la formation en continu au sein de votre organisation. Cette solution numérique permet de développer un plan de cours personnalisé et d’offrir à votre personnel la possibilité d’avancer à son propre rythme, sans perturber son horaire de travail.

Avant de passer à l’action, la question suivante se pose : comment préparer son budget de formation lors de l’implantation d’un LMS au Québec?

Le budget de formation contient l'ensemble des dépenses impliquées dans la mise à niveau des connaissances et compétences de tes employés. Il comprend le salaire du formateur et des employés, le coût de la formation, mais aussi les dépenses connexes nécessaires au déroulement du cours (location de salle, plateforme de formation, etc.)

On fait souvent le calcul de ces dépenses pour la formation continue, mais rarement pour la formation d’accueil et d’intégration, ou pour un transfert de poste à l’interne. Pourtant, ces informations sont essentielles pour calculer le retour sur investissement de vos projets de formation! 

Voici les facteurs que les gestionnaires doivent évaluer au moment de faire leur planification financière. 

1. Combien coûte l’acquisition d’un LMS au Québec?

Le premier prix à considérer dans l’achat d’un LMS est l’ensemble de ses frais d’installation et de licence.

Cette valeur peut varier beaucoup d’une solution à une autre, surtout en fonction du modèle de tarification qui convient le mieux à votre organisation. 

Les frais d’installation pour un LMS hébergé sur votre propre serveur peuvent aller jusqu’à 30 000$, alors que la mise en place d’une solution sur le nuage varie plutôt de 0 à 10 000$.

L’avantage distinctif de développer son propre LMS est d’avoir un système parfaitement adapté aux besoins de votre organisation et d’éviter de payer pour des fonctionnalités inutiles. Toutefois, c’est une solution qui nécessite beaucoup d’investissement et de travail de programmation, à moins de faire l’achat d’une licence à paiement unique.

Cette avenue est de moins en moins populaire dû aux risques d’imprévus, de délais et de coûts de maintenance à long terme.

Règle générale, plus le prix de la licence est bas, plus la tâche de personnalisation sera complexe.

Au Québec, le coût de la licence pour une solution hébergée localement sur votre infrastructure technologique peut varier entre 0 et 30 000$, payable au moment de l’acquisition.

À l’inverse, les solutions hébergées sur des nuages sont une façon simple et rapide d’implanter un LMS, en plus d’être mises régulièrement à jour.

Alors que les fonctions peuvent parfois être limitées, la tarification est beaucoup plus flexible et abordable.

Bien qu’il existe des forfaits basés sur le nombre d’utilisateurs ou le nombre de formations, la majorité des entreprises préfèrent opter pour une option avec des frais de licence annuels, à partir de 2000$ à l'année, selon la taille de votre entreprise.

Workleap LMS, par exemple, ne nécessite aucune installation, donc il n’y a pas de frais supplémentaire!

2. Quels sont les coûts liés à l’implantation d’un LMS?

Une fois le LMS acheté, il est important de réserver une partie du budget de formation pour son implantation.

Au niveau du matériel, il est possible que celui utilisé dans votre organisation soit incapable de supporter la solution. Il faudra ainsi prévoir à votre budget le coût des outils à changer, comme les ordinateurs ou le système d’exploitation. Cette réalité est particulièrement applicable pour les LMS hébergés sur réseau local.

Les nouvelles solutions infonuagiques comme Workleap LMS sont accessibles sur cellulaire, tablette et ordinateurs, et supportent plusieurs versions antérieures de navigateurs afin de faciliter l’accès au contenu.

Au-delà de l’aspect technologique, il faut budgéter le temps-personne qui deviendra nécessaire à la personnalisation du système et à la création des modules de formation.

Si vous faites affaire avec des consultants externes ou que vous achetez les droits d’auteur sur du contenu déjà existant, les frais afférents doivent être connus et identifiés d’avance afin d’éviter les mauvaises surprises.

Si vous faites le choix de développer le contenu à l’interne, calculez le coût du temps que vos employés passeront à accomplir cette tâche au lieu de leurs responsabilités habituelles.

Le temps requis pour développer une formation en ligne est semblable au temps requis pour développer une formation en salle comme le travail de recherche, de préparation et de segmentation est le même.

La création des contenus peut demander un peu plus de temps, mais se rentabilise très rapidement comme elle devient par la suite durable à long terme et ne nécessite plus d'intervention par votre formateur.

Une formation en salle de 60 minutes peut être réduite à 35 minutes en format web, si bien segmentée. Alors que la formation de 60 minutes en salle peut prendre 5 heures à préparer, son penchant web peut vous prendre entre 5h et 7h, incluant la création du contenu de support visuel.

Il est important de donner aux employés et aux cadres une formation pour que tout le monde sache comment utiliser le nouveau système. Un tel changement peut engendrer de la résistance au niveau du personnel.

Les coûts liés à la gestion du changement sont souvent difficiles à évaluer, ce pour quoi il est bon d’ajouter un fonds excédentaire au budget.

N’hésitez pas à impliquer vos employés dans le processus de création de contenu. Ceux-ci deviendront de bons ambassadeurs du programme et agiront comme agents facilitateurs pour ce changement de culture.

Sachez également qu’il existe au Québec différents programmes gouvernementaux visant à supporter les initiatives de transformation numérique et subventionnent une portion des frais de formations et accompagnements suite à l’implantation de nouveaux outils numériques.

Pour le budget de formation sur le long terme, il est recommandé de connaître d’avance les frais potentiels du support technique, des mises à jour et des mises à niveau dans le cas où ils ne seraient pas inclus avec la solution que vous avez choisie. Informez-vous auprès de votre fournisseur de LMS pour être en mesure d’ajouter ces coûts à votre budget.

Workleap LMS vous offre tous ces services sans frais supplémentaires, inclus dans votre abonnement.

3. Est-ce que l’implantation d’un LMS est rentable?

Lorsqu’on établit un budget de formation, les économies, les revenus et les retours sur investissement sont aussi à considérer puisqu’ils permettent de comparer la nouvelle situation à l’ancienne.

Comme chaque organisation est unique, les chiffres peuvent varier significativement d’une entreprise à une autre. Voici quelques éléments du budget que vous devriez évaluer avant et après l’implantation d’un LMS.

• Économie sur le temps : Un LMS permet aux employés d’avancer à leur rythme dans les modules de formation et d’adapter leur processus d’apprentissage à leur horaire. Ainsi donc, le personnel qui apprend plus rapidement peut retourner à ses fonctions aussitôt un module terminé plutôt que d’aller au rythme des plus lents dans une formation en salle.
• Économie sur les frais de voyage : En enregistrant préalablement le contenu des formations, il n’est pas nécessaire de faire déplacer un formateur ou des employés, ce qui représente une économie en frais d’hôtels, de transports et de repas.
• Économie sur la logistique : Favoriser les médias digitaux pour la formation élimine l’impression de documentation, la location de salles et d’équipement multimédia, et le temps requis pour l’organisation des séances (invitations, réservations et suivis).

Les clients de Workleap LMS réalisent des économies de 30 à 75 % en matière d'optimisation budgétaire dans les 18 mois suivant l'implantation!

Sur le long terme, l’implantation d’un LMS au Québec est un investissement pour lequel les coûts seront facilement absorbés par l’augmentation de la performance des employés, l'optimisation des heures requises de formations et la diminution du taux de roulement du personnel. 

En préparant adéquatement votre budget de formation et en faisant une analyse des besoins de votre organisation, ce sera beaucoup plus facile de passer à l’action rapidement et efficacement. 

4. Curieux de calculer le retour sur investissement de votre plateforme de formation?

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